Précision d'abord. Nous fabriquons Paperlock, qui occupe la dernière colonne du tableau ci-dessous. Le comparatif porte sur ce à quoi sert réellement un ticket de caisse, et il dit où les autres solutions sont le meilleur choix, car pour beaucoup de gens, elles le sont.
À quoi sert un classeur de tickets de caisse
Personne ne classe ses tickets de caisse pour le plaisir. Un ticket est conservé pour l'une de quatre raisons, et un bon classeur est celui qui répond à la question qui accompagne chacune :
- Retours et garanties. « Où est le ticket du lave-vaisselle ? » La réponse doit arriver avant la fin du délai de retour.
- Argent. « Combien j'ai dépensé chez ce quincaillier cette année ? » La réponse est un chiffre, et les tickets doivent être additionnés.
- Impôts et remboursement. « Montrez-moi tous les tickets de la conférence. » La réponse est un lot qu'on peut remettre à quelqu'un.
- Preuve de valeur. « Combien coûtait le canapé ? », demandé par un assureur après une inondation, des années plus tard, quand le papier thermique est vierge.
N'importe quelle appli sait prendre la photo. Les quatre types de classeurs de tickets de caisse diffèrent dans ce qui se passe ensuite.
Les quatre types de classeurs de tickets de caisse
| Photos et la pellicule | Applis de scan | Suivis de dépenses | Coffres qui lisent (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|
| Faire entrer les tickets | Prendre une photo ; rien à transférer | Appareil photo avec recadrage auto ; certaines importent depuis l'e-mail | Appareil photo, transfert par e-mail, flux de carte bancaire | Appareil photo, Fichiers, le menu de partage, et un import qui retrouve les tickets déjà présents dans vos photos |
| Ce que l'appli lit | Le texte, pour la recherche | Le texte, pour la recherche | Commerçant, date, total, catégorie | Commerçant, date, total, à quoi il sert, expiration s'il y en a une |
| Retrouver un ticket | Chercher un mot dont on se souvient ; faire défiler la collection Utilitaires | Chercher un mot ; parcourir des dossiers qu'on a créés | Filtrer par commerçant ou par date | Demander : « le ticket du lave-vaisselle » |
| Faire le total | Non | Non | Oui, par catégorie et par période | Oui, en le demandant ; les tickets reviennent avec le chiffre |
| Preuve que c'était réel | La photo | Un PDF net | Un export, souvent payant | Le document lui-même, exportable en PDF |
| Adapté à | Quelques tickets par an | Ceux qui veulent des PDF bien nets | Dépenses professionnelles et remboursement | Les foyers qui préfèrent demander plutôt que classer |
| Confidentialité | Traitement propre à Apple et iCloud, selon vos réglages | Variable ; beaucoup envoient les images pour la reconnaissance de texte | Flux de carte et tickets sur les serveurs du fournisseur, par conception | Chiffré sur le téléphone ; une page part vers les serveurs de Paperlock uniquement pour être lue ou pour répondre à une question, et n'y est pas conservée |
| Coût | Gratuit | Formule gratuite, puis abonnement | Formule gratuite, puis abonnement, souvent par utilisateur | Formule gratuite de 25 documents et 5 questions par mois ; Plus à $4.99 par mois ou $39.99 par an |
Photos : mieux que sa réputation
Si vous photographiez vos tickets de caisse en culpabilisant un peu, arrêtez de culpabiliser. Photos regroupe désormais les tickets et documents dans une collection sous Utilitaires, et sa recherche lit le texte inscrit dessus, donc « Leroy Merlin » retrouve les tickets Leroy Merlin. C'est un classeur de tickets de caisse, gratuit, déjà installé. Notre guide pour retrouver des tickets de caisse dans les photos de votre iPhone montre jusqu'où ça va.
Là où ça s'arrête : impossible de faire un total, impossible de distinguer un ticket d'un menu de restaurant, et le ticket du réfrigérateur se retrouve coincé entre une capture d'écran et une photo du réfrigérateur. Très bien pour une poignée de tickets par an. Pas très bien quand une demande de garantie dépend de retrouver l'un de quatre cents.
Applis de scan : des PDF nets, rien de plus
Les applis de scan produisent la plus belle copie possible d'un ticket de caisse : recadrée, redressée, à fort contraste, enregistrée en PDF. Si ce que vous voulez, c'est un document propre à joindre à une demande de retour, c'est le bon outil, et comment scanner des tickets de caisse couvre la technique.
Ce qu'elles ne font pas, c'est comprendre le ticket. Le total est un mot parmi d'autres ; le commerçant est un mot parmi d'autres. L'organisation repose sur des dossiers qu'on nomme et qu'on entretient, ce qui est l'étape qui craque au bout de trois mois. Beaucoup envoient aussi chaque scan pour reconnaissance de texte, donc lisez la politique de confidentialité avant de scanner quoi que ce soit qui porte un numéro de carte.
Suivis de dépenses : conçus pour l'argent, pas pour le ticket
Expensify, QuickBooks et leurs semblables sont des classeurs de tickets de caisse pour un seul objectif : le suivi des dépenses. Ils lisent commerçant, date et total, classent par catégorie, rapprochent un ticket d'une opération de carte, et produisent un rapport que quelqu'un d'autre validera. Si vous vous faites rembourser des frais ou dirigez une petite entreprise, c'est la bonne catégorie et rien ci-dessous ne la remplace.
Pour un foyer, la logique ne convient pas. L'unité de travail, c'est la note de frais ; le ticket n'est qu'une pièce jointe. Personne ne classe la garantie du réfrigérateur dans un suivi de dépenses, et le ticket dont vous aurez besoin dans cinq ans n'est en général pas celui d'un rapport.
Les coffres qui lisent : le ticket comme document qui sait ce qu'il est
C'est le type que nous fabriquons. Paperlock lit chaque ticket de caisse quand vous l'ajoutez : le magasin, la date, le total, à quoi il sert. Il titre le ticket en langage clair, quelque chose comme « Ticket Blue Bottle Coffee — $14.20 », le classe par magasin et par date, puis répond à des questions portant sur l'ensemble : « combien j'ai dépensé chez Blue Bottle ? », « trouve le ticket du lave-vaisselle », « les tickets de ce café l'automne dernier ». Les réponses arrivent avec les tickets joints, et si la réponse n'est pas dans le coffre, il le dit.
Deux choses comptent particulièrement pour les tickets de caisse. D'abord, l'import qui parcourt votre pellicule et repère les tickets déjà présents, ce qui pour la plupart des gens est là où se trouvent leurs tickets ; vous approuvez ce qui entre, et rien n'est modifié dans Photos. Ensuite, le coffre se verrouille avec Face ID et les tickets se retrouvent à côté de la carte de garantie, du manuel et du contrat d'assurance, ce qui est bien là qu'un ticket est utile. Notre guide pour conserver ses tickets de caisse numériquement explique la logique de classement ; l' exemple de ticket d'électroménager montre quels champs d'un ticket comptent vraiment plus tard.
Les limites, honnêtement : pas de version Android ni web, pas de notes de frais, pas de totaux par catégorie pour les impôts, et pas de modification du ticket. Il répond aux questions ; il ne fait pas votre comptabilité.
Lequel choisir
- Vous gardez quelques tickets par an pour des retours. Photos. Prenez la photo le jour de l'achat, et cherchez le nom du magasin quand vous en avez besoin.
- Vous voulez des PDF propres à joindre à des réclamations et des e-mails. Une appli de scan, avec un dossier par année et la discipline de l'utiliser.
- Vous vous faites rembourser, ou vous dirigez une entreprise. Un suivi de dépenses, choisi selon ce qu'utilise votre comptable ou votre employeur.
- Vous voulez demander « combien j'ai dépensé là-bas » et récupérer les tickets. Un coffre qui lit. Le nôtre est gratuit pour les 25 premiers documents.
Pour les gros achats, quelle que soit l'appli utilisée, construisez le dossier une bonne fois : le générateur de dossier d'achat transforme un ticket en une fiche d'une page avec la date de fin de garantie, et le kit dossiers d'électroménager garde tout ça au même endroit pour tout le foyer.
Comment tester un classeur de tickets de caisse en dix minutes
- Ajoutez cinq tickets : un froissé, un thermique et pâli, un PDF reçu par e-mail, un photographié de travers, un venu d'un magasin étranger.
- Cherchez le magasin de celui qui est pâli. Si l'appli l'a lu, il apparaît.
- Demandez, ou filtrez, le total dépensé dans un magasin. Notez si la réponse montre les tickets utilisés.
- Désactivez l'accès aux photos de l'appli. Elle doit continuer de fonctionner avec ce qu'elle a déjà.
- Exportez un ticket en PDF et vérifiez qu'il s'agit du ticket entier, pas d'un recadrage.
Une appli qui réussit ces cinq tests sera encore utile dans trois ans, au moment où le ticket sera nécessaire.