Nejdřív k transparentnosti. Vyrábíme Paperlock, který je posledním sloupcem tabulky níže. Srovnání se drží toho, k čemu účtenka doopravdy slouží, a přiznává, kde jsou ostatní varianty lepší volbou — protože pro spoustu lidí skutečně jsou.
K čemu organizace účtenek slouží
Účtenky netřídí nikdo pro potěšení. Uchováváme je ze čtyř důvodů a dobrý organizér je ten, který zodpoví otázku patřící k danému důvodu:
- Vrácení zboží a záruky. „Kde je účtenka od myčky?“ Odpověď musí přijít dřív, než vyprší lhůta pro vrácení.
- Peníze. „Kolik jsem letos utratil(a) v tom železářství?“ Odpovědí je číslo a účtenky se musí sečíst.
- Daně a proplácení výdajů. „Ukaž mi všechny účtenky z té konference.“ Odpovědí je balík, který můžete někomu předat.
- Doklad o hodnotě. „Kolik stála pohovka?“ zeptá se pojišťovna po povodni, o roky později, když je termopapír už úplně prázdný.
Fotku umí vyfotit každá aplikace. Ty čtyři druhy organizérů účtenek se liší v tom, co se stane potom.
Čtyři druhy aplikací na účtenky
| Fotky a fotoaparát | Skenovací aplikace | Aplikace na sledování výdajů | Čtecí trezory (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|
| Jak se účtenky dostanou dovnitř | Vyfotit; nic dál neposíláte | Fotoaparát s automatickým ořezem; některé importují z e-mailu | Fotoaparát, přeposílání e-mailů, napojení na karty | Fotoaparát, Soubory, sdílecí nabídka a import, který najde účtenky už uložené ve fotkách |
| Co aplikace přečte | Text, kvůli vyhledávání | Text, kvůli vyhledávání | Obchodníka, datum, částku, kategorii | Obchodníka, datum, částku, k čemu účtenka je, případné datum expirace |
| Nalezení jedné účtenky | Vyhledat slovo, které si pamatujete; procházet kolekci Nástroje | Vyhledat slovo; procházet vlastní složky | Filtrovat podle obchodníka nebo data | Zeptat se: „účtenka od myčky“ |
| Sečtení částek | Ne | Ne | Ano, podle kategorie a období | Ano, prostým dotazem; účtenky se vrátí spolu s číslem |
| Doklad, že to bylo reálné | Fotka | Čisté PDF | Export, obvykle placený | Samotný dokument, exportovatelný jako PDF |
| Vhodné pro | Pár účtenek ročně | Lidi, kteří chtějí uklizená PDF | Firemní výdaje a proplácení | Domácnosti, které chtějí spíš zeptat se, než zakládat |
| Soukromí | Vlastní zpracování Apple a iCloud, podle vašeho nastavení | Různé; řada aplikací nahrává obrázky kvůli rozpoznávání textu | Napojení na karty a účtenky na serverech poskytovatele, tak to má fungovat | Šifrováno v telefonu; stránka jde na servery Paperlocku jen kvůli přečtení nebo odpovědi a dál se tam neuchovává |
| Cena | Zdarma | Bezplatná verze, pak předplatné | Bezplatná verze, pak předplatné, často za uživatele | Bezplatná verze na 25 dokumentů a 5 otázek měsíčně; Plus za $4.99 měsíčně nebo $39.99 ročně |
Fotky: lepší, než jaká je jejich pověst
Pokud jste doteď fotili účtenky a měli jste z toho trochu výčitky, přestaňte. Fotky teď samy řadí účtenky a dokumenty do kolekce v sekci Nástroje a vyhledávání čte text přímo na nich, takže „Home Depot“ najde účtenky z Home Depotu. To je organizér účtenek, zdarma a už nainstalovaný. Náš návod jak najít účtenky ve fotkách na iPhonu ukazuje, kam až to jde.
Kde to končí: nic se nedá sečíst, aplikace nerozliší účtenku od jídelního lístku a účtenka od lednice leží mezi screenshotem a fotkou té samé lednice. Pro pár účtenek ročně v pohodě. Ne v pohodě ve chvíli, kdy záruční reklamace závisí na nalezení jedné ze čtyř set.
Skenovací aplikace: uklizená PDF, nic víc
Skenovací aplikace vyrobí nejhezčí možnou kopii účtenky: oříznutou, narovnanou, s vysokým kontrastem, uloženou jako PDF. Pokud chcete čistý dokument k přiložení k žádosti o vrácení zboží, je tohle ten pravý nástroj a jak skenovat účtenky popisuje postup.
Co ale neumí, je účtence porozumět. Celková částka je jen jedno slovo mezi slovy; obchodník je jen jedno slovo mezi slovy. Organizace jsou složky, které si pojmenujete a musíte je udržovat, a přesně tenhle krok obvykle selže ve třetím měsíci. Řada aplikací navíc nahrává každý sken kvůli rozpoznávání textu, takže si přečtěte zásady ochrany soukromí, než naskenujete cokoli s číslem karty.
Aplikace na sledování výdajů: postavené na penězích, ne na účtence
Expensify, QuickBooks a jim podobné jsou organizéry účtenek s jedním účelem: vykazovat výdaje. Přečtou obchodníka, datum a částku, roztřídí je do kategorií, spárují účtenku s platbou kartou a vytvoří report, který někdo jiný schválí. Pokud vám výdaje proplácí zaměstnavatel nebo vedete malou firmu, je to správná kategorie a nic z toho, co je níže, ji nenahradí.
Pro domácnost jsou ale špatně stavěné. Základní jednotkou práce je výkaz výdajů, účtenka je jen příloha. Nikdo si do aplikace na výdaje nezakládá záruku na lednici, a účtenka, kterou budete potřebovat za pět let, obvykle v žádném výkazu není.
Čtecí trezory: účtenka jako dokument, který ví, čím je
Tenhle druh vyrábíme my. Paperlock přečte každou účtenku ve chvíli, kdy ji přidáte: obchod, datum, částku, k čemu je. Pojmenuje ji obyčejnými slovy, třeba „Účtenka Blue Bottle Coffee — $14.20“, zařadí ji podle obchodu a data a pak umí zodpovědět otázky napříč všemi účtenkami: „kolik jsem utratil(a) v Blue Bottle?“, „najdi účtenku od myčky“, „účtenky z té kavárny loni na podzim“. Odpovědi přicházejí i s přiloženými účtenkami, a pokud odpověď ve trezoru není, aplikace to řekne rovnou.
Pro účtenky konkrétně jsou důležité dvě věci. Za prvé import, který projde fotoaparát a sám vybere účtenky, které tam už jsou — u většiny lidí je totiž právě tam mají; vy schválíte, co se doopravdy přidá, a ve Fotkách se nic nemění. Za druhé je trezor zamčený pomocí Face ID a účtenky leží hned vedle záručního listu, návodu a pojistné smlouvy, což je přesně tam, kde je účtenka k něčemu. Náš návod jak digitálně uchovávat účtenky vysvětluje logiku třídění; příklad účtenky za spotřebič ukazuje, která pole na účtence se opravdu později hodí.
Poctivé hranice: neexistuje verze pro Android ani web, žádné výkazy výdajů, žádné součty podle kategorií na daně a účtenku nejde upravovat. Aplikace odpovídá na otázky, účetnictví za vás nedělá.
Kterou zvolit
- Uchováváte pár účtenek ročně kvůli vracení zboží. Fotky. Vyfoťte účtenku hned v den nákupu a název obchodu vyhledejte, až ji budete potřebovat.
- Chcete čistá PDF k přiložení k reklamacím a e-mailům. Skenovací aplikace, se složkou pro každý rok a disciplínou ji skutečně používat.
- Necháváte si výdaje proplácet, nebo vedete firmu. Aplikace na sledování výdajů, podle toho, co používá váš účetní nebo zaměstnavatel.
- Chcete se zeptat „kolik jsem tam utratil(a)“ a dostat zpět účtenky. Čtecí trezor. Ten náš je zdarma pro prvních 25 dokumentů.
U větších nákupů, ať používáte jakoukoli aplikaci, si jednou pořádně založte záznam: tvůrce záznamu o nákupu promění účtenku v jednostránkový záznam s datem konce záruky a sada záznamů o spotřebičích drží pohromadě celou domácnost na jednom místě.
Jak otestovat aplikaci na účtenky za deset minut
- Přidejte pět účtenek: jednu pomačkanou, jednu termopapírovou a vybledlou, jedno e-mailem zaslané PDF, jednu vyfocenou z úhlu a jednu ze zahraničního obchodu.
- Vyhledejte obchod z té vybledlé. Pokud ji aplikace přečetla, objeví se.
- Zeptejte se, nebo vyfiltrujte, na celkovou útratu v jednom obchodě. Všimněte si, jestli odpověď ukazuje i použité účtenky.
- Vypněte aplikaci oprávnění k fotkám. Měla by dál fungovat s tím, co už má.
- Exportujte jednu účtenku jako PDF a zkontrolujte, že je celá, ne jen ořezaná.
Aplikace, která projde všemi pěti kroky, bude užitečná ještě za tři roky — právě tehdy, kdy budete účtenku potřebovat.