Trasparenza prima di tutto. Paperlock lo facciamo noi, ed è l'ultima colonna della tabella qui sotto. Il confronto è su ciò a cui uno scontrino serve davvero, e dice dove le altre opzioni sono la scelta migliore, perché per molte persone lo sono.
A cosa serve un organizer di scontrini
Nessuno organizza gli scontrini per il gusto di farlo. Uno scontrino si conserva per uno di quattro motivi, e un buon organizer è quello che risponde alla domanda che accompagna ciascun motivo:
- Resi e garanzie. «Dov'è lo scontrino della lavastoviglie?» La risposta deve arrivare prima che si chiuda la finestra per il reso.
- Soldi. «Quanto ho speso quest'anno in quel negozio di ferramenta?» La risposta è un numero, e gli scontrini vanno sommati.
- Tasse e rimborsi. «Mostrami tutti gli scontrini della conferenza.» La risposta è un pacchetto da poter consegnare a qualcuno.
- Prova del valore. «Quanto è costato il divano?» chiesto da un'assicurazione dopo un'alluvione, anni dopo, quando la carta termica è ormai bianca.
Qualunque app sa fare la foto. I quattro tipi di organizer di scontrini si differenziano per quello che succede dopo.
I quattro tipi di organizer di scontrini
| Foto e rullino | App scanner | Tracker di spesa | Caveau che leggono (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|
| Far entrare gli scontrini | Scatti una foto; non inoltri nulla | Fotocamera con ritaglio automatico; alcune importano dall'email | Fotocamera, inoltro email, feed dalla carta | Fotocamera, File, il pannello di condivisione, e un'importazione che trova gli scontrini già presenti tra le tue foto |
| Cosa legge l'app | Le parole, per la ricerca | Le parole, per la ricerca | Negozio, data, totale, categoria | Negozio, data, totale, a cosa serve, eventuale scadenza |
| Trovare uno scontrino | Cerchi una parola che ricordi; scorri la raccolta Utility | Cerchi una parola; sfogli le cartelle che hai creato | Filtri per negozio o data | Chiedi: «lo scontrino della lavastoviglie» |
| Sommarli | No | No | Sì, per categoria e periodo | Sì, chiedendo; gli scontrini tornano insieme al numero |
| Prova che fosse reale | La foto | Un PDF pulito | Un'esportazione, di solito a pagamento | Il documento stesso, esportabile come PDF |
| Adatto a | Pochi scontrini all'anno | Chi vuole PDF ordinati | Spese aziendali e rimborsi | Famiglie che preferiscono chiedere piuttosto che archiviare |
| Privacy | Elaborazione di Apple e iCloud, secondo le tue impostazioni | Varia; molte caricano le immagini per il riconoscimento del testo | Feed della carta e scontrini sui server del fornitore, per come sono fatte | Criptati sul telefono; una pagina va ai server di Paperlock solo per essere letta o per rispondere, e non viene conservata |
| Costo | Gratis | Piano gratuito, poi abbonamento | Piano gratuito, poi abbonamento, spesso per utente | Piano gratuito con 25 documenti e 5 domande al mese; Plus a $4.99 al mese o $39.99 all'anno |
Foto: meglio della sua reputazione
Se hai sempre fotografato gli scontrini sentendoti in colpa, smetti di sentirti in colpa. Foto ora raccoglie scontrini e documenti in una raccolta sotto Utility, e la sua ricerca legge il testo che c'è sopra, quindi «Leroy Merlin» trova gli scontrini di Leroy Merlin. Quello è un organizer di scontrini, gratuito, già installato. La nostra guida per trovare gli scontrini nelle foto dell'iPhone mostra fin dove arriva.
Dove si ferma: non sa sommare nulla, non distingue uno scontrino da un menu, e lo scontrino del frigorifero finisce tra uno screenshot e una foto del frigorifero stesso. Va bene per una manciata di scontrini l'anno. Non va bene quando una richiesta in garanzia dipende dal trovarne uno tra quattrocento.
App scanner: PDF ordinati, nient'altro
Le app scanner producono la copia più bella di uno scontrino: ritagliato, raddrizzato, contrasto alto, salvato come PDF. Se quello che vuoi è un documento pulito da allegare a una richiesta di reso, è lo strumento giusto, e come scansionare gli scontrini ne spiega la tecnica.
Quello che non fanno è capire lo scontrino. Il totale è una parola tra le parole; il negozio è una parola tra le parole. L'organizzazione sono cartelle che crei e mantieni tu, ed è il passaggio che salta al terzo mese. Molte caricano anche ogni scansione per il riconoscimento del testo, quindi leggi l'informativa sulla privacy prima di scansionare qualcosa con un numero di carta sopra.
Tracker di spesa: pensati per i soldi, non per lo scontrino
Expensify, QuickBooks e simili sono organizer di scontrini con un solo scopo: rendicontare la spesa. Leggono negozio, data e totale, categorizzano, abbinano uno scontrino a un movimento della carta e producono un report che qualcun altro approverà. Se vieni rimborsato per delle spese o gestisci una piccola attività, è la categoria giusta e nulla di quanto segue la sostituisce.
Per una famiglia hanno la forma sbagliata. L'unità di lavoro è la nota spese; lo scontrino è un allegato. Nessuno archivia la garanzia del frigorifero in un tracker di spesa, e lo scontrino di cui avrai bisogno tra cinque anni di solito non è quello finito in un report.
Caveau che leggono: lo scontrino come documento che sa cos'è
Questo è il tipo che facciamo noi. Paperlock legge ogni scontrino quando lo aggiungi: il negozio, la data, il totale, a cosa serve. Gli dà un titolo in parole semplici, qualcosa come «Scontrino Blue Bottle Coffee — $14.20», lo archivia per negozio e data, e poi risponde a domande su tutti insieme: «quanto ho speso da Blue Bottle?», «trova lo scontrino della lavastoviglie», «scontrini di quel bar dello scorso autunno». Le risposte arrivano con gli scontrini allegati, e se la risposta non è nel caveau, te lo dice.
Due cose contano in particolare per gli scontrini. La prima è l'importazione che passa in rassegna il tuo rullino e individua gli scontrini già presenti, che per la maggior parte delle persone è dove gli scontrini si trovano davvero; sei tu ad approvare cosa entra, e in Foto non cambia nulla. La seconda è che il caveau è bloccato con Face ID e gli scontrini stanno accanto al certificato di garanzia, al manuale e alla polizza assicurativa, che è dove uno scontrino è davvero utile. La nostra guida su come conservare gli scontrini in digitale spiega la logica di archiviazione; l' esempio di scontrino per un elettrodomestico mostra quali campi di uno scontrino contano davvero più avanti.
I limiti, detti onestamente: non esiste una versione Android o web, niente note spese, niente totali per categoria in vista delle tasse, e non si può modificare lo scontrino. Risponde alle domande; non tiene la contabilità al posto tuo.
Quale scegliere
- Conservi pochi scontrini l'anno per i resi. Foto. Scatta la foto il giorno dell'acquisto e cerca il nome del negozio quando ti serve.
- Vuoi PDF puliti da allegare a reclami ed email. Un'app scanner, con una cartella per anno e la disciplina di usarla.
- Vieni rimborsato, o gestisci un'attività. Un tracker di spesa, scelto in base a cosa usano il tuo commercialista o il tuo datore di lavoro.
- Vuoi chiedere «quanto ho speso lì» e riavere gli scontrini. Un caveau che legge. Il nostro è gratuito per i primi 25 documenti.
Per gli acquisti importanti, qualunque app tu usi, costruisci la scheda una volta sola: il generatore di schede d'acquisto trasforma uno scontrino in una scheda di una pagina con la data di fine garanzia, e il kit schede elettrodomestici tiene tutte quelle di casa in un unico posto.
Come testare un organizer di scontrini in dieci minuti
- Aggiungi cinque scontrini: uno spiegazzato, uno termico e sbiadito, un PDF ricevuto per email, uno fotografato di sbieco, uno di un negozio estero.
- Cerca il negozio di quello sbiadito. Se l'app l'ha letto, compare.
- Chiedi, o filtra, la spesa totale in un negozio. Nota se la risposta mostra gli scontrini che ha usato.
- Disattiva il permesso alle foto dell'app. Deve continuare a funzionare con quello che ha già.
- Esporta uno scontrino come PDF e controlla che sia lo scontrino intero, non un ritaglio.
Un'app che supera tutti e cinque i test sarà ancora utile tra tre anni, che è quando quello scontrino serve.