Full transparens först. Vi gör Paperlock, som är sista kolumnen i tabellen nedan. Jämförelsen görs på det ett kvitto faktiskt behövs för, och den säger när de andra alternativen är det bättre valet, för det är de för många.
Vad en kvittoorganiserare är till för
Ingen organiserar kvitton för nöjes skull. Ett kvitto sparas av en av fyra anledningar, och en bra organiserare är den som svarar på frågan som hör ihop med varje anledning:
- Byten och garantier. ”Var är kvittot på diskmaskinen?” Svaret måste komma innan bytesfristen går ut.
- Pengar. ”Hur mycket spenderade jag på den där järnhandeln i år?” Svaret är en siffra, och kvittona måste räknas ihop.
- Skatt och kostnadsersättning. ”Visa mig alla kvitton från konferensen.” Svaret är ett paket du kan lämna över till någon.
- Bevis på värde. ”Vad kostade soffan?” frågar försäkringsbolaget efter en översvämning, år senare, när termopapperet är helt blankt.
Vilken app som helst kan ta bilden. Skillnaden mellan de fyra typerna av kvittoorganiserare ligger i vad som händer efter.
De fyra typerna av kvittoorganiserare
| Bilder och kamerarullen | Skannerappar | Utgiftsappar | Läsande valv (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|
| Att få in kvitton | Ta en bild; skicka ingenting vidare | Kamera med automatisk beskärning; vissa importerar från e-post | Kamera, vidarebefordran via e-post, kortflöden | Kamera, Filer, delningsmenyn, och en import som hittar kvitton som redan finns i dina bilder |
| Vad appen läser av | Orden, för sökning | Orden, för sökning | Handlare, datum, totalsumma, kategori | Handlare, datum, totalsumma, vad det gäller, utgångsdatum om det finns |
| Hitta ett enskilt kvitto | Sök på ett ord du minns; bläddra i samlingen under Verktyg | Sök på ett ord; bläddra i mappar du skapat | Filtrera på handlare eller datum | Fråga: ”kvittot på diskmaskinen” |
| Räkna ihop dem | Nej | Nej | Ja, per kategori och period | Ja, genom att fråga; kvittona kommer tillbaka med summan |
| Bevis på att det var på riktigt | Bilden | En ren PDF | En export, oftast betald | Själva dokumentet, exporterbart som PDF |
| Passar för | Ett fåtal kvitton om året | De som vill ha snygga PDF:er | Företagsutgifter och kostnadsersättning | Hushåll som vill fråga i stället för att arkivera |
| Integritet | Apples egen bearbetning och iCloud, enligt dina inställningar | Varierar; många laddar upp bilder för textigenkänning | Kortflöden och kvitton på leverantörens servrar, per konstruktion | Krypterat på telefonen; en sida skickas till Paperlocks servrar bara för att läsas av eller besvara en fråga, och sparas inte där |
| Kostnad | Gratis | Gratisnivå, sedan prenumeration | Gratisnivå, sedan prenumeration, ofta per användare | Gratisnivå med 25 dokument och 5 frågor i månaden; Plus $4.99 i månaden eller $39.99 om året |
Bilder: bättre än sitt rykte
Om du har fotograferat kvitton och känt dåligt samvete för det, sluta känna dåligt samvete. Bilder samlar numera kvitton och dokument i en samling under Verktyg, och sökningen läser texten på dem, så ”Hemköp” hittar kvittona från Hemköp. Det är en kvittoorganiserare, gratis, redan installerad. Vår guide till att hitta kvitton i dina iPhone-bilder visar hur långt det räcker.
Där det tar stopp: den kan inte räkna ihop något, den kan inte skilja ett kvitto från en meny, och kvittot på kylskåpet ligger mellan en skärmbild och en bild på kylskåpet. Bra nog för en handfull om året. Inte bra nog när ett garantiärende hänger på att hitta ett av fyra hundra.
Skannerappar: snygga PDF:er, inget mer
Skannerappar gör den finaste kopian av ett kvitto: beskuren, rätad ut, med hög kontrast, sparad som PDF. Om det du vill ha är ett rent dokument att bifoga en byteansökan, är det här verktyget, och hur du skannar kvitton går igenom tekniken.
Det de inte gör är att förstå kvittot. Totalsumman är ett ord bland ord; handlaren är ett ord bland ord. Ordningen är mappar du namnger och underhåller, vilket är steget som brukar falla i tredje månaden. Många laddar också upp varje skanning för textigenkänning, så läs integritetspolicyn innan du skannar något med ett kortnummer på.
Utgiftsappar: byggda för pengarna, inte för kvittot
Expensify, QuickBooks och deras släktingar är kvittoorganiserare för ett enda syfte: att rapportera utgifter. De läser av handlare, datum och totalsumma, kategoriserar, matchar ett kvitto mot en korttransaktion och tar fram en rapport som någon annan ska godkänna. Om du får utlägg ersatta eller driver ett litet företag är det här rätt kategori, och inget nedan ersätter det.
För ett hushåll är formen fel. Arbetsenheten är utläggsrapporten; kvittot är en bilaga. Ingen arkiverar kylskåpsgarantin i en utgiftsapp, och kvittot du behöver om fem år finns oftast inte i en rapport.
Läsande valv: kvittot som ett dokument som vet vad det är
Det är den här typen vi gör. Paperlock läser av varje kvitto när du lägger till det: butiken, datumet, totalsumman, vad det gäller. Den namnger kvittot med vanliga ord, ungefär ”Blue Bottle Coffee, kvitto — $14.20”, arkiverar det efter butik och datum, och svarar sedan på frågor över alla kvitton: ”hur mycket spenderade jag hos Blue Bottle?”, ”hitta kvittot på diskmaskinen”, ”kvitton från det kaféet i höstas”. Svaren kommer med kvittona bifogade, och om svaret inte finns i valvet säger den det.
Två saker spelar roll just för kvitton. För det första importen som söker igenom din kamerarulle och plockar ut kvittona som redan finns där, vilket för de flesta är där kvittona faktiskt finns; du godkänner det som förs in, och inget i Bilder ändras. För det andra är valvet låst med Face ID och kvittona ligger bredvid garantibeviset, manualen och försäkringsbrevet, vilket är där ett kvitto gör nytta. Vår guide till att spara kvitton digitalt går igenom arkiveringslogiken; exemplet med ett vitvarukvitto visar vilka fält på ett kvitto som faktiskt spelar roll senare.
De ärliga begränsningarna: det finns ingen Android- eller webbversion, inga utläggsrapporter, inga kategorisummor inför deklarationen, och ingen redigering av kvittot. Den svarar på frågor; den sköter inte din bokföring.
Vilken du ska välja
- Du sparar ett fåtal kvitton om året, för byten. Bilder. Ta bilden samma dag du köper, och sök på butiksnamnet när du behöver det.
- Du vill ha rena PDF:er att bifoga anspråk och mejl. En skannerapp, med en mapp per år och disciplinen att faktiskt använda den.
- Du får utlägg ersatta, eller driver ett företag. En utgiftsapp, vald utifrån vad din revisor eller arbetsgivare använder.
- Du vill fråga ”hur mycket spenderade jag där” och få kvittona tillbaka. Ett läsande valv. Vårt är gratis för de första 25 dokumenten.
För de stora köpen, oavsett vilken app du använder, bygg registret en gång: verktyget för köpregister gör om ett kvitto till ett enda blad med garantins slutdatum, och vitvarukitet samlar hela hushållets på ett ställe.
Så testar du en kvittoorganiserare på tio minuter
- Lägg till fem kvitton: ett skrynkligt, ett termiskt och blekt, en mejlad PDF, ett fotograferat snett, ett från en butik utomlands.
- Sök på butiken från det blekta kvittot. Om appen läste av det, dyker det upp.
- Fråga, eller filtrera, på totalsumman spenderad hos en butik. Notera om svaret visar vilka kvitton det bygger på.
- Stäng av appens bildbehörighet. Den bör fortsätta fungera med det den redan har.
- Exportera ett kvitto som PDF och kontrollera att det är hela kvittot, inte en beskärning.
En app som klarar alla fem kommer fortfarande vara användbar om tre år, vilket är när kvittot faktiskt behövs.