Сразу к делу. Мы делаем Paperlock, это последний столбец таблицы ниже. Сравнение построено на том, для чего чек нужен на самом деле, и там, где лучше подходят другие варианты, мы так и пишем — а для многих людей так оно и есть.
Для чего нужно приложение для чеков
Никто не хранит чеки ради удовольствия. Чек нужен по одной из четырёх причин, и хорошее приложение — это то, которое отвечает на вопрос, связанный с каждой из них:
- Возврат и гарантия. «Где чек на посудомоечную машину?» Ответ должен найтись до того, как закончится срок возврата.
- Деньги. «Сколько я потратил в этом хозяйственном магазине за год?» Ответ — это число, а значит, чеки нужно сложить.
- Налоги и возмещение расходов. «Покажи все чеки с конференции.» Ответ — это подборка, которую можно кому-то передать.
- Подтверждение стоимости. «Сколько стоил диван?» — спрашивает страховая после потопа, годы спустя, когда термобумага уже пустая.
Сфотографировать чек может любое приложение. Разница между четырьмя видами приложений для чеков — в том, что происходит дальше.
Четыре вида приложений для чеков
| Фото и камера | Приложения-сканеры | Трекеры расходов | Читающие хранилища (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|
| Как чеки попадают внутрь | Сфотографировать; никуда не пересылать | Камера с автообрезкой; у некоторых — импорт из почты | Камера, пересылка по почте, привязка карты | Камера, «Файлы», меню «Поделиться» и импорт, который находит чеки уже в фотографиях |
| Что приложение читает | Слова — для поиска | Слова — для поиска | Продавец, дата, сумма, категория | Продавец, дата, сумма, для чего чек, срок годности, если есть |
| Найти один чек | Ввести в поиск слово, которое помните; листать коллекцию «Служебные» | Ввести слово в поиск; просматривать созданные папки | Отфильтровать по продавцу или дате | Спросить: «чек на посудомоечную машину» |
| Сложить всё вместе | Нет | Нет | Да, по категориям и периодам | Да, через вопрос; в ответе приходят и сами чеки с суммой |
| Подтверждение подлинности | Фотография | Чистый PDF | Экспорт, обычно платный | Сам документ, его можно экспортировать в PDF |
| Кому подойдёт | Тем, у кого несколько чеков в год | Тем, кто хочет аккуратные PDF | Рабочим расходам и возмещению | Семьям, которые хотят спрашивать, а не раскладывать по папкам |
| Приватность | Собственная обработка Apple и iCloud, по вашим настройкам | По-разному; многие загружают изображения для распознавания текста | Привязка карт и чеки на серверах поставщика — так и задумано | Зашифровано на телефоне; страница уходит на серверы Paperlock только чтобы её прочитать или ответить на вопрос, и не остаётся там |
| Стоимость | Бесплатно | Бесплатный тариф, затем подписка | Бесплатный тариф, затем подписка, часто за каждого пользователя | Бесплатный тариф — 25 документов и 5 вопросов в месяц; Plus — $4.99 в месяц или $39.99 в год |
«Фото»: лучше своей репутации
Если вы фотографировали чеки и чувствовали себя из-за этого виноватым — хватит. «Фото» теперь собирает чеки и документы в отдельную коллекцию в разделе «Служебные», а поиск читает текст на них, так что «Леруа Мерлен» находит чеки именно из «Леруа Мерлен». Это уже приложение для чеков, бесплатное и уже установленное. Наш гайд про поиск чеков в фотографиях на iPhone показывает, насколько далеко это заходит.
Где предел: ничего нельзя сложить, приложение не отличит чек от меню, а чек на холодильник окажется между скриншотом и фотографией самого холодильника. Нормально для горстки чеков в год. Не годится, когда от гарантийного случая зависит найти один из четырёхсот.
Приложения-сканеры: аккуратные PDF, и ничего сверх этого
Приложения-сканеры делают самую красивую копию чека: обрезанную, выровненную, контрастную, сохранённую как PDF. Если нужен чистый документ, чтобы приложить к заявлению на возврат — это тот самый инструмент, а как сканировать чеки описывает технику.
Чего они не делают — так это не понимают чек. Сумма для них — просто слово среди слов; продавец — тоже слово среди слов. Организация — это папки, которые вы называете и поддерживаете сами, и именно на этом шаге всё обычно рассыпается на третий месяц. Многие из них также загружают каждый скан для распознавания текста, так что перед сканированием чего-то с номером карты стоит прочитать политику конфиденциальности.
Трекеры расходов: сделаны для денег, а не для чека
Expensify, QuickBooks и им подобные — это приложения для чеков с одной целью: отчётность по расходам. Они читают продавца, дату и сумму, раскладывают по категориям, сопоставляют чек с операцией по карте и выдают отчёт, который кто-то потом утвердит. Если вам возмещают расходы или вы ведёте небольшой бизнес — это правильная категория, и ничто ниже её не заменит.
Для домашнего использования это неудобная форма. Единица работы здесь — отчёт о расходах, а чек — просто вложение к нему. Никто не подшивает гарантию на холодильник в трекер расходов, а чек, который понадобится через пять лет, обычно не тот, что попал в отчёт.
Читающие хранилища: чек как документ, который знает, что он такое
Это наш вид приложений. Paperlock читает каждый чек при добавлении: магазин, дату, сумму, для чего он. Оно называет чек простыми словами, что-то вроде «Чек Blue Bottle Coffee — $14.20», раскладывает по магазину и дате, а затем отвечает на вопросы сразу по всем чекам: «сколько я потратил в Blue Bottle?», «найди чек на посудомоечную машину», «чеки из того кафе прошлой осенью». Ответы приходят вместе с самими чеками, а если ответа в хранилище нет — оно так и скажет.
Для чеков особенно важны две вещи. Во-первых, импорт, который просматривает фотопленку и находит уже лежащие там чеки — а у большинства людей чеки лежат именно там; вы сами одобряете, что попадёт внутрь, и ничего в «Фото» при этом не меняется. Во-вторых, хранилище закрыто по Face ID, и чеки лежат рядом с гарантийным талоном, инструкцией и страховым полисом — там, где чек и правда полезен. Наш гайд про цифровое хранение чеков объясняет логику раскладки; а пример чека на технику показывает, какие поля на чеке действительно важны потом.
Честные ограничения: нет версии для Android или веба, нет отчётов о расходах, нет сумм по категориям для налогового периода и нет редактирования чека. Оно отвечает на вопросы, а не ведёт вашу бухгалтерию.
Что выбрать
- Вы храните несколько чеков в год ради возврата. «Фото». Фотографируйте в день покупки и ищите по названию магазина, когда понадобится.
- Вам нужны чистые PDF для заявлений и писем. Приложение-сканер, с папкой на каждый год и дисциплиной ею пользоваться.
- Вам возмещают расходы, или вы ведёте бизнес. Трекер расходов, тот, что использует ваш бухгалтер или работодатель.
- Вы хотите спросить «сколько я там потратил» и получить чеки в ответ. Читающее хранилище. У нас бесплатно первые 25 документов.
Для крупных покупок, каким бы приложением вы ни пользовались, соберите запись один раз: конструктор карточки покупки превращает чек в запись на одну страницу с датой окончания гарантии, а набор карточек на технику держит записи всей семьи в одном месте.
Как проверить приложение для чеков за десять минут
- Добавьте пять чеков: один мятый, один выцветший термочек, один присланный по почте PDF, один сфотографированный под углом и один из зарубежного магазина.
- Поищите магазин из выцветшего чека. Если приложение его прочитало, он появится.
- Спросите или отфильтруйте общую сумму по одному магазину. Обратите внимание, показывает ли ответ, какие чеки он использовал.
- Отключите приложению доступ к фото. Оно должно продолжать работать с тем, что уже есть.
- Экспортируйте один чек в PDF и проверьте, что это чек целиком, а не обрезка.
Приложение, которое пройдёт все пять пунктов, будет полезно и через три года — как раз тогда, когда чек и понадобится.