Avoimuuden vuoksi ensin. Me teemme Paperlockia, joka on alla olevan taulukon viimeinen sarake. Vertailu tehdään sen perusteella, mihin kuittia oikeasti tarvitaan, ja se kertoo myös silloin, kun muut vaihtoehdot ovat parempi valinta — koska monelle ne ovat.
Mihin kuittien järjestelyapp on tarkoitettu
Kukaan ei järjestele kuitteja huvikseen. Kuittia säilytetään yhdestä neljästä syystä, ja hyvä järjestelysovellus on se, joka vastaa kuhunkin syyhyn kuuluvaan kysymykseen:
- Palautukset ja takuut. ”Missä on astianpesukoneen kuitti?” Vastauksen pitää löytyä ennen kuin palautusaika umpeutuu.
- Raha. ”Paljonko käytin siinä rautakaupassa tänä vuonna?” Vastaus on luku, ja kuitit on laskettava yhteen.
- Verot ja korvaukset. ”Näytä kaikki konferenssin kuitit.” Vastaus on nippu, jonka voi antaa jollekulle toiselle.
- Arvon todistaminen. ”Paljonko sohva maksoi?”, kysyy vakuutusyhtiö vuosien päästä vesivahingon jälkeen, kun lämpöpaperi on jo tyhjä.
Mikä tahansa sovellus osaa ottaa kuvan. Neljä kuittien järjestelytapaa eroavat siinä, mitä tapahtuu sen jälkeen.
Neljä tapaa järjestellä kuitteja
| Kuvat ja kameran rulla | Skannerisovellukset | Kulusovellukset | Lukevat holvit (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|
| Kuittien tuonti | Ota kuva; ei lähetystä minnekään | Kamera automaattirajauksella; osa tuo myös sähköpostista | Kamera, sähköpostin välitys, korttisyötteet | Kamera, Tiedostot, jakovalikko, ja tuonti joka löytää kuvista jo olevat kuitit |
| Mitä sovellus lukee | Sanat, hakua varten | Sanat, hakua varten | Kauppias, päivämäärä, loppusumma, kategoria | Kauppias, päivämäärä, loppusumma, mihin kuitti liittyy, vanhenemispäivä jos sellainen on |
| Yhden kuitin löytäminen | Hae muistamallasi sanalla; selaa Apuohjelmat-kokoelmaa | Hae sanalla; selaa itse tekemiäsi kansioita | Suodata kauppiaan tai päivämäärän mukaan | Kysy: ”astianpesukoneen kuitti” |
| Yhteenlasku | Ei | Ei | Kyllä, kategorian ja ajanjakson mukaan | Kyllä, kysymällä; kuitit tulevat vastauksen mukana |
| Todiste ostosta | Kuva | Siisti PDF | Vienti, yleensä maksullinen | Itse dokumentti, vietävissä PDF:nä |
| Sopii | Muutamalle kuitille vuodessa | Niille, jotka haluavat siistejä PDF-tiedostoja | Yrityksen kuluihin ja korvausten hakuun | Kotitalouksille, jotka haluavat kysyä eivätkä arkistoida |
| Yksityisyys | Applen oma käsittely ja iCloud, omien asetustesi mukaan | Vaihtelee; moni lähettää kuvat palvelimelle tekstintunnistusta varten | Korttisyötteet ja kuitit palveluntarjoajan palvelimilla, suunnitelman mukaisesti | Salattuna puhelimessa; sivu lähetetään Paperlockin palvelimille vain luettavaksi tai vastausta varten, eikä sitä säilytetä siellä |
| Hinta | Ilmainen | Ilmaisversio, sitten tilaus | Ilmaisversio, sitten tilaus, usein käyttäjää kohden | Ilmaisversio: 25 dokumenttia ja 5 kysymystä kuukaudessa; Plus $4.99 kuukaudessa tai $39.99 vuodessa |
Kuvat: parempi kuin maineensa
Jos olet kuvannut kuitteja ja tuntenut siitä syyllisyyttä, lopeta se. Kuvat kerää nykyään kuitit ja dokumentit Apuohjelmat-kokoelmaan, ja sen haku lukee niissä olevan tekstin, joten ”Home Depot” löytää Home Depotin kuitit. Se on kuittien järjestelysovellus, ilmainen, ja jo asennettuna. Oppaamme kuittien löytämiseen iPhonen kuvista näyttää, kuinka pitkälle tämä riittää.
Mihin se ei riitä: se ei osaa laskea mitään yhteen, se ei erota kuittia ruokalistasta, ja jääkaapin kuitti lojuu kuvakaappauksen ja jääkaapin kuvan välissä. Käy hyvin muutamalle kuitille vuodessa. Ei käy silloin, kun takuuvaade riippuu yhden kuitin löytymisestä neljänsadan joukosta.
Skannerisovellukset: siistit PDF:t, ei sen enempää
Skannerisovellukset tekevät parhaan näköisen kopion kuitista: rajatun, suoristetun, kontrastiltaan terävän, tallennettuna PDF:nä. Jos haluat siistin dokumentin liitettäväksi palautuspyyntöön, tämä on työkalu siihen, ja kuittien skannaus käy tekniikan läpi.
Se, mitä ne eivät tee, on ymmärtää kuittia. Loppusumma on yksi sana muiden joukossa; kauppias on yksi sana muiden joukossa. Järjestys tarkoittaa kansioita, jotka nimeät ja ylläpidät itse, ja juuri se on askel, joka pettää kolmannessa kuukaudessa. Moni myös lähettää jokaisen skannauksen palvelimelle tekstintunnistusta varten, joten lue tietosuojaseloste ennen kuin skannaat mitään korttinumeron sisältävää.
Kulusovellukset: rakennettu rahaa varten, ei kuittia varten
Expensify, QuickBooks ja niiden sukulaiset ovat kuittien järjestelysovelluksia yhtä tarkoitusta varten: kulujen raportointia. Ne lukevat kauppiaan, päivämäärän ja loppusumman, luokittelevat, yhdistävät kuitin korttitapahtumaan ja tuottavat raportin, jonka joku toinen hyväksyy. Jos haet kulukorvauksia tai pyörität pientä yritystä, tämä on oikea kategoria, eikä mikään alla oleva korvaa sitä.
Kotitaloudelle nämä ovat väärä muoto. Työn yksikkö on kuluraportti; kuitti on vain liite. Kukaan ei arkistoi jääkaapin takuukuittia kulusovellukseen, ja kuitti, jota tarvitset viiden vuoden päästä, ei yleensä ole se, joka on jossain raportissa.
Lukevat holvit: kuitti dokumenttina, joka tietää mikä se on
Tätä tyyppiä me teemme. Paperlock lukee jokaisen kuitin kun lisäät sen: kaupan, päivämäärän, loppusumman, mihin se liittyy. Se otsikoi kuitin selkokielellä, jotain sellaista kuin ”Blue Bottle Coffee -kuitti — 14,20 $”, arkistoi sen kaupan ja päivämäärän mukaan, ja vastaa sitten kysymyksiin kaikkien yli: ”paljonko käytin Blue Bottlessa?”, ”etsi astianpesukoneen kuitti”, ”kuitit siitä kahvilasta viime syksynä”. Vastausten mukana tulevat myös itse kuitit, ja jos vastausta ei löydy holvista, se kertoo sen.
Kaksi asiaa on kuittien kannalta erityisen tärkeitä. Ensiksi tuonti, joka selaa kameran rullasi läpi ja poimii sieltä jo olevat kuitit — useimmilla kuitit ovat juuri siellä; sinä hyväksyt, mitä tuodaan, eikä mitään Kuvissa muuteta. Toiseksi holvi lukittuu Face ID:llä, ja kuitit ovat siellä takuukortin, käyttöoppaan ja vakuutuskirjan vieressä, missä kuitti on oikeasti hyödyllinen. Oppaamme kuittien säilyttämiseen digitaalisesti selittää arkistointilogiikan; kodinkoneen kuittiesimerkki näyttää, mitkä kuitin kentät oikeasti merkitsevät myöhemmin.
Rehelliset rajoitukset: ei Android- eikä web-versiota, ei kuluraportteja, ei kategoriakohtaisia summia veroilmoitusta varten, eikä kuitin muokkausta. Se vastaa kysymyksiin; se ei hoida kirjanpitoasi.
Kumpi kannattaa valita
- Säilytät muutaman kuitin vuodessa palautuksia varten. Kuvat. Ota kuva ostopäivänä ja hae kaupan nimellä silloin kun sitä tarvitset.
- Haluat siistejä PDF-tiedostoja liitettäväksi vaateisiin ja sähköposteihin. Skannerisovellus, kansio vuotta kohden ja kuri käyttää sitä.
- Haet korvauksia tai pyörität yritystä. Kulusovellus, valittuna sen mukaan mitä kirjanpitäjäsi tai työnantajasi käyttää.
- Haluat kysyä ”paljonko käytin tuolla” ja saada kuitit takaisin. Lukeva holvi. Meidän on ilmainen ensimmäiselle 25 dokumentille.
Suurten hankintojen kohdalla, kumpaa sovellusta käytätkin, rakenna tallenne kertaalleen: ostotallenteen rakentaja muuttaa kuitin yksisivuiseksi tallenteeksi, jossa on takuun päättymispäivä, ja kodinkoneiden tallennepaketti pitää koko kotitalouden tallenteet yhdessä paikassa.
Näin testaat kuittien järjestelysovelluksen kymmenessä minuutissa
- Lisää viisi kuittia: yksi rypistynyt, yksi lämpöpaperinen ja haalistunut, yksi sähköpostitse tullut PDF, yksi vinosti kuvattu, yksi ulkomaisesta kaupasta.
- Hae haalistuneen kuitin kaupan nimellä. Jos sovellus luki sen, se löytyy.
- Kysy tai suodata yhden kaupan kokonaiskulutus. Huomaa, näyttääkö vastaus myös ne kuitit, joita se käytti.
- Sammuta sovelluksen kuvien käyttöoikeus. Sen pitäisi silti toimia sillä, mitä sillä jo on.
- Vie yksi kuitti PDF:nä ja tarkista, että se on koko kuitti, ei rajattu pätkä.
Sovellus, joka läpäisee kaikki viisi, on hyödyllinen vielä kolmen vuoden päästäkin — silloin kun kuittia oikeasti tarvitaan.