Спершу розкриємо карти. Ми робимо Paperlock — це остання колонка в таблиці нижче. Порівняння веде за тим, для чого чек реально потрібен, і чесно каже, де кращий вибір — інші варіанти, бо для багатьох людей це справді так.
Для чого потрібен застосунок для чеків
Ніхто не організовує чеки заради задоволення. Чек зберігають з однієї з чотирьох причин, і хороший застосунок — той, що відповідає саме на питання, пов’язане з цією причиною:
- Повернення й гарантії. «Де чек на посудомийку?» Відповідь має надійти до того, як закінчиться термін повернення.
- Гроші. «Скільки я витратив у цьому магазині будматеріалів цього року?» Відповідь — число, і чеки треба додати.
- Податки та компенсація витрат. «Покажи всі чеки з конференції.» Відповідь — пакет, який можна комусь передати.
- Доказ вартості. «Скільки коштував диван?» — питає страхова після затоплення, через роки, коли термочек уже порожній.
Сфотографувати вміє будь-який застосунок. Чотири типи застосунків для чеків різняться тим, що відбувається далі.
Чотири типи застосунків для чеків
| Фото та камера | Сканери | Трекери витрат | Читаючі сховища (Paperlock) | |
|---|---|---|---|---|
| Як заносити чеки | Сфотографувати; нікуди не пересилати | Камера з автообрізкою; деякі імпортують з пошти | Камера, пересилання з пошти, потоки з карток | Камера, Файли, меню «Поділитися», та імпорт, що знаходить чеки, які вже є у ваших фото |
| Що застосунок читає | Текст — для пошуку | Текст — для пошуку | Продавця, дату, суму, категорію | Продавця, дату, суму, для чого був чек, термін придатності, якщо є |
| Пошук одного чека | Пошук за словом, яке пам’ятаєте; гортання колекції «Утиліти» | Пошук за словом; перегляд створених папок | Фільтр за продавцем чи датою | Запитання: «чек на посудомийку» |
| Підсумок суми | Ні | Ні | Так, за категорією та періодом | Так, у відповідь на запитання; чеки повертаються разом із сумою |
| Доказ, що покупка була | Фото | Чистий PDF | Експорт, зазвичай платний | Сам документ, з можливістю експорту в PDF |
| Підходить для | Кількох чеків на рік | Тих, хто хоче охайні PDF | Робочих витрат і компенсацій | Родин, які хочуть питати, а не підшивати |
| Приватність | Власна обробка Apple та iCloud, залежно від ваших налаштувань | По-різному; багато сервісів завантажують зображення для розпізнавання тексту | Потоки з карток і чеки на серверах постачальника — так це і задумано | Зашифровано на телефоні; сторінка йде на сервери Paperlock лише щоб її прочитати чи відповісти на запитання, і там не залишається |
| Вартість | Безкоштовно | Безкоштовний рівень, далі підписка | Безкоштовний рівень, далі підписка, часто за кожного користувача | Безкоштовний рівень: 25 документів і 5 запитань на місяць; Plus — $4.99 на місяць або $39.99 на рік |
Фото: краще, ніж про них думають
Якщо ви фотографуєте чеки й почуваєтеся через це винним — перестаньте. «Фото» тепер збирає чеки й документи в колекцію в розділі «Утиліти», а пошук читає текст на них, тож «АТБ» знаходить чеки з АТБ. Це застосунок для чеків, безкоштовний і вже встановлений. Наш гід як знайти чеки у фото на iPhone показує, як далеко це заходить.
Де це закінчується: нічого не можна підсумувати, чек не відрізнити від меню, а чек на холодильник лежить між скріншотом і фото самого холодильника. Нормально, якщо чеків кілька на рік. Не нормально, коли гарантійна претензія залежить від того, чи знайдеться потрібний серед чотирьохсот.
Сканери: охайні PDF, і нічого більше
Сканери роблять найкращу на вигляд копію чека: обрізану, вирівняну, контрастну, збережену як PDF. Якщо потрібен чистий документ для заявки на повернення — це саме той інструмент, і як сканувати чеки розповідає про техніку.
Чого вони не роблять — не розуміють чек. Сума — просто слово серед слів, продавець — теж просто слово серед слів. Організація тримається на папках, які ви створюєте й підтримуєте, а це саме той крок, що провалюється на третій місяць. Багато сканерів також завантажують кожне зображення для розпізнавання тексту, тож перш ніж сканувати щось із номером картки, варто прочитати політику приватності.
Трекери витрат: створені для грошей, а не для чека
Expensify, QuickBooks та подібні — це застосунки для чеків з однією метою: звітність про витрати. Вони читають продавця, дату й суму, розподіляють за категоріями, зіставляють чек із транзакцією по картці й формують звіт, який хтось інший затвердить. Якщо вам компенсують витрати або ви ведете невеликий бізнес — це правильна категорія, і нічого нижче її не замінить.
Для домашнього використання форма не та. Одиниця роботи тут — звіт про витрати, а чек — лише додаток до нього. Гарантію на холодильник ніхто не підшиває в трекер витрат, а чек, потрібний через п’ять років, зазвичай не той, що потрапив у звіт.
Читаючі сховища: чек як документ, що знає, чим він є
Це тип, який робимо ми. Paperlock читає кожен чек одразу при додаванні: магазин, дату, суму, для чого він. Він дає чеку назву простими словами, щось на кшталт «Чек з кав’ярні Blue Bottle — $14.20», розкладає за магазином і датою, а потім відповідає на запитання одразу за всіма ними: «скільки я витратив у Blue Bottle?», «знайди чек на посудомийку», «чеки з тієї кав’ярні минулої осені». Відповіді приходять разом із прикріпленими чеками, а якщо відповіді у сховищі немає — застосунок так і скаже.
Для чеків важливі дві речі. Перше — імпорт, який переглядає вашу плівку камери й вибирає з неї чеки, а саме там вони здебільшого і лежать; ви самі схвалюєте, що заноситься, і нічого у «Фото» при цьому не змінюється. Друге — сховище заблоковане через Face ID, і чеки лежать поруч із гарантійним талоном, інструкцією та страховим полісом, а саме там чек і корисний. Наш гід як зберігати чеки цифрово пояснює логіку розкладання; а приклад чека на техніку показує, які поля на чеку насправді важливі згодом.
Чесні обмеження: немає версії для Android чи вебу, немає звітів про витрати, немає підсумків за категоріями для податкового сезону, і чек не можна редагувати. Він відповідає на запитання — він не веде за вас бухгалтерію.
Що обрати
- Ви зберігаєте кілька чеків на рік для повернень. «Фото». Фотографуйте в день покупки й шукайте за назвою магазину, коли знадобиться.
- Потрібні чисті PDF для заявок і листів. Сканер, з папкою на кожен рік і дисципліною нею користуватися.
- Вам компенсують витрати, або ви ведете бізнес. Трекер витрат, обраний за тим, чим користується ваш бухгалтер чи роботодавець.
- Хочете спитати «скільки я там витратив» і одразу отримати чеки. Читаюче сховище. Наше — безкоштовне для перших 25 документів.
Для великих покупок, яким би застосунком ви не користувались, складіть запис одразу: конструктор запису про покупку перетворює чек на односторінковий запис із датою закінчення гарантії, а набір записів про техніку тримає все домашнє господарство в одному місці.
Як перевірити застосунок для чеків за десять хвилин
- Додайте п’ять чеків: один зім’ятий, один термочек, що вицвів, один у вигляді PDF з пошти, один сфотографований під кутом, один з іноземного магазину.
- Знайдіть за назвою магазину той, що вицвів. Якщо застосунок його прочитав — він з’явиться.
- Запитайте або відфільтруйте суму витрат в одному магазині. Зверніть увагу, чи показує відповідь чеки, на яких вона базується.
- Вимкніть доступ застосунку до фото. Він має продовжити працювати з тим, що вже має.
- Експортуйте один чек у PDF і перевірте, що це весь чек, а не обрізок.
Застосунок, який пройде всі п’ять пунктів, залишиться корисним і через три роки — саме тоді чек і знадобиться.