Aloitetaan epäsuositusta totuudesta: Applen Muistiinpanojen dokumenttiskanneri on hyvä. Se on ilmainen ja jo puhelimessasi, ja satunnaisen lupalapun tai pysäköintikuitin skannaamiseen se on juuri oikea työkalu. Kenenkään ei pitäisi maksaa sovelluksesta, joka tekee saman kuin Muistiinpanot ilmaiseksi ja vaivatta.
Tarkoitus ei siis ole lytätä Muistiinpanoja. Tämä on kartta siihen, missä sen skannerin rajat tulevat hiljalleen vastaan – ehkä jossakin neljännenkymmenennen skannauksen kohdalla – ja mitä erillinen dokumenttiholvi tekee toisin tuon rajan toisella puolella.
Missä Muistiinpanojen skanneri on oikeasti hyvä
Avaa muistiinpano, napauta liitepainiketta, valitse Skannaa dokumentteja ja osoita kameralla sivua. Muistiinpanot löytää reunat itsestään, ottaa kuvan, suoristaa sen ja pudottaa skannauksen muistiinpanoon. Se käsittelee monisivuisia dokumentteja, tarjoaa väri-, harmaasävy- ja mustavalkotilat sekä antaa tehdä skannauksiin merkintöjä sormella tai Apple Pencilillä.
Pienistä vahvuuksista syntyy toimiva kokonaisuus:
- Se on ilmainen ja jo asennettu. Ei tiliä, tilausta tai uutta opeteltavaa sovellusta.
- Se synkronoituu kaikkialle Applen laitteissa. Skannauksesi seuraavat iCloudin kautta iPadiisi ja Maciisi.
- Voit lisätä asiayhteyden. Skannaus on muistiinpanon sisällä, joten voit kirjoittaa sen viereen ”lämmityskattilan huolto – putkiasentaja käski tarkistaa venttiilin ensi vuonna”. Tästä on oikeasti hyötyä, eivätkä useimmat skannerisovellukset pysty samaan.
- Haku näkee painetun tekstin. Muistiinpanot tunnistaa skannausten tekstin, joten sivulla esiintyvän sanan haku löytää usein oikean muistiinpanon.
Jos dokumenttiarkesi tarkoittaa muutamaa skannausta vuodessa, voit hyvillä mielin lopettaa lukemisen tähän. Muistiinpanot on sinulle oikea ratkaisu, ja tarkoitamme sitä.
Missä liitokset alkavat natista
Ongelmana ei ole yksittäinen puuttuva ominaisuus. Kyse on siitä, mitä tapahtuu skannausten kertyessä.
Skannaukset ovat siellä, minne satuit laittamaan ne. Jokainen skannaus on haudattu siihen muistiinpanoon, jonka sisään sen loit: ”Nimetön”, ”Ostoslista” tai vuoden 2023 muistiinpano, jossa on langattoman verkon salasana. Erillistä dokumenttinäkymää ei ole, etkä voi nähdä kaikkia kuittejasi tai henkilöllisyystodistuksiasi yhdessä paikassa. Puoli vuotta myöhemmin skannauksen löytäminen vaatii sen muistamista, mihin muistiinpanoon laitoit sen. Juuri tämän ongelman yritit alun perin ratkaista.
Haku etsii sanoja, ei merkitystä. Muistiinpanot voi löytää skannauksen, jossa lukee ”Toyota”. Se ei osaa vastata kysymykseen ”paljonko Toyotan korjaus maksoi?” tai ”mitkä näistä kuiteista ovat viime syksyltä?”. Saat listan muistiinpanoista, jotka sinun on avattava ja luettava yksi kerrallaan. Sama ero tulee vastaan, kun haet tekstiä iPhonesi kuvista: osuma ei tarkoita ymmärtämistä.
Mikään ei lue dokumenttia. Muistiinpanot ei tiedä, että skannaus on takuu, ei poimi kuitin summaa eikä huomaa vakuutuskortin vanhenemispäivää. Jokainen skannaus on kuva, joka sinun pitää nimetä, arkistoida ja muistaa itse.
Et saa koskaan muistutuksia. Passisi skannaus pysyy hiljaa muistiinpanossa, kun itse passi vanhenee. Muistiinpanoilla ei ole aavistustakaan, että sivulla on päivämäärä.
Ei oletuksena lukittu. Kuka tahansa lukitsematonta puhelintasi selaava voi avata muistiinpanosi, myös sen, jossa passisi on. Voit lukita yksittäisiä muistiinpanoja Face ID:llä, mutta se tehdään käsin muistiinpano kerrallaan, ja lukitut muistiinpanot poistuvat hausta, kunnes avaat niiden lukituksen. Tuskin kukaan lukitsee verodokumentin sisältävää muistiinpanoa. Lähes kaikki aikovat tehdä sen.
Todellinen ero: dokumentin kuva vai sen sisältö
Tässä rehellinen yhden virkkeen versio. Applen Muistiinpanot tallentaa kuvia dokumenteistasi, Paperlock tallentaa sen, mitä dokumenteissasi sanotaan.
Kun tallennat kuitin Paperlockiin, sovellus lukee sen: mikä se on, keneltä se on, sen päivämäärän ja summan. Se antaa skannaukselle selkeän nimen ”Blue Bottle Coffeen kuitti – $14.20” ja arkistoi sen automaattisesti. Et tarvitse kansioita, nimeämistä tai päätöstä siitä, mihin muistiinpanoon se kuuluu. Käsinkirjoituskin onnistuu.
Myöhemmin – ja myöhempi käyttö on koko asian ydin – et hae vaan kysyt. ”Milloin passini vanhenee?”, ”Kuinka paljon käytin hammaslääkäriin tänä vuonna?” tai ”Etsi kuitit siitä kahvilasta viime syksyltä.” Saat vastauksen ja siihen liittyvät oikeat dokumentit. Jos vastausta ei ole holvissasi, Paperlock kertoo sen eikä arvaa. Kaikesta, missä on vanhenemispäivä, tulee automaattisesti muistutus 30 päivää ja 7 päivää etukäteen ilman asetuksia. Koko holvi on Face ID:n takana, lukittuu itsestään noin minuutin kuluttua sovelluksesta poistumisesta ja sumentaa henkilöllisyystodistusten kaltaiset arkaluonteiset dokumentit, kunnes vahvistat olevasi sinä. Voit lukea lisää siitä, miten kaikki toimii, mutta perusajatus on tämä: Muistiinpanot on paikka skannaukselle, Paperlock muistaa skannauksen sisällön.
Rinnakkain
| Skannaus Muistiinpanoissa | Paperlock | |
|---|---|---|
| Hinta | Ilmainen, sisäänrakennettu iOS:ään | Ilmainen 25 dokumentille, Plus $4.99/kuukausi tai $39.99/vuosi |
| Skannaus | Erittäin hyvä: automaattinen rajaus, monisivuisuus ja merkinnät | Erittäin hyvä: automaattinen rajaus, suoristus ja monisivuisuus |
| Skannausten säilytyspaikka | Yksittäisissä muistiinpanoissa siellä, minne laitoit ne | Yhdessä holvissa, arkistoidaan ja nimetään automaattisesti |
| Asioiden löytäminen | Sanahaku muistiinpanoista | Kysymykset tavallisella kielellä, lähdedokumentit mukana |
| Päivämäärien ja summien lukeminen | Ei | Kyllä – tyyppi, lähettäjä, päivämäärät, summat ja vanheneminen |
| Vanhenemismuistutukset | Ei | Automaattisesti 30 ja 7 päivää etukäteen |
| Oletuksena lukittu | Ei, yksittäiset muistiinpanot voi lukita käsin | Kyllä – Face ID avattaessa, lukittuu uudelleen taustalla |
| Toimii Macissa, Androidissa tai verkossa | Mac ja iPad iCloudin kautta | Vain iPhone, iPad yhteensopivuustilassa |
Viimeinen rivi on tärkeä ja puhuu Paperlockia vastaan. Jos työskentelet paljon Macilla, Muistiinpanot tuo skannauksesi työpöydälle, mutta Paperlock ei. Paperlockin valinnainen iCloud-synkronointi on tarkoitettu holvin siirtämiseen uuteen puhelimeen, ei työpöytäsovelluksen tarjoamiseen.
Kumpi siis kannattaa valita?
Käytä Applen Muistiinpanoja, jos skannaat vain silloin tällöin, haluat pitää skannauksen kirjoitetun asiayhteyden vieressä, tarvitset skannauksesi Macille tai sinulla ei yksinkertaisesti ole vielä tarpeeksi paperitöitä harmiksi asti. Se on ilmainen, pätevä ja jo valmiina. Jos skannauksesi ovat sen sijaan Google Drivessa, valinnat muistuttavat näitä. Olemme kirjoittaneet myös vertailun Paperlockista ja Google Driven skannerista.
Harkitse Paperlockia, jos paperityösi on kasvanut ulos ”kyllä minä muistan, minne sen laitoin” -järjestelmästä: kymmeniä kuitteja, koko perheen henkilöllisyystodistukset ja vakuutuskortit sekä takuut, joita tarvitset tasan kerran kolmen vuoden päästä. Ratkaiseva merkki on se hetki, kun huomaat selaavasi muistiinpanoja – tai Kuvat-apin kuvakirjastoa, jonne useimmat irralliset dokumentit oikeasti päätyvät. Näin kaivat ne esiin – ja mutiset ”minä tiedän, että tallensin tämän”.
Muistiinpanot on kelpo laatikko. Paperlock on tulossa pian niille, joiden laatikko on täynnä.