Lyhyt vastaus: enimmäkseen kyllä. Tunnettujen skannerisovellusten takana on oikeita yrityksiä, jotka haluavat suojella mainettaan, eikä polttoainekuitin skannaaminen ole riskialtista.

Mutta sana ”enimmäkseen” tekee tuossa vastauksessa aika paljon töitä. Skannerisovellus näkee arkaluonteisimmat paperisi: passin, vuokrasopimuksen, terveystutkimusten tulokset ja henkilötodistuksen, jonka kuvasit pankkitilin avaamista varten. Muutamat tämän luokan sovellukset ansaitsevat vielä tavoilla, joita et hyväksyisi, jos ne kerrottaisiin suoraan: mainoksilla, seurannalla ja maksuttomaan versioon kätketyllä tiedonkeruulla. Henkilötodistuksesi skannaava sovellus ansaitsee viisi minuuttia tarkastelua. Tässä ovat täsmälleen ne asiat, jotka sinun kannattaa tarkistaa.

Selvitä ensin, mitä skannerisovellus voi nähdä

Kun skannaat asiakirjan, sovellus ei saa pelkkää kuvaa. Useimmat skannerisovellukset lukevat myös sivun tekstin, jotta siitä voi tehdä hakuja. Silloin sovellus ja mahdollisesti sen palvelimet käsittelevät nimeäsi, osoitettasi, tilinumeroitasi, syntymäaikaasi ja kaikkea muuta paperilla olevaa. Se sopii, kun yrityksen edut ovat linjassa omiesi kanssa. Jos eivät ole, juuri siinä on koko ongelma.

Todellinen kysymys ei siis ole ”onko skannaaminen turvallista?” vaan: minne skannaus päätyy ja kuka hyötyy mistäkin? Saat vastauksen kuudella tarkistuksella.

Tarkistus 1: minne asiakirjasi oikeasti tallennetaan?

Rehellisiä vastauksia on kolme, ja sovelluksen kuvaus tai asetukset yleensä kertovat, minkä niistä saat:

  • Vain puhelimeesi. Turvallisin vaihtoehto. Skannaus on sovelluksen tallennustilassa laitteellasi. Suurin riski on puhelimen katoaminen, jolta pääsykoodi ja Face ID suojaavat.
  • Omaan pilvipalveluusi eli esimerkiksi iCloudiin tai Google Driveen. Tämäkin on hyvä: tallennustilaa tarjoava yritys palvelee sinua sinun tilisi ehtojen mukaisesti.
  • Sovellusyrityksen palvelimille. Tämä ei ole automaattisesti huono asia, sillä synkronoinnin ja varmuuskopioinnin tiedot on säilytettävä jossakin. Silloin yrityksen säilytyskäytännöllä, tietoturvalla ja ansaintatavalla on kuitenkin merkitystä. Tämän vaihtoehdon pienellä painettu teksti kannattaa lukea.

Varoitusmerkki on sovellus, joka puhuu asiasta epämääräisesti. ”Asiakirjasi mukana kaikkialla!” on markkinointitiimin kirjoittama kuvaus tallennuspaikasta.

Tarkistus 2: vaatiiko sovellus tilin ennen ensimmäistä skannausta?

Pakollinen rekisteröityminen ei itsessään ole epäilyttävää, sillä pilvisynkronointi tarvitsee oikeasti tilin. Tili kuitenkin yhdistää jokaisen skannauksen henkilöllisyyteesi ja tarkoittaa yleensä sitä, että asiakirjasi siirtyvät oletuksena yrityksen palvelimille. Jos sovellus ei anna sinun skannata edes yhtä sivua luovuttamatta sähköpostiosoitettasi, mieti, miksi kameratoiminnon täytyy tietää, kuka olet.

Hyvä merkki on sovellus, joka toimii kokonaan ilman tiliä tai jossa tili on selvästi vapaaehtoinen ja liittyy tiettyyn ominaisuuteen, kuten synkronointiin.

Tarkistus 3: lue App Storen tietosuojatiedot, siihen menee minuutti

Jokaisen sovelluksen App Store -sivulla on ”Apin tietosuoja” -osio, jonka kehittäjän on toimitettava Applelle. Vieritä siihen ennen asentamista. Etsi seuraavat kolme tasoa parhaasta huonoimpaan:

Tietosuojatietojen kohta Mitä se tarkoittaa skannerisovelluksessa
”Tietoja ei kerätä” Kehittäjän mukaan laitteeltasi ei poistu mitään sinuun yhdistettyä. Harvinaista ja erinomaista.
”Sinuun yhdistämättömät tiedot” Joitakin tietoja, usein vianmääritystietoja, kerätään, mutta niitä ei yhdistetä henkilöllisyyteesi. Yleensä hyvä.
”Seuraamiseen käytettävät tiedot” Sovellus jakaa tietoja välittäjille tai mainosverkostoille, jotta sinua voidaan seurata muissa apeissa. Asiakirjaskannerissa tämän pitäisi pysäyttää sinut heti.

Kehittäjä ilmoittaa tiedot itse, joten ne ovat lähtötaso, eivät takuu. Jos skannerisovellus kuitenkin myöntää seuraavansa sinua, se kertoo ansaintatapansa ääneen.

Tarkistus 4: millä ”maksuttomuus” maksetaan?

Skannerisovellukset jakautuvat yleensä kahteen leiriin. Tilaussovelluksissa sinä maksat, mikä on virkistävän suoraviivaista: olet asiakas. Maksuttomien sovellustenkin täytyy maksaa kehittäjiensä työ jotenkin. Vaihtoehdot ovat maksullinen lisäversio, mikä sopii, mainokset, jotka ovat ärsyttäviä mutta näkyviä, tai tiedonkeruu ja seuranta, joka on hiljainen vaihtoehto. Mikään näistä ei vaadi pahantahtoisuutta, vaan kyse on taloudesta. Sinun kannattaa silti tietää, millaisen kaupan teet, ennen kuin siihen kuuluu passisi.

Kahden minuutin taustatarkistus menee näin: silmäile tietosuojakäytännöstä kohdat, joissa puhutaan ”kolmansista osapuolista”, ”mainonnasta” ja ”kumppaneista”, ja katso, mitä jaetaan ja kenelle. Hyvä käytäntö kertoo suoraan, mitä kerätään ja miksi. Jos käytäntö käyttää 4 000 sanaa vältelläkseen vastausta asiakirjojesi määränpäästä, se on jo vastannut kysymykseesi.

Tarkistus 5: lukittuuko sovellus?

Tallennuspaikoista ja palvelimista riippumatta skannattu henkilötodistus päätyy vääriin käsiin useimmiten arkisella tavalla: joku ottaa lukitsemattoman puhelimesi käteensä. Arkaluonteisia asiakirjoja säilyttävän skannerisovelluksen pitäisi lukittua Face ID:llä tai pääsykoodillasi erikseen puhelimen lukituksen lisäksi. Tässä kerrotaan, miten Face ID -suojaus oikeasti toimii ja miksi se on asiakirjaholviin sopiva lukko. Monissa skannerisovelluksissa pääsykoodin voi ottaa käyttöön asetusten kätköistä. Tee se asennuspäivänä.

Tarkistus 6: mitä jakamisen aikana tapahtuu?

Skannaukset tehdään lähetettäviksi esimerkiksi vuokranantajalle, kirjanpitäjälle tai henkilöstöhallintoon. Tarkista, mitä sovellus tekee vietäessä tiedostoa. Osa ohjaa jaon yrityksen linkkipalvelimen kautta, osa antaa sinulle tavallisen PDF-tiedoston, jonka voit lähettää haluamallasi tavalla. Paikallinen PDF pitää hallinnan sinulla, kun taas jaettu linkki tarkoittaa, että asiakirja sijaitsee nyt verkko-osoitteessa. Jos lähetät arkaluonteisia papereita usein, kannattaa opetella jakamaan asiakirjoja turvallisesti iPhonesta riippumatta siitä, millä sovelluksella skannaus tehtiin.

Miten Paperlock vastaa näihin kuuteen tarkistukseen

Koska esitämme nämä kysymykset jokaiselle sovellukselle, tässä ovat Paperlockin vastaukset suoraan. Asiakirjat tallennetaan puhelimeesi salattuina iOS:n tietosuojauksella. Tiliä ei ole, joten rekisteröitymistä tai sähköpostiosoitetta ei tarvita. Sovellus lukittuu Face ID:llä avattaessa ja uudelleen oltuaan noin minuutin taustalla. Henkilötodistusten ja passien esikatselukuvat näkyvät sumennettuina, kunnes vahvistat henkilöllisyytesi uudelleen Face ID:llä. Sovelluksessa ei ole kolmansien osapuolten analytiikka- tai seurantakomponentteja. Asiakirjojen lukeminen ja kysymyksiin vastaaminen tapahtuvat osittain Paperlockin palvelimilla salatun yhteyden kautta, ja asiakirjoja käsitellään vain vastauksen antamiseen tarvittavan ajan. Niitä ei koskaan tallenneta sinne eikä käytetä järjestelmien kouluttamiseen tai mainontaan. Valinnainen iCloud-synkronointi säilyttää salatun kopion omassa iCloudissasi ja on oletuksena pois käytöstä. Näin se toimii -sivu kertoo kokonaisuudesta, ja jos vertaat Paperlockia perinteiseen skanneriin, Paperlockin ja CamScannerin vertailu käy erot rehellisesti läpi. Paperlock on tulossa pian iPhonelle.

Oletko jo skannannut henkilötodistuksesi sovelluksella, josta et ole varma?

Ei hätää, tee tarkistus. Avaa sovellus ja selvitä, ladattiinko skannauksesi tilille. Poista tarpeettomat tiedostot sekä sovelluksesta että sen mahdollisesta pilvinäkymästä. Avaa Asetukset → Tietosuoja ja suojaus → Kuvat, tarkista, mitkä apit voivat lukea kuvakirjastoasi, ja karsi luetteloa. Käytä seuraavaan arkaluonteiseen skannaukseen Muistiinpanojen sisäistä skanneria. Se on maksuton, toimii ilman verkkoyhteyttä ja vastaa jokaiseen tämän sivun kysymykseen sillä, ettei se ota muita osapuolia mukaan lainkaan.

Viisi minuuttia tarkistamiseen kerran sovellusta kohti. Se on koko hinta siitä, ettei sinun tarvitse koskaan miettiä, minne passisi päätyi.