Puhutaan suoraan siitä, minkä kanssa Paperlock todella kilpailee. Se ei ole jokin toinen asiakirjasovellus. Se on se, mitä teet jo nyt: osoitat kameralla kuittia, napautat ja olet valmis. Kuva päätyy kuvakirjastoosi koiran ja auringonlaskun viereen, ja hetken aikaa sinusta tuntuu – aivan ymmärrettävästi – että paperiasia on hoidettu.
Tällä sivulla tuo tapa otetaan vakavasti, sillä se ansaitsee sen. Se on ilmainen, välitön ja toimii riittävän usein, jotta lähes kaikki käyttävät sitä. Se myös pettää neljällä täsmällisellä ja ennakoitavalla tavalla. Ne kannattaa tuntea riippumatta siitä, muutatko koskaan mitään.
Miksi kuvakirjasto toimii puoliksi (annetaan sille kuuluva kunnia)
Kuvaa ja unohda -tavassa on aitoja vahvuuksia:
- Se on ilmainen ja valmiiksi asennettu. Ei uutta sovellusta, ei tiliä eikä mitään opeteltavaa.
- Se on maailman nopein tapa ottaa asiakirja talteen. Kaksi sekuntia siitä, kun kuulet ”tässä kuittisi”, siihen, että asia on hoidettu. Mikään skannaussovellus ei ole nopeampi, ei Paperlockkaan.
- Kuvat-apilla voi oikeasti löytää jonkin verran tekstiä. Uudet iPhonet lukevat kuviesi painettua tekstiä, joten kaupan nimen kirjoittaminen Kuvat-apin hakuun löytää usein kyseisen kuitin. Jos et ole koskaan kokeillut sitä, ominaisuus kannattaa todella opetella – tässä kerrotaan, miten haet tekstiä kuvistasi.
- Kuvat varmuuskopioituvat, jos muutkin kuvasi varmuuskopioituvat. iCloud-kuvat pitävät asiakirjakuvasi tallessa, vaikka puhelimesi katoaisi, eikä sinun tarvitse nähdä ylimääräistä vaivaa.
Jos asiakirjojasi on vähän, ne ovat arkisia eivätkä arkaluonteisia – esimerkiksi taululle kirjoitettu Wi-Fi-salasana tai pysäköintipaikan kyltti – kuvakirjasto on oikea työkalu ja voit lopettaa lukemisen tähän. Ihan oikeasti.
Missä tapa pettää: neljä ongelmaa
Vaikeudet alkavat, kun asiakirjat ovat tärkeitä, niitä kertyy tai ne vanhenevat. Yleensä kaikki kolme toteutuvat.
1. Asiakirjat vajoavat pohjalle
Kuvakirjasto on aikajana, ja aikajana hautaa asioita. Lokakuussa kuvaamasi kuitti on nyt kolmen kuukauden kuvakaappausten, yhteisten illallisten ja neljänkymmenen lähes samanlaisen lapsikuvan alla. Mikään siinä ei kerro ”asiakirja” – se on vain kuva numero 6,412. Yhden viime syksyn kuitin löytäminen muuttuu arkeologiaksi: selaa, tihrusta, selaa, luovuta ja pyydä kaupasta kopio. Muutama niksi auttaa – kokosimme parhaat oppaaseen kuittien löytäminen iPhonen kuvista – mutta ne ovat vain niksejä, joilla taistelet muistoja eikä paperitöitä varten tehdyn sovelluksen luonnetta vastaan.
2. Asiakirjoja ei suojaa erillinen lukko
Anna puhelimesi ystävälle yhden kuvan näyttämistä varten, ja kaikki muu on yhden pyyhkäisyn päässä: passisi, vuokrasopimuksesi ja lääkärikäynnillä kuvaamasi laboratoriotulokset. Kuvat-apissa ei ole erillistä lukkoa, sumennusta eikä varmistusta – arkaluonteisimmat asiakirjasi ovat samalla yksityisyystasolla kuin brunssikuvat. Useimmat huomaavat tämän vasta silloin, kun puhelin on jo toisen ihmisen kädessä. Se on huonoin mahdollinen hetki huomata asia.
3. Mikään ei pidä päivämääriä silmällä
Passistasi otettu kuva ei tiedä olevansa passi, eikä se todellakaan tiedä passin vanhenevan maaliskuussa. Kuvakirjastosi ei koskaan varoita sinua mistään: ei vakuutuksen uusimisesta, takuun päättymisestä eikä huomaamatta vanhentuneesta henkilötodistuksesta. Jokainen päivämäärä on joko päässäsi tai ei missään.
4. Haku jää yksinkertaiseksi
Kuvat-apin tekstihaku on todellinen mutta pinnallinen. Se voi löytää painetun sanan, mutta ei vastata kysymykseen. ”Kuinka paljon kulutin rautakaupassa toukokuussa?” ei ole hakusana, eikä ole myöskään ”etsi vakuutuskorttini”, kun kortissa lukee pienellä ”jäsennumero”. Käsiala, haalistunut lämpöpaperi ja rypistyneet kuitit heikentävät onnistumista entisestään. Sanoja vastaava haku on eri asia kuin asiakirjojen sisällön ymmärtävä muisti.
Vertailu rinnakkain
| Kuvakirjasto | Paperlock | |
|---|---|---|
| Hinta | Ilmainen | Ilmainen 25 asiakirjaan asti; Plus maksaa $4.99/kuukausi tai $39.99/vuosi |
| Tallennusnopeus | Välitön, ei ylimääräisiä vaiheita | Nopea, automaattinen rajaus ja suoristus |
| Asiakirjojen sijainti | Kaikkien ottamiesi kuvien seassa | Erillisessä holvissa, jossa on vain asiakirjoja |
| Yksityisyys | Sama kuin muilla kuvillasi – ei lisäsuojaa | Face ID -lukitus; arkaluonteiset asiakirjat sumennetaan, kunnes tunnistaudut uudelleen |
| Asioiden löytäminen | Selaamalla tai hakusanalla selkeästä painetusta tekstistä | Kysy selkeästi: ”kuitit siitä kahvilasta viime syksyltä” |
| Vanhentumispäivät | Mikään ei seuraa niitä | Luetaan automaattisesti; muistutukset 30 ja 7 päivää ennen |
| Käsiala | Harvoin haettavissa | Luetaan ja ymmärretään |
| Saatavuus | Puhelimessasi tänään | Tulossa pian iPhonelle |
Rehellinen yhteenveto: kuvakirjasto voittaa aina tallennusnopeudessa ja hinnassa. Paperlock on olemassa kaikkea sitä varten, mitä tapahtuu tallentamisen jälkeen – löytämistä, suojaamista ja muistamista varten.
Yksi näkökulma ansaitsee reilun maininnan: selviäminen puhelimen katoamisesta. Jos käytät iCloud-kuvia, asiakirjakuvasi ovat jo varmuuskopioituja, ja sillä on arvoa. Paperlockin ratkaisu on Plus-tilaukseen kuuluva valinnainen iCloud-synkronointi – salattu kopio omassa iCloudissasi ja omalla Apple-tililläsi, jotta holvi seuraa sinua uuteen puhelimeen. Se on oletuksena pois käytöstä, ja asiakirjojen kopio siirtyy laitteen ulkopuolelle vain, jos otat sen käyttöön.
Hyviä uutisia nykyisestä sotkustasi
Tässä on ihmisiä yllättävä osa: sinun ei tarvitse skannata mitään uudelleen.
Juuri noita vuosien varrella kirjastoosi kertyneitä asiakirjakuvia varten Paperlockin kuvakirjastotuonti on tehty. Se käy luvallasi kuvakirjastosi läpi puhelimessa, poimii asiakirjoilta näyttävät asiat – kuitit, kortit, lomakkeet, etiketit ja käsinkirjoitetut muistiinpanot – ja näyttää ehdokkaat sinulle. Sinä hyväksyt tuotavat kuvat, ja kaikki muu ohitetaan. Paperlock voi vain lukea kuvakirjastoa, joten Kuvat-apissa olevia alkuperäisiä kuvia ei koskaan poisteta tai muokata. Useimmat yllättyvät siitä, kuinka monta asiakirjaa kirjastoon on piiloutunut – yleensä satoja.
Sen jälkeen jokainen asiakirja luetaan ja arkistoidaan automaattisesti: mikä se on, keneltä se on, päivämäärä, summa ja vanhentumispäivä. Ei nimeämistä eikä kansioita. Siinä on sovelluksen koko ajatus, jälkikäteen sovellettuna siihen arkistointiin, joka jäi sinulta tekemättä.
Kun asiakirjoilla on viimein kunnollinen koti, voit siivota asiakirjasotkun kuvakirjastostasi – tai jättää sen ennalleen; Paperlockissa olevia kopioita se ei haittaa.
Kumpaa sinun siis kannattaa käyttää?
Jatka kuvakirjastosi käyttämistä tallentamiseen – ihan oikeasti. Se on nopein omistamasi kamera, ja pikainen kuva on parempi kuin kokonaan tallentamatta jäänyt asiakirja. Jos paperitöitäsi on vähän eikä mikään niissä saisi sinua säpsähtämään ystävän selatessa ohi, kuvakirjasto ja Kuvat-apin haku saattavat olla kaikki, mitä koskaan tarvitset.
Enempää alat kaivata, kun tunnistat itsesi edellä kuvatuista ongelmista: yhden kuitin etsimiseen kuluvat kaksikymmentä minuuttia, säpsähdys toisen pyyhkäistessä liian pitkälle tai tiskillä huomattu vanhentumispäivä. Ne eivät ole tallennuksen ongelmia. Ne ovat muistamisen ongelmia – ja juuri sitä varten Paperlock on tehty. Se on tulossa pian iPhonelle.