Joku pyytää sinua lähettämään asiakirjan ”PDF-muodossa”, mutta sinulla on siitä vain valokuva – esimerkiksi allekirjoitetusta lomakkeesta, sähkölaskusta tai vakuutuskortista. Et tarvitse uutta appia. iPhonesi osaa jo tehdä tämän kolmella eri tavalla, mutta Apple on piilottanut jokaisen niistä eri laatikkoon.

Nopein tapa on tämä: avaa kuva, napauta Jaa → Tulosta ja napauta sitten tulostuksen esikatselussa jakopainiketta. Käsissäsi on nyt PDF. Alta löydät tarkemmat ohjeet sekä Tiedostojen ja Muistiinpanojen menetelmät. Samalla selviää, milloin PDF-tiedostolla on oikeasti merkitystä.

Tapa 1: Kuvien tulostusniksi on nopein valmiille kuville

Tämä on klassikko. Se tuntuu kiertotieltä, koska sitä se onkin: kuvan ”tulostuskohteena” on PDF eikä tulostin. Tapa toimii kuitenkin kaikilla kuvilla, ja se on nopein reitti silloin, kun kuva on jo kamerarullassasi.

  1. Avaa Kuvat ja napauta haluamaasi kuvaa. Jos haluat monisivuisen PDF-tiedoston, napauta ensin Valitse ja valitse useita kuvia. Jokaisesta tulee yksi sivu siinä järjestyksessä, jossa valitsit kuvat.
  2. Napauta Jaa-painiketta eli neliötä, jossa on nuoli.
  3. Vieritä alaspäin ja napauta Tulosta.
  4. Älä välitä esikatselun tulostinvalinnasta. Napauta uudelleen Jaa-painiketta. Uusissa iOS-versioissa se näkyy suoraan esikatselussa. Vanhemmissa versioissa levitä esikatselun pikkukuvaa kahdella sormella, jolloin PDF avautuu koko näytön kokoisena ja jakopainike tulee näkyviin.
  5. Jaat nyt oikeaa PDF-tiedostoa. Voit valita Tallenna Tiedostoihin, liittää tiedoston Mail-viestiin tai lähettää sen AirDropilla tilanteen mukaan.

Tämä menetelmä ei kuitenkaan siisti kuvaa. Jos valokuva on otettu vinosta kulmasta keittiön valossa, PDF sisältää saman vinon kuvan vain eri paketissa. Kun edessäsi on paperi, jonka aiot kuvata juuri nyt, kolmas tapa antaa paljon paremman lopputuloksen.

Tapa 2: Tiedostojen Luo PDF sopii parhaiten siellä jo oleville kuville

Jos kuva on Tiedostot-apissa – esimerkiksi latauksen, sähköpostista tallentamisen tai Kuvista siirtämisen jälkeen – sen valikossa on oikea toiminto PDF-tiedoston luomiseen. Tulostusesitystä ei tarvita.

  1. Avaa Tiedostot-appi ja etsi kuva.
  2. Paina kuvaa pitkään, kunnes valikko tulee näkyviin.
  3. Napauta Luo PDF.

Samaan kansioon ilmestyy kuvan mukaan nimetty PDF-tiedosto. Jos kuvia on useita, napauta oikeasta yläkulmasta ⋯, valitse Valitse ja valitse kuvat. Napauta sitten kulmasta uudelleen ⋯ ja valitse Luo PDF. Saat yhden tiedoston, jossa jokainen kuva on omalla sivullaan.

Kaksi pientä vinkkiä. Nimeä ensin lopputulos uudelleen. ”IMG_4823.pdf” ei kerro tulevalle sinulle mitään, ja pitkä painallus → Nimeä uudelleen vie kolme sekuntia. Jos kuva taas on Tiedostojen sijaan kamerarullassasi, voit tallentaa sen ensin Tiedostoihin valitsemalla Jaa → Tallenna Tiedostoihin. Siinä vaiheessa ensimmäinen tapa vaatii kuitenkin rehellisesti sanottuna vähemmän napautuksia.

Tapa 3: Muistiinpanojen skanneri edessäsi olevalle paperille

Jos et ole vielä ottanut valokuvaa, älä ota. Skannaa sen sijaan. Muistiinpanot- apissa on aidosti hyvä asiakirjaskanneri, joka rajaa ja suoristaa kuvan automaattisesti, korjaa valaistusta ja – mikä tärkeintä – luo suoraan PDF-tiedoston.

  1. Avaa Muistiinpanot ja luo uusi muistiinpano.
  2. Napauta kamerakuvaketta ja sitten Skannaa dokumentteja.
  3. Pidä puhelinta sivun yläpuolella. Appi tunnistaa reunat ja ottaa kuvan automaattisesti. Jatka samalla tavalla, jos asiakirjassa on useita sivuja, ja napauta lopuksi Tallenna.
  4. Napauta skannausta muistiinpanossa ja sitten Jaa-painiketta. Asiakirja lähtee PDF-tiedostona.

Lopputulosten ero ei ole hienovarainen. Skannaus näyttää asiakirjalta, kun taas valokuva näyttää asiakirjasta otetulta kuvalta peukalon varjoineen. Jos teet tätä usein, kattava opas asiakirjojen skannaamiseen iPhonella käy läpi kaikki yksityiskohdat. Jos harkitset erillistä skanneriappia runsaampaan käyttöön, katso myös, miten Paperlock vertautuu Genius Scaniin.

Milloin tarvitset oikeasti PDF-tiedoston

Tämä kannattaa tietää, jotta et käy vaiheita läpi turhaan:

Tilanne Valokuva vai PDF?
Viranomaisten tai viisumipalvelujen lomakkeet ja muut viralliset toimitukset PDF – monet latauslomakkeet eivät hyväksy muuta
Monisivuinen asiakirja PDF – sivut pysyvät yhdessä ja oikeassa järjestyksessä
Sähköposti vuokranantajalle, henkilöstöhallintoon tai kirjanpitäjälle PDF – tulostuu siististi ja näyttää asialliselta
Kuitin lähettäminen ystävälle viestillä Valokuva riittää
Nopea tallenne omaan käyttöön Valokuva riittää

Yleissääntö on tämä: PDF on parempi aina, kun mukana on jonkun muun järjestelmä tai tulostin tai kun sivujen järjestyksellä on väliä. Jos lähetettävä asiakirja sisältää henkilötietoja – kuten henkilötodistus, vuokrasopimus tai terveystietoja sisältävä paperi – lähetystapa on yhtä tärkeä kuin tiedostomuoto. Se on oman oppaansa aihe: asiakirjojen turvallinen jakaminen iPhonesta.

Vaihtoehto, jossa kuvien muuntaminen loppuu

Kaikkia kolmea tapaa yhdistää sama asia. Käytät niitä vasta, kun joku pyytää asiakirjaa, käsittelet yhden tiedoston kerrallaan ja lähetät sitten uuden PDF:n ”IMG_4823”-nimisten tiedostojen pinoon, josta et enää löydä sitä.

Paperlock lähestyy asiaa toisesta suunnasta. Tallennat asiakirjan kerran skannaamalla, tuomalla kuvan tai antamalla apin etsiä kamerarullaan unohtuneet asiakirjat. Se lukee asiakirjan sisällön, arkistoi sen selkeällä nimellä ja pitää sen Face ID:n takana. Kun joku pyytää PDF-tiedostoa, voit viedä minkä tahansa holvissasi olevan asiakirjan heti PDF-muodossa. Et tarvitse tulostusniksiä, et etsi tiedostoa Tiedostoista etkä muunna samaa vakuutuskorttia uudelleen jokaisen uusimiskauden aikana. Siinä on koko ajatus sen takana, miten Paperlock toimii, ja appi on tulossa pian iPhonelle.

Siihen asti tulostusniksi pelastaa tilanteen: Jaa → Tulosta → jaa esikatselu. Kerro siitä ystävälle, sillä jokainen oppii tämän niksin joltakulta.