Sinun ei tarvitse ladata mitään. iPhonessa on ollut aidosti hyvä dokumenttiskanneri jo vuosia — se on vain piilotettu appeihin, joista et osannut etsiä sitä.
Tässä ensin 30 sekunnin pikaversio ja sitten tarkemmat ohjeet.
Nopea vastaus: skannaa Muistiinpanot-apilla
- Avaa Muistiinpanot ja aloita uusi muistiinpano (tai avaa mikä tahansa aiempi muistiinpano).
- Napauta näppäimistön yläpuolella olevaa kamerakuvaketta.
- Valitse Skannaa dokumentteja.
- Pidä puhelinta sivun yläpuolella. Kamera löytää reunat, ottaa kuvan automaattisesti sekä rajaa ja suoristaa sivun puolestasi.
- Jatka samaan tapaan — jokainen uusi sivu, jonka ylle viet puhelimen, lisätään samaan skannaukseen.
- Napauta Tallenna, kun olet valmis.
Siinä kaikki. Skannaus on nyt muistiinpanossa, ja voit napauttaa sitä, käyttää jakopainiketta ja lähettää sen PDF-tiedostona minne tahansa — sähköpostiin, Viesteihin, Tiedostoihin tai tulostettavaksi.
Jos automaattinen kuvaus käyttäytyy levottomasti (niin käy kiiltävän paperin tai levottoman taustan kanssa), napauta laukaisinta itse, korjaa sitten rajaus vetämällä kulmia ja napauta lopuksi Pidä skannaus.
Toinen vakioratkaisu: skannaa suoraan PDF-tiedostoksi Tiedostoissa
Muistiinpanot-appi sopii mainiosti nopeaan yksittäiseen skannaukseen, mutta skannaus jää muistiinpanon sisään. Jos haluat oikean PDF-tiedoston oikeaan kansioon, Tiedostot-apissa on sama skanneri mutta kätevämpi lopputulos:
- Avaa Tiedostot ja napauta Selaa-välilehteä.
- Napauta oikean yläkulman kolmen pisteen valikkoa.
- Valitse Skannaa dokumentteja.
- Kuvaa sivut aivan kuten Muistiinpanoissa ja napauta sitten Tallenna.
- Valitse kansio — iCloud Drive, Omassa iPhonessa tai jokin muu — ja skannaus tallentuu sinne PDF-tiedostona, jonka voit heti liittää viestiin tai jakaa.
Sama kamera, sama automaattinen rajaus, mutta sinun ei tarvitse tehdä erillistä ”miten saan tämän nyt ulos Muistiinpanoista” -vaihetta. Jos sinulla on edessäsi olevan paperin sijaan vanhoja kuvia dokumenteista, kyse on eri tehtävästä — tässä kerrotaan, miten teet kuvista PDF-tiedoston iPhonella tulostamatta mitään.
Kuvausvinkit: ero ”skannauksen” ja ”harmaan sumean kuvan” välillä
Skannaus on vain niin hyvä kuin kameran näkemä kuva. Nämä viisi asiaa korjaavat lähes jokaisen huonon skannauksen:
- Valo sivulta, ei selkäsi takaa. Seiso niin, ettei oma varjosi osu sivulle. Pöytä ikkunan lähellä päiväsaikaan voittaa kaikki kattovalot.
- Tasainen alusta ja erivärinen tausta. Valkoinen paperi tummalla pöydällä auttaa reunojen tunnistusta osumaan heti kohdalleen. Valkoinen paperi valkoisella tasolla saa sen arvailemaan.
- Suorista sivu. Kuitit käpristyvät. Paina ne ensin pariksi sekunniksi suoriksi tai pidä kulmat paikoillaan sillä, mitä läheltä löytyy. Vääntynyt sivu myös skannautuu vääntyneenä.
- Pidä puhelin sivun suuntaisena. Vinosta kulmasta kuvaaminen pakottaa ohjelmiston venyttämään kuvan takaisin muotoonsa, ja teksti kärsii.
- Kiiltävä paperi: poista heijastus. Kallista sivua (älä puhelinta) hieman, kunnes kirkas heijastus siirtyy pois tekstin päältä, tai siirry kauemmas valonlähteestä.
Kun nämä asiat ovat kunnossa, sisäänrakennetulla skannerilla saa riittävän hyviä skannauksia lähes kaikkeen — viisumihakemuksiin, kuluraportteihin ja takuuasioihin.
Missä sisäänrakennettujen skannerien apu loppuu
Tässä tulee rehellinen osuus. Muistiinpanot ja Tiedostot ratkaisevat dokumentin kuvaamisen. Sen jälkeisiin vaiheisiin niistä on vain vähän apua.
Jokainen skannaus tarvitsee nimen — ja ilman itse antamaasi nimeä saat esimerkiksi ”Skannattu dokumentti 14”. Se tarvitsee kodin: muistiinpanon, kansion tai jonkin itse keksimäsi rakenteen, joka sinun on myöhemmin muistettava. Kuukausien päästä löytäminen riippuu siitä, annoitko tiedostolle nimen, jota tuleva minäsi osaa etsiä. Muistiinpanot löytää osan skannausten tekstistä, mikä auttaa — kunnes etsit ”sitä kuittia palauttamastani tavarasta”, sillä tuota lausetta ei ole painettu kuittiin.
Kolmen dokumentin kohdalla tällä ei ole merkitystä. Kun niitä on sataviisikymmentä — vuoden tai kahden verran kuitteja, laskuja, vakuutuskirjeitä ja koulun lomakkeita — skannaaminen ei koskaan ollut vaikein osa. Arkistointi oli. Jos oma paperipinosi on jo siinä vaiheessa, paperisten dokumenttien järjestäminen kotona auttaa rakentamaan järjestelmän, joka ei romahda maaliskuuhun mennessä.
Milloin tarvitset varsinaisen dokumenttiapin
Paperlock on tehty juuri tähän väliin. Skannaat samalla tavalla — osoitat kameralla, ja se rajaa ja suoristaa kuvan sekä käsittelee monisivuisen dokumentin — mutta nimeämis- ja arkistointivaihetta ei ole. Appi lukee jokaisen dokumentin sen saapuessa: mikä se on, keneltä se on tullut, mitkä ovat sen päivämäärä ja summa ja milloin se vanhenee. Sähkölaskusi arkistoituu itsestään nimellä, jonka olisit kirjoittanut kaikkein järjestelmällisimpänä päivänäsi, ja myöhemmin vain kysyt — ”paljonko maaliskuun sähkölasku oli?” — ja saat vastauksen sekä dokumentin sen mukana. Kaikki pysyy Face ID:n takana eikä muistiinpanoluettelossasi, ja saat muistutuksen kaikesta, jolla on viimeinen voimassaolopäivä, ennen kuin se ehtii vanhentua. Siinä on apin koko idea, ja se on tulossa pian iPhonelle.
Sisäänrakennettuja ratkaisuja puolustaaksemme: jos skannaat muutaman dokumentin vuodessa ja tiedät tarkalleen, minne ne tallensit, Muistiinpanot ja Tiedostot ovat maksuttomia, jo asennettuja ja aivan riittäviä. Erot ulottuvat yhtä kappaletta syvemmälle, joten kirjoitimme rehellisen rinnakkaisvertailun: Paperlock vai Applen Muistiinpanot- skannaus.
Pikavertailu
| Haluat… | Käytä |
|---|---|
| Skannata jotain kerran, lähettää sen ja unohtaa sen | Muistiinpanot |
| Skannata suoraan PDF-tiedostoksi kansioon | Tiedostot |
| Muuntaa olemassa olevat kuvat PDF-tiedostoksi | Kuvat + Tiedostot (ohjeet täällä) |
| Skannata paljon nimeämättä tai arkistoimatta mitään itse | Paperlock (tulossa pian) |
| Pitää arkaluonteiset dokumentit Face ID:n takana | Paperlock (tulossa pian) |
Valitsitpa minkä tahansa, tapa on työkalua tärkeämpi: skannaa dokumentit silloin, kun ne ovat kädessäsi, älä silloin, kun tarvitset niitä. Heinäkuussa skannattu paperi löytyy yhdellä haulla marraskuussa. Paperi, joka sinun piti skannata, on jossain kassissa, ja tiedät kyllä, missä kassissa.