Wenn ein Gerät ausfällt, entscheiden drei Fragen, ob es dich etwas kostet: Wann hast du es gekauft, kannst du es belegen, und ist der Fehler gedeckt. Die meisten Haushalte können keine davon in unter zehn Minuten beantworten. Dieses Set ist genau diese zehn Minuten, einmalig erledigt.
Was im Set enthalten ist
- Eine Checkliste (unten, druckbar) zum Zusammenstellen der Akte für jedes Gerät: wo die Nummern stehen, welche Fristen du ausrechnen musst, was du fotografieren solltest.
- Eine CSV-Vorlage mit einer Zeile pro gängigem Gerät und zehn Spalten, vorausgefüllt mit einem durchgerechneten Beispiel, damit das Format eindeutig ist. Sie öffnet sich in Numbers, Excel oder Google Sheets.
- Links zu den durchgerechneten Beispielen, auf denen es aufbaut: dem Kaufbeleg, der Garantieurkunde und der Reparaturrechnung – alle fiktiv, alle kommentiert.
Nichts davon braucht ein Konto oder eine E-Mail-Adresse. Die CSV ist eine einfache Datei; die Checkliste druckst du direkt von dieser Seite.
Die zehn Spalten, und wofür jede da ist
| Spalte | Quelle | Wofür sie da ist |
|---|---|---|
| Gerät | Du | Der einfache Name, nach dem du suchen wirst |
| Marke / Modell | Typenschild, Beleg | Ersatzteile, Handbücher, Ansprüche |
| Seriennummer | Typenschild | Verknüpft einen Anspruch mit deinem Gerät |
| Geschäft | Beleg | Rückgaben und Herstellergarantien laufen über den Verkäufer |
| Kaufdatum | Beleg | Jede Frist zählt ab diesem Datum |
| Preis | Beleg | Erstattungsbetrag; Versicherungswert |
| Rückgabe bis | Kaufdatum + Rückgabefrist | Die erste Frist |
| Garantiemonate und -ende | Garantiekarte + Berechnung | Die zweite Frist |
| Fundort des Belegs | Du | Ohne ihn scheitert der Anspruch |
| Notizen | Du | Reparaturen, erweiterter Schutz, Rückrufe |
Die beiden errechneten Daten sind die, bei denen die meisten sich vertun. Garantiemonate sind Kalendermonate: Ein Kauf am 31. Januar mit sechs Monaten Garantie endet am 31. Juli, und bei einem kürzeren Zielmonat am letzten Tag dieses Monats. Der Kaufnachweis-Baukasten übernimmt die Rechnung und setzt zusätzlich ein Datum „Alles testen“ 30 Tage vor dem Garantieende – die beste Nutzung einer Garantie überhaupt: Fehler finden, solange sie noch kostenlos sind.
So füllst du sie an einem Nachmittag aus
- Geh mit dem Handy durchs Haus. Fotografiere das Typenschild an jedem Gerät. Das liefert dir Marke, Modell und Seriennummer in einem Durchgang.
- Finde die Belege. Papier in der Schublade, Bestellbestätigungen in der E-Mail, Fotos in der Kamerarolle. Der Leitfaden zum Wiederfinden von Belegen in deinen iPhone-Fotos deckt Letzteres ab. Für jeden Beleg, den du findest, trag Geschäft, Datum und Preis ein; für jeden, den du nicht findest, schreib „unbekannt“ und mach weiter. Eine ehrliche Lücke ist nützlicher als ein leeres Feld.
- Lies die Garantiedauer von der Karte oder der Garantieseite des Handbuchs ab und rechne die beiden Daten aus.
- Fotografiere Beleg, Garantiekarte und Typenschild zusammen, ein Fotoset pro Gerät, und schreib in die Liste, wo diese Fotos liegen.
- Trage die Garantieenden in deinen Kalender ein, mit einer Erinnerung einen Monat vorher. Der Dokumenten-Fristenplaner exportiert sie alle als eine Kalenderdatei.
Wie sie aktuell bleibt
Eine Akte, die am Tag ihrer Erstellung stimmt und danach nie wieder angefasst wird, ist eine Akte der Vergangenheit. Drei Gewohnheiten halten sie aktuell: eine Zeile hinzufügen, sobald ein neues Gerät ankommt, eine Zeile bei Notizen ergänzen, sobald eine Reparatur stattfindet (mit dem eigenen Garantiedatum der Reparatur, wie im Beispiel für eine Reparaturrechnung), und die Liste einmal im Jahr prüfen, wenn sich die Hausratversicherung erneuert, denn dann braucht die Versicherungssumme genau dieselben Zahlen.
Oder lass die Belege die Liste füllen
Das Set ist die manuelle Methode, und sie funktioniert. Ihre Schwachstelle ist Schritt zwei: Der Beleg, den du vor achtzehn Monaten fotografiert hast, steckt in einer Kamerarolle mit viertausend anderen Bildern. Paperlock nimmt dasselbe Foto und erledigt den Rest: liest Geschäft, Datum und Betrag, legt es unter dem Gerät ab, liest das Garantieende von der Karte und erinnert dich 30 und 7 Tage vorher. Die Frage „Wann haben wir den Geschirrspüler gekauft?“ hat dann eine Antwort mit angehängtem Beleg – das ist die Zeile in dieser Liste, ausgefüllt vom Dokument selbst. Das Szenario zu Garantie und Rückgabe bei größeren Anschaffungen zeigt, wie die Akte genutzt wird, an dem Tag, an dem etwas kaputtgeht.