Als een apparaat het begeeft, beslissen drie vragen of het je iets kost: wanneer heb je het gekocht, kun je dat bewijzen, en valt het defect onder de garantie. De meeste huishoudens kunnen geen van drieën in tien minuten beantwoorden. Deze kit is die tien minuten, in één keer gedaan.
Wat zit er in de kit
- Een checklist (hieronder, printbaar) om het overzicht per apparaat samen te stellen: waar de nummers staan, welke data je moet berekenen, wat je moet fotograferen.
- Een CSV-sjabloon met één rij per veelvoorkomend apparaat en tien kolommen, al ingevuld met één uitgewerkt voorbeeld zodat de opzet duidelijk is. Het opent in Numbers, Excel of Google Sheets.
- Links naar de uitgewerkte voorbeelden waarop dit blad is gebaseerd: het bonnetje van een apparaat, het garantiebewijs en de reparatiefactuur, allemaal fictief, allemaal toegelicht.
Niets hiervan vraagt om een account of een e-mailadres. De CSV is een gewoon bestand; de checklist print je vanaf deze pagina.
De tien kolommen, en waarom elke ervan er staat
| Kolom | Bron | Waarvoor het dient |
|---|---|---|
| Appliance | Jijzelf | De gewone naam waar je op zoekt |
| Brand / model | Typeplaatje, bonnetje | Onderdelen, handleidingen, claims |
| Serial number | Typeplaatje | Koppelt een claim aan jouw exemplaar |
| Store | Bonnetje | Retour en winkelgarantie lopen via de verkoper |
| Purchase date | Bonnetje | Elke termijn telt hiervandaan |
| Price | Bonnetje | Terugbetalingsbedrag; verzekerde waarde |
| Return by | Aankoopdatum + retourtermijn | De eerste deadline |
| Warranty months / ends | Garantiebewijs + rekenwerk | De tweede deadline |
| Receipt location | Jijzelf | Zonder dit mislukt de claim |
| Notes | Jijzelf | Reparaties, verlengde garantie, terugroepacties |
De twee berekende data zijn waar het vaak misgaat. Garantiemaanden zijn kalendermaanden: een aankoop op 31 januari met 6 maanden garantie eindigt op 31 juli, en bij een kortere doelmaand op de laatste dag van die maand. De aankoopoverzicht-builder doet het rekenwerk en voegt er ook een „test alles”-datum aan toe, 30 dagen voor het einde van de garantie — en dat is de beste manier om een garantie te gebruiken: gebreken vinden zolang ze nog gratis zijn.
Zo vul je het in, in een middag
- Loop met je telefoon door het huis. Fotografeer het typeplaatje op elk apparaat. Dat geeft je merk, model en serienummer in één keer.
- Zoek de bonnetjes op. Papier in de la, orderbevestigingen in de e-mail, foto's in de cameraroll. De gids over bonnetjes vinden in je iPhone-foto's behandelt dat laatste. Vul voor elk bonnetje dat je vindt winkel, datum en prijs in; voor elk bonnetje dat je niet vindt, schrijf je „onbekend” en ga je verder. Een eerlijk gat is nuttiger dan een leeg vakje.
- Lees de garantieduur af van het garantiebewijs of de garantiepagina van de handleiding, en bereken de twee data.
- Fotografeer bonnetje, garantiebewijs en typeplaatje samen, één set foto's per apparaat, en noteer in het blad waar die foto's staan.
- Zet de einddata van de garantie in je agenda, met een herinnering een maand van tevoren. De documentvervaltracker exporteert ze allemaal als één agendabestand.
Het blad levend houden
Een overzicht dat klopt op de dag dat je het maakt en daarna nooit meer wordt aangeraakt, is een overzicht van het verleden. Drie gewoontes houden het actueel: voeg een rij toe op de dag dat een nieuw apparaat binnenkomt, voeg een regel toe aan Opmerkingen op de dag dat een reparatie plaatsvindt (met de eigen garantiedatum van de reparatie, zoals bij het voorbeeld van een reparatiefactuur), en loop het blad één keer per jaar na wanneer de verlenging van de inboedelverzekering binnenkomt, want dan heeft het verzekerde bedrag dezelfde cijfers nodig.
Of laat de bonnetjes het blad invullen
De kit is de handmatige methode, en die werkt. Het zwakke punt zit in stap twee: het bonnetje dat je achttien maanden geleden fotografeerde, staat in een cameraroll met vierduizend andere foto's. Paperlock maakt dezelfde foto en doet de rest: leest winkel, datum en bedrag, bergt het op bij het apparaat, leest de einddatum van de garantie van het bewijs af, en herinnert je 30 en 7 dagen van tevoren. De vraag „wanneer hebben we de vaatwasser gekocht?” heeft dan een antwoord met het bonnetje erbij, en dat is precies de rij in dit blad, ingevuld door het document zelf. Het scenario over garantie en retour laat zien hoe het overzicht wordt gebruikt op de dag dat er iets stukgaat.