应急文件夹听起来像是为更有条理的家庭准备的项目——那种有整齐标签罐子的人家。其实不然。它只需要花一个晚上收集，却能回答每个家庭都会在最糟糕的时刻被问到的一个问题：文件在哪里？
入院、火灾、疏散、家人去世——每一种情况都会随之而来文件申请，通常在数小时内。文件夹的目的不是预测你会遇到什么紧急情况。而是确保"保险单在哪里？"这个问题的答案永远不会是"应该在档案柜里某个地方吧。"
下面是应该放什么，以及如何在今晚搭建数字版本。
为什么优先选择数字版本
经典的应急文件夹是放在书架上的红色三孔夹。这是个不错的想法，就是有个缺点：它在书架上。如果你在疏散、旅行，或者凌晨两点站在急诊室，文件夹就在家里——而且在火灾或洪水中，文件夹就是最容易烧掉的东西。
数字文件夹随着手机就在你身边，而一份妥善的副本能够应对任何可能发生在原件上的事情。如果你愿意，也可以保留一份纸质版本——有些原件确实以纸质形式很重要，我们会特别说明——但你的家人在匆忙中真正会用到的，是手机上的副本。
20份文件
第一个晚上不用追求完整。这20份文件覆盖了家庭可能遇到的几乎每一种紧急情况。
身份证件（4份）
- 护照——每位家庭成员的照片页
- 驾照或州身份证
- 出生证
- 社会安全号码卡（美国），或你所在国家的等效证件
保险（4份）
- 健康保险卡，正反两面，所有被保险人
- 房主或租赁保险单——至少要有声明页
- 汽车保险单和卡
- 人寿保险单，附带保险公司的理赔电话
医疗（3份）
- 当前用药清单：药物名称、剂量、开药医生
- 免疫接种记录，尤其是儿童的
- 过敏症和健康状况——陌生人能够读给护士听的一页
金钱和账户（4份）
- 账户清单：每一个银行账户、经纪账户和退休账户，包含机构名称和最后四位数字（永远不要把完整号码和密码放在一起）
- 信用卡清单，附带发卡方电话，方便快速冻结
- 最近一份税单——用一份文件证明收入和身份
- 定期账单和订阅——某人可能需要暂停或支付的
住房和财产（3份）
- 产权证或租赁合同
- 车辆产权证和登记
- 家庭资产清单——甚至只花十分钟录一个每个房间的视频，都能让保险索赔变得容易得多
法律和联系方式（2份）
- 一份"位置说明"备注：原始遗嘱、授权书和任何保险箱的位置（以及谁有钥匙）。这些文件的副本会有帮助；但法院和银行想要的是原件，所以说明位置的备注和副本本身一样重要。
- 重要联系人表：医生、保险代理、律师、公司人力资源、房东或贷款公司，以及两位外地的家庭成员
如果你在为真正的灾难场景做准备，可以查看当你可能需要快速离家时哪些文件最重要的完整指南——但这20份文件也是那个清单的核心。
一个晚上搭建
- 先堆积，完美优化再说。 从抽屉、文件夹、车里拿出所有东西。缺少的项目列在备忘清单里，之后再补；别为了一份出生证就卡住整个项目。
- 给每份文件拍照或扫描。 你的iPhone的"备忘录"应用有相当不错的内置扫描仪（在备忘录中点击相机图标→扫描文件），它会为你裁剪和纠正。
- 把副本放在某个上了锁的特定地方 ——不是散落在相册里穿插在度假照片之间。一个你的家人能叫出名字的、受密码保护的专门地方，这就是整个重点。保险单尤其值得在手机上妥善存储，因为这些是你站在停车场时会需要的文件。
- 写两份单页文件 ——账户清单和"位置说明"备注。这需要十五分钟，是大多数家庭最容易遗漏的页面。
这个手动版本能行。它真正的弱点是查找：六个月后，在压力之下，某人必须记得每个文件叫什么名字以及放在哪里。
这就是Paperlock要解决的检索问题。把这20份文件保存到Paperlock中，它会读取每一份——是什么、来自哪里、何时过期——然后自动在Face ID后整理好所有文件，护照等敏感页面会被模糊处理，直到你确认是你。然后查找某样东西就像提问一样简单："给我们的健康保险卡"或"Maya的护照什么时候过期？"就能得到附带文件的答案。它甚至能发现已经藏在你相册里的文件并提供导入——大多数人惊讶地发现这个清单上的很多东西已经在他们的照片里了。它即将在iPhone上推出。
保持更新
三年没更新的文件夹几乎跟没有一样。两个习惯能让它保持最新：
- 事件触发更新，不靠日程。 新保险单、新用药、新地址、更新驾照——发生的当天就把副本放进去。三十秒搞定。
- 每年扫一遍。 调整时间时，花十分钟检查过期日期和两份单页文件。（如果你的文件在Paperlock中，过期处理会自动进行——护照、身份证和保险到期前30天和7天会提醒你，无需设置。）
谁应该知道如何使用
这是人们通常跳过的一步，也是让文件夹在你本人出事时发挥作用的关键。告诉一位信任的成年人——配偶、成年子女或兄妹——三件事：文件夹存在、放在哪里、如何打开。如果它在你的手机上，那意味着知道你的手机密码安排，或拥有必需文件的自己的副本。
再告诉他们最后一件事：纸质原件在哪里。数字文件夹能快速回答问题；里面的备注——遗嘱在这儿、产权证在那儿、保险箱钥匙在蓝色盒子里——这才是让困难的一周变得只是有点难的秘诀。