Adobe Scan là một trong hai ứng dụng quét miễn phí lớn đến từ một công ty lớn, và giờ khi Microsoft Lens đã ngừng hoạt động thì nó là cái duy nhất còn trụ lại. Nó làm sạch trang giấy rất khá, đọc được chữ bên dưới, và không tốn đồng nào. Vậy sao còn phải tìm thứ thay thế?
Thường là vì một trong hai lý do. Bạn không muốn đăng nhập vào một tài khoản và gửi ảnh chụp hộ chiếu lên đám mây của ai đó chỉ để có một bản sao sạch sẽ. Hoặc bạn đã chăm chỉ quét suốt một năm, mọi thứ đều thành tệp PDF ngăn nắp, mà vẫn không tìm ra hóa đơn của cái vừa hỏng.
Hai vấn đề khác nhau. Đây là câu trả lời thành thật cho từng cái.
Adobe Scan giỏi ở chỗ nào
Trước khi rời đi, hãy biết mình bỏ lại gì. Adobe Scan miễn phí khi có tài khoản Adobe, khả năng làm sạch trang giấy thuộc hàng tốt nhất, và nếu giấy tờ của bạn đằng nào cũng đi vào thế giới PDF của Adobe thì nó nói đúng thứ tiếng ấy từ trong máu. Với người sống trong hệ sinh thái đó, khó mà hơn được nó về giá, vì nó chẳng có giá nào. Bài so sánh Paperlock và Adobe Scan của chúng tôi nói kỹ mọi điều này, kể cả chuyện ai nên ở lại với nó.
Thứ cần kiểm tra, với Adobe Scan hay bất kỳ ứng dụng nào tương tự, không phải là công ty mà là đám mây: mặc định mỗi bản quét rơi vào đâu, và sau này bạn xóa nó khỏi đó bằng cách nào? Nếu bạn đã biết rõ và thấy ổn thì có khi bạn chẳng cần thứ thay thế nào cả.
Không tài khoản, không đám mây: trình quét đã nằm sẵn trên iPhone
iPhone của bạn đã quét được tài liệu mà chẳng cần ứng dụng nào từ nhiều năm nay. Có hai chỗ:
- Ghi chú: mở một ghi chú, chạm biểu tượng máy ảnh, chọn Quét tài liệu. Mép giấy được nhận ra, trang được nắn thẳng, nhiều trang được gộp vào một bản quét. Bạn có thể khóa ghi chú đó bằng Face ID.
- Tệp: trong thư mục bất kỳ, chạm menu ba chấm và chọn Quét tài liệu. Kết quả là một tệp PDF nằm ngay trong thư mục đó.
Không đăng nhập, không thuê bao, không phải cài gì, và bản quét nằm yên trên máy trừ khi bạn chủ động chia sẻ. Với nhu cầu kiểu “tôi cần một bản sạch của tờ khai này”, nó làm được đúng những gì phần lớn mọi người dùng Adobe Scan để làm. Thứ nó không làm là mọi chuyện sau khi quét: bạn tự đặt tên tệp, bạn tự quyết định nó đi đâu, bạn tìm lại nó bằng trí nhớ. Bài Paperlock và Ghi chú của Apple mổ xẻ đánh đổi đó kỹ càng hơn.
Các ứng dụng quét khác
Nếu bạn muốn một ứng dụng quét chuyên dụng thay vì công cụ có sẵn:
- Genius Scan, SwiftScan và Scanner Pro là các ứng dụng quét thương mại sinh ra cho số lượng: quét hàng loạt, chỉnh sửa, xuất sang bất kỳ dịch vụ nào bạn dùng. Chuyện có bắt tạo tài khoản không, và mặc định bản quét đi đâu, thì mỗi ứng dụng một khác; hãy kiểm tra ngay lần mở đầu tiên.
- CamScanner là cái tên lâu đời nhất và nhiều tính năng nhất nhóm. Những người số hóa cả kho lưu trữ thích nó đúng vì điều đó.
- Google Drive và OneDrive đều quét được ngay trong ứng dụng của chúng. Nếu lý do bạn rời Adobe Scan là đám mây thì đây vẫn là đánh đổi ấy, chỉ khác người giữ chìa khóa, nên chúng chỉ hợp lý khi người giữ chìa khóa đó là bên bạn vốn đã tin tưởng với mọi thứ khác. Với bất kỳ cái nào trong số đó, danh sách kiểm tra trong bài Ứng dụng quét có an toàn không? là thứ nên chạy qua trước khi bạn quét giấy tờ tùy thân.
Nếu vấn đề là tìm lại giấy tờ, chứ không phải tạo ra chúng
Đây là ranh giới đúng với Adobe Scan và mọi ứng dụng quét ở trên: nhiệm vụ của ứng dụng kết thúc ngay khi tệp được lưu. Thứ bạn có sau đó là một tấm hình của tờ giấy, sắc nét hơn ảnh chụp, may thì có chữ tìm kiếm được nằm bên dưới. Thứ bạn không có là một ai đó đã đọc nó.
Nên khi câu hỏi là “bảo hành có tính cả cái bơm không?” hay “hộ chiếu của tôi thật ra hết hạn ngày nào?”, bạn lại mở từng tệp PDF một. Tìm kiếm khớp được chữ. Nó không trả lời được câu hỏi.
Paperlock bắt đầu ở chỗ ứng dụng quét dừng lại. Nó cũng quét, có tự cắt mép và nhiều trang, và nó nhập tệp PDF lẫn ảnh từ Tệp, email hay thư viện ảnh, nên những tệp bạn xuất từ Adobe Scan vào thẳng được. Khi một tờ giấy đã nằm bên trong:
- Nó được đọc, chứ không chỉ được cất. Paperlock hiểu ra đây là giấy tờ gì, của ai gửi, ngày nào, số tiền bao nhiêu và hết hạn khi nào, kể cả khi viết tay, rồi đặt cho nó một cái tên rõ ràng. Không thư mục, không đặt tên.
- Bạn tìm bằng cách hỏi. Bằng lời lẽ thường ngày, mỗi câu trả lời đều kèm giấy tờ gốc, và nếu không có thì nó nói thẳng “thứ đó không có trong két của bạn”. Đó là cách Paperlock hoạt động.
- Hạn giấy tờ tự lo lấy. Bật nhắc nhở một lần, và mọi thứ có ngày hết hạn sẽ nhắc bạn trước 30 ngày và 7 ngày; hộ chiếu và giấy tờ tùy thân còn được báo trước sáu tháng.
- Không tài khoản, và một cách bảo mật khác hẳn. Giấy tờ được mã hóa ngay trên máy bạn, sau lớp khóa Face ID. Một trang chỉ đi tới máy chủ của Paperlock vừa đủ lâu để được đọc hoặc để trả lời một câu hỏi, và không được lưu lại ở đó. Giấy tờ nhạy cảm hiện ảnh thu nhỏ đã làm mờ cho tới khi bạn xác nhận lại bằng Face ID.
Còn nó không phải cái gì: không phải cỗ máy quét dây chuyền, cũng không phải trình chỉnh sửa PDF. Nếu tuần nào bạn cũng quét cả chồng giấy, hãy giữ một ứng dụng quét để nạp vào và dùng Paperlock cho những tờ giấy bạn sẽ cần tìm lại sau này. Bản quét là tệp PDF, mà Paperlock thì nhập được PDF.
Đặt cạnh nhau
| Adobe Scan | Ghi chú / Tệp của Apple | Ứng dụng quét khác | Paperlock | |
|---|---|---|---|---|
| Chi phí | Miễn phí khi có tài khoản Adobe | Miễn phí, có sẵn | Đa phần thu phí | Miễn phí cho 25 giấy tờ; bản Plus $4.99/tháng hoặc $39.99/năm |
| Có cần tài khoản không | Có | Không | Kiểm tra ngay lần mở đầu tiên | Không |
| Bản quét nằm ở đâu | Mặc định là đám mây của Adobe; hãy xem lại thiết lập | Trên máy bạn trừ khi bạn chia sẻ | Trong ứng dụng, và thường cả trên đám mây của nó | Mã hóa trên máy bạn; tùy chọn đồng bộ iCloud |
| Làm sạch trang và công cụ PDF | Xuất sắc | Đủ dùng | Từ khá tới xuất sắc | Không phải trọng tâm |
| Tìm lại về sau | Tìm đúng từ có trong bản quét | Tìm kiếm trong Ghi chú hoặc Tệp | Tìm đúng từ có trong bản quét | Hỏi bằng lời thường ngày; câu trả lời dẫn nguồn giấy tờ |
| Đọc được ngày, số tiền, hạn dùng | Không | Không | Không | Có, tự động |
| Phù hợp nhất với | Quét miễn phí vào thế giới của Adobe | Quét nhanh, kín đáo, không cần tài khoản | Quét số lượng lớn và việc liên quan tới PDF | Giấy tờ cá nhân bạn cần tìm lại và hiểu về sau |
Chuyển các bản quét ra ngoài
Chọn gì thì chọn, trước hết hãy lấy giấy tờ ra khỏi Adobe Scan, nhất là khi chúng lâu nay vẫn nằm trên đám mây của Adobe.
- Xuất thành tệp PDF. Hãy chia sẻ hoặc xuất từng tài liệu quan trọng rồi lưu vào một thư mục trong Tệp. Bỏ qua những bản bạn sẽ chẳng bao giờ mở lại.
- Xem lại Ảnh. Nếu bạn từng lưu bản quét vào thư viện ảnh thì chúng đã ở ngoài rồi. Sau này công cụ dò giấy tờ trong thư viện ảnh của Paperlock có thể nhặt giấy tờ ra khỏi đống ảnh, cho bạn xem các ứng viên và chỉ nhập những gì bạn duyệt, không xóa cũng không sửa ảnh gốc.
- Nhập vào. Với Ghi chú hay Tệp thì chúng chỉ là tệp. Với Paperlock, hãy chia sẻ các tệp PDF từ Tệp, chúng sẽ được đọc và sắp xếp ngay trên đường vào.
- Rồi mới tính chuyện đám mây. Nếu lý do bạn rời đi là sự riêng tư, hãy xóa các bản sao trên đám mây của Adobe sau khi đã chắc chắn những tệp vừa xuất mở được.
Adobe Scan là một ứng dụng quét miễn phí tốt và sẽ vẫn như vậy. Chỉ là nó trả lời câu hỏi “làm sao đưa tờ giấy này vào điện thoại?” rồi dừng ở đó. Còn câu hỏi thật sự ngốn thời gian của người ta là “giờ nó nằm đâu, và nó viết gì?”