Genius Scan là ứng dụng quét mà người ta giới thiệu khi đã chán giới thiệu ứng dụng quét. Nó nhanh, không làm phiền bạn, và xuất được đi gần như mọi nơi. Nên nếu bạn đang tìm thứ thay thế thì hẳn không phải vì nó làm bạn thất vọng, mà vì có gì đó trong hoàn cảnh của bạn đã thay đổi.
Có thể bạn không muốn trả tiền cho thứ mà chiếc điện thoại gần như tự làm được. Có thể bạn muốn bản quét hộ chiếu và giấy tờ bệnh viện ở yên trên máy. Hoặc có thể bạn đã tới cái điểm mà ai chăm quét cũng sẽ tới: một nghìn tệp PDF sạch sẽ, thẳng thớm, xuất ra hoàn hảo, và chẳng biết tờ nào là bảo hành máy rửa bát.
Đó là ba vấn đề khác nhau. Đây là thứ thay thế thành thật cho từng vấn đề.
Bạn sẽ phải từ bỏ điều gì
Nói điều tốt trước. Genius Scan nhanh, nhận diện trang giấy đáng tin cậy, xử lý từng lô mà không càu nhàu, và gửi được bản quét sang bất kỳ dịch vụ nào bạn đang dùng. Nếu bạn quét số lượng lớn, nhất là cho công việc, không lựa chọn miễn phí nào bên dưới cho cảm giác mượt bằng, và bạn nên đọc Paperlock và Genius Scan trước khi quyết định điều gì. Bài đó nói hộ Genius Scan một cách công bằng nhất có thể.
Giờ tới các lựa chọn thay thế.
Miễn phí: trình quét đã nằm sẵn trên iPhone
iPhone của bạn quét được tài liệu mà chẳng cần ứng dụng nào. Có hai chỗ:
- Ghi chú: mở một ghi chú, chạm biểu tượng máy ảnh, chọn Quét tài liệu. Mép giấy được nhận ra, trang được nắn thẳng, nhiều trang được gộp vào một bản quét. Hãy khóa ghi chú bằng Face ID nếu nội dung nhạy cảm.
- Tệp: trong thư mục bất kỳ, chạm menu ba chấm và chọn Quét tài liệu. Bạn có ngay một tệp PDF trong thư mục đó.
Không tài khoản, không thuê bao, và bản quét nằm yên trên máy trừ khi bạn chia sẻ. Với dăm ba tờ khai, hóa đơn hay thư từ, nó làm được đúng những gì phần lớn mọi người dùng Genius Scan để làm. Bài cách quét tài liệu trên iPhone hướng dẫn từng bước, kèm vài mẹo giúp bản quét đẹp hơn.
Cái giá phải trả nằm ở khúc sau: bạn tự đặt tên tệp, bạn tự quyết định nó đi đâu, và bạn tìm lại nó bằng trí nhớ. Điều đó dẫn ta tới vấn đề thứ ba.
Các ứng dụng quét khác
Nếu bạn muốn một ứng dụng quét chuyên dụng thay vì công cụ có sẵn:
- Adobe Scan miễn phí khi có tài khoản Adobe, làm sạch trang giấy tốt, và sinh ra để phục vụ thế giới PDF của Adobe. Mặc định bản quét thường hướng thẳng lên đám mây của Adobe; hãy kiểm tra thiết lập đó nếu bạn không muốn vậy.
- SwiftScan và Scanner Pro là các ứng dụng quét thương mại cùng hạng với Genius Scan: chụp nhanh, quét hàng loạt, chỉnh sửa, xuất đi khắp nơi. Nếu bạn muốn cùng kiểu ứng dụng nhưng cảm giác khác đi, hãy thử một trong hai.
- CamScanner là cái tên lâu đời nhất và nhiều tính năng nhất, đổi lại là ít đơn giản nhất. Dân quét số lượng lớn thích nó đúng vì điều đó.
- Google Drive và OneDrive đều quét được ngay trong ứng dụng của chúng, câu trả lời dễ nhất nếu đằng nào giấy tờ của bạn cũng đi về đó.
Với bất kỳ cái nào trong số này, hãy kiểm tra hai điều trước khi quét thứ gì riêng tư: nó có bắt tạo tài khoản không, và mặc định bản quét đi đâu.
Nếu vấn đề là tìm lại giấy tờ, chứ không phải tạo ra chúng
Đây là ranh giới đúng với Genius Scan và mọi ứng dụng quét trên trang này: nhiệm vụ của ứng dụng kết thúc ngay khi tệp được lưu. Thứ bạn có sau đó là một tấm hình của tờ giấy, sắc nét hơn ảnh chụp, đôi khi có chữ tìm kiếm được nằm bên dưới. Thứ bạn không có là một ai đó đã đọc nó.
Nên khi câu hỏi là “bảo hành có tính cả cái bơm không?” hay “mùa thu năm ngoái tôi tiêu bao nhiêu ở phòng khám thú y?”, bạn lại mở từng tệp PDF một, vì tìm kiếm chỉ khớp được chữ chứ không trả lời được câu hỏi.
Paperlock bắt đầu ở chỗ ứng dụng quét dừng lại. Nó cũng quét, có tự cắt mép và nhiều trang, và nó nhập tệp PDF lẫn ảnh từ Tệp, email hay thư viện ảnh, nên những tệp bạn xuất từ Genius Scan vào thẳng được. Khi một tờ giấy đã nằm bên trong:
- Nó được đọc, chứ không chỉ được cất. Paperlock hiểu ra đây là giấy tờ gì, của ai gửi, ngày nào, số tiền bao nhiêu và hết hạn khi nào, kể cả khi viết tay, rồi đặt cho nó một cái tên rõ ràng. Không thư mục, không đặt tên.
- Bạn tìm bằng cách hỏi. Bằng lời lẽ thường ngày, mỗi câu trả lời đều kèm giấy tờ gốc, và nếu không có thì nó nói thẳng “thứ đó không có trong két của bạn”. Đó là cách Paperlock hoạt động.
- Hạn giấy tờ tự lo lấy. Bật nhắc nhở một lần, và mọi thứ có ngày hết hạn sẽ nhắc bạn trước 30 ngày và 7 ngày; hộ chiếu và giấy tờ tùy thân còn được báo trước sáu tháng. Đống giấy bảo hành thường là chỗ người ta thấy rõ điều này đầu tiên.
- Nó được khóa tử tế. Mã hóa ngay trên máy, Face ID mỗi lần mở, ảnh thu nhỏ của giấy tờ tùy thân và hồ sơ y tế bị làm mờ cho tới khi bạn xác nhận lần nữa. Không cần tài khoản.
Còn nó không phải cái gì: không phải một cỗ máy quét dây chuyền. Nếu tuần nào bạn cũng quét cả chồng giấy, hãy giữ một ứng dụng quét để nạp vào và dùng Paperlock cho những tờ giấy bạn sẽ cần tìm lại sau này. Bản quét là tệp PDF, mà Paperlock thì nhập được PDF, nên hai thứ nối với nhau rất êm.
Đặt cạnh nhau
| Genius Scan | Ghi chú / Tệp của Apple | Ứng dụng quét khác | Paperlock | |
|---|---|---|---|---|
| Chi phí | Thu phí | Miễn phí, có sẵn | Adobe Scan miễn phí khi có tài khoản; số còn lại thu phí | Miễn phí cho 25 giấy tờ; bản Plus $4.99/tháng hoặc $39.99/năm |
| Có cần tài khoản không | Kiểm tra ngay lần mở đầu tiên | Không | Thường là có | Không |
| Quét hàng loạt | Xuất sắc | Từng tài liệu một | Từ khá tới xuất sắc | Nhiều trang, nhưng không phải dây chuyền |
| Bản quét nằm ở đâu | Trong ứng dụng, cộng thêm nơi bạn xuất ra | Trên máy bạn trừ khi bạn chia sẻ | Trong ứng dụng, và thường cả trên đám mây của nó | Mã hóa trên máy bạn; tùy chọn đồng bộ iCloud |
| Tìm lại về sau | Tìm đúng từ có trong bản quét | Tìm kiếm trong Ghi chú hoặc Tệp | Tìm đúng từ có trong bản quét | Hỏi bằng lời thường ngày; câu trả lời dẫn nguồn giấy tờ |
| Đọc được ngày, số tiền, hạn dùng | Không | Không | Không | Có, tự động |
| Phù hợp nhất với | Quét nhanh, ổn định, số lượng lớn | Quét lẻ, nhanh, kín đáo | Cùng công việc đó nhưng cảm giác khác | Giấy tờ cá nhân bạn cần tìm lại và hiểu về sau |
Chuyển các bản quét đi
Chọn gì thì chọn, trước hết hãy lấy giấy tờ ra ngoài.
- Xuất thành tệp PDF. Như hầu hết ứng dụng quét, Genius Scan cho phép chia sẻ hoặc xuất một tài liệu dưới dạng PDF hay ảnh. Hãy lưu những bản quan trọng vào một thư mục trong Tệp. Và thành thật với chính mình về những bản bạn sẽ chẳng bao giờ mở lại.
- Xem lại Ảnh. Nếu bạn từng lưu bản quét vào thư viện ảnh thì chúng đã ở ngoài rồi. Sau này công cụ dò giấy tờ trong thư viện ảnh của Paperlock có thể nhặt giấy tờ ra khỏi đống ảnh, cho bạn xem các ứng viên và chỉ nhập những gì bạn duyệt, không xóa cũng không sửa ảnh gốc.
- Nhập vào. Với Ghi chú hay Tệp thì chúng chỉ là tệp. Với Paperlock, hãy chia sẻ các tệp PDF từ Tệp, chúng sẽ được đọc và sắp xếp ngay trên đường vào.
Rồi giữ Genius Scan lại hay bỏ đi là tùy bạn. Nó chưa bao giờ là vấn đề. Nó chỉ dừng lại đúng ở chỗ mà bài toán giấy tờ mới thật sự bắt đầu.