CamScanner có mặt lâu hơn phần lớn những chiếc điện thoại đang chạy nó, và nó giỏi thật sự ở việc của mình: chĩa vào tờ giấy là bạn có ngay một tệp PDF thẳng thớm, sạch sẽ, không bóng đổ, chỉ trong chừng hai giây. Nếu bạn đang đọc bài này thì hẳn có điều gì đó ở nó không còn hợp với bạn nữa, và thường là một trong ba điều.
Bạn không muốn trả thêm một khoản thuê bao cho thứ mà chiếc điện thoại gần như tự làm được. Bạn muốn bản quét ở yên trên máy mình. Hoặc bạn đã nhận ra tạo ra tệp PDF chưa bao giờ là phần khó; phần khó là bốn trăm tệp PDF mà giờ bạn chẳng tìm nổi thứ gì trong đó.
Vấn đề khác nhau thì thứ thay thế cũng khác nhau. Ta đi lần lượt.
Trước hết hãy công bằng với CamScanner
Trước khi đổi, hãy biết mình sẽ mất gì. CamScanner sinh ra cho số lượng: chế độ quét lô cho cả chồng giấy, các công cụ chỉnh sửa và làm sạch mà phần lớn ứng dụng khác không buồn làm, xuất sang bất kỳ dịch vụ nào bạn dùng, và có bản cho nhiều thiết bị chứ không riêng iPhone. Nếu bạn số hóa kho lưu trữ, hợp đồng hay cả hộp hóa đơn cho việc kinh doanh, nó đáng đồng tiền, và không lựa chọn miễn phí nào bên dưới cho cảm giác nhanh bằng. Bài so sánh Paperlock và CamScanner của chúng tôi nói về mặt đó một cách sòng phẳng.
Nếu đó không phải bạn, hãy đọc tiếp.
Thứ thay thế miễn phí đã nằm sẵn trên iPhone của bạn
iPhone của bạn đã có trình quét tài liệu từ nhiều năm nay, ở hai chỗ:
- Ghi chú: mở một ghi chú, chạm biểu tượng máy ảnh, chọn Quét tài liệu. Nó tự nhận mép giấy, nắn thẳng trang và gộp bao nhiêu trang tùy bạn vào một bản quét. Bạn có thể khóa ghi chú đó bằng Face ID.
- Tệp: trong thư mục bất kỳ, chạm menu ba chấm và chọn Quét tài liệu. Kết quả là một tệp PDF nằm ngay tại đó.
Không tài khoản, không thuê bao, không phải cài gì. Với nhu cầu kiểu “tôi cần một bản sạch của tờ khai này”, nó làm được đúng những gì phần lớn mọi người dùng CamScanner để làm, và bản quét nằm yên trên máy trừ khi bạn quyết định khác. Cái giá phải trả nằm ở mọi chuyện xảy ra sau đó: bạn tự đặt tên tệp, bạn tự quyết định nó đi đâu, và bạn tìm lại nó bằng trí nhớ. Bài Paperlock và Ghi chú của Apple mổ xẻ đánh đổi đó kỹ càng hơn.
Các ứng dụng quét khác
Nếu bạn muốn một ứng dụng quét chuyên dụng thay vì công cụ có sẵn, vẫn là những cái tên quen thuộc:
- Adobe Scan miễn phí khi có tài khoản Adobe và làm sạch trang giấy rất tốt. Nó sinh ra để phục vụ thế giới PDF của Adobe, nên bản quét thường hướng thẳng lên đám mây của Adobe; hãy kiểm tra thiết lập mặc định nếu bạn không muốn vậy.
- Genius Scan, SwiftScan và Scanner Pro là các ứng dụng quét thương mại cùng họ với CamScanner: chụp nhanh, quét hàng loạt, xuất đi khắp nơi. Nếu thứ bạn muốn là một CamScanner với hóa đơn khác, hãy thử một trong số này.
- Google Drive và OneDrive đều có trình quét ngay trong ứng dụng, và đó là câu trả lời đơn giản nhất nếu đằng nào giấy tờ của bạn cũng đi về đó.
Thử cái nào thì cũng hãy kiểm tra đúng hai điều: nó có bắt tạo tài khoản không, và mặc định bản quét đi đâu. Bài Ứng dụng quét có an toàn không? đi qua từng thứ cần để ý, với từng ứng dụng.
Nếu vấn đề chưa bao giờ nằm ở việc quét
Đây là ranh giới thành thật, và nó đúng với mọi ứng dụng ở trên, kể cả CamScanner: nhiệm vụ của một ứng dụng quét kết thúc ngay khi tệp được lưu. Thứ bạn có sau đó là một tấm hình của tờ giấy, sắc nét hơn ảnh chụp, đôi khi có chữ tìm kiếm được nằm bên dưới. Thứ bạn không có là một ai đó đã đọc nó.
Nên tám tháng sau, khi cần biết bảo hành máy rửa bát có tính cả cái bơm hay không, hay hồi tháng Ba bạn đã tiêu bao nhiêu ở cửa hàng vật liệu, bạn lại mở từng tệp PDF một, vì tìm kiếm chỉ khớp được chữ chứ không trả lời được câu hỏi.
Đó chính là khoảng trống mà Paperlock sinh ra để lấp. Nó cũng quét, có tự cắt mép và nhiều trang, và nó nhập tệp PDF lẫn ảnh từ Tệp, email hay thư viện ảnh, nên những tệp bạn xuất từ CamScanner vào thẳng được. Khi một tờ giấy đã nằm bên trong:
- Nó được đọc, chứ không chỉ được cất. Paperlock hiểu ra đây là giấy tờ gì, của ai gửi, ngày nào, số tiền bao nhiêu và hết hạn khi nào, kể cả khi viết tay, rồi đặt cho nó một cái tên rõ ràng kiểu “Hóa đơn Blue Bottle Coffee — $14.20”. Không thư mục, không thẻ, không đặt tên.
- Bạn tìm bằng cách hỏi. “Hộ chiếu của tôi hết hạn khi nào?” “Tìm hóa đơn ở quán cà phê đó hồi mùa thu năm ngoái.” Câu trả lời đi kèm giấy tờ gốc, và nếu câu trả lời không có trong két thì nó nói thẳng là không có. Đó là toàn bộ cách Paperlock hoạt động.
- Hạn giấy tờ tự lo lấy. Bật nhắc nhở một lần, và mọi thứ có ngày hết hạn sẽ nhắc bạn trước 30 ngày và 7 ngày; riêng hộ chiếu và giấy tờ tùy thân còn được báo trước sáu tháng.
- Nó được khóa tử tế. Mã hóa ngay trên máy, Face ID mỗi lần mở, ảnh thu nhỏ của giấy tờ tùy thân và hồ sơ y tế bị làm mờ cho tới khi bạn xác nhận lần nữa. Không tài khoản, không đăng ký, không cần email.
Còn nó không phải cái gì: không phải một cỗ máy quét dây chuyền. Nếu mỗi tuần bạn quét cả một tủ hồ sơ, hãy giữ một ứng dụng quét để nạp vào và dùng Paperlock cho những tờ giấy bạn sẽ cần tìm lại sau này. Hai thứ nối với nhau rất êm, vì một bản quét thì cũng chỉ là tệp PDF.
Đặt cạnh nhau
| CamScanner | Ghi chú / Tệp của Apple | Ứng dụng quét khác | Paperlock | |
|---|---|---|---|---|
| Chi phí | Thu phí, theo thuê bao | Miễn phí, có sẵn | Adobe Scan miễn phí khi có tài khoản; số còn lại thu phí | Miễn phí cho 25 giấy tờ; bản Plus $4.99/tháng hoặc $39.99/năm |
| Có cần tài khoản không | Kiểm tra ngay lần mở đầu tiên | Không | Thường là có | Không |
| Quét lô cả chồng giấy dày | Xuất sắc | Từng tài liệu một | Từ khá tới xuất sắc | Nhiều trang, nhưng không phải dây chuyền |
| Bản quét nằm ở đâu | Trong ứng dụng, và thường cả trên đám mây của nó | Trên máy bạn trừ khi bạn chia sẻ | Trong ứng dụng, và thường cả trên đám mây của nó | Mã hóa trên máy bạn; tùy chọn đồng bộ iCloud |
| Tìm lại về sau | Tìm đúng từ có trong bản quét | Tìm kiếm trong Ghi chú hoặc Tệp | Tìm đúng từ có trong bản quét | Hỏi bằng lời thường ngày; câu trả lời dẫn nguồn giấy tờ |
| Đọc được ngày, số tiền, hạn dùng | Không | Không | Không | Có, tự động |
| Phù hợp nhất với | Quét số lượng lớn và việc liên quan tới PDF | Quét lẻ, nhanh, kín đáo | Quét kiểu CamScanner với một hóa đơn khác | Giấy tờ cá nhân bạn cần tìm lại và hiểu về sau |
Chuyển các bản quét ra ngoài
Chọn gì thì chọn, trước hết hãy lấy giấy tờ ra khỏi CamScanner khi bạn vẫn còn nó.
- Xuất thành tệp. Như hầu hết ứng dụng quét, CamScanner cho phép chia sẻ hoặc xuất một bản quét dưới dạng PDF hay ảnh. Hãy làm những bản quan trọng, từng cái một hoặc theo lô, rồi lưu vào một thư mục trong Tệp. Bỏ qua những bản bạn sẽ chẳng bao giờ ngó lại; đây là lúc thích hợp để thành thật về chuyện đó.
- Xem lại thư viện ảnh. Nếu bạn từng lưu bản quét vào Ảnh thì chúng đã ở ngoài rồi. Sau này công cụ dò giấy tờ trong thư viện ảnh của Paperlock có thể nhặt giấy tờ ra khỏi đống ảnh, cho bạn xem các ứng viên và chỉ nhập những gì bạn duyệt, không xóa cũng không sửa ảnh gốc.
- Nhập vào. Với Ghi chú hay Tệp thì chúng chỉ là tệp; thả vào một thư mục là xong. Với Paperlock, hãy chia sẻ các tệp PDF từ Tệp, chúng sẽ được đọc và sắp xếp ngay trên đường vào. Hóa đơn thường là đống lớn nhất, và bài cách quét hóa đơn chỉ cho bạn cách giữ đống đó trong tầm kiểm soát từ nay về sau.
Rồi xóa ứng dụng đi, hoặc không xóa cũng chẳng sao. Nó là một ứng dụng quét tử tế. Chỉ có điều nó luôn chỉ giải quyết nửa đầu của vấn đề, và giờ bạn đã biết nửa nào mới là của mình.