Makbuzları dijital olarak saklamanın en iyi yolu aynı zamanda en tembelce yolu da: makbuzu aldığınız anda fotoğrafını çekin, sonra bırakın. Klasör yok, dosya adlandırması yok, Pazar günü tarama seansı yok. Sayaçta bir fotoğraf, bitti.
Bu sayfadaki her şey bu fikir etrafında döner. Burada yazılanlar, daha karmaşık sistemlerin neden başarısız olduğu, hangi makbuzlara fotoğraf çekmeye değer olduğu ve bu yığını daha sonra arasında arama yapabilecek hale getirmeniz hakkında — ama bir şey çıkarmalıysanız, alışkanlığı çıkartın: telefon kamerası hazır, bir dokunuş, devam edin.
Neden her makbuz sistemi Şubat'a kadar çöker
Daha önce "Makbuzlar" yazılı bir klasör satın aldıysanız, bu hikayenin nasıl sona ereceğini zaten biliyorsunuz. Makbuz sistemleri insanlar tembel olduğu için başarısız olmaz. Sizi en kötü anda çalışma talebinde bulunduğu için başarısız olurlar.
Makbuzun hayatınıza nasıl girdiğini düşünün: kasada bir elinizde çanta, diğerinizde çocuk veya telefon, arkasında ise sırada biri bekliyor. Herhangi bir sistem "daha sonra, bunu doğru kategoriye ayrıl" diyorsa, aslında "daha sonra, hiç yapmak isteyeceğin bir ev işi yap" demektir. Makbuzlar çekmecede yığılır, yığın suçluluk haline gelir, suçluluk ise ayakkabı kutusuna dönüşür.
Tarama uygulaması versiyonu da aynı şekilde başarısız olur, sadece dijitaldir. Tara, kırp, adlandır, klasör seç — bir kahve başına dört karar. Hiç kimse bunu üçüncü haftadan sonra devam ettirmez.
Gerçek yaşamda tutunabilecek tek sistem, fotoğraftan sonra sıfır adım gerektiren sistemdir. Ki bu aynı zamanda gerçekten acil olan tek adımdır — çünkü termal makbuzlar (o parlak tür) aylar içinde tamamen solup gider, sıcak bir arabada daha hızlı. Bilgi aldığınız saniye en tamamıdır. O zaman yakala, ya da çoğu zaman asla.
Alışkanlık: sayaçta bir fotoğraf
İşte tüm iş akışı, dürüst:
- Makbuz elinize düşer.
- Kamerayı aç. Makbuzun fotoğrafını az daha yatık çek — güzellikten ziyade okunabilir olması önemli.
- Kâğıdı geri ver, geri dönüştür veya suçluluk hissetmeden çantaya koy.
Bu kadar. Albüm yok, adlandırma yok, "daha sonra düzenlerim" yok. Telefon galerinizde duran fotoğraf neredeyse tüm kâğıt sistemlerinden daha iyidir, çünkü solup gidemez, çanta ile atılamaz ve her zaman yanında bulunduğunuz tek nesnenin içindedir.
İsterseniz iki küçük eklenti:
- Uzun makbuzlar: üst ve altının ayrı ayrı fotoğraflarını çek. En önemli olanları toplam ve tarihtir.
- Restoran makbuzları: bahşişi yazıp yazından sonra fotoğrafını çek, böylece daha sonra gerek duyabileceğin sayı gerçek olanı olur.
Telefon galerisi yönteminin dürüst bir zayıflığı geri çekmedir. Altı ay sonra, "donanım mağazasından makbuz fotoğrafı" ekran görüntüleri ve öğle yemeği resimlerinin altında saklanmıştır. Bulacaksınız — sonunda — kaydırarak. İşte son bölüm bu boşluğu kapatır.
Hangi makbuzlar önemli (ve hangisi değil)
Her makbuz fotoğraf çekmeye layık değildir. Makbuzlar tam üç nedenden dolayı önemlidir ve satın almanız bu üçünden hiçbiri ile ilgili değilse, kâğıdı rahat bir vicdanla bırakabilirsiniz:
- İadeler. Geri getirebilirsiniz. Giyim, cihaz, hediye, kutuda hâlâ bulunan herhangi bir şey.
- Garantiler. Makbuz satın alma tarihinizin kanıtıdır — genellikle talep bu tarih üzerine tamamen bağlıdır. Eğer hiç bir talebi eksik makbuza nedeniyle kaybettiyseniz, düzgün bir garanti izleme alışkanlığı on dakika değerindedir.
- Vergiler. İndirim yapılabilir giderler, işletme alışverişleri, tıbbi maliyetler, hayır kurumu bağışları — vergi beyanatının kanıtlaması gerekebilecek her şey.
| Makbuz | Sakla mı? | Neden |
|---|---|---|
| Yiyecek, benzin, kahve | Atsana (indirim yapılabilir değilse) | İade yok, garanti yok, vergi kullanımı yok |
| Giyim, hediye | Fotoğraf, iade penceresinin kapanmasına kadar | İadeler |
| Elektronik, ev aletleri, araçlar | Fotoğraf — ve yüksek fiyatlı ürünler için kâğıdı sakla | Garanti talepleri yıllar sürebilir |
| Her türlü iş veya ticari ilişkili | Fotoğraf, uzun vadeli sakla | Vergiler |
| Tıbbi, hayır, çocuk bakımı | Fotoğraf, uzun vadeli sakla | Olası indirimler — ABD'de genellikle vergi kayıtlarını beyannameyi verdikten sonra en az üç yıl saklayın; kendi durumunuz için IRS rehberliğini kontrol edin |
| Ev iyileştirmeleri | Fotoğraf, evinize sahip olduğunuz sürece sakla | Evinizi sattığınızda vergiler açısından önemli olabilir |
Büyük satın almalar biraz daha merasime değer: makbuzu çek ve kutu hâlâ açık iken seri numarası etiketini. Gelecek-sen, iade satırında duran, bunu takdir edecektir.
Kâğıda hiç dokuşmayan makbuzları unutmayın
Makbuzlarınızın giderek artan bir kısmı e-postayla gelir — ve e-posta makbuzların gizleneceği yer. On sekiz ay öncesinin "Sipariş onayınız" teknik olarak bulunabilir, eğer mağazayı hatırlarsanız, o e-posta adresini ve konu satırını kabaca aklınızda tutarsanız.
İki basit strateji:
- Önemlilerin ekran görüntüsünü al. Dizüstü bilgisayar için bir e-posta makbuzu, kâğıt makbuzla aynı muamele görmek için değerdir: yakala ve diğer makbuzlarınızın yaşadığı yere koy, böylece iki yığın yerine bir tane olsun.
- Mağaza adı yerine tutara göre ara. Daha sonra e-postada arama yaparken, "$149.99" aramak mağaza adından daha sık işe yarar.
Vergi ile ilgili e-posta makbuzları gelir gelmez ayırıp çıkarmaya değer — yıl boyunca vergi klasörü gelecek Nisanı bir arkeoloji kazısından on dakikalık bir işe dönüştürür.
Yığını dosyalama olmadan aranabilir kılmak
Yani alışkanlığı geliştirdiniz: önemli olan her makbuz bir fotoğrafa dönüştü. Son sorun, ayakkabı kutularını da yıkan sorun — yüzleri arasından doğru makbuzu hızlı bulabilmek, iade görevlisi beklerken.
Bu kısım tam olarak Paperlock için yapıldı. iPhone'unuzda özel, Face ID ile korunan bir kasadır: bir makbuzu içine fotoğrafla gir (veya zaten telefon galerinizde gizlenmiş olan makbuzları bulmasına izin ver — çoğu insan orada ne kadar çok olduğuna şaşırır) ve kendiliğinden her birini okur — mağazayı, tarihi, tutarı — ve klasörler, etiketler veya adlandırma olmadan saklar. Daha sonra sade Türkçe olarak sorarsınız: "Blue Bottle'da ne kadar harcadım?" veya "o kafeden geçen sonbahardaki makbuzları bul," ve cevap makbuzlar eklenerek gelir. Cevap kasanızda değilse, tahmin yerine bunu söyler. İşte böyle çalıştığı — uygulama yakında iPhone'a geliyor.
Şu ana kadar, telefon galerisi alışkanlığı kendi başına duruyor. Sayaçtaki fotoğraf tüm savaştır; bundan sonra her şey isteğe bağlıdır. Bugün başlayın, birinin size verdiği çok sonraki makbuzla.