Seseorang yang Anda cintai telah meninggal, dan dalam hitungan jam ada telepon yang menanyakan nomor polis. Kesedihan dan urusan administrasi datang bersamaan, dan tidak ada yang memberi Anda urutan pengerjaannya. Halaman ini adalah urutan itu: apa yang harus dilakukan ketika seseorang meninggal, dalam bentuk daftar periksa, dari jam-jam pertama sampai bulan-bulan pertama, lengkap dengan dokumen yang akan diminta di setiap langkah.
Satu hal sebelum daftarnya dimulai. Hampir tidak ada yang mendesak dari semua ini. Di luar merawat jenazah dan memberi tahu keluarga dekat, sebagian besar bisa menunggu berhari-hari atau berminggu-minggu. Tidak ada yang berantakan hanya karena Anda menyempatkan diri untuk bernapas.
Versi ringkasnya
Kalau Anda hanya membaca satu bagian, bacalah bagian ini:
- Dapatkan pernyataan kematian yang sah secara hukum (rumah sakit atau panti perawatan yang mengurusnya; jika di rumah, hubungi layanan darurat atau perawat panti perawatan).
- Pilih rumah duka dan beri tahu mereka jika ada pengaturan yang sudah dibuat sebelumnya.
- Beri tahu keluarga dekat dan pemberi kerja.
- Temukan surat wasiat, lalu amankan rumah, hewan peliharaan, mobil, dan surat-surat yang masuk.
- Pesan lima sampai sepuluh salinan resmi akta kematian melalui rumah duka.
- Beri tahu Jaminan Sosial, dana pensiun, urusan veteran, perusahaan asuransi, bank, dan biro kredit dalam dua minggu berikutnya.
- Mulai urus harta warisan: pengesahan wasiat atau alternatifnya untuk harta kecil, SPT pajak terakhir, rekening pensiun, properti, kendaraan, dan langganan.
Semua yang tertulis di bawah adalah daftar yang sama, dengan rinciannya dilengkapi.
Hari-hari pertama: apa yang harus dilakukan ketika seseorang meninggal
Pernyataan kematian. Kematian harus dinyatakan secara sah sebelum hal lain bisa dilakukan. Di rumah sakit atau panti perawatan, staf yang melakukannya. Di rumah, kematian yang sudah diperkirakan dalam perawatan panti biasanya berarti menelepon perawat panti perawatan; kematian yang tidak terduga berarti menelepon layanan darurat. Pernyataan inilah yang nantinya menjadi akta kematian.
Rumah duka. Pilih satu dan minta mereka mengangkut jenazah. Jika almarhum sudah membayar atau merencanakan pemakaman sebelumnya, kontraknya biasanya ada di antara berkas-berkas penting miliknya — ada baiknya meluangkan sepuluh menit untuk memeriksanya sebelum Anda menyetujui apa pun, karena bisa jadi semuanya sudah lunas dibayar. Beri tahu pengelola rumah duka jika almarhum seorang veteran; tunjangan pemakaman dan penghormatan veteran sering kali berlaku, dan rumah duka akan membutuhkan surat pembebasan dinas (DD-214) untuk mengajukannya.
Beri tahu orang-orang. Keluarga dan sahabat terdekat dulu, lalu pemberi kerja — yang nantinya juga akan menjadi sumber dokumen (gaji terakhir, asuransi jiwa kumpulan, dana pensiun, sisa cuti). Jika almarhum merawat orang lain, anak tanggungan atau orang tua, aturlah perawatan penggantinya hari ini juga.
Temukan surat wasiat dan pengaturan yang sudah dibuat. Tempat-tempat yang umum: lemari arsip atau brankas di rumah, brankas di bank, kantor pengacara yang menyusunnya, atau rumah anak yang dipercaya. Beberapa negara bagian mengizinkan surat wasiat dititipkan di pengadilan waris setempat. Sambil mencari, catat apa pun yang menyebut keinginan soal pemakaman, lahan makam, atau donasi organ; keputusan-keputusan itu datang paling awal.
Amankan hal-hal praktis. Kunci rumah dan, jika akan dibiarkan kosong, beri tahu tetangga. Atur penitipan hewan peliharaan. Pindahkan mobil ke tempat yang aman. Kumpulkan surat-surat yang masuk dan simpan setiap amplop — tagihan dan rekening koran yang ditujukan kepada almarhum adalah cara Anda menemukan rekening-rekening yang tidak diketahui siapa pun. Untuk sementara, jangan buang apa pun sebelum dibuka. Pertimbangkan untuk meminta kantor pos menahan atau meneruskan surat.
Dua minggu pertama: akta kematian dan siapa yang perlu diberi tahu
Akta kematian: berapa banyak yang Anda butuhkan. Inilah kunci yang membuka semuanya. Bank, perusahaan asuransi jiwa, pengelola dana pensiun, Badan Jaminan Sosial, kantor Samsat, dan kantor catatan sipil hampir semuanya ingin melihat satu sebelum mengubah apa pun, dan kebanyakan bersikeras meminta salinan resmi dengan stempel timbul, bukan fotokopi biasa. Di Amerika Serikat, salinan resmi diterbitkan oleh kantor catatan sipil negara bagian atau kabupaten; rumah duka biasanya bisa memesankannya saat pemakaman diatur, dan Anda bisa memesan tambahan nanti melalui kantor catatan sipil. Kebanyakan keluarga akhirnya membutuhkan lima sampai sepuluh. Memesannya sekaligus di awal lebih murah dan jauh lebih tidak melelahkan daripada baru menyadari di minggu ketiga bahwa Anda butuh dua lagi.
Jaminan Sosial. Di Amerika Serikat, rumah duka biasanya akan melaporkan kematian ke Badan Jaminan Sosial jika Anda memberikan nomor Jaminan Sosial almarhum — pastikan mereka benar-benar melakukannya. Tunjangan yang dibayarkan untuk bulan kematian atau setelahnya umumnya harus dikembalikan, dan pasangan atau anak tanggungan yang ditinggalkan mungkin berhak atas tunjangan tersendiri. Rinciannya ada di ssa.gov.
Pensiun dan urusan veteran. Hubungi pengelola program pensiun mana pun; sebagian membayar tunjangan bagi keluarga yang ditinggalkan, sebagian berhenti sama sekali, dan dua-duanya perlu diberi tahu. Jika almarhum seorang veteran, ada program pemakaman, penghormatan, dan tunjangan keluarga dari VA, dan DD-214 bisa diminta dari Arsip Nasional jika Anda tidak menemukan dokumen aslinya.
Tunjangan dari pemberi kerja. Tanyakan kepada bagian SDM soal gaji terakhir, sisa cuti, asuransi jiwa kumpulan, dana pensiun, dan apakah perlindungan kesehatan untuk pasangan atau anak berlanjut serta sampai kapan.
Klaim asuransi jiwa. Setiap polis memerlukan klaim tersendiri, yang diajukan oleh penerima manfaat yang tercantum, disertai salinan resmi akta kematian. Cari polis di antara berkas, di rekening koran bank (pembayaran premi menunjukkan nama perusahaan asuransinya), dan melalui pemberi kerja. Polis lama dari puluhan tahun lalu tetap membayar jika terus dipertahankan.
Rekening bank dan kartu kredit. Beri tahu setiap bank. Rekening bersama biasanya tetap terbuka untuk yang masih hidup; rekening atas nama almarhum sendiri dibekukan sampai pelaksana wasiat atau penerima manfaat yang tercantum bisa mengklaimnya. Batalkan kartu kredit yang atas nama almarhum sendiri dan minta tagihan terakhir. Sementara itu, tetap bayar KPR, utilitas, dan asuransi rumah; harta warisan bisa menggantinya belakangan.
Biro kredit. Kirim salinan akta kematian ke Equifax, Experian, dan TransUnion dan minta diberi catatan “almarhum — jangan terbitkan kredit” pada berkasnya. Situs IdentityTheft.gov milik FTC menjelaskan langkah-langkahnya; penipuan yang menggunakan identitas orang yang sudah meninggal cukup umum terjadi, jadi ini layak dilakukan lebih awal daripada terlambat.
Akun digital. Email, telepon, dan penyimpanan cloud adalah tempat tagihan dan pemberitahuan tahun depan akan mendarat, jadi pertahankan tetap aktif untuk sementara jika bisa. Temukan kode sandi ponsel dan daftar kata sandi apa pun sebelum nomor teleponnya dinonaktifkan — banyak akun mengirim kode verifikasi ke sana. Apple dan Google sama-sama punya proses kontak pewaris untuk saat Anda siap menutup semuanya.
Bulan-bulan pertama: pengesahan wasiat, pajak, dan harta warisan
Dasar-dasar pengesahan wasiat. Di Amerika Serikat, umumnya surat wasiat didaftarkan ke pengadilan waris di daerah tempat almarhum tinggal, dan pengadilan mengukuhkan pelaksana wasiat (atau menunjuk pengelola jika tidak ada surat wasiat). Penunjukan itu — sering disebut “surat kuasa waris” — adalah dokumen yang diminta bank dan perusahaan sekuritas sebelum melepaskan rekening atas nama almarhum sendiri. Banyak negara bagian menawarkan proses yang lebih sederhana untuk harta kecil di bawah batas nilai tertentu, dan aset dengan penerima manfaat yang tercantum atau pemilik bersama melewati proses ini sama sekali. Daftar periksa USA.gov adalah titik awal yang baik; untuk apa pun yang terasa meragukan secara hukum, percakapan singkat dengan pengacara waris jauh lebih berharga daripada menebak-nebak.
SPT pajak terakhir. Seseorang — biasanya pelaksana wasiat atau pasangan yang ditinggalkan — melaporkan SPT pajak penghasilan pribadi terakhir almarhum untuk tahun kematian, dan mungkin juga SPT pajak penghasilan harta warisan jika harta itu menghasilkan pendapatan selama masih terbuka. IRS menjelaskan siapa yang melaporkan dan bagaimana caranya. Kumpulkan SPT beberapa tahun terakhir sekarang juga; di dalamnya tercantum rekening bank, perusahaan sekuritas, dan dana pensiun yang membayar bunga atau penghasilan, sehingga dokumen-dokumen itu menjadi salah satu peta terbaik atas apa yang dimiliki almarhum. Jika kematian terjadi berdekatan dengan musim pajak, tenggat biasa umumnya tetap berlaku.
Rekening pensiun. IRA dan 401(k) berpindah berdasarkan penunjukan penerima manfaat, bukan berdasarkan surat wasiat. Hubungi setiap program dengan membawa akta kematian; pilihan dan tenggat bagi penerima manfaat bergantung pada hubungan mereka dengan almarhum, dan aturannya berubah-ubah, jadi periksa panduan programnya dan IRS.
Sertifikat properti. Rumah yang dimiliki bersama dengan hak kepemilikan-otomatis biasanya berpindah ke pemilik yang masih hidup dengan akta kematian yang tercatat; rumah atas nama almarhum sendiri harus melalui proses harta warisan. Pertahankan asuransi rumah tetap aktif dan beri tahu perusahaan asuransi bahwa rumah mungkin kosong — banyak polis punya klausul kekosongan.
Kendaraan. Kantor Samsat memindahkan atau mengganti nama kepemilikan kendaraan dengan akta kematian dan surat dari pengadilan, atau surat pernyataan harta kecil jika itu berlaku. Pertahankan asuransi kendaraan tetap berjalan sampai kepemilikan berpindah.
Langganan dan semua yang berulang. Layanan streaming, gym, telepon, internet, majalah, donasi rutin, dan selusin hal kecil yang ditagihkan ke kartu setiap bulan. Setiap tagihan yang masuk dalam dua bulan pertama akan membuka beberapa lagi. Batalkan yang bisa dibatalkan; alihkan yang masih dipakai oleh yang ditinggalkan.
Dokumen yang dibutuhkan ketika seseorang meninggal: siapa meminta apa
Anda tidak akan membutuhkan semua ini pada hari pertama. Ini adalah perangkat kerja untuk bulan-bulan ke depan, beserta catatan apakah dokumen aslinya penting atau tidak.
| Dokumen | Siapa yang akan memintanya | Biasanya ada di mana | Asli atau salinan? |
|---|---|---|---|
| Salinan resmi akta kematian | Bank, perusahaan asuransi, Jaminan Sosial, Samsat, dana pensiun, catatan sipil | Dipesan melalui rumah duka atau kantor catatan sipil | Salinan resmi — pesan 5–10 |
| Surat wasiat dan dokumen perwalian | Pengadilan waris, pelaksana wasiat, pengacara waris | Lemari arsip, brankas, brankas bank, kantor pengacara | Surat wasiat asli bertanda tangan |
| Nomor Jaminan Sosial | Rumah duka, Jaminan Sosial, asuransi, IRS | Kartu Jaminan Sosial, SPT pajak, kartu Medicare | Nomornya saja |
| Akta kelahiran | Jaminan Sosial, dana pensiun, VA (untuk tunjangan keluarga) | Bersama catatan sipil lain; kabupaten kelahiran menerbitkan salinan | Salinan resmi |
| Akta perkawinan | Jaminan Sosial, dana pensiun, asuransi (tunjangan pasangan) | Bersama catatan sipil lain; kabupaten yang menerbitkan punya salinan | Salinan resmi |
| Putusan cerai, jika ada | Dana pensiun, Jaminan Sosial (tunjangan mantan pasangan) | Pengadilan yang memutuskan | Salinan resmi |
| Surat pembebasan dinas militer (DD-214) | Rumah duka, VA, taman makam nasional | Berkas pribadi; Arsip Nasional atas permintaan | Salinan biasanya cukup |
| Polis asuransi jiwa | Perusahaan asuransi, untuk setiap klaim | Berkas, SDM pemberi kerja, tagihan premi di rekening koran | Salinan; aslinya ada di perusahaan asuransi |
| Polis kesehatan, rumah, dan kendaraan | Perusahaan asuransi, untuk dibatalkan atau dialihkan | Berkas, email, aplikasi asuransi | Salinan |
| Rekening koran bank dan kartu kredit | Pelaksana wasiat, untuk menemukan dan menyelesaikan rekening | Surat, perbankan daring, email | Salinan |
| Laporan investasi dan sekuritas | Pelaksana wasiat, inventaris pengadilan waris | Surat, akun daring | Salinan |
| Laporan dana pensiun dan IRA | Pengelola program, penerima manfaat | SDM pemberi kerja, situs program, surat | Salinan |
| Dokumen pensiun atau anuitas | Pengelola program | Berkas, SDM pemberi kerja | Salinan |
| Sertifikat tanah dan dokumen KPR | Catatan sipil, perusahaan titel, pengadilan waris | Brankas, map akad, arsip daerah | Sertifikat asli jika ada; salinan tercatat tetap ada |
| BPKB dan STNK kendaraan | Samsat, pembeli atau pemilik baru | Berkas, laci dasbor (STNK) | BPKB asli |
| SPT pajak terakhir (3–7 tahun terakhir) | Pelaksana wasiat, siapa pun yang melaporkan SPT terakhir, IRS | Berkas, konsultan pajak, transkrip IRS atas permintaan | Salinan |
| Kunci dan kontrak brankas bank | Bank | Gantungan kunci, laci meja | Kunci asli |
| Kata sandi, kode sandi ponsel, akses digital | Pelaksana wasiat, keluarga | Pengelola kata sandi, buku catatan, ponsel | Apa pun yang ada |
| Pengaturan pemakaman atau sertifikat lahan makam | Rumah duka, pemakaman | Bersama surat wasiat dan dokumen asuransi | Asli jika ada |
| Tagihan, pinjaman, dan pemberitahuan langganan | Pelaksana wasiat, untuk diselesaikan atau dibatalkan | Surat dan email yang masuk | Salinan |
Kertas tetap penting untuk daftar yang pendek: salinan resmi akta kematian, surat wasiat asli bertanda tangan (pengadilan umumnya meminta yang asli), sertifikat tanah dan BPKB kendaraan, dan apa pun yang berstempel timbul atau bertanda tangan basah. Simpan semuanya bersama-sama di satu tempat fisik — sebuah map atau kotak tahan api — dan biarkan salinan yang menangani sisanya, termasuk mencatat di mana tempat itu berada.
Menjaga semuanya tetap mudah ditemukan sebagai keluarga
Bagian tersulit bukanlah dokumen mana pun secara khusus. Melainkan bahwa semuanya tersebar — lemari arsip, laci meja, brankas bank, kotak masuk email, kardus sepatu — dan setiap pencarian terjadi saat Anda kelelahan, sering kali oleh beberapa orang di beberapa kota berbeda.
Metode yang menjaga semuanya tetap manusiawi:
- Satu kotak. Segala sesuatu yang berbentuk dokumen masuk ke situ. Jangan disortir, jangan dinilai, jangan diputuskan. Menemukan dan mengarsipkan adalah dua pekerjaan berbeda, dan mengerjakan keduanya sekaligus adalah hal yang membuat orang tenggelam.
- Pindai begitu dokumen tiba. Pindai cepat setiap dokumen dan setiap amplop surat berarti ketika perusahaan asuransi menanyakan nomor polis di telepon, Anda bisa menjawab tanpa membongkar kotak itu lagi. Inilah pekerjaan senyap yang memang dirancang untuk aplikasi seperti Paperlock: simpan pindaiannya dan aplikasi itu membaca dokumennya sendiri — apa isinya, dari siapa, tanggal dan jumlahnya — lalu mengarsipkannya di balik Face ID, sehingga seminggu kemudian Anda bisa bertanya “polis asuransi jiwa apa saja yang Ayah punya?” dan mendapatkan jawabannya beserta dokumennya terlampir, atau diberi tahu bahwa dokumennya belum ada di sana. Bahkan album foto biasa berlabel “Warisan” lebih baik daripada menggeledah rumah berulang kali.
- Putuskan siapa memegang apa. Satu orang menyimpan dokumen kertas asli dan memberi tahu di mana. Satu orang menangani panggilan telepon dan menyimpan daftar berjalan: siapa yang sudah diberi tahu, tanggal berapa, apa yang mereka minta, dan nomor referensinya. Membaca rekening koran lama untuk mencatat rekening adalah tugas yang bisa dikerjakan saudara yang tinggal jauh, cukup dari pindaian.
- Simpan daftarnya setelah semuanya selesai. Dokumen harta warisan, SPT terakhir, dan surat penutupan rekening layak disimpan bertahun-tahun — begini cara menentukan berapa lama dokumen mana disimpan — dan dokumen aslinya layak mendapatkan cadangan yang benar daripada hanya satu map di satu rumah.
Dokumen paling baik adalah yang dikerjakan lebih dulu
Jika Anda sudah membaca sampai sini dan terpikir tentang keluarga Anda sendiri, naluri itu benar. Bagian tersulit dari setiap langkah di atas adalah menemukan barang-barangnya, dan itu adalah bagian yang bisa Anda hilangkan untuk orang-orang yang Anda cintai — bulan ini, selama masih mudah.
Letakkan surat wasiat, polis asuransi, sertifikat tanah, daftar rekening, dan kode sandi ponsel Anda di tempat yang bisa ditemukan oleh satu orang yang Anda percaya, dan beri tahu orang itu di mana. Map darurat digital adalah versi langkah demi langkah dari persis hal ini: salinan dari apa yang penting, di satu tempat, terkunci, bisa ditemukan dengan bertanya alih-alih menggeledah. Hanya butuh beberapa jam yang tenang sekarang, ditukar dengan berminggu-minggu pencarian nanti oleh seseorang yang sedang berduka karena kehilangan Anda.