Alguém que ama morreu e, poucas horas depois, um telefonema pede-lhe um número de apólice. O luto e a papelada chegam ao mesmo tempo, e ninguém lhe entrega a ordem certa para tratar de nada. Esta página é essa ordem: o que fazer quando alguém morre, em forma de lista de verificação, das primeiras horas aos primeiros meses, com os documentos que cada passo vai pedir.
Uma coisa antes da lista. Quase nada disto é urgente. Para além de cuidar do corpo e avisar a família próxima, quase tudo pode esperar dias ou semanas. Nada desmorona porque parou para respirar.
A versão curta
Se só ler uma secção, que seja esta:
- Obtenha a declaração legal de óbito (o hospital ou a equipa de cuidados paliativos trata disso; em casa, ligue para o 911 ou para a enfermeira dos cuidados paliativos).
- Escolha uma agência funerária e diga se existem preparativos prévios.
- Avise a família próxima e a entidade empregadora.
- Encontre o testamento e depois assegure a casa, os animais, o carro e o correio.
- Peça cinco a dez certidões de óbito autenticadas através da agência funerária.
- Avise a Segurança Social, as pensões, o VA, as seguradoras, os bancos e as agências de crédito nas duas semanas seguintes.
- Comece a tratar da herança: o inventário ou a sua alternativa simplificada, a última declaração de impostos, as contas de reforma, os imóveis, os veículos, as subscrições.
Tudo o que vem a seguir é a mesma lista com os detalhes preenchidos.
Os primeiros dias: o que fazer quando alguém morre
Declaração de óbito. Uma morte tem de ser legalmente declarada antes de qualquer outra coisa poder acontecer. Num hospital ou em cuidados paliativos, o pessoal trata disso. Em casa, uma morte esperada sob acompanhamento de cuidados paliativos costuma significar ligar à enfermeira; uma morte inesperada significa ligar para o 911. É desta declaração que mais tarde nasce a certidão de óbito.
A agência funerária. Escolha uma e peça-lhe que transporte o corpo. Se a pessoa pagou ou planeou o funeral antecipadamente, o contrato costuma estar nos papéis dela, junto dos outros documentos importantes — vale a pena uma espreitadela de dez minutos antes de concordar com o que quer que seja, porque pode já estar tudo pago. Diga ao agente funerário se a pessoa era veterana; os benefícios de funeral e homenagem do VA aplicam-se com frequência, e a funerária vai precisar dos papéis de dispensa militar (DD-214) para os pedir.
Avise as pessoas. Primeiro a família e os amigos próximos, depois a entidade empregadora — que mais tarde também será uma fonte de papelada (último salário, seguro de vida de grupo, plano de reforma, férias por gozar). Se a pessoa cuidava de alguém, um dependente ou um pai ou mãe, trate desse cuidado hoje.
Encontre o testamento e eventuais preparativos prévios. Lugares comuns: um arquivo ou cofre em casa, um cofre-forte no banco, o advogado que o redigiu ou a casa de um filho adulto de confiança. Alguns estados permitem depositar o testamento no tribunal local para guarda. Enquanto procura, anote tudo o que mencione uma preferência de funeral, uma sepultura ou um desejo de doação de órgãos; essas decisões vêm cedo.
Assegure as coisas práticas. Tranque a casa e, se vai ficar vazia, avise um vizinho. Arranje solução para os animais. Leve o carro para um sítio seguro. Recolha o correio e guarde todos os envelopes — as contas e os extratos em nome da pessoa são a forma como vai descobrir contas de que ninguém sabia. Durante algum tempo, não deite nada fora sem abrir. Considere pedir aos correios que retenham ou reencaminhem o correio.
As primeiras duas semanas: certidões de óbito e a quem avisar
Certidões de óbito: quantas precisa. Esta é a chave que abre tudo o resto. Os bancos, as seguradoras de vida, os administradores de pensões, a Social Security Administration, o DMV e a conservatória do condado quase todos querem ver uma antes de alterarem o que quer que seja, e a maioria insiste numa cópia autenticada com selo em relevo, não numa fotocópia. Nos EUA, as cópias autenticadas vêm do serviço de registos vitais do estado ou do condado; a agência funerária normalmente consegue pedi-las quando os preparativos são feitos, e pode pedir mais tarde através do serviço de registos vitais. A maioria das famílias acaba por precisar de cinco a dez. Pedi-las todas de uma vez no início sai mais barato e é muito menos cansativo do que descobrir, três semanas depois, que precisa de mais duas.
Segurança Social. Nos EUA, a agência funerária normalmente comunica o óbito à Social Security Administration se lhe der o número da Segurança Social — confirme que o fez. Os benefícios pagos relativos ao mês da morte ou posteriores têm geralmente de ser devolvidos, e um cônjuge sobrevivo ou filhos dependentes podem ter direito a benefícios de sobrevivência próprios. Os detalhes estão em ssa.gov.
Pensões e o VA. Ligue ao administrador de qualquer plano de pensões; alguns pagam um benefício ao sobrevivo, outros cessam por completo, e de qualquer forma precisam de saber. Se a pessoa era veterana, o VA tem programas de funeral, homenagem e apoio aos sobrevivos, e o DD-214 pode ser pedido aos Arquivos Nacionais se não encontrar o original.
Benefícios do empregador. Pergunte aos recursos humanos sobre o último salário, as férias por gozar, o seguro de vida de grupo, o plano de reforma e se o seguro de saúde de um cônjuge ou dos filhos continua e por quanto tempo.
Pedidos de seguro de vida. Cada apólice precisa do seu próprio pedido, feito pelo beneficiário nomeado com uma certidão de óbito autenticada. Procure apólices nos papéis, nos extratos bancários (os pagamentos de prémios mostram o nome da seguradora) e através da entidade empregadora. Apólices antigas, de há décadas, ainda pagam se foram mantidas em vigor.
Contas bancárias e cartões de crédito. Avise cada banco. As contas conjuntes costumam manter-se abertas para o sobrevivo; as contas apenas em nome da pessoa ficam congeladas até o executor testamentário ou um beneficiário nomeado poder reclamá-las. Cancele os cartões de crédito apenas em nome da pessoa e peça um extrato final. Entretanto, continue a pagar o crédito à habitação, os serviços e o seguro da casa; a herança pode reembolsar mais tarde.
Agências de crédito. Envie uma cópia da certidão de óbito à Equifax, à Experian e à TransUnion e peça que seja colocada no registo uma nota de «falecido — não emitir crédito». O site IdentityTheft.gov, da FTC, explica os passos; a fraude com a identidade de pessoas falecidas é comum o suficiente para que isto valha a pena fazer cedo e não tarde.
Contas digitais. O e-mail, o telemóvel e as contas de armazenamento na nuvem são onde vão cair os extratos e os avisos do próximo ano, por isso mantenha-os ativos por agora, se puder. Descubra o código de desbloqueio do telemóvel e qualquer lista de palavras-passe antes de o número ser cancelado — muitas contas enviam códigos de verificação para lá. A Apple e a Google têm ambas processos de contacto de legado para quando estiver pronto para fechar tudo.
Os primeiros meses: inventário, impostos e a herança
O essencial do inventário. Nos EUA, em geral, o testamento é entregue no tribunal de sucessões do condado onde a pessoa vivia, e o tribunal confirma o executor testamentário (ou nomeia um administrador, se não houver testamento). Essa nomeação — muitas vezes chamada «letters testamentary» — é o papel que os bancos e as corretoras querem antes de libertar contas apenas em nome da pessoa. Muitos estados oferecem um processo simplificado para heranças pequenas abaixo de um determinado valor, e os bens com beneficiário nomeado ou com co-titular saltam o inventário por completo. A lista do USA.gov é um bom ponto de partida; para tudo o que parecer juridicamente incerto, uma conversa curta com um advogado de sucessões vale muito mais do que adivinhar.
A última declaração de impostos. Alguém — normalmente o executor testamentário ou o cônjuge sobrevivo — entrega a última declaração de imposto sobre o rendimento da pessoa, relativa ao ano da morte, e possivelmente uma declaração da herança, se esta gerar rendimentos enquanto estiver aberta. O IRS explica quem entrega e como. Reúna já as declarações dos últimos anos; elas listam as contas bancárias, as corretoras e as pensões que pagaram juros ou rendimentos, o que faz delas um dos melhores mapas do que a pessoa tinha. Se a morte calhar perto da época de entrega dos impostos, o prazo normal continua geralmente a aplicar-se.
Contas de reforma. As IRAs e os 401(k)s passam por designação de beneficiário, não pelo testamento. Contacte cada plano com uma certidão de óbito; as opções e os prazos do beneficiário dependem do grau de parentesco com a pessoa, e as regras mudam, por isso confirme as orientações do plano e do IRS.
Registos de imóveis. Uma casa em compropriedade com direito de sobrevivência passa normalmente para o sobrevivo mediante o registo da certidão de óbito; uma casa apenas em nome da pessoa passa pela herança. Mantenha o seguro da habitação ativo e diga à seguradora que a casa pode ficar vazia — muitas apólices têm uma cláusula de desocupação.
Veículos. O DMV transfere ou muda o registo de um veículo com uma certidão de óbito e os documentos do tribunal, ou uma declaração simplificada de herança pequena, onde isso se aplique. Mantenha o seguro automóvel ativo até o título mudar de nome.
Subscrições e tudo o que é recorrente. Streaming, ginásio, telemóvel, internet, revistas, donativos e a dúzia de pequenas coisas debitadas todos os meses num cartão. Cada extrato que chega nos primeiros dois meses revela mais algumas. Cancele o que puder ser cancelado; transfira o que um sobrevivo ainda usa.
Documentos necessários quando alguém morre: quem pede o quê
Não vai precisar de tudo isto no primeiro dia. É o conjunto de trabalho para os meses que aí vêm, com uma nota sobre se o original faz diferença.
| Documento | Quem o vai pedir | Onde costuma estar | Original ou cópia? |
|---|---|---|---|
| Certidões de óbito autenticadas | Bancos, seguradoras, Segurança Social, DMV, pensões, conservatória do condado | Pedidas através da funerária ou do serviço de registos vitais | Cópias autenticadas — peça 5 a 10 |
| Testamento e eventuais documentos de trust | Tribunal de sucessões, executor testamentário, advogado | Arquivo, cofre, cofre-forte, escritório do advogado | Testamento original assinado |
| Número da Segurança Social | Funerária, Segurança Social, seguradoras, IRS | Cartão da Segurança Social, declarações de impostos, cartão do Medicare | Só o número |
| Certidão de nascimento | Segurança Social, pensões, VA (para benefícios de sobrevivência) | Com os outros registos vitais; o condado de nascimento emite cópias | Cópia autenticada |
| Certidão de casamento | Segurança Social, pensões, seguradoras (benefícios do cônjuge) | Com os outros registos vitais; o condado que a emitiu tem cópias | Cópia autenticada |
| Sentença de divórcio, se houver | Pensões, Segurança Social (benefícios de ex-cônjuge) | O tribunal que a concedeu | Cópia autenticada |
| Papéis de dispensa militar (DD-214) | Funerária, VA, cemitérios nacionais | Papéis pessoais; os Arquivos Nacionais, a pedido | Uma cópia costuma chegar |
| Apólices de seguro de vida | A seguradora, para cada pedido | Papéis, recursos humanos, débitos de prémios nos extratos | Cópia; a seguradora tem o original |
| Apólices de saúde, habitação e automóvel | Seguradoras, para cancelar ou transferir | Papéis, e-mail, a app da seguradora | Cópia |
| Extratos bancários e de cartões de crédito | Executor testamentário, para encontrar e liquidar contas | Correio, banca online, e-mail | Cópia |
| Extratos de investimentos e corretoras | Executor testamentário, inventário do tribunal | Correio, contas online | Cópia |
| Extratos de planos de reforma e IRAs | Administrador do plano, beneficiários | Recursos humanos, site do plano, correio | Cópia |
| Papéis de pensões ou anuidades | Administrador do plano | Papéis, recursos humanos | Cópia |
| Escrituras e documentos do crédito à habitação | Conservatória do condado, empresa de títulos, tribunal de sucessões | Cofre, pasta da escritura, registos do condado | Escritura original, se a tiver; existem cópias registadas |
| Títulos e registos de veículos | DMV, comprador ou novo proprietário | Papéis, porta-luvas (registo) | Título original |
| Declarações de impostos recentes (últimos 3 a 7 anos) | Executor testamentário, quem entregar a última declaração, IRS | Papéis, contabilista, transcrições do IRS a pedido | Cópia |
| Chave e contrato do cofre-forte | O banco | Molho de chaves, gaveta da secretária | Chave original |
| Palavras-passe, código do telemóvel, acessos digitais | Executor testamentário, família | Gestor de palavras-passe, caderno, telemóvel | O que existir |
| Contrato de funeral pré-pago ou escritura de sepultura | Funerária, cemitério | Junto do testamento e dos seguros | Original, se houver |
| Contas, empréstimos e avisos de subscrições | Executor testamentário, para liquidar ou cancelar | Correio e e-mail que vai chegando | Cópia |
O papel continua a contar para uma lista curta: as certidões de óbito autenticadas, o testamento original assinado (os tribunais querem geralmente o original), as escrituras e os títulos de veículos e tudo o que tenha um selo em relevo ou uma assinatura a tinta. Mantenha isso tudo junto num único sítio físico — uma pasta ou uma caixa ignífuga — e deixe as cópias tratarem de todo o resto, incluindo saber onde fica esse único sítio.
Manter tudo localizável em família
A parte difícil não é nenhum documento em particular. É estarem espalhados — um arquivo, uma gaveta, um cofre-forte no banco, uma caixa de e-mail, uma caixa de sapatos — e cada busca acontecer enquanto está exausto, muitas vezes feita por várias pessoas em várias cidades.
Um método que mantém a coisa humana:
- Uma caixa. Tudo o que tem formato de documento vai lá para dentro. Não organize, não julgue, não decida. Encontrar e arquivar são tarefas separadas, e fazer as duas ao mesmo tempo é o que afoga as pessoas.
- Digitalize à medida que chega. Uma digitalização rápida de cada documento e de cada envelope de correio significa que, quando a seguradora pedir um número de apólice ao telefone, consegue responder sem escavar a caixa outra vez. É para este trabalho silencioso que uma app como o Paperlock foi feita: guarda a digitalização e a app lê o próprio documento — o que é, de quem vem, as datas e os valores — e arquiva-o atrás do Face ID, para que, uma semana depois, possa perguntar «que seguros de vida tinha o meu pai?» e receber a resposta com os documentos anexados, ou saber que ainda não estão lá. Até um simples álbum de fotografias com o nome «Herança» é melhor do que voltar a vasculhar a casa.
- Decidam quem fica com o quê. Uma pessoa guarda os originais em papel e diz onde estão. Uma pessoa toma conta dos telefonemas e mantém uma lista contínua: quem foi avisado, em que data, o que pediram e um número de referência. Ler extratos antigos para listar contas é uma tarefa que um irmão a três estados de distância consegue fazer a partir de digitalizações.
- Guarde a lista depois de tudo acabar. A papelada da herança, a última declaração de impostos e as cartas de encerramento de contas merecem ser guardadas durante anos — aqui está quanto tempo guardar cada documento — e os originais merecem uma cópia de segurança a sério, em vez de uma única pasta numa única casa.
A papelada mais bondosa é a feita com antecedência
Se chegou até aqui e pensou na sua própria família, esse instinto está certo. A parte mais difícil de cada passo acima é encontrar as coisas, e essa é a parte que pode eliminar para as pessoas de quem gosta — este mês, enquanto é fácil.
Ponha o seu testamento, as apólices de seguro, as escrituras, a lista de contas e o código do telemóvel num sítio onde uma pessoa de confiança os encontre, e diga-lhe onde fica. Uma pasta digital de emergência é a versão passo a passo exatamente disto: cópias do que importa, num só lugar, trancadas, encontráveis perguntando em vez de procurando. São umas horas tranquilas agora, trocadas por semanas de buscas depois, por alguém que estará a chorar por si.