Quelqu'un que vous aimez vient de mourir, et quelques heures plus tard, un coup de téléphone vous demande un numéro de contrat. Le chagrin et la paperasse arrivent en même temps, et personne ne vous donne l'ordre dans lequel tout faire. Cette page est cet ordre : que faire quand quelqu'un décède, sous forme de liste, des premières heures aux premiers mois, avec les documents que chaque étape va réclamer.
Une chose avant la liste. Presque rien de tout cela n'est urgent. Au-delà de la prise en charge du corps et de l'annonce à la famille proche, la plupart des démarches peuvent attendre des jours ou des semaines. Rien ne s'effondre parce que vous avez pris le temps de respirer.
La version courte
Si vous ne lisez qu'une seule section, que ce soit celle-ci :
- Faites constater le décès officiellement (l'hôpital ou les soins palliatifs s'en chargent ; à domicile, appelez le 911 ou l'infirmière des soins palliatifs).
- Choisissez une entreprise de pompes funèbres et signalez toute convention d'obsèques déjà souscrite.
- Prévenez la famille proche et l'employeur.
- Retrouvez le testament, puis sécurisez la maison, les animaux, la voiture et le courrier.
- Commandez cinq à dix copies certifiées de l'acte de décès par l'intermédiaire des pompes funèbres.
- Prévenez la sécurité sociale, les caisses de retraite, les anciens combattants, les assureurs, les banques et les agences d'évaluation du crédit dans les deux semaines qui suivent.
- Lancez la succession : procédure successorale ou son alternative pour les petites successions, dernière déclaration de revenus, comptes de retraite, biens immobiliers, véhicules, abonnements.
Tout ce qui suit est la même liste, avec les détails en plus.
Les premiers jours : que faire quand quelqu'un décède
Le constat de décès. Un décès doit être officiellement déclaré avant que quoi que ce soit d'autre puisse se faire. À l'hôpital ou en soins palliatifs, le personnel s'en charge. À domicile, un décès attendu sous soins palliatifs signifie en général appeler l'infirmière ; un décès inattendu signifie appeler le 911. C'est ce constat qui deviendra plus tard l'acte de décès.
Les pompes funèbres. Choisissez une entreprise et demandez le transport du corps. Si la personne avait payé ou organisé ses obsèques à l'avance, le contrat se trouve en général dans ses dossiers, avec les autres papiers importants — cela vaut la peine d'y consacrer dix minutes avant d'accepter quoi que ce soit, car tout est peut-être déjà payé. Dites au directeur des pompes funèbres si la personne était ancienne combattante ; les prestations d'inhumation et d'hommage du département des Anciens Combattants s'appliquent souvent, et l'entreprise aura besoin des papiers de libération militaire (DD-214) pour les demander.
Prévenir les gens. La famille et les amis proches d'abord, puis l'employeur — qui sera aussi une source de paperasse plus tard (dernier salaire, assurance vie collective, plan de retraite, congés non pris). Si la personne s'occupait de quelqu'un d'autre, un enfant ou un parent dépendant, organisez cette prise en charge dès aujourd'hui.
Retrouvez le testament et toute convention d'obsèques. Les endroits classiques : un classeur ou un coffre à la maison, un coffre-fort à la banque, l'avocat qui l'a rédigé, ou la maison d'un enfant de confiance. Certains États permettent de déposer les testaments au tribunal des successions local pour les conserver. Pendant vos recherches, notez tout ce qui mentionne une préférence pour les obsèques, une concession funéraire ou un souhait de don d'organes ; ces décisions-là arrivent tôt.
Sécurisez le concret. Fermez la maison à clé et, si elle va rester vide, prévenez un voisin. Organisez-vous pour les animaux. Garez la voiture en lieu sûr. Récupérez le courrier et gardez chaque enveloppe — les factures et les relevés adressés à la personne sont la façon dont vous découvrirez des comptes dont personne ne connaissait l'existence. Ne jetez rien sans l'avoir ouvert pendant un moment. Pensez à demander à la poste de garder ou de réexpédier le courrier.
Les deux premières semaines : actes de décès et qui prévenir
Les actes de décès : combien il en faut. C'est la clé qui ouvre tout le reste. Les banques, les assureurs vie, les caisses de retraite, la Social Security Administration, le DMV et le service d'enregistrement du comté veulent presque tous en voir un avant de changer quoi que ce soit, et la plupart exigent une copie certifiée avec sceau en relief, pas une photocopie. Aux États-Unis, les copies certifiées viennent du service d'état civil de l'État ou du comté ; les pompes funèbres peuvent en général les commander au moment des obsèques, et vous pouvez en commander d'autres plus tard auprès du service d'état civil. La plupart des familles finissent par en avoir besoin de cinq à dix. Les commander toutes ensemble au départ coûte moins cher et est bien moins épuisant que de découvrir trois semaines plus tard qu'il en faut deux de plus.
La sécurité sociale. Aux États-Unis, les pompes funèbres déclarent en général le décès à la Social Security Administration si vous lui donnez le numéro de sécurité sociale — vérifiez que c'est bien fait. Les prestations versées pour le mois du décès ou après doivent en général être remboursées, et un conjoint survivant ou des enfants à charge peuvent avoir droit à des prestations de survie. Les détails sont sur ssa.gov.
Retraites et anciens combattants. Appelez chaque caisse de retraite ; certaines versent une pension de réversion, d'autres s'arrêtent complètement, et dans les deux cas elles doivent être informées. Si la personne était ancienne combattante, le département des Anciens Combattants a des programmes d'inhumation, d'hommage et de prestations aux survivants, et le DD-214 peut être demandé aux National Archives si vous ne trouvez pas l'original.
Les prestations de l'employeur. Demandez aux ressources humaines ce qu'il en est du dernier salaire, des congés non pris, de l'assurance vie collective, du plan de retraite, et si la couverture santé d'un conjoint ou des enfants continue, et pendant combien de temps.
Les demandes d'assurance vie. Chaque contrat nécessite sa propre demande, déposée par le bénéficiaire désigné avec une copie certifiée de l'acte de décès. Cherchez les contrats dans les dossiers, dans les relevés bancaires (les paiements de primes indiquent le nom de l'assureur) et auprès de l'employeur. Les vieux contrats d'il y a des décennies paient toujours s'ils ont été maintenus en vigueur.
Comptes bancaires et cartes bancaires. Prévenez chaque banque. Les comptes joints restent en général ouverts pour le survivant ; les comptes au seul nom de la personne sont bloqués jusqu'à ce que l'exécuteur testamentaire ou un bénéficiaire désigné puisse les réclamer. Résiliez les cartes au seul nom de la personne et demandez un relevé final. Continuez entre-temps à payer le crédit immobilier, les charges et l'assurance de la maison ; la succession pourra rembourser plus tard.
Les agences d'évaluation du crédit. Envoyez une copie de l'acte de décès à Equifax, Experian et TransUnion et demandez qu'une mention « décédé — ne pas accorder de crédit » soit apposée sur le dossier. Le site IdentityTheft.gov de la FTC explique la marche à suivre ; la fraude utilisant l'identité d'une personne décédée est assez courante pour que cela vaille la peine de le faire tôt plutôt que tard.
Les comptes numériques. Les comptes de courriel, de téléphone et de stockage en ligne sont là où tomberont les relevés et avis de l'année qui vient, alors gardez-les actifs pour l'instant si vous le pouvez. Retrouvez le code du téléphone et toute liste de mots de passe avant que la ligne soit résiliée — beaucoup de comptes y envoient des codes de vérification. Apple et Google ont tous deux des procédures de contact héritier pour le moment où vous serez prêt à tout fermer.
Les premiers mois : succession, impôts et patrimoine
Les bases de la succession. Aux États-Unis, en général, le testament est déposé au tribunal des successions du comté où vivait la personne, et le tribunal confirme l'exécuteur testamentaire (ou nomme un administrateur s'il n'y a pas de testament). Cette nomination — souvent appelée « lettres testamentaires » — est le papier que les banques et les courtiers réclament avant de débloquer les comptes détenus au seul nom de la personne. Beaucoup d'États proposent une procédure simplifiée pour les petites successions en dessous d'un certain montant, et les biens avec un bénéficiaire désigné ou un cotitulaire échappent complètement à la procédure. La liste de USA.gov est un bon point de départ ; pour tout ce qui vous semble juridiquement incertain, une courte conversation avec un avocat spécialisé en successions vaut infiniment mieux que des suppositions.
La dernière déclaration de revenus. Quelqu'un — en général l'exécuteur ou le conjoint survivant — dépose la dernière déclaration de revenus de la personne pour l'année du décès, et éventuellement une déclaration de revenus de la succession si celle-ci gagne des revenus tant qu'elle est ouverte. L'IRS explique qui déclare et comment. Rassemblez dès maintenant les déclarations des dernières années ; elles listent les comptes bancaires, courtiers et caisses de retraite qui ont versé des intérêts ou des revenus, ce qui en fait l'une des meilleures cartes de ce que la personne possédait. Si le décès tombe près de la période des impôts, la date limite habituelle s'applique en général toujours.
Les comptes de retraite. Les IRA et les 401(k) se transmettent par désignation de bénéficiaire, pas par le testament. Contactez chaque plan avec un acte de décès ; les options et les délais du bénéficiaire dépendent de son lien avec la personne, et les règles changent, alors consultez les consignes du plan et l'IRS.
Les titres de propriété. Une maison détenue en indivision avec droit de survie passe en général au survivant avec un acte de décès enregistré ; une maison au seul nom de la personne passe par la succession. Maintenez l'assurance habitation active et dites à l'assureur que la maison risque de rester inoccupée — beaucoup de contrats ont une clause d'inoccupation.
Les véhicules. Le DMV transfère ou réimmatricule un véhicule avec un acte de décès et les lettres du tribunal, ou une déclaration de petite succession là où cela s'applique. Maintenez l'assurance auto jusqu'au changement de titulaire.
Les abonnements et tout ce qui se renouvelle. Streaming, salle de sport, téléphone, internet, magazines, dons aux associations, et la douzaine de petites choses prélevées chaque mois sur une carte. Chaque relevé qui arrive pendant les deux premiers mois en révèle quelques-uns de plus. Résiliez ce qui peut l'être ; transférez ce qu'un proche utilise encore.
Les documents nécessaires quand quelqu'un décède : qui demande quoi
Vous n'aurez pas besoin de tout cela dès le premier jour. C'est la trousse de travail pour les mois qui viennent, avec une note sur la nécessité ou non de l'original.
| Document | Qui va le demander | Où il se trouve en général | Original ou copie ? |
|---|---|---|---|
| Copies certifiées de l'acte de décès | Banques, assureurs, sécurité sociale, DMV, caisses de retraite, service d'enregistrement du comté | Commandées via les pompes funèbres ou le service d'état civil | Copies certifiées — commandez-en 5 à 10 |
| Testament et éventuels documents de fiducie | Tribunal des successions, exécuteur, avocat | Classeur, coffre, coffre-fort à la banque, étude d'avocat | Testament original signé |
| Numéro de sécurité sociale | Funérarium, sécurité sociale, assureurs, IRS | Carte de sécurité sociale, déclarations de revenus, carte Medicare | Le numéro seul suffit |
| Acte de naissance | Sécurité sociale, caisses de retraite, anciens combattants (prestations de survie) | Avec les autres actes d'état civil ; le comté de naissance en délivre des copies | Copie certifiée |
| Acte de mariage | Sécurité sociale, caisses de retraite, assureurs (prestations du conjoint) | Avec les autres actes d'état civil ; le comté qui l'a délivré en a des copies | Copie certifiée |
| Jugement de divorce, le cas échéant | Caisses de retraite, sécurité sociale (prestations d'un ex-conjoint) | Le tribunal qui l'a prononcé | Copie certifiée |
| Papiers de libération militaire (DD-214) | Pompes funèbres, département des Anciens Combattants, cimetières nationaux | Dossiers personnels ; les National Archives sur demande | Une copie suffit en général |
| Contrats d'assurance vie | L'assureur, pour chaque demande | Dossiers, RH de l'employeur, primes prélevées sur les relevés | Copie ; l'assureur a l'original |
| Contrats d'assurance santé, habitation et auto | Assureurs, pour résilier ou transférer | Dossiers, courriel, application de l'assureur | Copie |
| Relevés bancaires et de cartes | Exécuteur, pour retrouver et solder les comptes | Courrier, banque en ligne, courriel | Copie |
| Relevés de placements et de courtage | Exécuteur, inventaire de la succession | Courrier, comptes en ligne | Copie |
| Relevés de plans de retraite et d'IRA | Administrateur du plan, bénéficiaires | RH de l'employeur, site du plan, courrier | Copie |
| Papiers de pension ou de rente | Administrateur du plan | Dossiers, RH de l'employeur | Copie |
| Titres de propriété et documents de crédit immobilier | Service d'enregistrement du comté, société de titres, tribunal des successions | Coffre, dossier de l'achat, archives du comté | Titre original si vous l'avez ; des copies enregistrées existent |
| Titres de véhicules et immatriculations | DMV, acheteur ou nouveau propriétaire | Dossiers, boîte à gants (immatriculation) | Titre original |
| Déclarations de revenus récentes (3 à 7 dernières années) | Exécuteur, la personne qui dépose la dernière déclaration, IRS | Dossiers, comptable, extraits de l'IRS sur demande | Copie |
| Clé et contrat du coffre-fort à la banque | La banque | Trousseau de clés, tiroir de bureau | Clé originale |
| Mots de passe, code du téléphone, accès numériques | Exécuteur, famille | Gestionnaire de mots de passe, carnet, téléphone | Ce qui existe |
| Convention d'obsèques ou acte de concession funéraire | Funérarium, cimetière | Avec le testament et les papiers d'assurance | Original s'il y en a un |
| Factures, prêts et avis d'abonnements | Exécuteur, pour solder ou résilier | Courrier et courriels entrants | Copie |
Le papier compte encore pour une courte liste : les copies certifiées de l'acte de décès, le testament original signé (les tribunaux veulent en général l'original), les titres de propriété et titres de véhicules, et tout ce qui porte un sceau en relief ou une signature manuscrite. Gardez-les ensemble en un seul endroit physique — une chemise ou un coffre ignifugé — et laissez les copies gérer tout le reste, y compris savoir où se trouve cet endroit unique.
Garder tout cela retrouvable, en famille
Le plus dur, ce n'est aucun document en particulier. C'est qu'ils sont éparpillés — un classeur, un tiroir de bureau, un coffre à la banque, une boîte mail, une boîte à chaussures — et que chaque recherche se fait alors que vous êtes épuisé, souvent par plusieurs personnes dans plusieurs villes.
Une méthode qui reste humaine :
- Une seule boîte. Tout ce qui ressemble à un document y va. Ne triez pas, ne jugez pas, ne décidez pas. Chercher et classer sont deux tâches distinctes, et faire les deux en même temps est précisément ce qui noie les gens.
- Numérisez au fil de l'arrivée. Un scan rapide de chaque document et de chaque enveloppe de courrier fait que, quand l'assureur demande un numéro de contrat au téléphone, vous pouvez répondre sans fouiller à nouveau la boîte. C'est le travail discret pour lequel une app comme Paperlock est faite : vous enregistrez le scan et elle lit elle-même le document — ce que c'est, qui l'envoie, les dates et les montants — et le classe derrière Face ID, si bien qu'une semaine plus tard, vous pouvez demander « quelles assurances vie Papa avait-il ? » et obtenir la réponse avec les documents joints, ou apprendre qu'ils n'y sont pas encore. Même un simple album photo intitulé « Succession » vaut mieux que de re-fouiller la maison.
- Décidez qui garde quoi. Une personne garde les originaux papier et dit où ils sont. Une personne s'occupe des coups de téléphone et tient une liste à jour : qui a été prévenu, à quelle date, ce qu'on vous a demandé, et un numéro de dossier. Lire de vieux relevés pour lister les comptes est une tâche qu'un frère ou une sœur à l'autre bout du pays peut faire à partir des scans.
- Gardez la liste une fois que c'est fini. Les papiers de la succession, la dernière déclaration et les courriers de clôture de comptes méritent d'être conservés des années — voici combien de temps garder quels documents — et les originaux méritent une vraie sauvegarde plutôt qu'une seule chemise dans une seule maison.
La paperasse la plus gentille est celle faite à l'avance
Si vous avez lu jusqu'ici en pensant à votre propre famille, cet instinct est le bon. La partie la plus dure de chaque étape ci-dessus, c'est de retrouver les choses, et c'est précisément celle que vous pouvez épargner aux gens que vous aimez — ce mois-ci, tant que c'est facile.
Mettez votre testament, vos contrats d'assurance, vos titres de propriété, la liste de vos comptes et le code de votre téléphone là où une personne de confiance peut les trouver, et dites-lui où. Un classeur d'urgence numérique est la version pas à pas d'exactement cela : des copies de ce qui compte, en un seul endroit, sous clé, retrouvables en posant une question plutôt qu'en fouillant. C'est quelques heures tranquilles maintenant, échangées contre des semaines de recherches plus tard, par quelqu'un qui sera en train de vous pleurer.