Trong những tuần đầu tiên khi mất đi một người, nỗi đau xen lẫn với một khối lượng giấy tờ khó ngờ. Các ngân hàng, công ty bảo hiểm và cơ quan chính phủ cần được thông báo, và mỗi cơ quan yêu cầu các tài liệu — thường là những tài liệu giống nhau, lặp đi lặp lại. Trang này là danh sách nhẹ nhàng về những gì họ sẽ yêu cầu, vì vậy bạn không phải tìm ra nó khi bạn đang đau buồn.
Một điều trước tiên: hầu như không có gì là khẩn cấp. Ngoài giấy chứng nhận tử vong và các sắp xếp tang lễ, phần lớn điều này có thể chờ vài ngày hoặc vài tuần. Không có gì sụp đổ vì bạn dành thời gian để thở.
Bắt đầu với giấy chứng nhận tử vong — và lấy nhiều bản sao hơn bạn nghĩ
Giấy chứng nhận tử vong là chìa khóa mở ra tất cả những thứ khác. Ngân hàng, công ty bảo hiểm nhân thọ, quản trị viên hưu trí, cơ quan An sinh Xã hội, cơ quan ghi danh xe — gần như mỗi tổ chức đều muốn xem một bản trước khi thay đổi bất cứ điều gì, và nhiều tổ chức yêu cầu một bản sao công chứng (loại có con dấu nổi), không phải bản photocopy.
Ở Mỹ, các bản sao công chứng thường đến từ cơ quan hộ tịch của quận hoặc tiểu bang, và nhà tang lễ thường có thể đặt hộ bạn khi các sắp xếp được thực hiện. Hầu hết các gia đình cuối cùng cần từ năm đến mười. Đặt hàng chúng cùng nhau từ đầu rẻ hơn và ít mệt mỏi hơn so với việc khám phá, ba tuần sau, rằng bạn cần thêm hai cái và mỗi cái mất vài ngày để đến.
Những tài liệu mà mọi người sẽ yêu cầu bạn cung cấp
Bạn không cần tất cả những điều này vào ngày đầu tiên. Đây là tập hợp công việc cho những tháng phía trước:
| Tài liệu | Những người thường yêu cầu nó |
|---|---|
| Giấy chứng nhận tử vong công chứng | Ngân hàng, công ty bảo hiểm, An sinh Xã hội, cơ quan ghi danh xe, hưu trí |
| Di chúc (và bất kỳ tài liệu tín thác nào) | Tòa án thừa kế, người thực thi di chúc, luật sư |
| Bảo hiểm nhân thọ | Công ty bảo hiểm, để bắt đầu yêu cầu bồi thường |
| Bảng kê ngân hàng và đầu tư | Người thực thi di chúc, để tìm và thanh toán các tài khoản |
| Giấy tờ quyền sở hữu và bất động sản (nhà cửa, xe cộ) | Để chuyển hoặc bán tài sản |
| Tờ khai thuế gần đây | Người thực thi di chúc và bất cứ ai nộp tờ khai cuối cùng |
| Giấy chứng nhận kết hôn và sinh | Cho trợ cấp người sống sót và vợ/chồng |
| Giấy xuất ngũ quân sự (DD-214) | Cho chôn cất cựu chiến binh và trợ cấp người sống sót |
| Hóa đơn, khoản vay và dịch vụ thanh toán | Để thanh toán, chuyển hoặc hủy |
Một vài cái trong số này thực hiện công việc âm thầm nhưng quan trọng. Các bảng kê ngân hàng và thuế gần đây là cách một người thực thi di chúc khám phá các tài khoản mà không ai biết. Đống thư đến trong tháng đầu tiên thực sự hữu ích vì lý do tương tự — hóa đơn và bảng kê vẫn đến, đề tên người đã mất, và mỗi cái là một manh mối để lần theo. Trong một thời gian, đừng vứt thư đi mà chưa mở.
Nếu bạn là người thực thi di chúc, tòa án thừa kế trong tiểu bang của bạn sẽ cho bạn biết chính xác cần những gì và theo thứ tự nào; khi điều gì đó cảm thấy không chắc chắn về mặt pháp lý, một cuộc trò chuyện ngắn với luật sư di sản có giá trị hơn nhiều so với việc tự đoán mò.
Tập hợp mà không bị choáng ngợp
Phần khó không phải là bất kỳ tài liệu nào. Đó là chúng nằm rải rác — một tủ hồ sơ, một ngăn kéo bàn, một hộp ký gửi an toàn, một hộp thư email, một chiếc hộp giày — và mỗi lần tìm kiếm xảy ra khi bạn kiệt sức.
Một phương pháp giữ cho việc này nhân văn:
- Lấy một chiếc hộp. Bất cứ thứ gì trông giống tài liệu mà bạn tìm được đều bỏ vào đó. Đừng sắp xếp ngay, đừng phán xét, đừng quyết định. Tìm kiếm và lưu trữ là những công việc riêng biệt, và làm cả hai cùng một lúc là điều làm choáng ngợp mọi người.
- Chụp ảnh ngay khi tìm được. Một bức ảnh nhanh của mỗi tài liệu có nghĩa là khi công ty bảo hiểm yêu cầu số chính sách trên điện thoại, bạn có thể trả lời mà không cần phải lục lại hộp. Đây là nơi một ứng dụng như Paperlock được xây dựng để giúp: lưu ảnh và nó sẽ đọc chính tài liệu đó — nó là cái gì, ai gửi, ngày tháng, số tiền — vì vậy sau vài tuần bạn có thể đơn giản hỏi “chúng ta có những bảo hiểm nhân thọ nào?” và nhận được câu trả lời với các tài liệu đính kèm, được bảo vệ bằng Face ID. Nó sắp có mặt trên iPhone; cho đến lúc đó, ngay cả một album ảnh đơn giản được gắn nhãn “Di sản” cũng tốt hơn việc tìm kiếm lại nhà.
- Sắp xếp trong một buổi, sau đó, khi bạn có một giờ yên tĩnh hơn — phương pháp sắp xếp một hộp hoạt động tốt ở đây cũng như với giấy tờ gia đình thông thường.
- Chia sẻ gánh nặng. Đọc các bảng kê cũ để liệt kê các tài khoản là một nhiệm vụ mà một người anh chị em sống cách xa ba tiểu bang có thể làm từ ảnh. Nỗi đau là nặng; ít nhất hãy để nhiều người cùng gánh phần giấy tờ.
Nơi các bản gốc giấy tờ vẫn còn quan trọng
Ảnh và bản quét trả lời hầu hết các câu hỏi, nhưng một vài mục cần tồn tại trên giấy: giấy chứng nhận tử vong công chứng, di chúc có chữ ký gốc (tòa án thường muốn bản gốc, không phải bản sao), giấy tờ quyền sở hữu và bất động sản, và bất cứ thứ gì có con dấu nổi hoặc chữ ký tươi. Giữ những cái đó cùng nhau ở một nơi vật lý — một thư mục, một chiếc hộp chống cháy — và để các bản sao kỹ thuật số xử lý tất cả những thứ khác, bao gồm cả việc biết nơi đó ở đâu.
Khi di sản được giải quyết xong, chống lại sự thúc đẩy xé nát tất cả để nhẹ nhõm. Giấy tờ di sản, tờ khai thuế cuối cùng, và các khoản đóng tài khoản xứng đáng được giữ lâu — đây là hướng dẫn thời gian cần giữ những tài liệu nào trước khi bất cứ thứ gì được xé nhỏ.
Điều tử tế nhất là chuẩn bị giấy tờ trước
Nếu bạn đã đọc đến đây và suy nghĩ về gia đình của bạn — bản năng đó là đúng. Phần khó nhất của mỗi nhiệm vụ ở trên là tìm ra mọi thứ, và đó là phần bạn có thể loại bỏ cho những người bạn yêu, tháng này, khi việc đó còn dễ dàng.
Đặt di chúc, bảo hiểm, giấy tờ quyền sở hữu và danh sách tài khoản của bạn nơi một người được tin cậy có thể tìm thấy, và cho họ biết nơi đó. Một hộp hồ sơ khẩn cấp kỹ thuật số là phiên bản từng bước của chính điều này: bản sao của những gì quan trọng, được tổ chức, được bảo vệ bằng Face ID, và có thể tìm thấy bằng cách hỏi thay vì tìm kiếm.
Không ai thích chuẩn bị nó. Nhưng đó là vài giờ yên tĩnh bây giờ, đánh đổi cho hàng tuần tìm kiếm sau này — do người đang tiếc thương bạn thực hiện. Rất ít buổi chiều làm giấy tờ có giá trị hơn thế.