Alguém que você ama morreu e, em questão de horas, um telefonema pede um número de apólice. O luto e a papelada chegam juntos, e ninguém te entrega uma ordem para resolver tudo. Esta página é essa ordem: o que fazer quando alguém morre, em formato de checklist, das primeiras horas aos primeiros meses, com os documentos que cada etapa vai pedir.
Uma coisa antes da lista. Quase nada disso é urgente. Além de cuidar do corpo e avisar a família próxima, a maior parte pode esperar dias ou semanas. Nada desmorona porque você parou para respirar.
A versão curta
Se você só ler uma seção, que seja esta:
- Obtenha o atestado legal de óbito (o hospital ou o serviço de cuidados paliativos cuida disso; em casa, ligue para o 911 ou para o enfermeiro dos cuidados paliativos).
- Escolha uma funerária e conte a ela sobre qualquer plano funerário já contratado.
- Avise a família próxima e o empregador.
- Encontre o testamento e depois cuide da casa, dos animais de estimação, do carro e da correspondência.
- Peça de cinco a dez certidões de óbito autenticadas por meio da funerária.
- Avise a Previdência Social, fundos de pensão, o VA, seguradoras, bancos e os birôs de crédito ao longo das duas semanas seguintes.
- Comece o inventário: o processo formal ou sua versão simplificada para patrimônio pequeno, a última declaração de imposto de renda, contas de aposentadoria, imóveis, veículos e assinaturas.
Tudo o que vem abaixo é a mesma lista, com os detalhes preenchidos.
Os primeiros dias: o que fazer quando alguém morre
O atestado de óbito. A morte precisa ser declarada legalmente antes de qualquer outra coisa. No hospital ou em cuidados paliativos, a equipe faz isso. Em casa, uma morte esperada sob cuidados paliativos geralmente significa ligar para o enfermeiro do serviço; uma morte inesperada significa ligar para o 911. É desse atestado que depois nasce a certidão de óbito.
A funerária. Escolha uma e peça o transporte do corpo. Se a pessoa pagou ou planejou o funeral com antecedência, o contrato costuma estar nos arquivos dela, junto com os outros papéis importantes — vale uma olhada de dez minutos antes de fechar qualquer coisa, porque pode já estar tudo pago. Avise o responsável da funerária se a pessoa era veterana de guerra; os benefícios de sepultamento e homenagens do VA costumam se aplicar, e a funerária vai precisar do certificado de dispensa (DD-214) para solicitá-los.
Avise as pessoas. Família e amigos próximos primeiro, depois o empregador — que também será fonte de papelada mais adiante (último salário, seguro de vida em grupo, plano de aposentadoria, férias não gozadas). Se a pessoa cuidava de alguém, um dependente ou um pai ou mãe, providencie esse cuidado hoje.
Encontre o testamento e qualquer plano funerário. Lugares comuns: um armário de arquivos ou cofre em casa, um cofre no banco, o escritório do advogado que o redigiu ou a casa de um filho de confiança. Alguns estados permitem depositar testamentos na vara de sucessões local para guarda. Enquanto procura, anote qualquer coisa que mencione preferência de funeral, um jazigo ou desejo de doação de órgãos; essas decisões vêm cedo.
Cuide das coisas práticas. Tranque a casa e, se ela for ficar vazia, avise um vizinho. Providencie quem cuide dos animais. Guarde o carro em lugar seguro. Recolha a correspondência e guarde todos os envelopes — contas e extratos endereçados à pessoa são como você vai descobrir contas que ninguém conhecia. Não jogue nada fora sem abrir por um tempo. Considere pedir aos correios que retenham ou redirecionem a correspondência.
As duas primeiras semanas: certidões de óbito e quem avisar
Certidões de óbito: de quantas você precisa. Esta é a chave que abre todo o resto. Bancos, seguradoras de vida, administradores de pensão, a Social Security Administration, o DMV e o cartório de registro do condado quase sempre querem ver uma antes de alterar qualquer coisa, e a maioria exige uma cópia autenticada, com selo em relevo, não uma fotocópia. Nos EUA, as cópias autenticadas vêm do órgão de registros vitais do estado ou do condado; a funerária normalmente consegue pedi-las junto com os trâmites do funeral, e você pode pedir mais depois pelo órgão de registros vitais. A maioria das famílias acaba precisando de cinco a dez. Pedir todas juntas no início é mais barato e bem menos cansativo do que descobrir, três semanas depois, que faltam duas.
Previdência Social. Nos EUA, a funerária costuma comunicar o óbito à Social Security Administration se você informar o número do Social Security — confirme que ela fez isso. Benefícios pagos referentes ao mês da morte ou depois dele em geral precisam ser devolvidos, e o cônjuge sobrevivente ou filhos dependentes podem ter direito a benefícios próprios. Os detalhes estão em ssa.gov.
Pensões e o VA. Ligue para o administrador de qualquer plano de pensão; alguns pagam benefício ao sobrevivente, outros param por completo, e de qualquer forma eles precisam saber. Se a pessoa era veterana, o VA tem programas de sepultamento, homenagens e apoio a familiares, e o DD-214 pode ser solicitado ao National Archives se você não encontrar o original.
Benefícios do empregador. Pergunte ao RH sobre o último salário, férias não gozadas, seguro de vida em grupo, o plano de aposentadoria e se o plano de saúde de cônjuge ou filhos continua, e por quanto tempo.
Pedidos de seguro de vida. Cada apólice exige seu próprio pedido, feito pelo beneficiário indicado, com uma certidão de óbito autenticada. Procure apólices nos arquivos, nos extratos bancários (o débito do prêmio mostra o nome da seguradora) e junto ao empregador. Apólices antigas, de décadas atrás, ainda pagam se foram mantidas em dia.
Contas bancárias e cartões de crédito. Avise cada banco. Contas conjuntas em geral continuam abertas para o sobrevivente; contas só no nome da pessoa ficam bloqueadas até que o inventariante ou um beneficiário indicado possa reivindicá-las. Cancele os cartões que estavam só no nome da pessoa e peça um extrato final. Enquanto isso, continue pagando o financiamento do imóvel, as contas de consumo e o seguro da casa; o inventário pode reembolsar depois.
Birôs de crédito. Envie uma cópia da certidão de óbito para Equifax, Experian e TransUnion e peça a anotação de “falecido — não emitir crédito” no cadastro. O site IdentityTheft.gov, da FTC, explica os passos; fraude com a identidade de pessoas falecidas é comum o bastante para valer a pena fazer isso cedo, e não tarde.
Contas digitais. E-mail, celular e armazenamento em nuvem são onde os extratos e avisos do próximo ano vão chegar, então mantenha tudo ativo por enquanto, se puder. Encontre a senha do celular e qualquer lista de senhas antes de cancelar a linha — muitas contas mandam códigos de verificação para ela. Apple e Google têm processos de contato de legado para quando você estiver pronto para encerrar tudo.
Os primeiros meses: inventário, impostos e o patrimônio
O básico do inventário. Nos EUA, em geral, o testamento é protocolado na vara de sucessões (probate court) do condado onde a pessoa morava, e o juiz confirma o inventariante (ou nomeia um administrador, se não houver testamento). Essa nomeação — muitas vezes chamada de “cartas testamentárias” — é o documento que bancos e corretoras pedem antes de liberar contas que estavam só no nome da pessoa. Muitos estados oferecem um processo simplificado para patrimônio pequeno, abaixo de um certo valor, e bens com beneficiário indicado ou cotitular pulam o inventário por completo. O checklist do USA.gov é um bom ponto de partida; para qualquer coisa que pareça juridicamente incerta, uma conversa curta com um advogado de sucessões vale muito mais do que adivinhar.
A última declaração de imposto de renda. Alguém — normalmente o inventariante ou o cônjuge sobrevivente — entrega a última declaração individual da pessoa, referente ao ano da morte, e possivelmente uma declaração do próprio espólio, se ele render enquanto estiver aberto. O IRS explica quem declara e como. Reúna agora as declarações dos últimos anos; elas listam as contas bancárias, corretoras e pensões que pagaram juros ou rendimentos, o que as torna um dos melhores mapas do que a pessoa tinha. Se a morte cair perto da temporada de impostos, o prazo normal em geral continua valendo.
Contas de aposentadoria. IRAs e 401(k)s passam pela indicação de beneficiário, não pelo testamento. Entre em contato com cada plano levando uma certidão de óbito; as opções e os prazos do beneficiário dependem do grau de parentesco com a pessoa, e as regras mudam, então confira as orientações do plano e do IRS.
Títulos de propriedade. Um imóvel em conjunção com direito de sobrevivência normalmente passa ao sobrevivente com o registro da certidão de óbito; um imóvel só no nome da pessoa passa pelo inventário. Mantenha o seguro residencial ativo e avise a seguradora de que a casa pode ficar vazia — muitas apólices têm cláusula de desocupação.
Veículos. O DMV transfere ou altera o título do veículo com a certidão de óbito e as cartas expedidas pela justiça, ou uma declaração de patrimônio pequeno, onde isso se aplica. Mantenha o seguro do carro em dia até a transferência.
Assinaturas e tudo o que se repete. Streaming, academia, celular, internet, revistas, doações e a dúzia de pequenas cobranças mensais no cartão. Cada fatura que chega nos dois primeiros meses revela mais algumas. Cancele o que dá para cancelar; transfira o que algum sobrevivente ainda usa.
Documentos necessários quando alguém morre: quem pede o quê
Você não vai precisar de tudo isso no primeiro dia. É o conjunto de trabalho para os meses que vêm, com uma observação sobre quando o original importa.
| Documento | Quem vai pedir | Onde costuma estar | Original ou cópia? |
|---|---|---|---|
| Certidões de óbito autenticadas | Bancos, seguradoras, Previdência Social, DMV, pensões, cartório de registro | Pedidas pela funerária ou pelo órgão de registros vitais | Cópias autenticadas — peça de 5 a 10 |
| Testamento e documentos de trust | Vara de sucessões, inventariante, advogado | Armário de arquivos, cofre, cofre no banco, escritório do advogado | Testamento original assinado |
| Número do Social Security | Funerária, Previdência Social, seguradoras, IRS | Cartão do Social Security, declarações de imposto, cartão do Medicare | Só o número |
| Certidão de nascimento | Previdência Social, pensões, VA (para benefícios de familiares) | Com os outros registros vitais; o condado de nascimento emite cópias | Cópia autenticada |
| Certidão de casamento | Previdência Social, pensões, seguradoras (benefícios do cônjuge) | Com os outros registros vitais; o condado que a emitiu tem cópias | Cópia autenticada |
| Sentença de divórcio, se houver | Pensões, Previdência Social (benefícios de ex-cônjuge) | O tribunal que a concedeu | Cópia autenticada |
| Certificado de dispensa militar (DD-214) | Funerária, VA, cemitérios nacionais | Arquivos pessoais; o National Archives, mediante pedido | Cópia costuma bastar |
| Apólices de seguro de vida | A seguradora, para cada pedido | Arquivos, RH do empregador, débitos de prêmio nos extratos | Cópia; a seguradora tem o original |
| Apólices de saúde, residencial e auto | Seguradoras, para cancelar ou transferir | Arquivos, e-mail, aplicativo da seguradora | Cópia |
| Extratos bancários e de cartão | Inventariante, para localizar e quitar contas | Correspondência, internet banking, e-mail | Cópia |
| Extratos de investimentos e corretora | Inventariante, inventário da vara de sucessões | Correspondência, contas on-line | Cópia |
| Extratos de planos de aposentadoria e IRA | Administrador do plano, beneficiários | RH do empregador, site do plano, correspondência | Cópia |
| Papéis de pensão ou anuidade | Administrador do plano | Arquivos, RH do empregador | Cópia |
| Escrituras e documentos do financiamento | Cartório de registro, companhia de títulos, vara de sucessões | Cofre, pasta da compra do imóvel, registros do condado | Escritura original, se tiver; existem cópias registradas |
| Títulos e licenciamentos de veículos | DMV, comprador ou novo dono | Arquivos, porta-luvas (licenciamento) | Título original |
| Declarações de imposto recentes (últimos 3 a 7 anos) | Inventariante, quem entregar a declaração final, IRS | Arquivos, contador, transcrições do IRS mediante pedido | Cópia |
| Chave e contrato do cofre no banco | O banco | Chaveiro, gaveta da escrivaninha | Chave original |
| Senhas, código do celular, acessos digitais | Inventariante, família | Gerenciador de senhas, caderno, celular | O que existir |
| Contrato de plano funerário ou escritura do jazigo | Funerária, cemitério | Junto com o testamento e os papéis de seguro | Original, se houver |
| Contas, empréstimos e avisos de assinaturas | Inventariante, para quitar ou cancelar | Correspondência e e-mail que chegam | Cópia |
O papel ainda importa para uma lista curta: certidões de óbito autenticadas, o testamento original assinado (a justiça em geral quer o original), escrituras e títulos de veículos e qualquer coisa com selo em relevo ou assinatura a caneta. Guarde tudo isso junto num lugar físico só — uma pasta ou uma caixa à prova de fogo — e deixe que as cópias resolvam todo o resto, inclusive lembrar onde fica esse lugar.
Como manter tudo fácil de achar em família
A parte difícil não é nenhum documento em si. É que eles estão espalhados — um armário de arquivos, uma gaveta de escrivaninha, um cofre no banco, uma caixa de entrada, uma caixa de sapatos — e que cada busca acontece com você exausto, muitas vezes por várias pessoas em várias cidades.
Um método que mantém a coisa humana:
- Uma caixa. Tudo o que tem formato de documento vai para dentro dela. Não separe, não julgue, não decida. Encontrar e arquivar são tarefas diferentes, e fazer as duas ao mesmo tempo é o que afoga as pessoas.
- Digitalize conforme chega. Uma digitalização rápida de cada documento e de cada envelope de correspondência significa que, quando a seguradora pedir um número de apólice ao telefone, você responde sem escavar a caixa de novo. É para esse trabalho silencioso que um aplicativo como o Paperlock foi feito: você salva a digitalização e ele mesmo lê o documento — o que é, de quem veio, as datas e os valores — e o arquiva atrás do Face ID, para que uma semana depois você possa perguntar “quais seguros de vida o papai tinha?” e receber a resposta com os documentos anexados, ou saber que ainda não está lá. Até um álbum de fotos simples com o nome “Inventário” já ganha de vasculhar a casa de novo.
- Decida quem fica com o quê. Uma pessoa guarda os originais em papel e diz onde. Uma pessoa cuida dos telefonemas e mantém uma lista corrida: quem foi avisado, em que data, o que pediram e um número de protocolo. Ler extratos antigos para listar contas é uma tarefa que um irmão a três estados de distância consegue fazer a partir das digitalizações.
- Guarde a lista depois que tudo acabar. A papelada do inventário, a declaração final e as cartas de encerramento de contas valem ser guardadas por anos — veja por quanto tempo guardar cada documento — e os originais merecem um backup de verdade, e não uma única pasta numa única casa.
A papelada mais gentil é a feita com antecedência
Se você leu até aqui e pensou na sua própria família, esse instinto está certo. A parte mais difícil de cada etapa acima é encontrar as coisas, e é exatamente a parte que você pode eliminar para quem você ama — neste mês, enquanto é fácil.
Deixe seu testamento, apólices de seguro, escrituras, lista de contas e a senha do celular onde uma pessoa de confiança consiga encontrá-los, e diga a ela onde. Um kit de emergência digital é a versão passo a passo de exatamente isso: cópias do que importa, num lugar só, trancadas, fáceis de achar perguntando em vez de procurando. São algumas horas tranquilas agora, trocadas por semanas de busca depois, por alguém que estará de luto por você.