Una persona che ami è morta, e nel giro di poche ore una telefonata ti chiede un numero di polizza. Il lutto e la burocrazia arrivano insieme, e nessuno ti consegna un ordine in cui fare le cose. Questa pagina è quell'ordine: cosa fare quando muore una persona, sotto forma di checklist, dalle prime ore ai primi mesi, con i documenti che ogni passaggio ti chiederà.
Una cosa prima della lista. Quasi niente di tutto questo è urgente. A parte occuparsi della salma e avvisare i familiari più stretti, la maggior parte può aspettare giorni o settimane. Non crolla niente se ti prendi il tempo di respirare.
La versione breve
Se leggi una sola sezione, leggi questa:
- Fai accertare legalmente il decesso (se ne occupano l'ospedale o l'hospice; a casa, chiama il 911 o l'infermiere dell'hospice).
- Scegli un'agenzia funebre e informala di eventuali funerali già organizzati in anticipo.
- Avvisa i familiari stretti e il datore di lavoro.
- Trova il testamento, poi metti al sicuro casa, animali, auto e posta.
- Richiedi da cinque a dieci copie autenticate del certificato di morte tramite l'agenzia funebre.
- Avvisa previdenza sociale, fondi pensione, l'ente per i veterani, assicurazioni, banche e agenzie di credito nelle due settimane successive.
- Avvia la successione: l'iter formale o la sua versione semplificata per le piccole eredità, l'ultima dichiarazione dei redditi, i fondi pensione, gli immobili, i veicoli, gli abbonamenti.
Tutto quello che segue è la stessa lista con i dettagli.
I primi giorni: cosa fare quando muore una persona
L'accertamento del decesso. La morte deve essere dichiarata legalmente prima che possa succedere qualsiasi altra cosa. In ospedale o in hospice ci pensa il personale. A casa, un decesso atteso in cure palliative di solito significa chiamare l'infermiere dell'hospice; un decesso improvviso significa chiamare il 911. L'accertamento è ciò che poi diventerà il certificato di morte.
L'agenzia funebre. Scegline una e chiedile di occuparsi del trasporto della salma. Se la persona aveva pagato o pianificato il funerale in anticipo, il contratto di solito è tra le sue carte, insieme agli altri documenti importanti: vale la pena dedicarci dieci minuti prima di accettare qualsiasi cosa, perché potrebbe essere già tutto pagato. Informa l'impresario se la persona era un veterano; i benefici per la sepoltura e la commemorazione del VA si applicano spesso, e all'agenzia serviranno i documenti di congedo (DD-214) per richiederli.
Avvisa le persone. Prima familiari e amici stretti, poi il datore di lavoro — che più avanti sarà anche una fonte di documenti (ultima busta paga, assicurazione sulla vita aziendale, fondo pensione, ferie non godute). Se la persona si prendeva cura di qualcun altro, un figlio a carico o un genitore, organizza quell'assistenza oggi stesso.
Trova il testamento ed eventuali accordi presi in anticipo. I posti più comuni: un archivio o una cassaforte in casa, una cassetta di sicurezza, l'avvocato che l'ha redatto, o la casa di un figlio adulto di fiducia. Alcuni stati permettono di depositare i testamenti presso il tribunale locale per custodia. Mentre cerchi, annota tutto ciò che indica una preferenza per il funerale, un loculo o una volontà sulla donazione degli organi: sono decisioni che arrivano subito.
Metti al sicuro le cose pratiche. Chiudi a chiave la casa e, se resterà vuota, avvisa un vicino. Sistemati gli animali. Sposta l'auto in un posto sicuro. Ritira la posta e conserva ogni busta: bollette ed estratti conto intestati alla persona sono il modo in cui scoprirai conti di cui nessuno sapeva. Per un po' non buttare via niente senza averlo aperto. Valuta di chiedere alle poste di trattenere o inoltrare la corrispondenza.
Le prime due settimane: certificati di morte e chi avvisare
Certificati di morte: quanti ne servono. È la chiave che apre tutto il resto. Banche, assicurazioni sulla vita, fondi pensione, la Social Security Administration, la motorizzazione e gli uffici del catasto vogliono quasi tutti vederne uno prima di cambiare qualsiasi cosa, e la maggior parte pretende una copia autenticata con timbro a secco, non una fotocopia. Negli Stati Uniti, le copie autenticate vengono rilasciate dall'ufficio di stato civile dello stato o della contea; l'agenzia funebre di solito può richiederle al momento dell'organizzazione, e in seguito puoi ordinarne altre tramite l'ufficio di stato civile. Alla maggior parte delle famiglie ne servono da cinque a dieci. Ordinarle tutte insieme all'inizio costa meno ed è molto meno faticoso che scoprire dopo tre settimane di averne bisogno di altre due.
La previdenza sociale. Negli Stati Uniti, di solito l'agenzia funebre comunica il decesso alla Social Security Administration se le fornisci il numero di previdenza sociale: verifica che l'abbia fatto. Gli assegni pagati per il mese del decesso o successivi vanno in genere restituiti, e un coniuge superstite o i figli a carico potrebbero avere diritto a prestazioni per i superstiti. I dettagli sono su ssa.gov.
Pensioni e l'ente per i veterani. Chiama l'amministratore di ogni fondo pensione: alcuni prevedono una reversibilità, altri si interrompono del tutto, e in entrambi i casi devono saperlo. Se la persona era un veterano, il VA ha programmi per la sepoltura, la commemorazione e i superstiti, e il DD-214 si può richiedere agli Archivi Nazionali se non trovi l'originale.
I benefici dal datore di lavoro. Chiedi alle risorse umane dell'ultima busta paga, delle ferie non godute, dell'assicurazione sulla vita aziendale, del fondo pensione e se la copertura sanitaria per il coniuge o i figli continua, e per quanto.
Le richieste di rimborso delle polizze vita. Ogni polizza richiede la sua pratica, presentata dal beneficiario indicato insieme a una copia autenticata del certificato di morte. Cerca le polizze tra le carte, negli estratti conto (i pagamenti dei premi mostrano il nome dell'assicuratore) e tramite il datore di lavoro. Le vecchie polizze di decenni fa pagano ancora, se sono state mantenute in vigore.
Conti bancari e carte di credito. Avvisa ogni banca. I conti cointestati di solito restano aperti a favore del superstite; i conti intestati solo alla persona vengono bloccati finché l'esecutore testamentario o un beneficiario indicato non può riscuoterli. Fai disdire le carte di credito intestate solo alla persona e chiedi un estratto conto finale. Nel frattempo continua a pagare mutuo, utenze e assicurazione della casa; la successione potrà rimborsare più avanti.
Le agenzie di credito. Invia una copia del certificato di morte a Equifax, Experian e TransUnion e chiedi che venga annotato sul profilo «deceduto — non emettere credito». Il sito della FTC IdentityTheft.gov spiega i passaggi; le frodi che usano l'identità di una persona deceduta sono abbastanza comuni da rendere questa cosa da fare presto anziché tardi.
Gli account digitali. Email, telefono e archivi cloud sono dove arriveranno gli estratti conto e le comunicazioni dell'anno prossimo, quindi per ora tienili attivi se puoi. Trova il codice di sblocco del telefono ed eventuali elenchi di password prima che il numero venga disattivato: molti account gli inviano codici di verifica. Apple e Google hanno entrambe procedure per i contatti eredi, per quando sarai pronto a chiudere tutto.
I primi mesi: successione, tasse ed eredità
Le basi della successione. Negli Stati Uniti, in generale, il testamento viene depositato presso il tribunale della contea in cui viveva la persona, e il tribunale conferma l'esecutore testamentario (o nomina un amministratore se non c'è testamento). Quella nomina — spesso chiamata «letters testamentary» — è il documento che banche e società di intermediazione vogliono prima di svincolare i conti intestati solo alla persona. Molti stati offrono una procedura semplificata per le piccole eredità sotto una certa soglia, e i beni con un beneficiario indicato o un cointestatario saltano del tutto la successione. La checklist di USA.gov è un buon punto di partenza; per qualsiasi cosa ti sembri legalmente incerta, una breve conversazione con un avvocato esperto in successioni vale molto più delle supposizioni.
L'ultima dichiarazione dei redditi. Qualcuno — di solito l'esecutore testamentario o il coniuge superstite — presenta l'ultima dichiarazione dei redditi personale per l'anno del decesso, ed eventualmente una dichiarazione dei redditi dell'eredità se questa produce reddito mentre è aperta. L'IRS spiega chi la presenta e come. Raccogli subito le dichiarazioni degli ultimi anni: elencano i conti bancari, le società di intermediazione e le pensioni che hanno pagato interessi o redditi, il che le rende una delle mappe migliori di ciò che la persona possedeva. Se il decesso cade vicino alla stagione delle tasse, in genere la scadenza ordinaria resta valida.
I fondi pensione. IRA e 401(k) passano attraverso la designazione del beneficiario, non attraverso il testamento. Contatta ogni piano con un certificato di morte; le opzioni e le scadenze del beneficiario dipendono dal suo rapporto con la persona, e le regole cambiano, quindi verifica le indicazioni del piano e dell'IRS.
Le intestazioni degli immobili. Una casa in comproprietà con diritto di accrescimento di solito passa al superstite con la registrazione del certificato di morte; una casa intestata solo alla persona passa attraverso la successione. Mantieni attiva l'assicurazione sulla casa e informa l'assicuratore che l'immobile potrebbe restare vuoto: molte polizze hanno una clausola di sfitto.
I veicoli. La motorizzazione trasferisce o reintesta un veicolo con il certificato di morte e i documenti del tribunale, o una dichiarazione di piccola eredità dove prevista. Mantieni l'assicurazione auto attiva finché l'intestazione non cambia.
Abbonamenti e tutto ciò che si rinnova. Streaming, palestra, telefono, internet, riviste, donazioni e la dozzina di piccole spese addebitate ogni mese su una carta. Ogni estratto conto che arriva nei primi due mesi ne rivela qualcun'altra. Disdici ciò che si può disdire; trasferisci ciò che un superstite usa ancora.
I documenti che servono quando muore una persona: chi chiede cosa
Non ti servirà tutto il primo giorno. È il kit di lavoro per i mesi che vengono, con una nota su quando conta l'originale.
| Documento | Chi lo chiederà | Dove si trova di solito | Originale o copia? |
|---|---|---|---|
| Copie autenticate del certificato di morte | Banche, assicurazioni, previdenza sociale, motorizzazione, fondi pensione, catasto | Richieste tramite l'agenzia funebre o l'ufficio di stato civile | Copie autenticate — ordinalne 5–10 |
| Testamento ed eventuali documenti di trust | Tribunale, esecutore testamentario, avvocato | Archivio, cassaforte, cassetta di sicurezza, studio legale | Testamento originale firmato |
| Numero di previdenza sociale | Agenzia funebre, previdenza sociale, assicurazioni, fisco | Tessera, dichiarazioni dei redditi, tessera sanitaria | Solo il numero |
| Certificato di nascita | Previdenza sociale, fondi pensione, VA (per le prestazioni ai superstiti) | Con gli altri atti di stato civile; la contea di nascita rilascia copie | Copia autenticata |
| Certificato di matrimonio | Previdenza sociale, fondi pensione, assicurazioni (prestazioni coniugali) | Con gli altri atti di stato civile; la contea che l'ha rilasciato ne ha copie | Copia autenticata |
| Sentenza di divorzio, se esiste | Fondi pensione, previdenza sociale (prestazioni per l'ex coniuge) | Il tribunale che l'ha emessa | Copia autenticata |
| Documenti di congedo militare (DD-214) | Agenzia funebre, VA, cimiteri nazionali | Archivio personale; gli Archivi Nazionali su richiesta | Di solito basta una copia |
| Polizze vita | L'assicuratore, per ogni pratica | Archivio, risorse umane, addebiti dei premi sugli estratti conto | Copia; l'originale ce l'ha l'assicuratore |
| Polizze sanitarie, casa e auto | Gli assicuratori, per disdire o trasferire | Archivio, email, app dell'assicuratore | Copia |
| Estratti conto bancari e delle carte | L'esecutore, per trovare e liquidare i conti | Posta, home banking, email | Copia |
| Rendiconti di investimenti e intermediazione | Esecutore, inventario per il tribunale | Posta, account online | Copia |
| Rendiconti di fondi pensione e IRA | Amministratore del piano, beneficiari | Risorse umane, sito del piano, posta | Copia |
| Documenti di pensione o rendita | Amministratore del piano | Archivio, risorse umane | Copia |
| Atti di proprietà e documenti del mutuo | Catasto, società di garanzia, tribunale | Cassaforte, cartellina del rogito, registri della contea | L'atto originale se ce l'hai; esistono copie registrate |
| Libretti e carte di circolazione dei veicoli | Motorizzazione, acquirente o nuovo intestatario | Archivio, vano portaoggetti (carta di circolazione) | Titolo originale |
| Dichiarazioni dei redditi recenti (ultimi 3–7 anni) | Esecutore, chi presenta l'ultima dichiarazione, fisco | Archivio, commercialista, copie dal fisco su richiesta | Copia |
| Chiave e contratto della cassetta di sicurezza | La banca | Portachiavi, cassetto della scrivania | Chiave originale |
| Password, codice del telefono, accessi digitali | Esecutore, familiari | Gestore di password, quaderno, telefono | Quello che esiste |
| Contratto di funerale prepagato o atto del loculo | Agenzia funebre, cimitero | Con il testamento e le assicurazioni | L'originale, se esiste |
| Bollette, prestiti e avvisi di abbonamenti | Esecutore, per saldare o disdire | Posta ed email in arrivo | Copia |
La carta conta ancora per una lista breve: le copie autenticate del certificato di morte, il testamento originale firmato (i tribunali in genere vogliono l'originale), gli atti di proprietà e i libretti dei veicoli, e qualsiasi cosa con un timbro a secco o una firma autografa. Tieni queste cose insieme in un unico posto fisico — una cartellina o una cassetta ignifuga — e lascia che siano le copie a gestire tutto il resto, incluso sapere dov'è quel posto.
Tenere tutto reperibile, in famiglia
La parte difficile non è nessun singolo documento. È che sono sparsi — un archivio, un cassetto della scrivania, una cassetta di sicurezza, una casella email, una scatola da scarpe — e che ogni ricerca avviene mentre sei stremato, spesso fatta da più persone in più città.
Un metodo che la tiene umana:
- Una scatola sola. Tutto ciò che ha forma di documento ci finisce dentro. Non ordinare, non giudicare, non decidere. Trovare e archiviare sono due lavori separati, e farli insieme è ciò che affoga le persone.
- Scansiona man mano che arriva. Una scansione veloce di ogni documento e di ogni busta di posta significa che quando l'assicurazione ti chiede un numero di polizza al telefono, puoi rispondere senza riesumare la scatola. È il lavoro silenzioso per cui è nata un'app come Paperlock: salvi la scansione e lui legge il documento da solo — cos'è, da chi viene, le date e gli importi — e lo archivia dietro Face ID, così una settimana dopo puoi chiedere «quali polizze vita aveva papà?» e ricevere la risposta con i documenti allegati, oppure sapere che non ci sono ancora. Anche un semplice album di foto etichettato «Eredità» batte il rimettere la casa sottosopra.
- Decidi chi tiene cosa. Una persona conserva gli originali cartacei e dice dove sono. Una persona gestisce le telefonate e tiene una lista continua: chi è stato avvisato, in quale data, cosa ha chiesto, e un numero di riferimento. Leggere i vecchi estratti conto per elencare i conti è un compito che un fratello a tre stati di distanza può fare dalle scansioni.
- Conserva la lista anche dopo. Le carte della successione, l'ultima dichiarazione e le lettere di chiusura dei conti vale la pena tenerle per anni — ecco quanto a lungo conservare quali documenti — e gli originali meritano un backup fatto come si deve piuttosto che un'unica cartellina in un'unica casa.
La burocrazia più gentile è quella fatta in anticipo
Se sei arrivato a leggere fin qui e hai pensato alla tua famiglia, quell'istinto è giusto. La parte più dura di ogni passaggio qui sopra è trovare le cose, ed è quella che puoi eliminare per le persone che ami — questo mese, mentre è facile.
Metti il tuo testamento, le polizze, gli atti di proprietà, l'elenco dei conti e il codice del telefono dove una persona di fiducia può trovarli, e dille dove. Un raccoglitore d'emergenza digitale è la versione passo passo di esattamente questo: copie di ciò che conta, in un posto solo, sotto chiave, reperibili chiedendo anziché cercando. Sono poche ore tranquille adesso, scambiate con settimane di ricerche dopo, da parte di qualcuno che sta piangendo te.