失去所爱的最初几周，悲痛与大量繁琐的文件工作并行。银行、保险公司和各类机构都需要被告知，每一个都会要求文件——常常是同样的文件，一遍又一遍。本文是一份安静的清单，告诉你他们会要求什么，这样你就不必在悲伤中自己摸索。
首先要说的是：几乎没有什么是紧急的。除了死亡证明和葬礼安排，大部分事情都可以等上几天或几周。花时间调整自己不会让任何事情崩溃。
从死亡证明开始——准备超过你想象的副本数量
死亡证明是打开其他所有事宜的钥匙。银行、人寿保险公司、养老金管理机构、社会安全局、车辆登记部门——几乎每个机构都要先看到死亡证明才会改变任何东西，许多机构还坚持要经过认证的副本（带有凸起印章的那种），而不是影印件。
在美国，经过认证的副本通常由县或州的重要记录办公室出具，殡仪馆在安排葬礼时通常可以为你订购。大多数家庭最终需要5到10份。一开始就一起订购既便宜又轻松得多，不用像三周后才发现还需要两份，而每份还要等好几天才能到。
人们会要求你提供的文件
你不需要在第一天就准备齐全。这是接下来几个月的工作清单：
| 文件 | 谁通常会要求它 |
|---|---|
| 经过认证的死亡证明 | 银行、保险公司、社会安全局、车辆登记部门、养老金机构 |
| 遗嘱（及任何信托文件） | 遗产法庭、执行人、律师 |
| 人寿保险单 | 保险公司，用以启动索赔 |
| 银行和投资账户声明 | 执行人，用以查找并结清账户 |
| 产权证书和契据（住宅、车辆） | 用于转移或出售财产 |
| 最近的纳税申报单 | 执行人和提交最终申报单的人 |
| 结婚证和出生证 | 用于获取幸存者和配偶福利 |
| 退伍证明文件（DD-214） | 用于退伍军人安葬和幸存者福利 |
| 账单、贷款和订阅 | 用以结清、转移或取消 |
其中一些文件做着安静但重要的工作。最近的银行和纳税声明是执行人发现没人知道的账户的方式。最初几个月收到的一堆邮件同样有用——账单和声明寄到那个人的地址，每一份都是可以追踪的线索。有一段时间不要随意丢弃未开封的邮件。
如果你是执行人，你所在州的遗产法庭会准确地告诉你它需要什么以及需要的顺序；当你对法律问题不确定时，与遗产律师的一次简短交流，远比凭空猜测更有价值。
收集，而不被淹没
难的不是任何单一文件。难的是它们散落各地——文件柜、办公桌抽屉、银行保险箱、电子邮件收件箱、鞋盒——而且每次搜索都发生在你筋疲力尽的时候。
一种让这个过程更人性的方法：
- 准备一个盒子。 你找到的所有像文件的东西都放进去。现在不要分类、不要判断、不要决定。寻找和整理是两个独立的工作，同时做两个才是让人窒息的原因。
- 随手拍照。 对每份文件的快速拍照意味着当保险公司在电话里询问保单号时，你可以直接回答而不必再挖一遍那个盒子。这正是像Paperlock这样的应用被设计来帮助的地方：保存照片，它会读取文件内容本身——是什么文件、来自谁、日期、金额——所以几周后你可以简单地问“我们有哪些人寿保险单？”并获得附带文件的答案，都在Face ID保护下。它即将登陆iPhone；在那之前，即使是一个标记为“遗产”的普通相册也比重新搜索整个房子好。
- 稍后在平静的时刻一次性分类—— 单盒分类法在这里的效果和用于普通家庭纸质文件一样好。
- 分担工作。 阅读旧账户声明来列出账户清单是远在三州之外的兄弟姐妹可以通过照片完成的任务。悲痛很沉重；至少让文件工作由多个人来承担。
纸质原件仍然重要的地方
照片和扫描件可以回答大多数问题，但有些项目需要以纸质形式存在：经过认证的死亡证明、原始签署的遗嘱（法院通常要求原件，不是副本）、产权证书和契据，以及任何带有凸起印章或手写签名的东西。把这些放在一个物理位置——一个文件夹、一个防火箱——让数字副本处理其他所有事情，包括记住那个位置在哪里。
遗产结清后，抵抗把它们统统销毁的冲动。遗产文件、最终纳税申报单和账户关闭证明值得保留多年——这里说明了要保留哪些文件多久才能进行销毁。
最温暖的文件工作是提前完成的
如果你读到这里并想到了自己的家庭——那个直觉是对的。上面所有任务中最难的单一部分是找东西，而这正是你现在可以为你爱的人去除的部分，趁现在还容易。
把你的遗嘱、保险单、地契和账户清单放在一个你信任的人能找到的地方，并告诉他们在哪里。一个数字应急活页夹就是这个的逐步版本：重要事项的副本，整理好，锁定在Face ID后面，通过提问而不是搜索就能找到。
没人喜欢组织它。但这是现在几个安静的小时，换来日后几周的搜索——而那会由为失去你而悲伤的人来做。很少有几个下午的文件工作值得这么多。