Folder darurat digital: 20 dokumen yang keluarga Anda harus bisa menemukan

Folder darurat terdengar seperti proyek untuk rumah tangga yang berbeda, lebih terorganisir — tipe yang punya wadah-wadah berlabel di dapur. Padahal tidak. Ini hanya satu malam pengumpulan, dan itu menjawab pertanyaan yang pada akhirnya setiap keluarga ditanya pada saat yang paling buruk: di mana dokumennya?

Penerimaan di rumah sakit, kebakaran rumah, evakuasi, kematian dalam keluarga — masing-masing disertai permintaan dokumen, biasanya dalam hitungan jam. Tujuan folder bukan untuk memprediksi keadaan darurat apa yang akan Anda hadapi. Ini untuk memastikan bahwa jawaban atas "di mana polis asuransinya?" tidak pernah "entah di laci arsip mana, saya pikir."

Inilah apa yang harus ada di dalamnya, dan cara membangunnya secara digital malam ini.

Mengapa digital lebih dulu

Folder darurat klasik adalah folder tiga-ring merah di rak. Ini ide yang bagus dengan satu cacat: ada di rak. Jika Anda mengungsi, bepergian, atau berdiri di ruang gawat darurat pukul 2 pagi, folder ada di rumah — dan dalam kebakaran rumah atau banjir, folder adalah hal yang terbakar.

Folder digital selalu bersama Anda di mana pun ponsel Anda berada, dan salinan yang tepat bertahan dari apa pun yang terjadi pada aslinya. Simpan versi kertas yang ramping juga jika Anda mau — beberapa asli benar-benar penting di kertas, dan kami akan menandai mana — tetapi salinan yang sebenarnya akan digunakan keluarga Anda dengan tergesa-gesa adalah yang ada di ponsel.

20 dokumen yang diperlukan

Jangan berusaha untuk melengkapi semuanya di malam pertama. Dua puluh dokumen ini mencakup hampir setiap keadaan darurat yang dihadapi keluarga.

Identitas (4)

1. Paspor — halaman foto untuk setiap anggota keluarga
2. SIM atau kartu identitas
3. Akta kelahiran
4. Kartu identitas nasional atau setara di negara Anda

Asuransi (4)

5. Kartu asuransi kesehatan, dua sisi, untuk semua orang yang tercakup
6. Polis asuransi rumah atau penyewa — minimal halaman deklarasi
7. Polis dan kartu asuransi kendaraan
8. Polis asuransi jiwa, dengan nomor telepon klaim perusahaan asuransi

Medis (3)

9. Daftar obat saat ini: nama, dosis, dokter yang meresepkan
10. Catatan imunisasi, terutama untuk anak-anak
11. Alergi dan kondisi — satu halaman yang bisa dibaca keras-keras kepada perawat oleh siapa pun

Uang dan akun (4)

12. Inventaris akun: setiap rekening bank, pialang, dan pensiun, dengan nama institusi dan empat digit terakhir (tidak pernah nomor lengkap dan sandi bersama)
13. Daftar kartu kredit dengan nomor telepon penerbit, untuk pembatalan cepat
14. Pengembalian pajak terbaru Anda — membuktikan pendapatan dan identitas dalam satu dokumen
15. Tagihan dan langganan berulang yang mungkin perlu ditangguhkan atau dibayarkan oleh seseorang

Rumah dan properti (3)

16. Sertifikat atau sewa
17. Judul dan pendaftaran kendaraan
18. Inventaris rumah — bahkan tur video sepuluh menit di setiap ruangan membuat klaim asuransi jauh lebih mudah

Hukum dan kontak (2)

19. Catatan "di mana semuanya": lokasi surat wasiat asli, surat kuasa, dan kotak deposit keamanan apa pun (plus siapa yang punya kuncinya). Salinan dokumen ini membantu; aslinya adalah apa yang diinginkan pengadilan dan bank, jadi catatan yang mengatakan di mana penting sama halnya dengan salinannya.
20. Lembar kontak kunci: dokter, agen asuransi, pengacara, HR majikan, pemilik atau perusahaan hipotek, dan dua anggota keluarga di luar area

Jika bencana nyata adalah skenario yang Anda rencanakan, ada panduan yang lebih lengkap tentang dokumen mana yang penting ketika Anda mungkin harus meninggalkan rumah dengan cepat — tetapi dua puluh ini juga merupakan inti daftar itu.

Membangunnya dalam satu malam

1. Kumpulkan dulu, sempurnakan nanti. Tarik semuanya dari laci, folder, kotak sarung tangan. Item yang hilang masuk ke daftar singkat untuk nanti; jangan menghentikan seluruh proyek karena satu akta kelahiran.
2. Foto atau pindai setiap dokumen. Aplikasi Catatan iPhone Anda memiliki pemindai built-in yang layak (ketuk ikon kamera dalam catatan → Pindai Dokumen), dan itu memotong dan meluruskan untuk Anda.
3. Simpan salinan di tempat yang terkunci dan sengaja — bukan tersebar di gulungan foto di antara foto liburan. Tempat khusus, dilindungi sandi, yang dapat dinamakan keluarga Anda, adalah seluruh intinya. Makalah asuransi khususnya layak disimpan di ponsel Anda dengan benar, karena itu adalah dokumen yang akan Anda butuhkan saat berdiri di lokasi parkir.
4. Tulis dua catatan ringkas satu halaman — inventaris akun dan catatan tentang "di mana semuanya". Ini membutuhkan lima belas menit dan adalah halaman yang paling sering dilewatkan keluarga.

Versi manual ini bekerja. Kelemahannya yang jelas adalah pengambilan kembali: enam bulan dari sekarang, dalam situasi stres, seseorang harus mengingat apa nama setiap file dan di mana lokasinya.

Langkah pengambilan itulah yang Paperlock dirancang untuk menghilangkan. Simpan dua puluh dokumen itu ke Paperlock dan ia memahami masing-masing — apa dokumennya, siapa yang mengeluarkannya, kapan kadaluarsa — dan menyimpannya sendiri di belakang Face ID, dengan halaman sensitif seperti paspor yang dikaburkan sampai Anda mengonfirmasi bahwa itu Anda. Kemudian menemukan sesuatu itu semudah bertanya: "tampilkan kartu asuransi kesehatan kami" atau "kapan paspor Maya kedaluwarsa?" mendapat jawaban dengan dokumen terlampir. Bahkan mendeteksi dokumen yang sudah tersembunyi di gulungan foto Anda dan menawarkan untuk membawanya — kebanyakan orang terkejut berapa banyak dari daftar ini sudah ada di foto mereka. Ini akan segera hadir di iPhone.

Menjaganya tetap terkini

Folder yang sudah tiga tahun ketinggalan zaman hanya sedikit lebih baik daripada tidak memiliki folder. Dua kebiasaan menjaganya tetap berguna dan relevan:

• Perbarui berdasarkan peristiwa, bukan jadwal. Polis baru, obat baru, alamat baru, SIM yang diperbaharui — hari itu terjadi, salinan masuk. Tiga puluh detik.
• Tinjau dua kali setahun. Ketika jam berubah, habiskan sepuluh menit memeriksa tanggal kadaluarsa dan dua catatan satu halaman. (Jika dokumen Anda ada di Paperlock, pemantauan kadaluarsa menangani sendiri — ia mengingatkan Anda 30 dan 7 hari sebelum paspor, ID, dan asuransi berakhir, tanpa perlu pengaturan apa pun.)

Siapa yang harus tahu cara mengaksesnya

Ini adalah langkah yang dilompati orang, dan ini yang membuat folder berguna dalam keadaan darurat yang melibatkan Anda sendiri. Beritahu satu orang dewasa terpercaya — pasangan, anak dewasa, atau saudara — tiga hal: bahwa folder itu ada, di mana tempatnya, dan cara membukanya. Jika ada di ponsel Anda, itu berarti mengetahui pengaturan sandi ponsel Anda, atau memiliki salinan mereka sendiri dari dokumen penting.

Kemudian beritahu mereka satu hal lagi: di mana asli kertasnya. Folder digital menjawab pertanyaan dengan cepat; catatan di dalamnya — surat wasiat di sini, sertifikat di sana, kunci kotak deposit di kotak biru — adalah apa yang mengubah minggu yang mengerikan menjadi minggu yang hanya sulit.