În primele săptămâni după o pierdere, durerea împarte calendarul cu un volum nedrept de mare de acte. Băncile, asigurătorii și instituțiile trebuie toate anunțate, iar fiecare cere documente, adesea aceleași, iar și iar. Această pagină este lista liniștită cu ceea ce vi se va cere, ca să nu trebuiască să aflați toate acestea în timp ce suferiți.

Mai întâi, un lucru: aproape nimic nu este urgent. În afară de certificatul de deces și pregătirile pentru înmormântare, cele mai multe pot aștepta zile sau săptămâni. Nimic nu se destramă fiindcă v-ați luat timp să respirați.

Începeți cu certificatele de deces și cereți mai multe copii decât credeți

Certificatul de deces este cheia care deschide toate celelalte uși. Băncile, asigurătorii de viață, administratorii de pensii, Administrația de Securitate Socială și DMV: aproape fiecare instituție vrea să vadă unul înainte să schimbe ceva, iar multe insistă asupra unei copii certificate, cu sigiliu în relief, nu asupra unei fotocopii.

În SUA, copiile certificate provin, în general, de la biroul de stare civilă al comitatului sau al statului, iar firma de servicii funerare le poate comanda de obicei pentru dumneavoastră când se fac pregătirile. Cele mai multe familii ajung să aibă nevoie de cinci până la zece. Dacă le comandați împreună de la început, costă mai puțin și este mult mai puțin istovitor decât să descoperiți după trei săptămâni că vă mai trebuie două și că fiecare sosește după câteva zile.

Documentele care vi se vor cere

Nu aveți nevoie de toate în prima zi. Acesta este setul de lucru pentru lunile care urmează:

Document Cine îl cere de obicei
Copii certificate ale certificatului de deces Bănci, asigurători, Securitatea Socială, DMV, fonduri de pensii
Testamentul și orice documente ale unui trust Instanța succesorală, executorul testamentar, avocatul
Polițe de asigurare de viață Asigurătorul, pentru deschiderea cererii de despăgubire
Extrase bancare și de investiții Executorul testamentar, pentru găsirea și închiderea conturilor
Titluri de proprietate și acte de proprietate pentru casă și vehicule Pentru transferarea sau vânzarea bunurilor
Declarații fiscale recente Executorul și persoana care depune ultima declarație
Certificate de căsătorie și de naștere Pentru prestațiile acordate urmașilor și soților supraviețuitori
Acte de eliberare din serviciul militar, formularul DD-214 Pentru ajutorul de înmormântare și prestațiile urmașilor veteranilor
Facturi, credite și abonamente Pentru a le achita, transfera sau anula

Câteva dintre acestea îndeplinesc în tăcere un rol important. Extrasele bancare și declarațiile fiscale recente îl ajută pe executor să descopere conturi despre care nimeni nu știa. Din același motiv, teancul de corespondență care sosește în prima lună este cu adevărat util: facturile și extrasele vin pe numele persoanei, iar fiecare este un fir de urmărit. O vreme, nu aruncați corespondența fără să o deschideți.

Dacă sunteți executorul testamentar, instanța succesorală din statul dumneavoastră vă va spune exact de ce are nevoie și în ce ordine. Când un lucru pare neclar din punct de vedere juridic, o scurtă discuție cu un avocat specializat în succesiuni este mult mai valoroasă decât presupunerile.

Cum strângeți actele fără să vă copleșească

Partea grea nu este un anumit document. Greutatea vine din faptul că sunt împrăștiate într-un dulap de arhivare, într-un sertar de birou, într-o casetă de valori, într-o căsuță de e-mail, într-o cutie de pantofi, iar fiecare căutare are loc când sunteți epuizat.

O metodă care păstrează lucrurile omenești:

  1. Luați o singură cutie. Orice lucru care arată a document și pe care îl găsiți intră în ea. Nu sortați încă, nu evaluați, nu hotărâți. Găsirea și clasarea sunt sarcini separate, iar dacă le faceți pe amândouă deodată ajungeți să vă simțiți copleșit.
  2. Fotografiați pe măsură ce avansați. O fotografie rapidă a fiecărui document înseamnă că, atunci când firma de asigurări vă cere la telefon numărul poliței, puteți răspunde fără să răscoliți din nou cutia. Aici va putea ajuta o aplicație precum Paperlock: când va fi disponibilă, salvați fotografia, iar aplicația va citi documentul — ce este, de la cine provine, datele, sumele — astfel încât, după câteva săptămâni, să puteți întreba pur și simplu „ce polițe de asigurare de viață avem?” și să primiți răspunsurile împreună cu documentele, protejate prin Face ID. Paperlock va fi disponibil în curând pentru iPhone; până atunci, chiar și un simplu album din Poze, numit „Succesiune”, este mai bun decât să căutați din nou prin toată casa.
  3. Sortați totul mai târziu, într-o singură sesiune, când aveți o oră mai liniștită. Metoda de sortare într-o singură cutie funcționează la fel de bine aici ca pentru actele obișnuite ale casei.
  4. Împărțiți povara. Citirea extraselor vechi pentru alcătuirea listei de conturi este o sarcină pe care o poate face din fotografii un frate sau o soră aflată la trei state distanță. Durerea este grea; lăsați măcar actele să fie purtate de mai multe persoane.

Unde mai contează originalele pe hârtie

Fotografiile și scanările răspund la cele mai multe întrebări, dar câteva lucruri trebuie să existe pe hârtie: copiile certificate ale certificatului de deces, testamentul original semnat, fiindcă instanțele cer în general originalul, nu o copie, titlurile și actele de proprietate și orice document cu sigiliu în relief sau semnătură de mână. Păstrați-le împreună într-un singur loc fizic, fie un dosar, fie o cutie rezistentă la foc, și lăsați copiile digitale să se ocupe de restul, inclusiv să vă amintească unde se află acel loc.

După încheierea succesiunii, împotriviți-vă impulsului de a distruge toate actele din ușurare. Documentele succesiunii, ultimele declarații fiscale și dovezile de închidere a conturilor merită păstrate ani întregi. Citiți cât timp trebuie păstrat fiecare tip de document înainte ca vreunul să ajungă în distrugătorul de documente.

Cele mai grijulii acte sunt pregătite din timp

Dacă ați citit până aici și v-ați gândit la propria familie, acel instinct este corect. Cea mai grea parte a fiecărei sarcini de mai sus este găsirea lucrurilor, iar aceasta este partea pe care o puteți înlătura pentru oamenii pe care îi iubiți, luna aceasta, cât încă este ușor.

Puneți testamentul, polițele de asigurare, actele de proprietate și lista conturilor într-un loc pe care îl poate găsi o persoană de încredere și spuneți-i unde este. Un dosar digital pentru situații de urgență este versiunea pas cu pas a acestei pregătiri: copii ale lucrurilor importante, organizate, protejate prin Face ID și ușor de găsit printr-o întrebare, nu prin căutări îndelungate.

Nimănui nu îi face plăcere să îl alcătuiască. Dar câteva ore liniștite acum sunt schimbate pe săptămâni de căutări mai târziu, făcute de cineva care suferă după pierderea dumneavoastră. Puține după-amiezi petrecute cu actele valorează mai mult.