Alguien a quien quieres ha muerto, y a las pocas horas una llamada de teléfono te pide un número de póliza. El duelo y el papeleo llegan a la vez, y nadie te da un orden para hacerlo. Esta página es ese orden: qué hacer cuando muere alguien, en forma de lista, desde las primeras horas hasta los primeros meses, con los documentos que te va a pedir cada paso.
Una cosa antes de la lista. Casi nada de esto es urgente. Aparte de ocuparse del cuerpo y avisar a la familia cercana, casi todo puede esperar días o semanas. Nada se viene abajo porque te tomes un momento para respirar.
La versión corta
Si solo vas a leer una sección, que sea esta:
- Consigue la certificación legal del fallecimiento (de eso se encargan el hospital o los cuidados paliativos; si ocurre en casa, llama al 911 o a la enfermera de paliativos).
- Elige una funeraria y cuéntales si había algo contratado de antemano.
- Avisa a la familia cercana y a la empresa.
- Encuentra el testamento y luego asegura la casa, las mascotas, el coche y el correo.
- Pide de cinco a diez copias certificadas del certificado de defunción a través de la funeraria.
- Notifica a la Seguridad Social, las pensiones, el VA, las aseguradoras, los bancos y las agencias de crédito durante las dos semanas siguientes.
- Pon en marcha la herencia: la sucesión o su versión simplificada para patrimonios pequeños, la última declaración de la renta, las cuentas de jubilación, los inmuebles, los vehículos, las suscripciones.
Todo lo que viene después es esta misma lista con los detalles completos.
Los primeros días: qué hacer cuando muere alguien
La certificación del fallecimiento. La muerte tiene que declararse legalmente antes de que pueda pasar cualquier otra cosa. En un hospital o en cuidados paliativos lo hace el personal. En casa, una muerte esperada bajo cuidados paliativos suele significar llamar a la enfermera; una muerte inesperada significa llamar al 911. Esa certificación es lo que luego se convierte en el certificado de defunción.
La funeraria. Elige una y pide que trasladen el cuerpo. Si la persona había pagado o planeado el funeral por adelantado, el contrato suele estar entre sus papeles importantes: merece la pena dedicar diez minutos a mirar antes de aceptar nada, porque puede que ya esté pagado. Dile al director de la funeraria si la persona era veterana; las prestaciones de entierro y homenaje del VA suelen aplicar, y la funeraria necesitará los papeles de baja militar (el DD-214) para solicitarlas.
Avisar a la gente. Primero a la familia y los amigos cercanos, luego a la empresa, que además será una fuente de papeleo más adelante (la última nómina, el seguro de vida colectivo, el plan de jubilación, las vacaciones no disfrutadas). Si la persona cuidaba de alguien, un dependiente o un padre, organiza ese cuidado hoy mismo.
Encuentra el testamento y cualquier acuerdo previo. Lugares habituales: un archivador o una caja fuerte en casa, una caja de seguridad en el banco, el despacho del abogado que lo redactó, o la casa de un hijo de confianza. Algunos estados permiten depositar los testamentos en el juzgado de sucesiones local para su custodia. Mientras buscas, anota cualquier cosa que mencione una preferencia sobre el funeral, un nicho o la donación de órganos; esas decisiones llegan pronto.
Asegura lo práctico. Cierra la casa con llave y, si va a quedarse vacía, avisa a un vecino. Organiza el cuidado de las mascotas. Lleva el coche a un sitio seguro. Recoge el correo y guarda todos los sobres: las facturas y los extractos dirigidos a la persona son la forma en que descubrirás cuentas que nadie conocía. No tires nada sin abrir durante una temporada. Considera pedir a correos que retenga o reenvíe el correo.
Las dos primeras semanas: certificados de defunción y a quién avisar
Los certificados de defunción: cuántos necesitas. Esta es la llave que abre todo lo demás. Los bancos, los seguros de vida, los gestores de pensiones, la Administración de la Seguridad Social, la DMV y el registro del condado casi todos quieren ver uno antes de cambiar nada, y la mayoría exige una copia certificada con sello en relieve, no una fotocopia. En EE. UU., las copias certificadas salen de la oficina de registro civil del estado o del condado; la funeraria suele poder pedirlas al gestionar los trámites, y luego puedes pedir más a través de la oficina de registro. La mayoría de las familias acaba necesitando entre cinco y diez. Pedirlas todas juntas al principio es más barato y mucho menos agotador que descubrir a las tres semanas que te faltan dos.
La Seguridad Social. En EE. UU., la funeraria suele comunicar el fallecimiento a la Administración de la Seguridad Social si le das el número correspondiente: confirma que lo ha hecho. Las prestaciones pagadas por el mes del fallecimiento o posteriores generalmente hay que devolverlas, y el cónyuge superviviente o los hijos dependientes pueden tener derecho a prestaciones de supervivencia propias. Los detalles están en ssa.gov.
Pensiones y el VA. Llama al gestor de cualquier plan de pensiones; algunos pagan una prestación de viudedad, otros se extinguen del todo, y en cualquier caso necesitan saberlo. Si la persona era veterana, el VA tiene programas de entierro, homenaje y supervivencia, y el DD-214 se puede pedir a los Archivos Nacionales si no encuentras el original.
Las prestaciones de la empresa. Pregunta a recursos humanos por la última nómina, las vacaciones no disfrutadas, el seguro de vida colectivo, el plan de jubilación y si la cobertura sanitaria del cónyuge o los hijos continúa y durante cuánto tiempo.
Las reclamaciones de seguros de vida. Cada póliza necesita su propia reclamación, presentada por el beneficiario nombrado con una copia certificada del certificado de defunción. Busca pólizas entre los papeles, en los extractos bancarios (los pagos de primas muestran el nombre de la aseguradora) y a través de la empresa. Las pólizas antiguas de hace décadas siguen pagando si se mantuvieron en vigor.
Las cuentas bancarias y las tarjetas de crédito. Notifica a cada banco. Las cuentas conjuntas suelen seguir abiertas para el superviviente; las cuentas solo a nombre de la persona fallecida quedan bloqueadas hasta que el albacea o un beneficiario nombrado pueda reclamarlas. Cancela las tarjetas de crédito que estuvieran solo a su nombre y pide un extracto final. Mientras tanto, sigue pagando la hipoteca, los suministros y el seguro de la casa; la herencia puede reembolsarlo después.
Las agencias de crédito. Envía una copia del certificado de defunción a Equifax, Experian y TransUnion y pide que anoten en el expediente “fallecido: no emitir crédito”. IdentityTheft.gov, de la FTC, explica los pasos; el fraude con la identidad de una persona fallecida es bastante común como para que merezca la pena hacerlo pronto y no tarde.
Las cuentas digitales. El correo electrónico, el teléfono y el almacenamiento en la nube son donde caerán los extractos y avisos del próximo año, así que mantenlos activos por ahora si puedes. Localiza el código del móvil y cualquier lista de contraseñas antes de dar de baja el número: muchas cuentas envían códigos de verificación a ese número. Tanto Apple como Google tienen procedimientos de contacto heredado para cuando estés listo para cerrar todo.
Los primeros meses: la sucesión, los impuestos y la herencia
Lo básico de la sucesión. En EE. UU., por lo general, el testamento se presenta en el juzgado de sucesiones del condado donde vivía la persona, y el juzgado confirma al albacea (o nombra un administrador si no hay testamento). Ese nombramiento —a menudo llamado «cartas testamentarias»— es el papel que quieren los bancos y los brókers antes de liberar cuentas que estaban solo a nombre del fallecido. Muchos estados ofrecen un trámite simplificado para patrimonios pequeños por debajo de cierta cantidad, y los bienes con un beneficiario nombrado o un cotitular se saltan la sucesión por completo. La lista de USA.gov es un buen punto de partida; para cualquier cosa que te resulte legalmente incierta, una breve conversación con un abogado de herencias vale mucho más que adivinar.
La última declaración de la renta. Alguien —normalmente el albacea o el cónyuge superviviente— presenta la última declaración de la renta individual de la persona por el año del fallecimiento, y posiblemente una declaración de la herencia si esta genera ingresos mientras está abierta. El IRS explica quién presenta y cómo. Reúne ahora las declaraciones de los últimos años: en ellas aparecen las cuentas bancarias, los brókers y las pensiones que pagaron intereses o rendimientos, lo que las convierte en uno de los mejores mapas de lo que la persona tenía. Si la muerte cae cerca de la campaña de la renta, el plazo normal sigue aplicando en general.
Las cuentas de jubilación. Las IRA y los 401(k) pasan por designación de beneficiario, no por el testamento. Contacta con cada plan con un certificado de defunción; las opciones y los plazos del beneficiario dependen de su relación con la persona, y las reglas cambian, así que consulta la guía del plan y la del IRS.
Los títulos de propiedad. Una vivienda en copropiedad con derecho de supervivencia suele pasar al superviviente con la inscripción del certificado de defunción; una vivienda solo a nombre del fallecido pasa por la herencia. Mantén activo el seguro del hogar y avisa a la aseguradora de que la casa puede quedar vacía: muchas pólizas tienen una cláusula de desocupación.
Los vehículos. La DMV transfiere o cambia la titularidad de un vehículo con un certificado de defunción y las cartas del juzgado, o una declaración de patrimonio pequeño donde proceda. Mantén el seguro del coche hasta que cambie la titularidad.
Las suscripciones y todo lo que se renueva solo. Plataformas de vídeo, gimnasio, teléfono, internet, revistas, donativos y la docena de pequeños cargos mensuales en la tarjeta. Cada extracto que llega en los dos primeros meses revela algunos más. Cancela lo que se pueda cancelar; traspasa lo que un superviviente siga usando.
Documentos que se necesitan cuando muere alguien: quién pide qué
No vas a necesitar todo esto el primer día. Es el juego de trabajo para los meses que vienen, con una nota sobre si el original importa.
| Documento | Quién lo va a pedir | Dónde suele estar | ¿Original o copia? |
|---|---|---|---|
| Copias certificadas del certificado de defunción | Bancos, aseguradoras, Seguridad Social, DMV, pensiones, registro del condado | Se piden a través de la funeraria o de la oficina de registro | Copias certificadas: pide de 5 a 10 |
| Testamento y documentos de fideicomiso | Juzgado de sucesiones, albacea, abogado de herencias | Archivador, caja fuerte, caja de seguridad, despacho del abogado | Testamento original firmado |
| Número de la Seguridad Social | Funeraria, Seguridad Social, aseguradoras, IRS | Tarjeta de la Seguridad Social, declaraciones de la renta, tarjeta de Medicare | Solo el número |
| Certificado de nacimiento | Seguridad Social, pensiones, VA (para prestaciones de supervivencia) | Con los demás documentos de registro; el condado de nacimiento expide copias | Copia certificada |
| Certificado de matrimonio | Seguridad Social, pensiones, aseguradoras (prestaciones de cónyuge) | Con los demás documentos de registro; el condado que lo emitió tiene copias | Copia certificada |
| Sentencia de divorcio, si la hay | Pensiones, Seguridad Social (prestaciones de excónyuge) | El juzgado que la dictó | Copia certificada |
| Papeles de baja militar (DD-214) | Funeraria, VA, cementerios nacionales | Archivo personal; los Archivos Nacionales a petición | Suele bastar una copia |
| Pólizas de seguro de vida | La aseguradora, por cada reclamación | Archivo, recursos humanos de la empresa, cargos de primas en los extractos | Copia; la aseguradora tiene el original |
| Pólizas de salud, hogar y coche | Aseguradoras, para cancelar o traspasar | Archivo, correo electrónico, app de la aseguradora | Copia |
| Extractos de banco y tarjetas de crédito | El albacea, para localizar y liquidar cuentas | Correo, banca en línea, correo electrónico | Copia |
| Extractos de inversión y brókers | El albacea, inventario del juzgado de sucesiones | Correo, cuentas en línea | Copia |
| Extractos de planes de jubilación e IRA | Gestor del plan, beneficiarios | Recursos humanos, web del plan, correo | Copia |
| Papeles de pensiones o rentas vitalicias | Gestor del plan | Archivo, recursos humanos | Copia |
| Escrituras y documentos de la hipoteca | Registro del condado, compañía de títulos, juzgado de sucesiones | Caja fuerte, carpeta de la compraventa, registros del condado | Escritura original si la tienes; existen copias registradas |
| Títulos y permisos de circulación de vehículos | DMV, comprador o nuevo titular | Archivo, guantera (el permiso) | Título original |
| Declaraciones de la renta recientes (últimos 3–7 años) | Albacea, quien presente la última declaración, IRS | Archivo, asesor fiscal, transcripciones del IRS a petición | Copia |
| Llave y contrato de la caja de seguridad | El banco | Llavero, cajón del escritorio | Llave original |
| Contraseñas, código del móvil, accesos digitales | Albacea, familia | Gestor de contraseñas, libreta, móvil | Lo que haya |
| Contrato de funeral anticipado o escritura del nicho | Funeraria, cementerio | Con el testamento y los seguros | Original si existe |
| Facturas, préstamos y avisos de suscripciones | El albacea, para liquidar o cancelar | Correo entrante y correo electrónico | Copia |
El papel sigue importando para una lista corta: las copias certificadas del certificado de defunción, el testamento original firmado (los juzgados generalmente quieren el original), las escrituras y los títulos de los vehículos, y cualquier cosa con sello en relieve o firma manuscrita. Guarda todo eso junto en un único lugar físico —una carpeta o una caja ignífuga— y deja que las copias se encarguen de todo lo demás, incluido saber dónde está ese lugar.
Que todo se pueda encontrar en familia
Lo difícil no es ningún documento en concreto. Es que están dispersos —un archivador, un cajón del escritorio, una caja de seguridad, una bandeja de correo, una caja de zapatos— y que cada búsqueda ocurre mientras estás agotado, a menudo entre varias personas en varias ciudades.
Un método que lo mantiene humano:
- Una sola caja. Todo lo que tenga forma de documento va dentro. No ordenes, no juzgues, no decidas. Encontrar y archivar son trabajos distintos, y hacer los dos a la vez es lo que ahoga a la gente.
- Escanea según llega. Un escaneo rápido de cada documento y de cada sobre de correo significa que cuando la aseguradora te pida un número de póliza por teléfono, podrás responder sin volver a excavar la caja. Este es el trabajo silencioso para el que está hecha una app como Paperlock: guardas el escaneo y ella misma lee el documento —qué es, de quién viene, las fechas y las cantidades— y lo archiva detrás de Face ID, de modo que una semana después puedes preguntar «¿qué seguros de vida tenía papá?» y obtener la respuesta con los documentos adjuntos, o saber que todavía no están. Incluso un simple álbum de fotos etiquetado como «Herencia» es mejor que volver a registrar la casa.
- Decidid quién se queda con qué. Una persona guarda los originales en papel y dice dónde están. Otra persona se encarga de las llamadas y lleva una lista viva: a quién se avisó, en qué fecha, qué pidieron y un número de referencia. Leer extractos antiguos para hacer la lista de cuentas es una tarea que un hermano a tres estados de distancia puede hacer desde los escaneos.
- Guarda la lista cuando todo termine. El papeleo de la herencia, la última declaración y las cartas de cierre de cuentas merecen conservarse durante años —aquí tienes cuánto tiempo guardar cada documento— y los originales merecen una copia de seguridad en condiciones y no una sola carpeta en una sola casa.
El papeleo más amable es el que se hace por adelantado
Si has llegado hasta aquí y has pensado en tu propia familia, ese instinto es el correcto. La parte más dura de cada paso de arriba es encontrar las cosas, y esa es justo la parte que tú puedes eliminar para la gente a la que quieres: este mes, mientras es fácil.
Pon tu testamento, tus pólizas de seguro, tus escrituras, la lista de cuentas y el código del móvil donde una persona de confianza pueda encontrarlos, y dile dónde están. Un archivo digital de emergencia es la versión paso a paso de exactamente esto: copias de lo que importa, en un solo lugar, bajo llave, localizables preguntando en lugar de rebuscando. Son unas horas tranquilas ahora, a cambio de semanas de búsqueda después por parte de alguien que estará llorándote.