Ein Mensch, den du liebst, ist gestorben — und schon wenige Stunden später fragt jemand am Telefon nach einer Policennummer. Trauer und Papierkram kommen gemeinsam an, und niemand gibt dir eine Reihenfolge an die Hand. Diese Seite ist genau das: was zu tun ist, wenn jemand stirbt, als Checkliste, von den ersten Stunden bis zu den ersten Monaten, mit den Dokumenten, die dich bei jedem Schritt erwarten.
Noch eines, bevor die Liste losgeht: Fast nichts davon ist dringend. Abgesehen von der Versorgung des Verstorbenen und der Nachricht an die engste Familie kann das meiste Tage oder Wochen warten. Nichts fällt auseinander, weil du dir Zeit zum Atmen genommen hast.
Die Kurzfassung
Wenn du nur einen Abschnitt liest, dann diesen:
- Lass den Tod amtlich feststellen (im Krankenhaus oder Hospiz macht das das Personal; zu Hause rufst du den Notruf oder die Hospizschwester).
- Wähle ein Bestattungsinstitut und erwähne eventuelle Vorsorgevereinbarungen.
- Informiere die enge Familie und den Arbeitgeber.
- Finde das Testament und sichere dann Wohnung, Haustiere, Auto und Post.
- Bestelle fünf bis zehn beglaubigte Sterbeurkunden über das Bestattungsinstitut.
- Benachrichtige in den folgenden zwei Wochen die Sozialversicherung, Rententräger, die VA, Versicherer, Banken und die Auskunfteien.
- Beginne mit dem Nachlass: Nachlassverfahren oder die vereinfachte Variante für kleine Nachlässe, die letzte Steuererklärung, Rentenkonten, Immobilien, Fahrzeuge, Abos.
Alles Weitere unten ist dieselbe Liste, nur mit ausgefüllten Details.
Die ersten Tage: was zu tun ist, wenn jemand stirbt
Amtliche Todesfeststellung. Der Tod muss rechtlich festgestellt werden, bevor irgendetwas anderes passieren kann. Im Krankenhaus oder Hospiz übernimmt das das Personal. Ein erwarteter Tod zu Hause unter Hospizpflege bedeutet meist einen Anruf bei der Hospizschwester; bei einem unerwarteten Tod rufst du den Notruf (in den USA die 911). Aus der Todesfeststellung wird später die Sterbeurkunde.
Das Bestattungsinstitut. Wähle eines und bitte um die Überführung des Verstorbenen. Hat die Person die Bestattung im Voraus bezahlt oder geplant, liegt der Vertrag meist bei den wichtigen Unterlagen — es lohnt sich, vor jeder Zusage zehn Minuten zu suchen, denn vielleicht ist schon alles bezahlt. Sag dem Bestatter, wenn die Person Veteran war; die Bestattungs- und Gedenkleistungen der VA gelten oft, und das Institut braucht dafür die Entlassungspapiere (DD-214).
Sag es den Menschen. Zuerst die enge Familie und Freunde, dann der Arbeitgeber — der später auch eine Quelle für Papierkram ist (letzte Gehaltsabrechnung, Gruppenlebensversicherung, betriebliche Altersvorsorge, Resturlaub). Hat die Person jemanden versorgt — ein Kind, einen Elternteil — organisiere diese Versorgung noch heute.
Finde das Testament und eventuelle Vorsorgevereinbarungen. Typische Orte: ein Aktenschrank oder Tresor zu Hause, ein Bankschließfach, die Anwaltskanzlei, die es aufgesetzt hat, oder das Haus eines erwachsenen Kindes des Vertrauens. Manche Bundesstaaten erlauben es, Testamente zur Verwahrung beim örtlichen Nachlassgericht zu hinterlegen. Notiere bei der Suche alles, was einen Bestattungswunsch, ein Grab oder einen Organspendewunsch nennt; diese Entscheidungen stehen früh an.
Sichere die praktischen Dinge. Schließ die Wohnung ab und sag einem Nachbarn Bescheid, wenn sie leer stehen wird. Kümmere dich um die Haustiere. Stell das Auto an einem sicheren Ort ab. Sammle die Post ein und hebe jeden Umschlag auf — Rechnungen und Kontoauszüge, die an den Verstorbenen adressiert sind, verraten dir Konten, von denen niemand wusste. Wirf eine Weile nichts Ungeöffnetes weg. Überleg, ob du die Post bittest, die Sendungen zurückzuhalten oder nachzusenden.
Die ersten zwei Wochen: Sterbeurkunden und wen du benachrichtigen musst
Sterbeurkunden: wie viele du brauchst. Das ist der Schlüssel, der alles andere öffnet. Banken, Lebensversicherer, Rentenverwalter, die Social Security Administration, die Zulassungsstelle und das Grundbuchamt wollen fast alle eine sehen, bevor sie irgendetwas ändern — und die meisten bestehen auf einer beglaubigten Ausfertigung mit Prägesiegel, nicht auf einer Fotokopie. In den USA stellt das Personenstandsregister des Bundesstaats oder Countys die beglaubigten Ausfertigungen aus; das Bestattungsinstitut kann sie meist bei den Bestattungsarrangements mit bestellen, und du kannst später weitere über das Personenstandsregister anfordern. Die meisten Familien brauchen am Ende fünf bis zehn. Sie gleich zu Beginn gemeinsam zu bestellen ist günstiger und weitaus weniger zermürbend, als nach drei Wochen festzustellen, dass noch zwei fehlen.
Sozialversicherung. In den USA meldet das Bestattungsinstitut den Tod meist der Social Security Administration, wenn du die Social-Security-Nummer angibst — prüfe nach, ob das geschehen ist. Leistungen, die für den Todesmonat oder später gezahlt wurden, müssen grundsätzlich zurückgezahlt werden, und ein überlebender Ehepartner oder unterhaltsberechtigte Kinder können Anspruch auf Hinterbliebenenleistungen haben. Die Details stehen auf ssa.gov.
Renten und die VA. Ruf jeden Rentenverwalter an; manche zahlen eine Hinterbliebenenleistung, manche stellen die Zahlungen ganz ein — in jedem Fall müssen sie es wissen. War die Person Veteran, hat die VA Programme für Bestattung, Gedenken und Hinterbliebene, und die DD-214 kann bei den National Archives angefordert werden, falls du das Original nicht findest.
Leistungen des Arbeitgebers. Frag die Personalabteilung nach der letzten Gehaltsabrechnung, Resturlaub, der Gruppenlebensversicherung, der betrieblichen Altersvorsorge und danach, ob die Krankenversicherung für Ehepartner oder Kinder weiterläuft und wie lange.
Lebensversicherungen. Jede Police braucht ihren eigenen Antrag, eingereicht vom benannten Begünstigten mit einer beglaubigten Sterbeurkunde. Such nach Policen in den Unterlagen, auf Kontoauszügen (die Beitragszahlungen zeigen den Namen des Versicherers) und über den Arbeitgeber. Alte Policen aus Jahrzehnten zahlen noch, wenn sie in Kraft gehalten wurden.
Bankkonten und Kreditkarten. Benachrichtige jede Bank. Gemeinschaftskonten bleiben für den Überlebenden meist bestehen; Konten, die nur auf den Namen des Verstorbenen liefen, werden eingefroren, bis der Testamentsvollstrecker oder ein benannter Begünstigter darauf zugreifen kann. Kündige Kreditkarten, die nur auf den Namen des Verstorbenen liefen, und bitte um eine Schlussabrechnung. Zahl Hypothek, Nebenkosten und die Versicherungen fürs Haus vorläufig weiter; der Nachlass kann das später erstatten.
Auskunfteien. Schick Equifax, Experian und TransUnion je eine Kopie der Sterbeurkunde und bitte um den Vermerk „verstorben — keinen Kredit vergeben“ in der Akte. Die Seite IdentityTheft.gov der FTC erklärt die Schritte; Betrug mit der Identität Verstorbener ist so verbreitet, dass sich das früh statt spät lohnt.
Digitale Konten. E-Mail-, Telefon- und Cloud-Konten sind die Stellen, an denen die Kontoauszüge und Benachrichtigungen des nächsten Jahres landen — halte sie vorerst am Leben, wenn du kannst. Finde den Sperrcode des Handys und etwaige Passwortlisten, bevor die Rufnummer gekündigt wird — viele Konten schicken Bestätigungscodes dorthin. Apple und Google haben beide Verfahren für digitale Nachlasskontakte, wenn du so weit bist, die Konten zu schließen.
Die ersten Monate: Nachlassverfahren, Steuern und der Nachlass
Grundlagen des Nachlassverfahrens. In den USA wird das Testament im Allgemeinen beim Nachlassgericht des Countys eingereicht, in dem die Person gewohnt hat, und das Gericht bestätigt den Testamentsvollstrecker (oder setzt einen Nachlassverwalter ein, wenn es kein Testament gibt). Diese Bestätigung — oft „letters testamentary“ genannt — ist das Papier, das Banken und Depotbanken sehen wollen, bevor sie Konten freigeben, die nur auf den Namen des Verstorbenen liefen. Viele Bundesstaaten bieten unterhalb einer Wertgrenze ein einfacheres Verfahren für kleine Nachlässe, und Vermögen mit benanntem Begünstigten oder Miteigentümer umgeht das Nachlassverfahren ganz. Die Checkliste von USA.gov ist ein guter Ausgangspunkt; bei allem, was sich rechtlich unsicher anfühlt, ist ein kurzes Gespräch mit einem Erbrechtler weit mehr wert als Raten.
Die letzte Steuererklärung. Jemand — meist der Testamentsvollstrecker oder der überlebende Ehepartner — reicht die letzte persönliche Einkommensteuererklärung des Verstorbenen für das Todesjahr ein, und möglicherweise eine Steuererklärung für den Nachlass, wenn dieser Einkünfte erzielt, solange er offen ist. Der IRS erklärt, wer einreicht und wie. Sammle jetzt die Steuererklärungen der letzten Jahre; sie listen die Bankkonten, Depots und Renten, die Zinsen oder Einkünfte gezahlt haben, und sind damit eine der besten Landkarten für das, was die Person besaß. Fällt der Todeszeitpunkt in die Nähe der Steuerzeit, gilt grundsätzlich weiterhin die normale Frist.
Rentenkonten. IRAs und 401(k)s gehen über die Begünstigtenbenennung weiter, nicht über das Testament. Melde dich mit einer Sterbeurkunde bei jedem Anbieter; die Optionen und Fristen des Begünstigten hängen vom Verhältnis zum Verstorbenen ab, und die Regeln ändern sich — prüfe also die Hinweise des Anbieters und des IRS.
Grundbesitz. Ein Haus im gemeinsamen Eigentum mit Überlebensklausel geht typischerweise mit einer eingetragenen Sterbeurkunde an den Überlebenden über; ein Haus, das nur auf den Namen des Verstorbenen läuft, geht über den Nachlass. Halte die Gebäudeversicherung aktiv und sag dem Versicherer, dass das Haus leer stehen könnte — viele Policen haben eine Leerstandsklausel.
Fahrzeuge. Die Zulassungsstelle (DMV) überträgt oder umschreibt ein Fahrzeug mit Sterbeurkunde und den Gerichtsurkunden oder — wo das gilt — mit einer eidesstattlichen Erklärung für kleine Nachlässe. Lass die Kfz-Versicherung laufen, bis der Titel umgeschrieben ist.
Abos und alles, was regelmäßig abbucht. Streaming, Fitnessstudio, Handyvertrag, Internet, Zeitschriften, Spenden und das Dutzend kleiner Dinge, die jeden Monat von einer Karte abgebucht werden. Jeder eintreffende Auszug in den ersten zwei Monaten verrät ein paar weitere. Kündige, was kündbar ist; übertrage, was ein Hinterbliebener noch nutzt.
Dokumente nach einem Todesfall: wer fragt nach was
Du brauchst nicht alles davon am ersten Tag. Es ist der Arbeitsbestand für die kommenden Monate — mit einem Hinweis dazu, ob das Original wichtig ist.
| Dokument | Wer fragt danach | Wo es meist liegt | Original oder Kopie? |
|---|---|---|---|
| Beglaubigte Sterbeurkunden | Banken, Versicherer, Sozialversicherung, Zulassungsstelle, Rententräger, Grundbuchamt | Über das Bestattungsinstitut oder das Personenstandsregister bestellt | Beglaubigte Ausfertigungen — 5–10 bestellen |
| Testament und eventuelle Trust-Dokumente | Nachlassgericht, Testamentsvollstrecker, Erbrechtler | Aktenschrank, Tresor, Bankschließfach, Anwaltskanzlei | Original unterschriebenes Testament |
| Social-Security-Nummer | Bestattungsinstitut, Sozialversicherung, Versicherer, IRS | Sozialversicherungskarte, Steuererklärungen, Medicare-Karte | Nur die Nummer |
| Geburtsurkunde | Sozialversicherung, Rententräger, VA (für Hinterbliebenenleistungen) | Bei den anderen Personenstandsurkunden; das Geburts-County stellt Kopien aus | Beglaubigte Kopie |
| Heiratsurkunde | Sozialversicherung, Rententräger, Versicherer (Ehegattenleistungen) | Bei den anderen Personenstandsurkunden; das ausstellende County hat Kopien | Beglaubigte Kopie |
| Scheidungsurteil, falls vorhanden | Rententräger, Sozialversicherung (Leistungen für frühere Ehepartner) | Beim Gericht, das die Scheidung ausgesprochen hat | Beglaubigte Kopie |
| Militärische Entlassungspapiere (DD-214) | Bestattungsinstitut, VA, Nationalfriedhöfe | Persönliche Unterlagen; auf Anfrage bei den National Archives | Kopie reicht meist |
| Lebensversicherungspolicen | Der Versicherer, für jeden Antrag | Unterlagen, Personalabteilung, Beitragsabbuchungen auf Auszügen | Kopie; das Original hat der Versicherer |
| Kranken-, Gebäude- und Kfz-Policen | Versicherer, zum Kündigen oder Übertragen | Unterlagen, E-Mail, App des Versicherers | Kopie |
| Bank- und Kreditkartenauszüge | Testamentsvollstrecker, um Konten zu finden und abzuwickeln | Post, Onlinebanking, E-Mail | Kopie |
| Depot- und Anlageauszüge | Testamentsvollstrecker, Nachlassverzeichnis des Gerichts | Post, Onlinekonten | Kopie |
| Auszüge von Altersvorsorge und IRAs | Planverwalter, Begünstigte | Personalabteilung, Website des Anbieters, Post | Kopie |
| Renten- oder Pensionsunterlagen | Planverwalter | Unterlagen, Personalabteilung | Kopie |
| Eigentumsurkunden und Hypothekenunterlagen | Grundbuchamt, Titelfirma, Nachlassgericht | Tresor, Kaufakten, Unterlagen des Countys | Original, wenn vorhanden; eingetragene Kopien existieren |
| Fahrzeugbriefe und Zulassungen | Zulassungsstelle, Käufer oder neuer Eigentümer | Unterlagen, Handschuhfach (Zulassung) | Original-Fahrzeugbrief |
| Steuererklärungen der letzten Jahre (3–7 Jahre) | Testamentsvollstrecker, wer die letzte Erklärung einreicht, IRS | Unterlagen, Steuerberater, IRS-Transkripte auf Anfrage | Kopie |
| Schlüssel und Vertrag fürs Bankschließfach | Die Bank | Schlüsselbund, Schreibtischschublade | Originalschlüssel |
| Passwörter, Handysperrcode, digitaler Zugang | Testamentsvollstrecker, Familie | Passwort-Manager, Notizbuch, Handy | Was eben existiert |
| Bestattungsvorsorge oder Graburkunde | Bestattungsinstitut, Friedhof | Beim Testament und den Versicherungsunterlagen | Original, falls vorhanden |
| Rechnungen, Kredite und Abo-Benachrichtigungen | Testamentsvollstrecker, zum Begleichen oder Kündigen | Eintreffende Post und E-Mails | Kopie |
Papier bleibt nur für eine kurze Liste wichtig: beglaubigte Sterbeurkunden, das original unterschriebene Testament (Gerichte wollen grundsätzlich das Original), Eigentumsurkunden und Fahrzeugbriefe und alles mit Prägesiegel oder handschriftlicher Unterschrift. Bewahr diese Dinge zusammen an einem festen Ort auf — einem Ordner oder einer feuerfesten Box — und lass Kopien alles andere regeln; wichtig ist nur, dass bekannt ist, wo dieser eine Ort ist.
Wie die Familie alles wiederfindet
Das Schwierige ist kein einzelnes Dokument. Schwierig ist, dass alles verstreut ist — Aktenschrank, Schreibtischschublade, Bankschließfach, E-Mail-Postfach, Schuhkarton — und dass jede Suche stattfindet, während du erschöpft bist, oft von mehreren Menschen in mehreren Städten gleichzeitig.
Eine Methode, die menschlich bleibt:
- Eine Kiste. Alles, was nach Dokument aussieht, kommt hinein. Nicht sortieren, nicht bewerten, nicht entscheiden. Finden und Ablegen sind zwei getrennte Aufgaben, und wer beides gleichzeitig versucht, geht darin unter.
- Scannen, sobald etwas ankommt. Ein schneller Scan jedes Dokuments und jedes Briefumschlags bedeutet: Wenn der Versicherer am Telefon nach einer Policennummer fragt, kannst du antworten, ohne die Kiste erneut auszugraben. Genau für diese stille Arbeit ist eine App wie Paperlock gebaut: Du speicherst den Scan, und sie liest das Dokument selbst — was es ist, von wem es kommt, welche Daten und Beträge darinstehen — und legt es hinter Face ID ab. Eine Woche später kannst du fragen: „Welche Lebensversicherungen hatte Papa?“ — und bekommst die Antwort mit den dazugehörigen Dokumenten, oder ehrlich zu hören, dass sie noch nicht da sind. Selbst ein simples Fotoalbum mit dem Namen „Nachlass“ schlägt das erneute Durchsuchen des Hauses.
- Entscheide, wer was hütet. Eine Person verwahrt die Papieroriginale und sagt, wo sie liegen. Eine Person führt die Telefonate und eine laufende Liste: wer benachrichtigt wurde, an welchem Tag, was verlangt wurde und unter welchem Aktenzeichen. Alte Kontoauszüge durchzugehen, um Konten aufzulisten, kann ein Geschwisterteil drei Bundesstaaten weiter anhand der Scans erledigen.
- Bewahr die Liste auch danach auf. Die Unterlagen zum Nachlass, die letzte Steuererklärung und die Kündigungsbestätigungen sind es wert, jahrelang aufbewahrt zu werden — hier steht, wie lange man welche Dokumente aufheben sollte — und die Originale verdienen eine richtige Datensicherung statt eines einzigen Ordners in einem einzigen Haus.
Der freundlichste Papierkram ist der, der im Voraus erledigt ist
Wenn du bis hierhin gelesen hast und dabei an deine eigene Familie gedacht hast, dann ist dieser Impuls richtig. Das Schwerste an jedem einzelnen Schritt oben ist das Finden — und genau das kannst du den Menschen abnehmen, die du liebst. Diesen Monat, solange es leicht ist.
Leg dein Testament, deine Versicherungspolicen, Eigentumsurkunden, die Kontenliste und den Handysperrcode dorthin, wo ein Mensch deines Vertrauens sie findet — und sag dieser Person, wo das ist. Ein digitaler Notfallordner ist die Schritt-für-Schritt- Version genau davon: Kopien von allem Wichtigen, an einem Ort, geschützt, per Frage auffindbar statt durch Suchen. Es kostet ein paar ruhige Stunden jetzt — und erspart später jemandem, der um dich trauert, wochenlanges Suchen.