In den ersten Wochen nach einem Verlust kommt zur Trauer noch eine überraschende Menge Papierkram hinzu. Banken, Versicherer und Behörden müssen alle informiert werden, und jede verlangt Dokumente – oft die gleichen Dokumente, immer wieder. Diese Seite ist die ruhige Liste dessen, was sie von dir verlangen werden, damit du das nicht selbst herausfinden musst, während du trauerst.

Eines gleich vorweg: Fast nichts davon ist eilig. Abgesehen von der Sterbeurkunde und den Bestattungsvorbereitungen kann das meiste Tage oder Wochen warten. Nichts zerfällt, weil du dir Zeit zum Atmen nimmst.

Fang mit der Sterbeurkunde an – und bestelle mehr Kopien, als du denkst

Die Sterbeurkunde ist der Schlüssel, der alles andere öffnet. Banken, Lebensversicherer, Rentenkassen, die Sozialversicherung, das Kraftfahrzeugamt – fast jede Institution möchte eine sehen, bevor sie etwas ändert, und viele bestehen auf einer beglaubigten Kopie (mit Siegel), nicht auf einer Fotokopie.

In den USA stellt meist die für Personenstandsurkunden zuständige Behörde des County oder Bundesstaats beglaubigte Kopien aus, und das Bestattungsunternehmen kann sie gleich bei der Beauftragung für dich bestellen. Die meisten Familien brauchen am Ende fünf bis zehn. Sie alle auf einmal am Anfang zu bestellen ist billiger und viel weniger anstrengend, als drei Wochen später zu bemerken, dass du zwei weitere brauchst und jede Tage braucht, um anzukommen.

Die Dokumente, die man von dir verlangt

Du brauchst das nicht alles am ersten Tag. Das ist die Arbeitsliste für die kommenden Monate:

Dokument Wer verlangt es normalerweise
Beglaubigte Sterbeurkunden Banken, Versicherer, Rentenkasse, Kraftfahrzeugamt, Pensionsfonds
Das Testament (und Treuhanddokumente) Das Nachlassgericht, der Testamentsvollstrecker, der Anwalt
Lebensversicherungspolicen Der Versicherer, um einen Anspruch einzureichen
Bank- und Kontoauszüge Der Testamentsvollstrecker, um Konten zu finden und zu regeln
Urkunden und Eigentumsunterlagen (Haus, Fahrzeuge) Um Eigentum zu übertragen oder zu verkaufen
Aktuelle Steuererklärungen Der Testamentsvollstrecker und wer die Abschlusssteuererklärung einreicht
Heirats- und Geburtsurkunden Für Überlebenden- und Ehegattenzuschüsse
Militärische Entlassungspapiere (DD-214) Für Veteranen-Beerdigungen und Überlebendenzuschüsse
Rechnungen, Darlehen und Abos Zum Regeln, Übertragen oder Kündigen

Einige dieser Unterlagen leisten stille, wichtige Arbeit. So findet ein Testamentsvollstrecker anhand aktueller Bank- und Steuerunterlagen Konten, von denen niemand wusste. Der Haufen eingehender Post im ersten Monat ist aus dem gleichen Grund wirklich nützlich – Rechnungen und Auszüge kommen adressiert an die Person, und jede ist eine Spur, der man folgen kann. Wirf Post eine Weile lang nicht ungeöffnet weg.

Wenn du der Testamentsvollstrecker bist, wird dir das Nachlassgericht in deinem Staat genau sagen, was es braucht und in welcher Reihenfolge; wenn etwas rechtlich unsicher erscheint, ist ein kurzes Gespräch mit einem Nachlassanwalt viel wertvoller als zu raten.

Sammeln ohne zu ertrinken

Der schwierige Teil ist nicht ein einzelnes Dokument. Es liegt daran, dass sie verstreut sind – ein Aktenschrank, eine Schreibtischschublade, ein Bankschließfach, ein E-Mail-Postfach, ein Schuhkarton – und dass du bei jeder Suche erschöpft bist.

Eine Methode, die es menschlich hält:

  1. Besorge dir eine Kiste. Alles, was du findest und wie ein Dokument aussieht, kommt rein. Sortiere noch nicht, urteile nicht, entscheide nicht. Suchen und Ablegen sind separate Aufgaben, und beides auf einmal zu machen ist das, was Menschen ertrinken lässt.
  2. Fotografiere, während du suchst. Ein schnelles Foto jedes Dokuments bedeutet, dass du eine Frage des Versicherers nach einer Policennummer am Telefon beantworten kannst, ohne die Kiste wieder auszugraben. Und genau hier hilft eine App wie Paperlock: Speichere das Foto und die App liest das Dokument – was es ist, von wem es kommt, die Datumsangaben, die Beträge – so dass du Wochen später einfach fragen kannst „welche Lebensversicherungen haben wir?" und erhältst die Antworten mit den angehängten Dokumenten hinter Face ID. Sie kommt bald zum iPhone; bis dahin ist sogar ein einfaches Fotoalbum mit dem Namen „Nachlass" besser als das Haus erneut zu durchsuchen.
  3. Sortiere alles auf einmal, später, wenn du eine ruhigere Stunde hast – die Sortier-Methode mit einer Box funktioniert hier genauso gut wie bei normalem Haushaltspapier.
  4. Teile die Last. Alte Auszüge zu lesen und Konten aufzulisten ist eine Aufgabe, die dein Bruder oder deine Schwester drei Bundesländer weiter anhand von Fotos erledigen kann. Trauer ist schwer; lass die Papierarbeit zumindest nicht allein von dir tragen.

Wo Papieroriginale noch wichtig sind

Fotos und Scans beantworten die meisten Fragen, aber ein paar Dokumente müssen auf Papier existieren: beglaubigte Sterbeurkunden, das unterschriebene Original des Testaments (Gerichte wollen normalerweise das Original, nicht eine Kopie), Urkunden und Eigentumsunterlagen, und alles mit Siegel oder echter Unterschrift. Halte diese zusammen an einem Ort – in einem Ordner, einer feuerfesten Box – und lass die digitalen Kopien sich um alles andere kümmern, auch darum, dass man weiß, wo dieser Ort ist.

Wenn der Nachlass geregelt ist, widerstehe dem Drang, in der Erleichterung alles zu schreddern. Nachlasspapiere, Abschlusssteuererklärungen und Kontoschließungen lohnt es sich, jahrelang aufzubewahren – hier erfährst du, wie lange du Dokumente aufbewahren solltest bevor sie zum Schredder gehen.

Die liebevollste Papierarbeit ist Vorarbeit

Wenn du bis hierher gelesen hast und an deine eigene Familie gedacht hast – dieser Instinkt ist richtig. Der mit Abstand schwierigste Teil all dieser Aufgaben ist das Finden von Dingen, und genau das kannst du den Menschen, die du liebst, abnehmen – diesen Monat, während es noch einfach ist.

Leg dein Testament, deine Versicherungspolicen, Urkunden und deine Kontoliste so ab, dass sie jemand Vertrauenswürdiges finden kann, und sag dieser Person, wo. Ein digitaler Notfall-Ordner ist genau die Schritt-für-Schritt-Anleitung dafür: Kopien von dem, was zählt, organisiert, hinter Face ID gesperrt und auffindbar durchs Fragen statt durchs Durchsuchen.

Niemand hat Spaß daran, das zusammenzustellen. Aber es sind ein paar ruhige Stunden jetzt gegen Wochen des Suchens später – getan von jemandem, der um dich trauert. Wenige Nachmittage Papierarbeit sind so wertvoll.