Un dosar pentru urgențe pare un proiect destinat altei familii, una mai organizată, din aceea cu borcane etichetate în cămară. Nu este. Înseamnă o singură seară în care adunați actele și răspunde la o întrebare pe care fiecare familie ajunge să o audă în cel mai nepotrivit moment: unde sunt documentele?
O internare în spital, un incendiu în locuință, o evacuare, un deces în familie: fiecare vine la pachet cu acte care vi se cer, de obicei în câteva ore. Scopul dosarului nu este să prezică situația de urgență. Este să se asigure că răspunsul la întrebarea „unde este polița de asigurare?” nu va fi niciodată „cred că e pe undeva prin dulapul cu acte”.
Iată ce trebuie să conțină și cum îl puteți pregăti în format digital chiar în seara aceasta.
De ce să începeți cu versiunea digitală
Dosarul clasic pentru urgențe este un biblioraft roșu cu trei inele, așezat pe un raft. Este o idee bună, cu un singur neajuns: rămâne pe raft. Dacă evacuați locuința, călătoriți sau vă aflați la camera de gardă la 2 noaptea, dosarul este acasă, iar într-un incendiu sau într-o inundație tocmai el este cel care se distruge.
Un dosar digital vă însoțește oriunde aveți telefonul, iar o copie făcută corect rezistă indiferent ce se întâmplă cu originalele. Dacă doriți, păstrați și o versiune subțire pe hârtie. Unele originale chiar contează în formă fizică și le vom semnala, însă copiile pe care familia dvs. le va folosi cu adevărat în grabă sunt cele de pe telefon.
Cele 20 de documente
Nu încercați să obțineți un dosar complet din prima seară. Aceste douăzeci de documente acoperă aproape orice urgență cu care se poate confrunta o familie.
Identitate (4)
- Pașapoarte: pagina cu fotografia pentru fiecare membru al familiei
- Permise de conducere sau cărți de identitate
- Certificate de naștere
- Carduri de securitate socială pentru SUA sau echivalentul din țara dvs.
Asigurări (4)
- Cardurile de asigurare medicală, pe ambele fețe, pentru toate persoanele asigurate
- Polița de asigurare a locuinței, ca proprietar sau chiriaș; cel puțin pagina cu declarațiile
- Polița și cardurile de asigurare auto
- Polița de asigurare de viață, împreună cu numărul de telefon al asigurătorului pentru despăgubiri
Medicale (3)
- O listă actualizată a medicamentelor: denumiri, doze, medicul care le-a prescris
- Evidența vaccinărilor, mai ales pentru copii
- Alergii și afecțiuni: o pagină pe care o persoană necunoscută să o poată citi cu voce tare unei asistente
Bani și conturi (4)
- Un inventar al conturilor: fiecare cont bancar, de investiții și de pensie, cu numele instituției și ultimele patru cifre; nu păstrați niciodată împreună numerele complete și parolele
- O listă a cardurilor de credit cu numerele de telefon ale emitenților, pentru blocare rapidă
- Cea mai recentă declarație fiscală; dovedește venitul și identitatea într-un singur document
- Facturile și abonamentele recurente pe care cineva ar trebui să le suspende sau să le plătească
Locuință și proprietăți (3)
- Actul de proprietate sau contractul de închiriere
- Titlurile de proprietate și certificatele de înmatriculare ale vehiculelor
- Un inventar al locuinței; chiar și o înregistrare video de zece minute prin fiecare cameră ușurează considerabil o cerere de despăgubire
Documente juridice și contacte (2)
- O notiță intitulată „unde se află lucrurile”: locul în care sunt păstrate testamentele și procurile în original, precum și orice casetă de valori, plus cine are cheia. Copiile acestor documente sunt utile, dar instanțele și băncile vor originalele, așa că notița care spune unde se află este la fel de importantă precum copia.
- O fișă cu persoanele de contact importante: medici, agentul de asigurări, avocatul, departamentul de resurse umane al angajatorului, proprietarul sau creditorul ipotecar și doi membri ai familiei care locuiesc în altă zonă
Dacă vă pregătiți pentru un dezastru adevărat, există un ghid mai amplu despre documentele importante când s-ar putea să trebuiască să plecați repede de acasă, însă aceste douăzeci se află și în centrul acelei liste.
Cum îl pregătiți într-o singură seară
- Mai întâi grămada, apoi perfecțiunea. Scoateți totul din sertar, dosar și torpedou. Treceți documentele lipsă pe o listă scurtă pentru mai târziu; nu blocați întregul proiect din cauza unui singur certificat de naștere.
- Fotografiați sau scanați fiecare document. Aplicația Notițe de pe iPhone include un scaner bun: într-o notiță, atingeți pictograma camerei → Scanați documente, iar aplicația decupează și îndreaptă imaginea pentru dvs.
- Puneți copiile într-un loc încuiat, ales intenționat, nu împrăștiate prin galeria foto printre pozele din vacanță. Ideea esențială este să existe un loc dedicat, protejat prin cod de acces, pe care familia dvs. îl poate numi. Documentele de asigurare merită cu atât mai mult păstrate corect pe telefon, fiindcă de ele veți avea nevoie când vă aflați într-o parcare.
- Scrieți cele două pagini, inventarul conturilor și notița „unde se află lucrurile”. Durează cincisprezece minute și sunt paginile care le lipsesc cel mai des familiilor.
Varianta manuală funcționează. Slăbiciunea ei reală este găsirea documentelor: peste șase luni, într-un moment stresant, cineva trebuie să-și amintească ce nume a primit fiecare fișier și unde a fost pus.
Paperlock este conceput tocmai pentru a elimina acel pas. Salvați în aplicație aceleași douăzeci de documente, iar ea le citește pe fiecare, află ce este, de la cine provine și când expiră, apoi le clasează singură în spatele protecției Face ID. Paginile sensibile, precum pașapoartele, rămân estompate până când confirmați că dvs. le priviți. Apoi, pentru a găsi ceva, trebuie doar să întrebați: „arată-mi cardurile noastre de asigurare medicală” sau „când expiră pașaportul Mayei?”, iar răspunsul vine împreună cu documentele. Aplicația chiar găsește documentele deja ascunse în galeria foto și vă propune să le importe; cei mai mulți oameni sunt surprinși să afle cât de mult din această listă se află deja printre pozele lor. Paperlock va fi disponibilă în curând pentru iPhone.
Cum îl mențineți actualizat
Un dosar rămas neschimbat timp de trei ani este doar puțin mai bun decât lipsa unui dosar. Două obiceiuri îl păstrează corect:
- Actualizați după evenimente, nu după calendar. Poliță nouă, medicament nou, adresă nouă, permis reînnoit: chiar în ziua schimbării, adăugați copia. Treizeci de secunde.
- Verificați-l de două ori pe an. Când se schimbă ora, acordați zece minute verificării datelor de expirare și celor două pagini. (Dacă documentele dvs. se află în Paperlock, aplicația se ocupă singură de expirări: vă amintește cu 30 și 7 zile înainte să expire pașapoartele, actele de identitate și asigurările, fără nicio configurare.)
Cine ar trebui să știe cum ajunge la el
Acesta este pasul pe care oamenii îl omit și tocmai el face dosarul util în situațiile de urgență care vă privesc chiar pe dvs. Spuneți-i unui adult de încredere, soț sau soție, copil adult, frate ori soră, trei lucruri: că dosarul există, unde se află și cum îl poate deschide. Dacă este pe telefonul dvs., asta înseamnă să cunoască aranjamentul privind codul de acces al telefonului sau să aibă propria copie a documentelor esențiale.
Apoi mai spuneți-i un lucru: unde se află originalele pe hârtie. Dosarul digital răspunde rapid la întrebări; notița din el, cu testamentele aici, titlurile de proprietate acolo și cheia casetei de valori în cutia albastră, este cea care transformă o săptămână cumplită într-una doar grea.