Aviso. Nosotros hacemos Paperlock, que aparece en la última columna de la tabla de abajo.
Cinco formas de que te avisen
| Método | Quién escribe la fecha | Antelación por defecto | Documento adjunto al aviso | Corregir una fecha | Coste |
|---|---|---|---|---|---|
| App de Calendario o Recordatorios | Tú | Lo que pongas; la mayoría pone el día de caducidad | No | Edita el evento a mano | Gratis |
| Apps de cartera o de DNI | A veces la leen de la tarjeta | Varía; a menudo ninguna | Sí, para las tarjetas que guardan | Varía | Gratis a suscripción |
| Rastreadores de caducidad dedicados (incluida nuestra herramienta de navegador) | Tú | Según el tipo; nuestro rastreador usa 270 días para pasaportes, 90 para permisos, de 30 a 60 para el resto | No, una línea en una lista | Edita la fila, vuelve a exportar el archivo de calendario | Gratis |
| Apps de escaneo y nubes | Nadie | Ninguna | El archivo, pero no se lee ninguna fecha | No aplica | Gratis a suscripción |
| Cajas fuertes que leen (Paperlock) | La app, a partir de una foto del documento | 30 y 7 días; 6 meses para pasaportes y DNI | Sí, el documento en sí | Edita la fecha; el recordatorio se mueve con ella | Plan gratis; Plus $4.99/mes |
Las tres cosas que deciden si un recordatorio funciona
Quién escribió la fecha. Todo sistema manual falla en el mismo paso: la fecha nunca llega a introducirse. No porque la gente no sepa escribir, sino porque el momento en que tienes el documento en la mano nunca es el momento en que abres el calendario. Una herramienta que lee la fecha de una foto, y te deja corregirla, elimina el paso que falla.
Con cuánta antelación salta. Un recordatorio en la fecha de caducidad es un aviso de que ya llegas tarde. Para un pasaporte, el aviso útil es con nueve meses de antelación, porque la renovación tarda semanas y la regla de los seis meses cierra la mayoría de destinos mucho antes de la fecha impresa. Para un permiso de residencia, tres meses. Para un seguro, seis semanas, para tener tiempo de comparar. La lista de fechas de caducidad que seguir enumera las antelaciones por documento; un sistema de recordatorios que no pueda variar la antelación según el tipo saltará demasiado tarde para los documentos que más importan.
Si el documento viene con el aviso. Un recordatorio que dice «el pasaporte caduca» te manda al cajón. Uno que abre la página de datos del pasaporte te da el número, la fecha de expedición y la oficina en el mismo toque. La diferencia es pequeña hasta que el recordatorio llega mientras estás reservando un vuelo.
Para qué sirve cada método
Los calendarios están bien para un puñado de fechas que ya conoces. Usa el rastreador de caducidad de documentos o el comprobador para generar un archivo de calendario con las antelaciones correctas ya integradas, y luego no vuelvas a pensar en ello hasta que llegue el aviso.
Las apps de cartera son buenas para las tarjetas para las que se diseñaron, e inútiles para el alquiler, la garantía y la cartilla de vacunación.
Los rastreadores dedicados son el sistema manual bien hecho: antelaciones correctas, una sola lista, exportación a cualquier calendario. Siguen dependiendo de que tú escribas la fecha y actualices la fila cuando renuevas.
Las cajas fuertes que leen te quitan la escritura de encima. En Paperlock, fotografías el pasaporte, la tarjeta del seguro o la garantía; la app lee la caducidad, archiva el documento, y, una vez que has activado los recordatorios en Ajustes, programa avisos 30 y 7 días antes, más 6 meses antes para pasaportes y DNI. Si lee mal una fecha, la corriges en la ficha del documento y el recordatorio la sigue. Los recordatorios son opcionales porque iOS exige permiso para las notificaciones; la app lo pide una vez.
Cómo comprobar una función de recordatorios en diez minutos
- Importa un documento con fecha de caducidad y comprueba qué leyó la app.
- Cambia la fecha un año. Confirma que el recordatorio se movió.
- Comprueba las antelaciones. Si la única opción es «el mismo día», es un calendario con pasos de más.
- Apaga y vuelve a encender las notificaciones de la app en el móvil. Los recordatorios que desaparecen en silencio cuando cambia el permiso son un fallo habitual.
- Importa un documento sin fecha de caducidad. La app no debería inventarse una.
Límites honestos
Ningún sistema de recordatorios sabe del documento que nunca fotografiaste ni escribiste. Para eso está el kit de inventario del hogar. Y los recordatorios son tan buenos como la fecha del documento: un pasaporte expedido por un plazo más corto de lo habitual, o un permiso con condiciones, necesita que una persona lea la letra pequeña una vez. Las herramientas de aquí gestionan el calendario; la lectura sigue siendo cosa tuya.