Cách lập bản kiểm kê giấy tờ gia đình
- Đánh dấu những gì bạn có. Duyệt qua từng nhóm một. Bỏ qua cả nhóm nếu không liên quan — không có ô tô thì bỏ qua nhóm ô tô.
- Ghi rõ bản gốc để ở đâu. Cặp tài liệu ở nhà, két sắt, hộp ký gửi ngân hàng, gửi luật sư hoặc người thân, chỉ có bản số hóa, hoặc thành thật là “không chắc”. Câu trả lời thật thà mới là câu trả lời hữu ích.
- Đánh dấu bản số hóa và ngày hết hạn. Chỉ tích “đã có bản số hóa” nếu bạn có thể tìm thấy nó trên điện thoại ngay bây giờ. Thêm ngày hết hạn cho những giấy tờ có ngày hết hạn.
- Bù lấp những chỗ thiếu. Chụp lại những bản gốc chỉ có trên giấy, xác định nơi cất cho những giấy tờ còn lang thang, bổ sung ngày hết hạn còn thiếu. Xuất file CSV và file lịch khi đã xong.
Công cụ này làm gì
- Danh mục 39 giấy tờ gia đình trong 8 nhóm, từ hộ chiếu đến sổ tiêm phòng thú cưng
- Với mỗi giấy tờ: bản gốc để ở đâu, đã có bản số hóa chưa, ngày hết hạn nếu có
- Danh sách thiếu sót: chưa rõ nơi cất, chưa có bản số hóa, chưa ghi ngày hết hạn
- Danh sách sắp hết hạn trong sáu tháng tới, kèm xuất file lịch (nhắc trước 30 và 7 ngày)
- Xuất file CSV và bản kiểm kê để in, dùng cho túi hồ sơ khẩn cấp
- Chỉ lưu trong bộ nhớ cục bộ của trình duyệt — không cần tài khoản, không tải lên đâu cả
Vì sao cần kiểm kê trước khi sắp xếp hồ sơ
Mọi hướng dẫn sắp xếp giấy tờ đều bắt đầu bằng bìa hồ sơ và nhãn dán. Bước bị bỏ qua lại chính là bước quan trọng nhất trong tình huống khẩn cấp: biết gia đình bạn thực sự có những giấy tờ gì, bản gốc đang ở đâu, và loại nào chỉ tồn tại dưới dạng một tờ giấy duy nhất. Một bản kiểm kê trả lời ba câu hỏi đó trong hai mươi phút và cho bạn thấy những chỗ còn thiếu trước khi một cuốn hộ chiếu thất lạc hay một tầng hầm ngập nước tự cho bạn biết.
Bản kiểm kê bao gồm những gì
Ba mươi chín loại giấy tờ trong tám nhóm: giấy tờ tùy thân, nhà cửa, tiền bạc, ô tô, sức khỏe, gia đình và pháp lý, thú cưng, công việc và học tập. Với mỗi loại, bạn đánh dấu có hay không, ghi rõ bản gốc đang cất ở đâu, đã có bản số hóa chưa, và với khoảng chục loại có ngày hết hạn thì ghi rõ ngày đó. Không có mục nào là bắt buộc; gia đình không có ô tô thì bỏ qua cả nhóm ô tô.
| Nhóm | Ví dụ | Thiếu sót thường gặp |
|---|---|---|
| Giấy tờ tùy thân | Hộ chiếu, chứng minh nhân dân/căn cước, bằng lái, giấy khai sinh và giấy đăng ký kết hôn | Giấy chứng nhận chỉ có một bản duy nhất, trên giấy, nằm trong một ngăn kéo |
| Nhà cửa | Hợp đồng thuê hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu, bảo hiểm, bảo hành thiết bị, ảnh chụp tài sản giá trị | Không có ảnh chụp tài sản giá trị cho đến sau khi bị trộm |
| Tiền bạc | Thông tin tài khoản, tờ khai thuế, sao kê hưu trí, khoản vay | Không ai khác biết những tài khoản nào đang tồn tại |
| Ô tô | Giấy đăng ký xe, bảo hiểm, đăng kiểm, lịch sử bảo dưỡng | Ba ngày hết hạn rơi vào ba tháng khác nhau |
| Sức khỏe | Thẻ bảo hiểm y tế, sổ tiêm phòng, đơn thuốc, chỉ thị y tế | Sổ tiêm phòng nằm rải rác ở nhiều phòng khám khác nhau |
| Gia đình và pháp lý | Di chúc, giấy ủy quyền, giấy tờ quyền nuôi con, danh sách liên hệ khẩn cấp | Di chúc đang ở chỗ luật sư nhưng không ai ghi lại là luật sư nào |
| Thú cưng | Sổ tiêm phòng, đăng ký microchip, bảo hiểm | Trại gửi thú cưng hỏi giấy chứng nhận tiêm phòng dại ngay tối hôm trước |
| Công việc và học tập | Hợp đồng lao động, phiếu lương, chứng chỉ, bằng cấp | Bằng cấp cần cho hồ sơ visa lại đang ở một nước khác |
Ba loại thiếu sót cần tìm
Chưa rõ nơi cất. Một giấy tờ bạn sở hữu nhưng không xác định được vị trí, xét về thực tế, cũng chẳng khác gì không có. Chưa có bản số hóa. Một bản gốc duy nhất trên giấy chỉ cách sự biến mất một trận lụt, một đám cháy hoặc một lần chuyển nhà; một bức ảnh cất trong nơi có khóa trên điện thoại là cách bảo hiểm rẻ nhất có thể. Chưa ghi ngày hết hạn. Với hộ chiếu, giấy phép, bảo hiểm và đăng kiểm, ngày hết hạn chính là điều quan trọng nhất; bản kiểm kê hỏi bạn ngày đó và xuất ra lịch với lời nhắc trước 30 và 7 ngày.
Nên làm gì với kết quả
In bản kiểm kê ra và cho vào túi hồ sơ khẩn cấp, hoặc xuất file CSV cho bảng tính chung của gia đình. Sau đó lần lượt bù lấp các chỗ thiếu: chụp ảnh những bản gốc chỉ có trên giấy trước, quyết định nơi cất cho những giấy tờ còn lang thang, rồi bổ sung ngày hết hạn còn thiếu. Công cụ theo dõi ngày hết hạn sẽ tiếp nhận các mục có ngày từ đây nếu bạn muốn có một danh sách theo dõi liên tục.
Giới hạn
Bản kiểm kê này chỉ được lưu trong bộ nhớ cục bộ của trình duyệt. Nó không được chia sẻ với ai, không đồng bộ sang thiết bị khác, và sẽ biến mất nếu dữ liệu trang web bị xóa — hãy xuất file CSV ngay khi hoàn tất. Danh mục này phản ánh một gia đình phổ biến; gia đình bạn có thể có những giấy tờ không nằm trong danh sách, và ô ghi chú là dành cho những trường hợp đó. Nếu bạn muốn các bản số hóa có thể tìm kiếm được và tự nhắc ngày hết hạn, đó chính là việc Paperlock làm: chỉ cần chụp ảnh mỗi tờ giấy một lần, còn lại nó sẽ đọc, sắp xếp và nhắc nhở bạn.