Πώς να φτιάξετε μια απογραφή οικογενειακών εγγράφων
- Σημειώστε τι έχετε. Προχωρήστε ομάδα προς ομάδα. Παραλείψτε ολόκληρες ομάδες που δεν ισχύουν — αν δεν έχετε αυτοκίνητο, παραλείψτε την ομάδα «Αυτοκίνητο».
- Πείτε πού βρίσκεται το πρωτότυπο. Φάκελος στο σπίτι, χρηματοκιβώτιο, τραπεζική θυρίδα, σε δικηγόρο ή συγγενή, μόνο ψηφιακά, ή ειλικρινά «δεν είμαι σίγουρος/η». Η ειλικρινής απάντηση είναι η χρήσιμη.
- Σημειώστε ψηφιακά αντίγραφα και ημερομηνίες. Σημειώστε «υπάρχει ψηφιακό αντίγραφο» μόνο αν θα μπορούσατε να το βρείτε στο κινητό σας αυτή τη στιγμή. Προσθέστε ημερομηνίες λήξης για τα έγγραφα που έχουν.
- Καλύψτε τα κενά. Φωτογραφίστε τα πρωτότυπα που υπάρχουν μόνο σε χαρτί, βρείτε θέση για όσα περιπλανιούνται, προσθέστε τις ημερομηνίες που λείπουν. Εξάγετε το CSV και το αρχείο ημερολογίου όταν τελειώσετε.
Τι κάνει
- Κατάλογος 39 οικιακών εγγράφων σε 8 ομάδες, από διαβατήρια έως εμβόλια κατοικίδιων
- Για κάθε έγγραφο: πού βρίσκεται το πρωτότυπο, αν υπάρχει ψηφιακό αντίγραφο, ημερομηνία λήξης όπου ισχύει
- Λίστα κενών: χωρίς γνωστή θέση, χωρίς ψηφιακό αντίγραφο, χωρίς καταγεγραμμένη ημερομηνία λήξης
- Λίστα εγγράφων που λήγουν εντός έξι μηνών με εξαγωγή ημερολογίου (ειδοποιήσεις 30 και 7 ημέρες πριν)
- Εξαγωγή CSV και εκτυπώσιμη απογραφή για τον φάκελο έκτακτης ανάγκης
- Αποθηκεύεται μόνο στην τοπική μνήμη του προγράμματος περιήγησής σας — χωρίς λογαριασμό, χωρίς μεταφόρτωση
Γιατί χρειάζεστε μια απογραφή πριν από ένα σύστημα αρχειοθέτησης
Κάθε οδηγός οργάνωσης χαρτιών ξεκινά με φακέλους και ετικέτες. Το βήμα που παραλείπουν είναι αυτό που μετράει σε μια έκτακτη ανάγκη: το να ξέρετε ποια έγγραφα έχει πραγματικά το νοικοκυριό σας, πού βρίσκονται τα πρωτότυπα και ποια υπάρχουν μόνο ως ένα μοναδικό κομμάτι χαρτί. Μια απογραφή απαντά σε αυτές τις τρεις ερωτήσεις σε είκοσι λεπτά και σας δείχνει τα κενά πριν το κάνει ένα χαμένο διαβατήριο ή ένα πλημμυρισμένο υπόγειο.
Τι καλύπτει η απογραφή
Τριάντα εννέα τύποι εγγράφων σε οκτώ ομάδες: ταυτότητα, σπίτι, χρήματα, αυτοκίνητο, υγεία, οικογένεια και νομικά, κατοικίδια, και εργασία και εκπαίδευση. Για κάθε ένα σημειώνετε αν το έχετε, λέτε πού φυλάσσεται το πρωτότυπο, αν υπάρχει ψηφιακό αντίγραφο, και, για τη δεκαριά περίπου που λήγουν, πότε. Τίποτα εδώ δεν είναι υποχρεωτικό· ένα νοικοκυριό χωρίς αυτοκίνητο παραλείπει την ομάδα «Αυτοκίνητο».
| Ομάδα | Παραδείγματα | Συνηθισμένο κενό |
|---|---|---|
| Ταυτότητα | Διαβατήρια, ταυτότητες, άδειες, πιστοποιητικά γέννησης και γάμου | Τα πιστοποιητικά υπάρχουν μία φορά, σε χαρτί, σε ένα συρτάρι |
| Σπίτι | Μισθωτήριο ή τίτλος ιδιοκτησίας, ασφάλεια, εγγυήσεις συσκευών, φωτογραφίες αντικειμένων αξίας | Καμία φωτογραφία αντικειμένων αξίας μέχρι μετά τη διάρρηξη |
| Χρήματα | Στοιχεία λογαριασμών, φορολογικές δηλώσεις, καταστάσεις σύνταξης, δάνεια | Κανείς άλλος δεν ξέρει ποιοι λογαριασμοί υπάρχουν |
| Αυτοκίνητο | Τίτλος κυριότητας, ασφάλεια, ΚΤΕΟ, ιστορικό συντήρησης | Τρεις ημερομηνίες λήξης σε τρεις διαφορετικούς μήνες |
| Υγεία | Κάρτα ασφάλισης, εμβόλια, συνταγές, οδηγίες | Εμβολιαστικά μητρώα διασκορπισμένα σε διάφορες κλινικές |
| Οικογένεια και νομικά | Διαθήκη, πληρεξούσιο, έγγραφα επιμέλειας, επαφές έκτακτης ανάγκης | Η διαθήκη είναι σε δικηγόρο και κανείς δεν σημείωσε ποιον |
| Κατοικίδια | Εμβολιαστικό βιβλιάριο, καταχώρηση μικροτσίπ, ασφάλεια | Το κυνοκομείο ζητά το πιστοποιητικό λύσσας το προηγούμενο βράδυ |
| Εργασία και εκπαίδευση | Σύμβαση, μισθοδοσίες, πιστοποιήσεις, διπλώματα | Τα διπλώματα που χρειάζονται για βίζα βρίσκονται σε άλλη χώρα |
Τα τρία κενά που αναζητά
Χωρίς γνωστή θέση. Ένα έγγραφο που κατέχετε αλλά δεν μπορείτε να εντοπίσετε είναι, στην πράξη, ένα έγγραφο που δεν έχετε. Χωρίς ψηφιακό αντίγραφο. Ένα μοναδικό χάρτινο πρωτότυπο απέχει μόλις μία πλημμύρα, μία φωτιά ή μία μετακόμιση από το να χαθεί· μια φωτογραφία σε κλειδωμένη θέση στο κινητό σας είναι η φθηνότερη ασφάλιση που υπάρχει. Χωρίς καταγεγραμμένη ημερομηνία λήξης. Για διαβατήρια, άδειες, ασφάλειες και ΚΤΕΟ, η ημερομηνία είναι το βασικό ζητούμενο· η απογραφή τη ζητά και την εξάγει στο ημερολόγιό σας με ειδοποιήσεις 30 και 7 ημέρες πριν.
Τι να κάνετε με το αποτέλεσμα
Εκτυπώστε την απογραφή και βάλτε την στον φάκελο έκτακτης ανάγκης, ή εξάγετε το CSV για το λογιστικό φύλλο του νοικοκυριού. Στη συνέχεια καλύψτε τα κενά με τη σειρά: φωτογραφίστε πρώτα τα πρωτότυπα που υπάρχουν μόνο σε χαρτί, αποφασίστε πού θα φυλάσσονται όσα περιπλανιούνται, και προσθέστε τις ημερομηνίες που λείπουν. Το εργαλείο παρακολούθησης λήξεων παίρνει από εδώ τα στοιχεία με ημερομηνία αν θέλετε μια συνεχή λίστα.
Περιορισμοί
Η απογραφή αποθηκεύεται μόνο στην τοπική μνήμη αυτού του προγράμματος περιήγησης. Δεν μοιράζεται με κανέναν, δεν συγχρονίζεται με άλλη συσκευή και εξαφανίζεται αν διαγραφούν τα δεδομένα του ιστότοπου — εξάγετε το CSV μόλις ολοκληρωθεί. Ο κατάλογος αντιπροσωπεύει ένα συνηθισμένο νοικοκυριό· το δικό σας μπορεί να έχει έγγραφα που δεν αναφέρονται, και το πεδίο σημειώσεων υπάρχει γι' αυτά. Αν θέλετε τα ψηφιακά αντίγραφα να είναι αναζητήσιμα και να έχουν τις δικές τους υπενθυμίσεις λήξης, αυτό κάνει το Paperlock: φωτογραφίζετε κάθε χαρτί μία φορά, και εκείνο το διαβάζει, το αρχειοθετεί και σας υπενθυμίζει.