家庭の重要書類インベントリの作り方

  1. 持っているものにチェックを入れる. グループごとに進めましょう。車を持っていなければ車のグループはまるごと飛ばして構いません。
  2. 原本の保管場所を記録する. 自宅のファイル、金庫、銀行の貸金庫、弁護士や親族のところ、デジタルのみ、あるいは正直に「わからない」でも構いません。正直な答えこそ役に立ちます。
  3. デジタルコピーと日付を記録する. 「デジタルコピーあり」にチェックを入れるのは、今すぐスマートフォンで見つけられる場合だけにしましょう。有効期限がある書類には期限日も入力します。
  4. 不足箇所を埋める. 紙のみの原本を撮影し、行方不明のものの保管場所を決め、不足している日付を追加します。終わったらCSVとカレンダーファイルを書き出しましょう。

できること

  • パスポートからペットの予防接種記録まで、8グループ39種類の家庭書類のカタログ
  • 書類ごとに原本の保管場所、デジタルコピーの有無、該当する場合は有効期限を記録
  • 不足リスト: 保管場所不明、デジタルコピーなし、有効期限未記録
  • 6か月以内に期限が切れる書類の一覧とカレンダー書き出し（30日前・7日前に通知）
  • 非常用ファイル向けのCSV書き出しと印刷用インベントリ
  • ブラウザのローカルストレージにのみ保存——アカウント登録もアップロードも不要

ファイリングの前にインベントリが必要な理由

書類整理のガイドはたいてい、フォルダとラベルの話から始まります。しかし省かれがちなのが、いざというときに本当に重要な一歩です。つまり、家庭に実際どんな書類があり、原本がどこにあり、どれが紙一枚しか存在しないのかを把握することです。インベントリを作れば、パスポートの紛失や地下室の浸水が教えてくれる前に、その3つの答えと不足箇所を20分で確認できます。

インベントリがカバーする範囲

身分、住まい、お金、車、健康、家族と法律、ペット、仕事と学歴という8グループ、39種類の書類です。各項目について、持っているかどうか、原本の保管場所、デジタルコピーの有無、そして期限があるおよそ十数種類については期限日を記録します。すべてが必須というわけではなく、車を持たない家庭は車のグループを丸ごと飛ばせます。

グループ例よくある不足
身分パスポート、身分証明書、免許証、出生・婚姻証明書証明書は紙一枚で、しかも引き出し1か所にしかない
住まい賃貸契約書または権利証、保険、家電の保証書、貴重品の写真盗難に遭うまで貴重品の写真がない
お金口座情報、確定申告書、年金明細、ローンどの口座があるか自分以外誰も知らない
車車検証、保険、車検、整備記録3つの期限日がそれぞれ違う月にある
健康保険証、予防接種記録、処方箋、指示書予防接種記録が複数の病院に散らばっている
家族と法律遺言書、委任状、親権関係の書類、緊急連絡先遺言書は弁護士のもとにあるが、どの弁護士か誰も書き残していない
ペット予防接種記録、マイクロチップ登録、ペット保険ペットホテルに前夜になって狂犬病証明書を求められる
仕事と学歴雇用契約書、給与明細、資格証明書、卒業証書ビザに必要な卒業証書が別の国にある

探し出す3つの不足

保管場所が不明。持っているはずなのに場所がわからない書類は、実用上、持っていないのと同じです。デジタルコピーがない。紙の原本が1部しかなければ、水害や火事、引っ越しの手違いひとつで失われます。鍵のかかった場所に保存したスマートフォンの写真は、最も安上がりな保険です。有効期限が未記録。パスポート、許可証、保険、車検にとって日付こそが要です。このインベントリはその日付を尋ね、30日前と7日前に通知が届くようカレンダーに書き出します。

結果をどう使うか

インベントリを印刷して非常用ファイルに入れるか、CSVを書き出して家庭用の表計算に使いましょう。そのうえで不足箇所を順番に埋めていきます。まず紙のみの原本を撮影し、行方不明のものの保管場所を決め、不足している日付を追加します。継続的な一覧が欲しい場合は、ここから期限付きの項目を有効期限トラッカーに引き継げます。

制限事項

このインベントリはこのブラウザのローカルストレージにのみ保存されます。誰とも共有されず、他の端末とも同期せず、サイトのデータを消去すると消えてしまうため、完成したら一度CSVを書き出してください。ここに挙げたカタログは一般的な家庭を想定したものであり、ご自身の家庭にはここにない書類があるかもしれません。そのためのメモ欄も用意しています。デジタルコピーを検索できるようにし、独自の期限通知も欲しい場合は、Paperlockが役立ちます。紙の書類を一度撮影するだけで、内容を読み取り、整理し、期限前に知らせてくれます。