Как составить опись домашних документов
- Отметьте, что у вас есть. Проходите группу за группой. Пропускайте целые группы, которые вас не касаются — нет машины, нет группы «Машина».
- Укажите, где оригинал. Домашняя папка, сейф, банковская ячейка, у юриста или родственника, только в цифровом виде — или честно «не уверен(а)». Честный ответ и есть полезный.
- Отметьте цифровые копии и даты. Отмечайте «есть цифровая копия» только если прямо сейчас смогли бы найти её у себя в телефоне. Добавьте сроки действия там, где они есть.
- Закройте пробелы. Сфотографируйте оригиналы, которые существуют только на бумаге, найдите место для потерянных, добавьте недостающие даты. По завершении экспортируйте CSV и файл календаря.
Что он делает
- Каталог из 39 домашних документов в 8 группах — от паспортов до прививок питомцев
- По каждому документу: где оригинал, есть ли цифровая копия, срок действия, если он есть
- Список пробелов: неизвестное место хранения, нет цифровой копии, не указан срок действия
- Список документов, срок которых истекает в ближайшие полгода, с экспортом в календарь (оповещения за 30 и 7 дней)
- Экспорт в CSV и опись для печати — для папки на случай чрезвычайной ситуации
- Хранится только в локальном хранилище вашего браузера — без аккаунта, без загрузки
Зачем опись нужна раньше системы хранения
Любое руководство по организации бумаг начинается с папок и наклеек. Шаг, который в нём пропускают, — как раз тот, что имеет значение в чрезвычайной ситуации: знать, какие документы действительно есть у вашей семьи, где лежат оригиналы и какие из них существуют только в единственном бумажном экземпляре. Опись отвечает на эти три вопроса за двадцать минут и показывает пробелы раньше, чем это сделает потерянный паспорт или затопленный подвал.
Что охватывает опись
Тридцать девять типов документов в восьми группах: личность, дом, деньги, машина, здоровье, семья и право, питомцы, работа и образование. По каждому вы отмечаете, есть ли он у вас, указываете, где хранится оригинал, есть ли цифровая копия, а для десятка документов с ограниченным сроком действия — когда он истекает. Ничего здесь не обязательно; у семьи без машины группа «Машина» просто пропускается.
| Группа | Примеры | Типичный пробел |
|---|---|---|
| Личность | Паспорта, ID-карты, права, свидетельства о рождении и браке | Свидетельства существуют в одном экземпляре, на бумаге, в одном ящике |
| Дом | Договор аренды или свидетельство о собственности, страховка, гарантии на технику, фото ценных вещей | Фото ценных вещей появляются только после кражи |
| Деньги | Реквизиты счетов, налоговые декларации, пенсионные выписки, кредиты | Никто больше не знает, какие вообще есть счета |
| Машина | ПТС, страховка, техосмотр, история обслуживания | Три разных срока действия в трёх разных месяцах |
| Здоровье | Страховая карта, прививки, рецепты, медицинские распоряжения | Данные о прививках разбросаны по разным клиникам |
| Семья и право | Завещание, доверенность, документы об опеке, экстренные контакты | Завещание хранится у юриста, но никто не записал, у какого именно |
| Питомцы | Запись о прививках, регистрация чипа, страховка | В гостинице для животных справку о бешенстве спрашивают накануне вечером |
| Работа и образование | Трудовой договор, расчётные листки, сертификаты, дипломы | Диплом, нужный для визы, остался в другой стране |
Три пробела, которые ищет опись
Неизвестное место хранения. Документ, который у вас есть, но который вы не можете найти, по сути равносилен тому, что его нет. Нет цифровой копии. Единственный бумажный оригинал — это один пожар, потоп или переезд от полного исчезновения; фото в защищённом месте на телефоне — самая дешёвая страховка из возможных. Не записан срок действия. Для паспортов, разрешений, страховок и техосмотров дата — это самое главное; опись запрашивает её и экспортирует в календарь с оповещениями за 30 и 7 дней.
Что делать с результатом
Распечатайте опись и положите её в папку на случай чрезвычайной ситуации или экспортируйте CSV для семейной таблицы. Затем закрывайте пробелы по порядку: сначала сфотографируйте оригиналы, которые есть только на бумаге, потом определите место для потерянных, и добавьте недостающие даты. Трекер сроков действия подхватывает отсюда документы с датами, если вам нужен постоянно обновляемый список.
Ограничения
Опись хранится только в локальном хранилище этого браузера. Она ни с кем не делится, не синхронизируется с другими устройствами и исчезает при очистке данных сайта — экспортируйте CSV, когда опись будет готова. Каталог отражает типичную семью; у вашей могут быть документы, которых в нём нет, и для них есть поле заметки. Если вы хотите, чтобы цифровые копии можно было искать и чтобы у них были собственные напоминания о сроке действия, для этого и существует Paperlock: сфотографируйте каждую бумагу один раз — и он распознает, разложит по местам и напомнит.