Hoe je een inventaris van huishouddocumenten bouwt
- Vink aan wat je hebt. Ga groep voor groep. Sla hele groepen over die niet van toepassing zijn — geen auto, geen autogroep.
- Geef aan waar het origineel ligt. Map thuis, kluis, bankkluis, bij een advocaat of familielid, alleen digitaal, of eerlijk gezegd „weet niet”. Het eerlijke antwoord is het nuttige antwoord.
- Markeer digitale kopieën en datums. Vink „digitale kopie bestaat” alleen aan als je hem nu meteen op je telefoon zou kunnen vinden. Voeg vervaldatums toe voor de documenten die die hebben.
- Sluit de gaten. Fotografeer de originelen die alleen op papier bestaan, geef de zwervende exemplaren een vaste plek, voeg de ontbrekende datums toe. Exporteer de CSV en het agendabestand als je klaar bent.
Wat het doet
- Catalogus van 39 huishoudelijke documenten in 8 groepen, van paspoorten tot vaccinaties van huisdieren
- Per document: waar het origineel ligt, of er een digitale kopie bestaat, vervaldatum waar relevant
- Gatenlijst: geen bekende locatie, geen digitale kopie, geen vervaldatum genoteerd
- Lijst met wat binnen zes maanden vervalt, met agenda-export (meldingen 30 en 7 dagen van tevoren)
- CSV-export en een afdrukbare inventaris voor de noodmap
- Alleen opgeslagen in de lokale opslag van je browser — geen account, geen upload
Waarom een inventaris voor een archiveringssysteem
Elke gids over het organiseren van papierwerk begint met mappen en labels. De stap die ze overslaan is degene die telt in een noodgeval: weten welke documenten je huishouden echt heeft, waar de originelen liggen, en welke er alleen als één stuk papier bestaan. Een inventaris beantwoordt die drie vragen in twintig minuten en toont je de gaten voordat een verloren paspoort of een ondergelopen kelder dat doet.
Wat de inventaris omvat
Negenendertig documenttypen in acht groepen: identiteit, wonen, geld, auto, gezondheid, gezin en recht, huisdieren, en werk en opleiding. Voor elk vink je aan of je het hebt, geef je aan waar het origineel bewaard wordt, of er een digitale kopie bestaat, en, voor het dozijn dat vervalt, wanneer. Niets hier is verplicht; een huishouden zonder auto slaat de autogroep over.
| Groep | Voorbeelden | Typisch gat |
|---|---|---|
| Identiteit | Paspoorten, ID-kaarten, rijbewijzen, geboorte- en huwelijksaktes | Aktes bestaan maar één keer, op papier, in één lade |
| Wonen | Huurcontract of akte, verzekering, garanties van apparaten, foto's van waardevolle spullen | Geen foto's van waardevolle spullen tot na de inbraak |
| Geld | Rekeninggegevens, belastingaangiftes, pensioenoverzichten, leningen | Niemand anders weet welke rekeningen bestaan |
| Auto | Kentekenbewijs, verzekering, keuring, onderhoudsgeschiedenis | Drie vervaldatums in drie verschillende maanden |
| Gezondheid | Verzekeringspas, vaccinaties, recepten, wilsverklaringen | Vaccinatiegegevens verspreid over verschillende klinieken |
| Gezin en recht | Testament, volmacht, voogdijpapieren, noodcontacten | Het testament ligt bij een advocaat en niemand schreef op welke |
| Huisdieren | Vaccinatiebewijs, registratie van chip, verzekering | De kennel vraagt de avond van tevoren om het rabiëscertificaat |
| Werk en opleiding | Contract, loonstroken, certificeringen, diploma's | Diploma's nodig voor een visum liggen in een ander land |
De drie gaten waar de tool naar zoekt
Geen bekende locatie. Een document dat je bezit maar niet kunt plaatsen is, praktisch gezien, een document dat je niet hebt. Geen digitale kopie. Een enkel papieren origineel is maar één overstroming, brand of verhuizing verwijderd van verdwenen; een foto op een vergrendelde plek op je telefoon is de goedkoopste verzekering die er is. Geen vervaldatum genoteerd. Voor paspoorten, vergunningen, verzekeringen en keuringen is de datum het hele punt; de inventaris vraagt ernaar en exporteert hem naar je agenda met meldingen 30 en 7 dagen van tevoren.
Wat je met het resultaat doet
Druk de inventaris af en stop hem in de noodmap, of exporteer de CSV voor de huishoudspreadsheet. Sluit daarna de gaten op volgorde: fotografeer eerst de originelen die alleen op papier bestaan, beslis waar de zwervende exemplaren wonen, en voeg de ontbrekende datums toe. De vervaldatum-tracker neemt de items met datum hiervandaan over als je een lopende lijst wilt.
Beperkingen
De inventaris wordt alleen opgeslagen in de lokale opslag van deze browser. Hij wordt met niemand gedeeld, synchroniseert niet naar een ander apparaat, en verdwijnt als sitegegevens worden gewist — exporteer de CSV zodra hij compleet is. De catalogus is een gemiddeld huishouden; het jouwe heeft misschien documenten die er niet in staan, en het notitieveld is daarvoor bedoeld. Als je wilt dat de digitale kopieën doorzoekbaar zijn en hun eigen vervalherinneringen meebrengen, is dat wat Paperlock doet: fotografeer elk papier één keer, en de app leest, archiveert en herinnert.