Como criar um inventário de documentos da casa
- Assinale o que tem. Percorra os grupos, um a um. Ignore os grupos que não se aplicam — sem carro, sem grupo do carro.
- Diga onde está o original. Pasta em casa, cofre, cofre do banco, com um advogado ou familiar, só digital, ou honestamente «não sei». A resposta honesta é a que é útil.
- Assinale cópias digitais e datas. Assinale «existe cópia digital» só se conseguisse encontrá-la agora no seu telemóvel. Acrescente datas de validade nos documentos que as têm.
- Feche as falhas. Fotografe os originais que só existem em papel, defina um sítio para os que andam perdidos, acrescente as datas em falta. Exporte o CSV e o ficheiro de calendário quando terminar.
O que faz
- Catálogo de 39 documentos domésticos em 8 grupos, de passaportes a vacinas de animais
- Por documento: onde está o original, se existe cópia digital, data de validade quando aplicável
- Lista de falhas: sem localização conhecida, sem cópia digital, sem validade registada
- Lista de documentos a expirar nos próximos seis meses com exportação para calendário (alertas 30 e 7 dias antes)
- Exportação em CSV e inventário para imprimir e guardar na pasta de emergência
- Guardado apenas no armazenamento local do seu navegador — sem conta, sem envio para servidores
Porquê um inventário antes de um sistema de arquivo
Todos os guias de organização de papelada começam com pastas e etiquetas. O passo que é ignorado é o que importa numa emergência: saber que documentos a sua casa realmente tem, onde estão os originais, e quais existem apenas numa única folha de papel. Um inventário responde a estas três perguntas em vinte minutos e mostra-lhe as falhas antes de um passaporte perdido ou uma cave inundada o fazerem.
O que o inventário cobre
Trinta e nove tipos de documentos em oito grupos: identidade, casa, dinheiro, carro, saúde, família e assuntos legais, animais de estimação, e trabalho e educação. Para cada um, assinala se o tem, indica onde o original está guardado, se existe cópia digital e, para a dúzia ou mais que expiram, quando. Nada aqui é obrigatório; uma casa sem carro salta o grupo do carro.
| Grupo | Exemplos | Falha típica |
|---|---|---|
| Identidade | Passaportes, cartões de cidadão, cartas de condução, certidões de nascimento e casamento | Certidões existem uma vez, em papel, numa gaveta |
| Casa | Contrato de arrendamento ou escritura, seguro, garantias de eletrodomésticos, fotografias de bens de valor | Sem fotografias de bens de valor até depois do assalto |
| Dinheiro | Dados de contas bancárias, declarações de IRS, extratos de reforma, empréstimos | Mais ninguém sabe que contas existem |
| Carro | Registo de propriedade, seguro, inspeção, histórico de manutenção | Três datas de validade em três meses diferentes |
| Saúde | Cartão de seguro de saúde, vacinas, receitas, diretivas | Registos de vacinação espalhados por várias clínicas |
| Família e assuntos legais | Testamento, procuração, documentos de guarda, contactos de emergência | O testamento está com um advogado e ninguém anotou qual |
| Animais de estimação | Boletim de vacinas, registo de microchip, seguro | O canil pede o certificado da raiva na véspera |
| Trabalho e educação | Contrato, recibos de vencimento, certificações, diplomas | Os diplomas necessários para um visto estão noutro país |
As três falhas que procura
Sem localização conhecida. Um documento que tem mas não consegue localizar é, na prática, um documento que não tem. Sem cópia digital. Um único original em papel está a uma inundação, um incêndio ou uma mudança de casa de desaparecer; uma fotografia guardada num sítio protegido no telemóvel é a proteção mais barata que há. Sem data de validade registada. Para passaportes, autorizações, seguros e inspeções, a data é o que importa; o inventário pede-a e exporta-a para o seu calendário com alertas 30 e 7 dias antes.
O que fazer com o resultado
Imprima o inventário e coloque-o na pasta de emergência, ou exporte o CSV para a folha de cálculo da casa. Depois feche as falhas por ordem: fotografe primeiro os originais que só existem em papel, decida onde ficam os que andam perdidos, e acrescente as datas em falta. O gestor de validades retoma daqui os itens com data, se quiser uma lista contínua.
Limites
O inventário é guardado apenas no armazenamento local deste navegador. Não é partilhado com ninguém, não sincroniza com outro dispositivo, e desaparece se os dados do site forem limpos — exporte o CSV assim que estiver completo. O catálogo cobre uma casa comum; a sua pode ter documentos que não estão listados, e o campo de nota serve para esses. Se quiser que as cópias digitais sejam pesquisáveis e tenham os seus próprios lembretes de validade, é para isso que serve o Paperlock: fotografe cada papel uma vez e ele lê, arquiva e avisa.