Ο ψηφιακός φάκελος έκτακτης ανάγκης: 20 έγγραφα που πρέπει να μπορεί να βρει η οικογένειά σας

Ένας φάκελος έκτακτης ανάγκης ακούγεται σαν εγχείρημα για ένα διαφορετικό, πιο οργανωμένο νοικοκυριό — από εκείνα που έχουν ετικέτες στα βάζα της κουζίνας. Δεν είναι. Χρειάζεται ένα βράδυ συγκέντρωσης εγγράφων και απαντά σε μια ερώτηση που αργά ή γρήγορα τίθεται σε κάθε οικογένεια τη χειρότερη δυνατή στιγμή: πού είναι τα έγγραφα;

Μια εισαγωγή στο νοσοκομείο, μια πυρκαγιά στο σπίτι, μια εκκένωση, ένας θάνατος στην οικογένεια — καθένα συνοδεύεται από απαιτήσεις για χαρτιά, συνήθως μέσα σε λίγες ώρες. Ο στόχος του φακέλου δεν είναι να προβλέψει ποια έκτακτη ανάγκη θα αντιμετωπίσετε. Είναι να εξασφαλίσει ότι η απάντηση στην ερώτηση «πού είναι το ασφαλιστήριο;» δεν θα είναι ποτέ «κάπου στην αρχειοθήκη, νομίζω».

Ακολουθούν όσα πρέπει να περιέχει και ο τρόπος να τον φτιάξετε ψηφιακά απόψε.

Γιατί πρώτα ψηφιακά

Ο κλασικός φάκελος έκτακτης ανάγκης είναι ένα κόκκινο ντοσιέ με κρίκους σε ένα ράφι. Είναι καλή ιδέα με ένα ελάττωμα: βρίσκεται στο ράφι. Αν εγκαταλείπετε το σπίτι, ταξιδεύετε ή στέκεστε στα επείγοντα στις 2 π.μ., ο φάκελος είναι στο σπίτι — και σε μια πυρκαγιά ή πλημμύρα, είναι αυτός που καταστρέφεται.

Ένας ψηφιακός φάκελος είναι μαζί σας όπου βρίσκεται το τηλέφωνό σας και ένα σωστό αντίγραφο επιβιώνει από οτιδήποτε συμβεί στα πρωτότυπα. Αν θέλετε, κρατήστε και μια λιτή έντυπη εκδοχή — ορισμένα πρωτότυπα έχουν πράγματι σημασία σε χαρτί και θα επισημάνουμε ποια — αλλά τα αντίγραφα που θα χρησιμοποιήσει όντως βιαστικά η οικογένειά σας είναι εκείνα που βρίσκονται σε ένα τηλέφωνο.

Τα 20 έγγραφα

Μην επιδιώξετε την πληρότητα από το πρώτο βράδυ. Αυτά τα είκοσι καλύπτουν σχεδόν κάθε έκτακτη ανάγκη που αντιμετωπίζει μια οικογένεια.

Ταυτοποίηση (4)

1. Διαβατήρια — η σελίδα με τη φωτογραφία για κάθε μέλος της οικογένειας
2. Άδειες οδήγησης ή κρατικές ταυτότητες
3. Πιστοποιητικά γέννησης
4. Κάρτες Κοινωνικής Ασφάλισης στις ΗΠΑ ή το αντίστοιχο έγγραφο της χώρας σας

Ασφάλιση (4)

5. Κάρτες ασφάλισης υγείας, και οι δύο όψεις, για κάθε ασφαλισμένο
6. Ασφαλιστήριο ιδιοκτήτη ή ενοικιαστή κατοικίας — τουλάχιστον η σελίδα δηλώσεων
7. Ασφαλιστήριο και κάρτες ασφάλισης αυτοκινήτου
8. Ασφαλιστήριο ζωής, μαζί με τον αριθμό τηλεφώνου της ασφαλιστικής για την υποβολή απαίτησης

Ιατρικά στοιχεία (3)

9. Επίκαιρος κατάλογος φαρμάκων: ονόματα, δόσεις, γιατρός που τα συνταγογράφησε
10. Αρχεία εμβολιασμών, ειδικά για τα παιδιά
11. Αλλεργίες και παθήσεις — μία σελίδα που θα μπορούσε ένας άγνωστος να διαβάσει δυνατά σε νοσηλευτή

Χρήματα και λογαριασμοί (4)

12. Απογραφή λογαριασμών: κάθε τραπεζικός, επενδυτικός και συνταξιοδοτικός λογαριασμός, με τα ονόματα των ιδρυμάτων και τα τελευταία τέσσερα ψηφία (ποτέ πλήρεις αριθμοί μαζί με κωδικούς πρόσβασης)
13. Κατάλογος πιστωτικών καρτών με τους αριθμούς τηλεφώνου των εκδοτών, για γρήγορη ακύρωση
14. Η πιο πρόσφατη φορολογική σας δήλωση — αποδεικνύει εισόδημα και ταυτότητα σε ένα έγγραφο
15. Πάγιοι λογαριασμοί και συνδρομές που κάποιος θα έπρεπε να διακόψει προσωρινά ή να πληρώσει

Κατοικία και περιουσία (3)

16. Ο τίτλος ιδιοκτησίας ή το μισθωτήριο
17. Τίτλοι κυριότητας και άδειες κυκλοφορίας οχημάτων
18. Απογραφή κατοικίας — ακόμη και ένα δεκάλεπτο βίντεο με περιήγηση σε κάθε δωμάτιο κάνει πολύ ευκολότερη την υποβολή ασφαλιστικής απαίτησης

Νομικά έγγραφα και επαφές (2)

19. Μια σημείωση «πού βρίσκονται τα πράγματα»: η θέση των πρωτότυπων διαθηκών, των πληρεξουσίων και οποιασδήποτε θυρίδας ασφαλείας, μαζί με το ποιος έχει το κλειδί. Τα αντίγραφα αυτών των εγγράφων βοηθούν· τα πρωτότυπα είναι αυτά που ζητούν τα δικαστήρια και οι τράπεζες, οπότε η σημείωση που λέει πού βρίσκονται έχει την ίδια σημασία με το αντίγραφο.
20. Φύλλο βασικών επαφών: γιατροί, ασφαλιστικός πράκτορας, δικηγόρος, τμήμα ανθρώπινου δυναμικού του εργοδότη, ιδιοκτήτης ή εταιρεία στεγαστικού δανείου και δύο μέλη της οικογένειας που μένουν σε άλλη περιοχή

Αν προετοιμάζεστε για μια πραγματική καταστροφή, υπάρχει ένας πληρέστερος οδηγός για τα έγγραφα που έχουν σημασία όταν ίσως χρειαστεί να φύγετε γρήγορα από το σπίτι — αλλά αυτά τα είκοσι αποτελούν και τον πυρήνα εκείνης της λίστας.

Φτιάξτε τον μέσα σε ένα βράδυ

1. Πρώτα η στοίβα, μετά η τελειότητα. Βγάλτε τα πάντα από το συρτάρι, τον φάκελο, το ντουλαπάκι του αυτοκινήτου. Όσα λείπουν μπαίνουν σε έναν σύντομο κατάλογο για αργότερα· μην καθυστερήσετε ολόκληρο το εγχείρημα για ένα πιστοποιητικό γέννησης.
2. Φωτογραφίστε ή σαρώστε κάθε έγγραφο. Η εφαρμογή «Σημειώσεις» του iPhone διαθέτει έναν αξιοπρεπή ενσωματωμένο σαρωτή — πατήστε το εικονίδιο της κάμερας μέσα σε μια σημείωση → Σάρωση εγγράφων — και κάνει την περικοπή και την ευθυγράμμιση για εσάς.
3. Βάλτε τα αντίγραφα σε ένα κλειδωμένο μέρος που επιλέξατε γι’ αυτόν τον σκοπό — όχι σκορπισμένα στη συλλογή φωτογραφιών σας ανάμεσα στις φωτογραφίες των διακοπών. Ένα ειδικό μέρος με προστασία κωδικού, που η οικογένειά σας γνωρίζει ποιο είναι, αποτελεί όλο το νόημα. Ειδικά τα ασφαλιστικά έγγραφα αξίζει να αποθηκεύονται σωστά στο τηλέφωνό σας, αφού είναι εκείνα που θα χρειαστείτε ενώ στέκεστε σε έναν χώρο στάθμευσης.
4. Γράψτε τις δύο μονοσέλιδες σημειώσεις — την απογραφή λογαριασμών και τη σημείωση «πού βρίσκονται τα πράγματα». Χρειάζονται δεκαπέντε λεπτά και είναι οι σελίδες που λείπουν συχνότερα από τις οικογένειες.

Η χειροκίνητη εκδοχή λειτουργεί. Η πραγματική της αδυναμία είναι η ανάκτηση: έξι μήνες αργότερα, υπό πίεση, κάποιος πρέπει να θυμηθεί πώς ονομάστηκε κάθε αρχείο και πού τοποθετήθηκε.

Το Paperlock έχει φτιαχτεί για να καταργήσει αυτό ακριβώς το βήμα της ανάκτησης. Αποθηκεύστε σε αυτό τα ίδια είκοσι έγγραφα και διαβάζει το καθένα — τι είναι, από ποιον προέρχεται, πότε λήγει — και αρχειοθετεί τα πάντα μόνο του πίσω από το Face ID, ενώ ευαίσθητες σελίδες, όπως τα διαβατήρια, παραμένουν θολωμένες μέχρι να επιβεβαιώσετε ότι είστε εσείς. Έπειτα, για να βρείτε κάτι, αρκεί να ρωτήσετε: «δείξε μου τις κάρτες ασφάλισης υγείας μας» ή «πότε λήγει το διαβατήριο της Μάγια;» και θα λάβετε την απάντηση μαζί με τα έγγραφα. Εντοπίζει ακόμη και έγγραφα που κρύβονται ήδη στη συλλογή φωτογραφιών σας και προτείνει να τα εισαγάγει — οι περισσότεροι εκπλήσσονται από το πόσα στοιχεία αυτής της λίστας βρίσκονται ήδη στις φωτογραφίες τους. Έρχεται σύντομα στο iPhone.

Διατηρήστε τον επίκαιρο

Ένας φάκελος που έχει μείνει ανενημέρωτος για τρία χρόνια είναι μόνο λίγο καλύτερος από την πλήρη απουσία φακέλου. Δύο συνήθειες τον κρατούν αξιόπιστο:

• Ενημερώνετε με βάση τα γεγονότα, όχι το πρόγραμμα. Νέο ασφαλιστήριο, νέο φάρμακο, νέα διεύθυνση, ανανεωμένη άδεια — την ημέρα που συμβαίνει, βάζετε μέσα το αντίγραφο. Τριάντα δευτερόλεπτα.
• Κάντε έλεγχο δύο φορές τον χρόνο. Όταν αλλάζει η ώρα, αφιερώστε δέκα λεπτά για να ελέγξετε τις ημερομηνίες λήξης και τις δύο μονοσέλιδες σημειώσεις. (Αν τα έγγραφά σας βρίσκονται στο Paperlock, το θέμα των λήξεων φροντίζεται αυτόματα — σας υπενθυμίζει 30 και 7 ημέρες πριν λήξουν διαβατήρια, ταυτότητες και ασφαλίσεις, χωρίς ρύθμιση.)

Ποιος πρέπει να γνωρίζει πώς να αποκτήσει πρόσβαση

Αυτό είναι το βήμα που παραλείπουν οι περισσότεροι και εκείνο που κάνει τον φάκελο χρήσιμο στις έκτακτες ανάγκες που αφορούν εσάς. Πείτε σε έναν ενήλικα που εμπιστεύεστε — σύζυγο, ενήλικο παιδί, αδελφό ή αδελφή — τρία πράγματα: ότι υπάρχει ο φάκελος, πού βρίσκεται και πώς ανοίγει. Αν είναι στο τηλέφωνό σας, αυτό σημαίνει ότι πρέπει να γνωρίζει πώς θα αποκτήσει πρόσβαση με τον κωδικό του τηλεφώνου σας ή να έχει δικό του αντίγραφο των απαραίτητων.

Έπειτα, πείτε του ακόμη ένα πράγμα: πού βρίσκονται τα έντυπα πρωτότυπα. Ο ψηφιακός φάκελος απαντά γρήγορα σε ερωτήσεις· η σημείωση μέσα του — διαθήκες εδώ, τίτλοι εκεί, κλειδί θυρίδας ασφαλείας στο μπλε κουτί — είναι εκείνη που μετατρέπει μια φρικτή εβδομάδα σε μια απλώς δύσκολη.