Eine Notfallmappe ist ein einziger Ordner — aus Papier, digital oder idealerweise beides — mit Kopien aller Dokumente, die deine Familie bräuchte, wenn heute Nacht etwas schiefginge: Ausweise, Versicherungen, medizinische Informationen, Kontoübersichten, Unterlagen zum Wohnen, die wichtigsten Kontakte und ein Vermerk, wo die Originale liegen. Das ist schon die ganze Definition. Es ist kein Projekt für besonders organisierte Haushalte. Es ist ungefähr eine Stunde Zusammensuchen, und es beantwortet eine Frage, die jeder Familie irgendwann zum denkbar schlechtesten Zeitpunkt gestellt wird: Wo sind die Dokumente?
Eine Krankenhauseinweisung, ein Wohnungsbrand, eine Evakuierung, ein Todesfall in der Familie — jedes dieser Ereignisse kommt mit einem Papierkram-Bedarf, meist innerhalb weniger Stunden. Die Mappe sagt nicht voraus, welcher Notfall dich trifft. Sie sorgt nur dafür, dass die Antwort auf „Wo ist die Versicherungspolice?“ nie lautet: „Irgendwo im Aktenschrank, glaube ich.“
Im Folgenden: die komplette Notfallmappe-Checkliste nach Kategorien (zum Ausdrucken), welche Unterlagen Papieroriginale sein müssen und welche als Kopie reichen, wo du die Mappe aufbewahrst, ein Ein-Stunden-Plan zum Zusammenstellen und wie die digitale Kopie hineinpasst.
Notfallmappe-Checkliste: Was hineingehört
Druck diese Tabelle aus und klemme sie innen an den Deckel. „Kopie“ heißt: Eine Fotokopie oder ein Scan reicht — das Original liegt dort, wo es eben liegt, und die Mappe muss nur sagen, wo. „Original“ heißt: Das echte Dokument gehört in die Mappe oder in ihre Nähe, weil eine Kopie bei der Stelle, die fragt, nicht durchgeht.
| Kategorie | Dokument | Papieroriginal oder Kopie? |
|---|---|---|
| Identität | Lichtbildseite des Reisepasses, für jedes Familienmitglied | Kopie (vermerken, wo die Originale liegen) |
| Identität | Führerschein oder Personalausweis, Vorder- und Rückseite | Kopie |
| Identität | Geburtsurkunden | Original oder beglaubigte Kopie |
| Identität | Sozialversicherungskarten | Kopie (Originale an einem sicheren Ort) |
| Identität | Heiratsurkunde, Scheidungsurteil, Adoptionspapiere | Kopie |
| Identität | Einwanderungspapiere: Green Card, Einbürgerungsurkunde, Visa | Kopie (vermerken, wo die Originale liegen) |
| Geld | Kontoübersicht: jedes Giro-, Anlage- und Rentenkonto — nur Institut und die letzten vier Ziffern | Eigene einseitige Übersicht |
| Geld | Kreditkartenliste mit den Telefonnummern der Herausgeber, zum schnellen Sperren | Eigene einseitige Übersicht |
| Geld | Letzte Steuererklärung — belegt Einkommen und Identität in einem Dokument | Kopie |
| Geld | Regelmäßige Rechnungen und Abos, die jemand pausieren oder bezahlen müsste | Eigene einseitige Übersicht |
| Geld | Etwas Bargeld in kleinen Scheinen | Original, logischerweise |
| Zuhause | Kaufvertrag, aktuelle Hypothekenabrechnung oder Mietvertrag | Kopie |
| Zuhause | Fahrzeugbriefe und Zulassungsbescheinigungen | Kopie (Briefe bleiben im Safe) |
| Zuhause | Hausratinventar — ein zehnminütiger Videorundgang durch alle Zimmer zählt auch | Digital |
| Zuhause | Kundennummern und Telefonnummern der Versorger | Eigene einseitige Übersicht |
| Gesundheit | Aktuelle Medikamentenliste: Namen, Dosierungen, verschreibende Ärzte | Eigene einseitige Übersicht |
| Gesundheit | Allergien und Vorerkrankungen — eine Seite, die ein Fremder einer Pflegekraft vorlesen könnte | Eigene einseitige Übersicht |
| Gesundheit | Impfnachweise, besonders bei Kindern | Kopie |
| Gesundheit | Ärzte, Apotheke und Fachärzte mit Telefonnummern | Eigene einseitige Übersicht |
| Versicherung | Krankenversicherungskarten, beide Seiten, für alle Versicherten | Kopie |
| Versicherung | Wohngebäude- oder Hausratpolice — mindestens die Deckungsübersicht | Kopie |
| Versicherung | Kfz-Police und Versicherungskarten | Kopie |
| Versicherung | Lebensversicherungspolice, mit der Schaden-Hotline des Versicherers | Kopie |
| Versicherung | Berufsunfähigkeits-, Pflege- und sonstige Zusatzpolicen, falls du sie hast | Kopie |
| Rechtliches / Nachlass | Testament und eventuelle Trust-Dokumente | Kopie, plus Vermerk, wo genau das unterschriebene Original liegt |
| Rechtliches / Nachlass | Vollmachten (finanzielle und medizinische Angelegenheiten) | Kopie, plus Ort der Originale |
| Rechtliches / Nachlass | Patientenverfügung | Kopie — Krankenhäuser akzeptieren diese |
| Rechtliches / Nachlass | Bankschließfach: Bank, Fachnummer, wer den Schlüssel hat | Eigene einseitige Übersicht |
| Haustiere | Impfnachweise, besonders Tollwut | Kopie |
| Haustiere | Chipnummer, Telefonnummer des Tierarztes, ein aktuelles Foto jedes Tiers | Eigene einseitige Übersicht |
| Passwörter & Zugang | Wo das Recovery-Kit oder Master-Passwort deines Passwort-Managers aufbewahrt wird | Ein Vermerk zum Ort, niemals das Passwort selbst |
| Passwörter & Zugang | Regelung zum Handy-Code und wie man an dein E-Mail-Konto kommt | Eine versiegelte Notiz, getrennt von der Mappe aufbewahrt |
| Passwörter & Zugang | Eventuelle Backup-Codes für die Zwei-Faktor-Anmeldung, versiegelt | Versiegeltes Original |
| Kontakte | Zwei Verwandte oder Freunde außerhalb der Region | Eigene einseitige Übersicht |
| Kontakte | Personalabteilung des Arbeitgebers, Vermieter oder Kreditgeber, Versicherungsvertreter, Anwalt | Eigene einseitige Übersicht |
| Kontakte | Schule und Kita der Kinder und alle, die sie abholen dürfen | Eigene einseitige Übersicht |
Ein paar Anmerkungen zur Tabelle, denn die Fragen kommen jedes Mal:
- Die „eigene einseitige Übersicht“ ist die Kategorie, die Familien auslassen — und die sie am meisten vermissen. Niemand stellt dir eine Kontoübersicht aus. Du schreibst sie selbst, in fünfzehn Minuten, und sie ist die Seite, die eine Woche Telefonate erspart.
- Kontonummern und Passwörter stehen nie auf derselben Seite. Die Übersicht sagt: „Girokonto bei der Chase Bank, endet auf 4471.“ Die Passwörter leben in einem Passwort-Manager oder in einem versiegelten Umschlag an einem anderen Ort. Eine gestohlene Mappe sollte kein fertiges Identitäts-Set sein.
- Originale, die als Papier zählen — Testamente, Fahrzeugbriefe, Geburtsurkunden — sind das, was Gerichte, Führerscheinstellen und Banken sehen wollen. Die Kopien in der Mappe bringen dich an den Anfang; der Vermerk, wo das Original liegt, bringt dich ans Ziel. Wenn du nicht sicher bist, welche Originale du überhaupt noch aufheben musst, gibt es eine eigene Übersicht darüber, was man wie lange aufbewahrt.
Papiermappe oder digitale Notfallmappe? Du willst beides
Die klassische Notfallmappe ist ein roter Ringordner im Regal. Eine gute Idee mit einem Haken: Sie liegt im Regal. Wenn du evakuiert wirst, auf Reisen bist oder um zwei Uhr nachts in der Notaufnahme stehst, ist die Mappe zu Hause — und bei einem Wohnungsbrand oder Wasserschaden ist die Mappe das, was verbrennt.
Die rein digitale Variante hat den umgekehrten Haken. Wenn der Strom seit zwei Tagen weg ist, das Handy bei 3 Prozent liegt und ein Helfer in der Notunterkunft deinen Ausweis sehen will, hilft ein PDF nicht weiter. Und manche Originale können schlicht nicht digital sein.
Die ehrliche Antwort lautet also: zwei Schichten, die die Schwächen der jeweils anderen abdecken.
Die Papiermappe enthält die Originale, die Papier sein müssen, die ausgedruckten Übersichten, etwas Bargeld und die Checkliste oben. Sie sollte griffbereit sein: eine Mappe oder eine Fächermappe, keine Schublade. Halte sie schlank genug, dass du sie wirklich mit zur Tür nimmst.
Die digitale Mappe ist eine Kopie von allem, was in der Papiermappe ist, auf deinem Handy, an einem verschlüsselten und gesperrten Ort — nicht lose in der Foto-App zwischen den Urlaubsbildern. Sie ist überall dabei, sie überlebt alles, was dem Haus passiert, und sie ist das, was du in den Notfällen tatsächlich benutzt, in denen es keine Notunterkunft gibt: die Apotheke, die deine Versicherungsnummer braucht, der Mietwagenschalter, der die Police sehen will, die Schule, die ein Impfdatum braucht. Eine richtige Kopie bedeutet außerdem, dass die Originale nicht die einzige Kopie sind, die existiert — und genau darum geht es.
Die manuelle Variante einer digitalen Mappe funktioniert völlig: Scanne jedes Dokument mit der Notizen-App (Kamera-Symbol in einer Notiz → Dokumente scannen) und lege die PDFs dann an einem gesperrten Ort ab. Ihre ehrliche Schwäche ist das Wiederfinden. In sechs Monaten, unter Stress, muss sich jemand erinnern, wie jede Datei hieß und wo sie gelandet ist. Genau diesen Schritt soll Paperlock überflüssig machen: Du legst dieselben Dokumente darin ab, und die App liest jedes einzelne — was es ist, von wem es kommt, wann es abläuft — und sortiert alles selbst ein, hinter Face ID, mit sensiblen Seiten wie Reisepässen, die unkenntlich bleiben, bis du bestätigst, dass du es bist. Etwas zu finden heißt dann nur noch fragen: „Zeig mir unsere Krankenversicherungskarten“ oder „Wann läuft Mayas Reisepass ab?“ — und du bekommst die Antwort mit den Dokumenten dazu. So funktioniert die App, und sie ist im App Store.
Wo du eine Notfallmappe aufbewahrst (und wer davon wissen sollte)
Drei Orte, und jeder erfüllt eine andere Aufgabe:
- Zu Hause, an einem festen Platz. Ein Regal neben dem Ausgang, derselbe Schrank wie der Notfallrucksack, das oberste Fach im Flurschrank — irgendwo, wo du in zehn Sekunden ohne Nachdenken hinkommst. Kein Safe, den du unter Stress erst öffnen müsstest, und kein „sicherer Ort“, der bei jedem Frühjahrsputz wandert. Wenn du die Papieroriginale vor Feuer schützen willst, erfüllt eine kleine feuerfeste Dokumententasche am Platz der Mappe beide Anforderungen.
- Auf deinem Handy. Die digitale Kopie, gesperrt. Das ist die, die dabei ist.
- Außer Haus. Eine verschlüsselte Kopie auf einem USB-Stick bei einer Vertrauensperson, in einem Bankschließfach oder schlicht ein zweites Handy in der Familie mit denselben Dokumenten. Eine regionale Katastrophe erwischt das Haus und das Handy öfter, als man denken mag.
Dann der Schritt, den alle überspringen: Sag es einem erwachsenen Menschen deines Vertrauens. Partner, erwachsenes Kind, Geschwister — diese Person muss drei Dinge wissen: dass die Mappe existiert, wo sie liegt und wie man hineinkommt. Liegt sie auf deinem Handy, heißt das: Ihr einigt euch darauf, wie die Person es entsperren könnte, wenn du es nicht kannst — oder du gibst ihr eine eigene Kopie des Wichtigsten. Die Mappe ist genau in den Notfällen am nützlichsten, in denen es um dich geht — und in denen bist du nicht die Person, die sie aufschlägt.
Wenn du konkret für eine Evakuierung planst, gibt es eine ausführlichere Anleitung dazu, welche Dokumente wichtig sind, wenn du das Haus schnell verlassen musst. Und wenn das Schlimmste schon passiert ist: Die Liste der Dokumente, die eine Familie nach einem Todesfall braucht, ist — nicht zufällig — fast genau diese Mappe.
Eine Familien-Notfallmappe: die zusätzlichen Seiten
Eine Mappe für einen Erwachsenen ist einfach. Eine Familienmappe muss auch für jemanden funktionieren, der nicht du bist — eine Großmutter, ein Babysitter, dein Teenager — und braucht deshalb ein paar zusätzliche Seiten:
- Ein Identitätsblatt pro Person, auch für die Kinder: vollständiger Name, Geburtsdatum und ein aktuelles Foto. Bei einer Trennung in einer Notunterkunft oder einer Evakuierung leistet dieses Foto gute Dienste.
- Geburtsurkunde und Impfnachweise jedes Kindes. Schulen, Ferienlager und Kinderärzte fragen öfter danach, als man denkt, und sie zu ersetzen ist nervig.
- Abholberechtigungen. Wer die Kinder aus Schule oder Kita abholen darf, mit Telefonnummern. Schreib es so, dass das Sekretariat der Schule damit handeln kann.
- Haustiere. Tollwutbescheinigungen, Chipnummern, die Nummer des Tierarztes und ein aktuelles Foto. Die meisten Notunterkünfte, die Tiere aufnehmen, wollen einen Impfnachweis sehen.
- Eine einseitige Notiz „Wenn du das liest“ ganz vorn, in einfacher Sprache: wen man zuerst anruft, wo die Originale liegen, welche Versicherungskarte zu wem gehört. Geh davon aus, dass die Person, die es liest, Angst hat und es eilig ist.
In einer Stunde zusammengestellt
Ziele beim ersten Durchgang nicht auf Vollständigkeit. Ziele darauf, dass eine Mappe existiert.
Minuten 0–15: der Stapel. Hol alles aus der Schublade, dem Ordner, dem Handschuhfach, der Küchenschublade. Sortiere in grobe Haufen nach den Kategorien oben. Was fehlt, kommt auf einen Klebezettel — lass das ganze Projekt nicht an einer einzigen Geburtsurkunde hängen bleiben.
Minuten 15–30: die Übersichten schreiben. Kontoübersicht, Medikamentenliste, Kontaktblatt, die Notiz „Wo was liegt“. Handschriftlich ist völlig in Ordnung. Diese vier Seiten sind wichtiger als alles, was du fotokopieren wirst.
Minuten 30–50: kopieren und scannen. Fotokopiere, was in die Papiermappe soll. Scanne alles — auch die Übersichten — auf dein Handy. Der Scanner in der Notizen-App reicht; er schneidet zu und richtet gerade. Wenn du die digitale Kopie in Paperlock anlegst, ist das der Schritt, der kleiner wird: Die App kann auch deine Foto-App durchsehen und dir die Dokumente anbieten, die sich dort schon verstecken (Versicherungskarten, auf dem Parkplatz fotografiert, die Impfnachweise der Kinder vom Schreibtisch der Kinderärztin), und du gibst frei, was importiert wird. Der Großteil des Versicherungsteils liegt meist schon in deinen Fotos — es lohnt sich, sie richtig abzulegen, denn das sind die Dokumente, die du brauchst, während du neben einem verbeulten Auto stehst.
Minuten 50–60: zusammenstellen und es jemandem sagen. Leg die Papiermappe an ihren Platz. Leg die Checkliste nach vorn, mit den fehlenden Punkten als „zu erledigen“ markiert. Dann schreib einer Person: „Notfallmappe liegt im Flurschrank. Der Handy-Code steckt in dem versiegelten Umschlag darin.“ Fertig.
Alles auf deinem Klebezettel — eine Ersatz-Geburtsurkunde, eine beglaubigte Kopie des Kaufvertrags — beantragst du im nächsten Monat. In den USA ist dafür in der Regel der Bundesstaat oder der Landkreis zuständig, der die Urkunde ausgestellt hat; USA.gov führt eine Liste der Anlaufstellen.
Aktuell bleiben: die jährliche Auffrischung
Eine Mappe, die drei Jahre alt ist, ist nur unwesentlich besser als gar keine. Zwei Gewohnheiten sorgen dafür, dass sie stimmt:
Nach Ereignissen aktualisieren, nicht nach Kalender. Neue Police, neues Medikament, neue Adresse, erneuerter Führerschein, neues Baby, neues Haustier — am Tag, an dem es passiert, kommt die Kopie hinein. Dreißig Sekunden.
Einmal im Jahr die große Auffrischung. Such dir ein Datum, das du nicht vergisst — ein Geburtstag, das Neujahrswochenende, die Zeitumstellung im Frühjahr — und geh diese Liste durch:
| Jährlich auffrischen | Warum |
|---|---|
| Ablaufdaten von Reisepässen, Ausweisen, Versicherungskarten | Die laufen leise ab; eine Mappe voller abgelaufener Ausweise ist eine Mappe voller Papier |
| Deckungsübersichten der Versicherungen | Policen verlängern sich jährlich, und die Nummern ändern sich |
| Medikamenten- und Allergieliste | Veraltete Dosierungen sind schlimmer als keine Liste |
| Kontoübersicht und Kreditkartenliste | Geschlossene Konten raus, neue rein |
| Kontaktblatt | Ärzte ziehen um, Personalabteilungen wechseln, Kinder wechseln die Schule |
| Steuererklärung | Die neueste einlegen |
| Fotos von Kindern und Haustieren | Ein zwei Jahre altes Foto eines Fünfjährigen identifiziert niemanden |
| Die versiegelte Passwort-Notiz | Prüfen, dass sie immer noch öffnet, was sie öffnen soll |
Ein halbes Jahr nach der großen Auffrischung machst du die Fünf-Minuten- Version: Ablaufdaten und Kontaktblatt prüfen, sonst nichts. Wenn deine Dokumente in Paperlock liegen, erledigt sich das Thema Ablaufdaten von selbst — die App erinnert dich 30 und 7 Tage vorher, wenn Reisepässe, Ausweise und Versicherungen ablaufen, ganz ohne Einrichtung.
Die Version zum Ausdrucken
Diese Seite ist dafür gemacht, ausgedruckt zu werden. Die Checklisten-Tabelle passt sauber auf ein bis zwei Blätter, die Auffrischungs-Tabelle auf eines. Druck beides, leg die Checkliste vorn in die Mappe und die Auffrischungsliste nach hinten, und hak die Punkte mit Bleistift ab, damit du sie nächstes Jahr wieder wegradieren kannst.
Und wenn du die Checkliste lieber auf dem Handy hast, während du durchs Haus gehst und alles zusammensuchst: Der QR-Code direkt unter diesem Artikel speichert die Seite auf deinem Handy — halte die Kamera darauf, und sie öffnet sich hier. So hast du die Liste in der Hand, den Stapel auf dem Tisch, und zum Abendessen existiert die Mappe.