Una carpeta de emergencia es una sola carpeta —de papel, digital o, idealmente, las dos cosas— con copias de todos los documentos que tu familia necesitaría si algo fuera mal esta misma noche: documentos de identidad, seguros, información médica, listas de cuentas, papeles de la vivienda, contactos clave y una nota que diga dónde están los originales. Esa es toda la definición. No es un proyecto para hogares más organizados. Es más o menos una hora de reunir papeles, y responde a la pregunta que tarde o temprano le hacen a todas las familias en el peor momento posible: ¿dónde están los documentos?
Un ingreso en el hospital, un incendio en casa, una evacuación, una muerte en la familia: todos llegan con papeleo incluido, normalmente en cuestión de horas. La carpeta no adivina qué emergencia te va a tocar. Lo que hace es que la respuesta a «¿dónde está la póliza del seguro?» nunca sea «en algún cajón del archivador, creo».
A continuación: la lista completa de la carpeta de emergencia por categorías (imprimible), qué documentos tienen que ser originales en papel y cuáles pueden ser copias, dónde guardar la carpeta, un plan para montarla en una hora y cómo encaja la copia digital.
Lista de la carpeta de emergencia: qué meter en ella
Imprime esta tabla y grápala en la parte interior de la portada. «Copia» quiere decir que basta con una fotocopia o un escaneo: el original vive donde vive siempre, y la carpeta solo tiene que decir dónde. «Original» quiere decir que el documento de verdad debe estar en la carpeta o cerca de ella, porque una copia no le va a valer a quien lo pida.
| Categoría | Documento | ¿Original en papel o copia? |
|---|---|---|
| Identidad | Página de la foto del pasaporte, de cada miembro de la familia | Copia (anota dónde están los originales) |
| Identidad | Carné de conducir o documento de identidad, por ambas caras | Copia |
| Identidad | Certificados de nacimiento | Original, o copia compulsada |
| Identidad | Tarjetas de la Seguridad Social | Copia (originales en un lugar seguro) |
| Identidad | Certificado de matrimonio, sentencia de divorcio, papeles de adopción | Copia |
| Identidad | Papeles de inmigración: tarjeta de residencia, certificado de nacionalidad, visados | Copia (anota dónde están los originales) |
| Dinero | Inventario de cuentas: cada cuenta bancaria, de inversión o de jubilación, solo con la entidad y las cuatro últimas cifras | Una hoja tuya |
| Dinero | Lista de tarjetas de crédito con los teléfonos de cada emisor, para cancelarlas rápido | Una hoja tuya |
| Dinero | La última declaración de la renta: demuestra ingresos e identidad en un solo documento | Copia |
| Dinero | Recibos y suscripciones periódicas que alguien tendría que pausar o pagar | Una hoja tuya |
| Dinero | Una pequeña cantidad de efectivo en billetes pequeños | Original, evidentemente |
| Vivienda | Escritura, extracto de la hipoteca o contrato de alquiler | Copia |
| Vivienda | Títulos y permisos de circulación de los vehículos | Copia (los títulos se quedan en la caja fuerte) |
| Vivienda | Inventario de la casa: vale un vídeo de diez minutos recorriendo cada habitación | Digital |
| Vivienda | Números de contrato de los suministros y teléfonos de las compañías | Una hoja tuya |
| Salud | Lista de medicación actual: nombres, dosis y médico que la receta | Una hoja tuya |
| Salud | Alergias y enfermedades: una página que un desconocido pueda leerle en voz alta a una enfermera | Una hoja tuya |
| Salud | Cartillas de vacunación, sobre todo de los niños | Copia |
| Salud | Médicos, farmacia y especialistas con sus teléfonos | Una hoja tuya |
| Seguros | Tarjetas del seguro de salud, por ambas caras, de todos los asegurados | Copia |
| Seguros | Póliza del hogar, del propietario o del inquilino: las condiciones particulares como mínimo | Copia |
| Seguros | Póliza del seguro del coche y tarjetas identificativas | Copia |
| Seguros | Póliza del seguro de vida, con el teléfono de reclamaciones de la aseguradora | Copia |
| Seguros | Pólizas de incapacidad, dependencia o responsabilidad civil ampliada, si las tienes | Copia |
| Legal / herencia | Testamento y cualquier documento de fideicomiso | Copia, más una nota que diga exactamente dónde está el original firmado |
| Legal / herencia | Poderes notariales (financieros y médicos) | Copia, más dónde están los originales |
| Legal / herencia | Testamento vital o instrucciones previas | Copia: los hospitales las aceptan |
| Legal / herencia | Caja de seguridad: banco, número de caja y quién tiene la llave | Una hoja tuya |
| Mascotas | Cartillas de vacunación, sobre todo la de la rabia | Copia |
| Mascotas | Número de microchip, teléfono del veterinario y una foto reciente de cada mascota | Una hoja tuya |
| Contraseñas y accesos | Dónde se guarda el kit de recuperación o la contraseña maestra de tu gestor de contraseñas | Una nota sobre dónde, nunca la contraseña en sí |
| Contraseñas y accesos | El acuerdo sobre el código del móvil y cómo acceder a tu correo electrónico | Una nota sellada, guardada aparte de la carpeta |
| Contraseñas y accesos | Cualquier código de respaldo de la verificación en dos pasos, sellado | Original sellado |
| Contactos | Dos familiares o amigos que vivan fuera de tu zona | Una hoja tuya |
| Contactos | Recursos Humanos de tu empresa, casero o banco de la hipoteca, agente de seguros, abogado | Una hoja tuya |
| Contactos | Colegio y guardería de los niños, y quién está autorizado a recogerlos | Una hoja tuya |
Algunas aclaraciones sobre la tabla, porque las preguntas se repiten siempre:
- «Una hoja tuya» es la categoría que las familias se saltan, y la que más echan de menos. Nadie te emite un inventario de cuentas. Lo escribes tú, en quince minutos, y es la página que ahorra una semana de llamadas.
- Los números de cuenta y las contraseñas nunca van en la misma página. El inventario dice «cuenta corriente de Chase, terminada en 4471». Las contraseñas viven en un gestor de contraseñas o en un sobre cerrado en otro sitio. Una carpeta que te roban no debería ser un kit de identidad listo para usar.
- Los originales que importan en papel —testamentos, títulos de propiedad, certificados de nacimiento— son lo que los juzgados, Tráfico y los bancos quieren ver. Las copias de la carpeta te ponen en marcha; la nota que dice dónde está el original te lleva hasta el final. Si no tienes claro qué originales hace falta conservar, hay un repaso aparte sobre qué guardar y durante cuánto tiempo.
¿Carpeta de emergencia de papel o digital? Quieres las dos
La carpeta de emergencia clásica es una carpeta roja de anillas en una estantería. Es una buena idea con un defecto: está en la estantería. Si estás evacuando, de viaje o plantado en urgencias a las dos de la madrugada, la carpeta está en casa; y en un incendio o una inundación, la carpeta es justo lo que se quema.
La versión totalmente digital tiene el defecto contrario. Cuando llevas dos días sin luz, el móvil está al 3 por ciento y un voluntario del albergue quiere ver tu documento de identidad, un PDF no ayuda. Y hay originales que, sencillamente, no pueden ser digitales.
Así que la respuesta honesta son dos capas que cubren las debilidades de la otra:
La carpeta de papel guarda los originales que tienen que ser papel, las hojas impresas, algo de efectivo y la lista de arriba. Debe ser de coger y salir: una carpeta o una carpeta de fuelle, no un cajón de archivador. Que sea lo bastante ligera como para que de verdad te la lleves por la puerta.
La carpeta digital es una copia de todo lo que hay en la de papel, en tu móvil, en un sitio cifrado y bloqueado, no suelta en el carrete entre fotos de vacaciones. Va contigo a todas partes, sobrevive a lo que le pase a la casa y es la que vas a usar de verdad en las emergencias que no incluyen un albergue: la farmacia que necesita tu tarjeta del seguro, el mostrador de alquiler de coches que quiere ver la póliza, el colegio que pide una fecha de vacunación. Una copia como es debido también significa que los originales no son la única copia que existe, que es de lo que va todo esto.
La versión manual de una carpeta digital es perfectamente viable: escanea cada documento con la app Notas (icono de la cámara dentro de una nota → Escanear documentos) y luego mueve los PDF a un único sitio bloqueado. Su debilidad, siendo honestos, es encontrar las cosas después. Dentro de seis meses, bajo estrés, alguien tiene que acordarse de cómo se llamaba cada archivo y dónde quedó. Ese paso es justo el que Paperlock está pensado para eliminar: guarda los mismos documentos en la app y esta lee cada uno —qué es, de quién es, cuándo caduca— y lo archiva todo ella sola detrás de Face ID, con las páginas sensibles como los pasaportes difuminadas hasta que confirmas que eres tú. Encontrar algo pasa a ser simplemente preguntar: «enséñame nuestras tarjetas del seguro de salud» o «¿cuándo caduca el pasaporte de Maya?» te da la respuesta con los documentos adjuntos. Es cómo funciona la app, y está en la App Store.
Dónde guardar una carpeta de emergencia (y quién debe saberlo)
Tres sitios, y cada uno cumple una función distinta:
- En casa, en un punto fijo. Una estantería junto a la salida, el mismo armario de la mochila de emergencia, lo alto del armario de los abrigos: cualquier sitio al que llegues en diez segundos sin pensar. No una caja fuerte que tengas que abrir bajo estrés, ni un «sitio seguro» que cambie en cada limpieza de primavera. Si quieres protección contra incendios para los originales en papel, una bolsa ignífuga para documentos dentro del mismo punto cumple los dos requisitos.
- En tu móvil. La copia digital, bloqueada. Esta es la que va contigo.
- Fuera de casa. Una copia cifrada en un USB en casa de un familiar de confianza, o en una caja de seguridad, o simplemente un segundo móvil en la familia con los mismos documentos. Un desastre regional se lleva la casa y el móvil más a menudo de lo que a la gente le gusta pensar.
Y luego el paso que la gente se salta: cuéntaselo a un adulto de confianza. Pareja, hijo mayor, hermano: necesita saber tres cosas: que la carpeta existe, dónde está y cómo acceder a ella. Si está en tu móvil, eso significa acordar cómo la desbloquearían si tú no pudieras, o darles su propia copia de lo esencial. La carpeta es más útil precisamente en las emergencias en las que el protagonista eres tú, y en esas, quien la abre no eres tú.
Si el escenario para el que te preparas es una evacuación de verdad, hay una guía más completa sobre qué documentos importan cuando puede tocarte salir de casa a toda prisa. Y si lo peor ya ha pasado, la lista de documentos que una familia necesita tras una muerte es, no por casualidad, casi exactamente esta carpeta.
Una carpeta de emergencia familiar: las páginas extra
Una carpeta para un solo adulto es sencilla. Una carpeta familiar tiene que funcionar para alguien que no eres tú —un abuelo, una canguro, tu hijo adolescente—, así que necesita algunas páginas más:
- Una ficha de identidad por persona, incluidos los niños: nombre legal completo, fecha de nacimiento y una foto reciente. Si os separáis en un albergue o en una evacuación, esa foto hace su trabajo de verdad.
- El certificado de nacimiento y la cartilla de vacunación de cada niño. Colegios, campamentos y pediatras los piden más de lo que imaginas, y son un rollo de reponer.
- Personas autorizadas a recoger. Quién puede recoger a los niños en el colegio o la guardería, con teléfonos. Escríbelo de forma que la secretaria del colegio pueda actuar con ello.
- Mascotas. Certificados de la rabia, números de microchip, el teléfono del veterinario y una foto reciente. La mayoría de los albergues que admiten mascotas piden prueba de vacunación.
- Una nota de una página, «si estás leyendo esto», al principio de todo, en lenguaje sencillo: a quién llamar primero, dónde están los originales, qué tarjeta de seguro es de quién. Da por hecho que quien lo lee está asustado y tiene prisa.
Móntala en una hora
No apuntes a que esté completa en la primera sesión. Apunta a que exista.
Minutos 0–15: el montón. Saca todo del cajón, de la carpeta, de la guantera, del cajón de los trastos de la cocina. Haz montones aproximados siguiendo las categorías de arriba. Lo que falte va a una nota adhesiva: no paralices todo el proyecto por un certificado de nacimiento.
Minutos 15–30: escribe las hojas. Inventario de cuentas, lista de medicación, hoja de contactos, la nota de «dónde está cada cosa». A mano vale. Estas cuatro páginas importan más que cualquier cosa que vayas a fotocopiar.
Minutos 30–50: copia y escanea. Fotocopia lo que va a la carpeta de papel. Escanea todo —incluidas las hojas— a tu móvil. El escáner de Notas vale: recorta y endereza solo. Si montas la copia digital en Paperlock, este es el paso que se reduce: también puede revisar tu carrete y proponerte los documentos que ya se esconden ahí (tarjetas del seguro fotografiadas en un aparcamiento, las cartillas de vacunación de los niños fotografiadas en la consulta del pediatra), y tú apruebas lo que se importa. La mayor parte de la sección de seguros suele estar ya en tus fotos, y merece la pena guardarla bien, porque son los documentos que necesitarás plantado junto a un coche abollado.
Minutos 50–60: monta y avisa a alguien. Pon la carpeta de papel en su sitio. Pon la lista al principio, con lo que falta marcado como «pendiente». Luego escribe a una persona: «La carpeta de emergencia está en la estantería del armario del pasillo. El código del móvil está en el sobre cerrado que hay dentro». Hecho.
Todo lo de tu nota adhesiva —un certificado de nacimiento nuevo, una copia compulsada de la escritura— se pide a lo largo del mes siguiente. En Estados Unidos, el estado o el condado que emitió un certificado oficial es generalmente el lugar donde se repone; USA.gov mantiene una lista de adónde ir.
Mantenerla al día: la revisión anual
Una carpeta con tres años de retraso es solo un poco mejor que no tener carpeta. Dos hábitos la mantienen al día:
Actualiza por acontecimientos, no por calendario. Póliza nueva, medicamento nuevo, dirección nueva, carné renovado, bebé nuevo, mascota nueva: el día que pasa, la copia entra. Treinta segundos.
Una vez al año, la revisión completa. Elige una fecha que no se te olvide —un cumpleaños, el fin de semana de Año Nuevo, el cambio de hora de primavera— y recorre esta lista:
| Revisar cada año | Por qué |
|---|---|
| Fechas de caducidad de pasaportes, carnés y tarjetas de seguro | Caducan sin hacer ruido; una carpeta llena de documentos caducados es una carpeta llena de papel |
| Condiciones particulares de los seguros | Las pólizas se renuevan cada año y los números cambian |
| Lista de medicación y alergias | Unas dosis desactualizadas son peores que no tener lista |
| Inventario de cuentas y lista de tarjetas de crédito | Fuera las cuentas cerradas, dentro las nuevas |
| Hoja de contactos | Los médicos se mudan, RRHH cambia, los niños cambian de colegio |
| Declaración de la renta | Cambia por la más reciente |
| Fotos de los niños y las mascotas | Una foto de hace dos años de un niño de cinco años no identifica a nadie |
| La nota sellada de las contraseñas | Confirma que sigue abriendo lo que dice que abre |
Seis meses después de la revisión grande, haz una versión de cinco minutos: comprueba caducidades y la hoja de contactos, nada más. Si tus documentos viven en Paperlock, la parte de las caducidades se gestiona sola: te avisa 30 y 7 días antes de que caduquen pasaportes, documentos de identidad y seguros, sin configurar nada.
La versión imprimible
Esta página está hecha para imprimirse. La tabla de la lista se imprime bien en una o dos hojas; la tabla de la revisión cabe en una. Imprime las dos, pon la lista al principio de la carpeta y la de revisión al final, y ve tachando con lápiz para poder borrar el año que viene.
Y si prefieres llevar la lista en el móvil mientras recorres la casa reuniendo cosas, el código QR que hay justo debajo de este artículo guarda la página en tu móvil: apunta con la cámara y se abre aquí. Así la lista va en tu mano, el montón sobre la mesa y la carpeta existe antes de la cena.