Аварийная папка звучит как проект для другой, более организованной семьи — той, у которой всё аккуратно разложено и подписано. Но это совсем не так. Это один вечер сбора документов, и это ответ на вопрос, который рано или поздно задаёт себе каждая семья в самый неудачный момент: где документы?
Госпитализация, пожар в доме, эвакуация, смерть в семье — каждая из этих ситуаций требует документов, обычно в течение нескольких часов. Папка нужна не чтобы предугадать, какая беда вас найдёт. Она нужна, чтобы ответ на «где полис страхования?» никогда не был «где-то в шкафу с документами, кажется».
Вот что входит в папку и как собрать цифровую версию прямо сегодня вечером.
Почему цифровую версию собрать первой
Классическая аварийная папка — это красная папка на полке. Хорошая идея, но с одним недостатком: она на полке. Если вы эвакуируетесь, путешествуете или стоите в отделении неотложной помощи в 2 часа ночи, папка остаётся дома — а при пожаре или наводнении папка сгорает в первую очередь.
Цифровая папка всегда с вами, где бы был ваш телефон, и правильная копия пережидает всё, что случится с оригиналами. Держите и тонкий набор бумажных копий, если хотите — какие-то оригиналы действительно важны на бумаге, и мы их отметим — но копии, которыми ваша семья действительно воспользуется в спешке, это те, что на телефоне.
20 документов
Не пытайтесь собрать всё в первую ночь. Эти двадцать документов покрывают почти любую ситуацию, с которой сталкивается семья.
Личные документы (4)
- Паспорта — страницу с фото для каждого члена семьи
- Водительские права или удостоверения личности
- Свидетельства о рождении
- Свидетельства о социальном страховании (в США) или эквивалент вашей страны
Страховка (4)
- Полисы медицинского страхования, обе стороны, для всех застрахованных
- Полис страхования жилья — как минимум страницу с основной информацией
- Полис автострахования и страховые карты
- Полис страхования жизни со справочным номером телефона страховщика
Медицина (3)
- Актуальный список лекарств: названия, дозировки, врач, выписавший рецепт
- Записи о прививках, особенно для детей
- Аллергии и хронические заболевания — одна страница, которую незнакомец может прочитать медсестре
Деньги и счета (4)
- Опись счетов: каждый банковский, брокерский и пенсионный счёт с названиями учреждений и последними четырьмя цифрами (никогда не записывайте полные номера и пароли вместе)
- Список кредитных карт со справочными номерами для быстрой блокировки
- Ваша последняя налоговая декларация — это доказательство доходов и личности в одном документе
- Счета и подписки, которые кому-то нужно будет приостановить или оплатить
Дом и собственность (3)
- Свидетельство о праве собственности или договор аренды
- Свидетельства о праве владения и регистрационные свидетельства автомобилей
- Опись имущества дома — даже десятиминутное видео прогулки по каждой комнате значительно упростит страховой иск
Юридические документы и контакты (2)
- Записка «где что находится»: место хранения оригиналов завещания, доверенностей и сейфовых ячеек (и кто держит ключ). Копии помогают; но оригиналы — это то, что просят суды и банки, поэтому записка о расположении имеет такое же значение, как и копия.
- Лист важных контактов: врачи, страховой агент, адвокат, отдел кадров работодателя, арендодатель или компания ипотеки, двое членов семьи, живущих в другом месте
Если вы планируете на случай настоящей катастрофы, есть более подробное руководство о каких документах нужны при быстрой эвакуации — но эти двадцать составляют основу и той информации.
Как собрать за один вечер
- Сначала соберите, потом приводите в порядок. Вытащите всё из ящиков, папок и перчаточного ящика машины. Недостающие документы запишите в список на потом; не откладывайте весь проект из-за одного свидетельства о рождении.
- Сфотографируйте или отсканируйте каждый документ. В приложении Notes на iPhone встроен хороший сканер (нажмите значок камеры в заметке → Scan Documents), и он автоматически обрежет и выравнит документ.
- Положите копии в защищённое место — не разбросайте их по галерее фото между отпускными снимками. Выделенное, защищённое паролем место, которое семья может назвать — вот в чём весь смысл. Страховые полисы особенно стоит правильно хранить на телефоне, потому что это документы, которые вам понадобятся, стоя на парковке.
- Напишите две однолистовки — опись счетов и записку «где что находится». На это уходит пятнадцать минут, и это именно то, что семьи чаще всего забывают.
Бумажный вариант работает. Его главный недостаток — поиск: через полгода, в стрессовой ситуации, кому-то нужно вспомнить, как назывался каждый файл и где он лежит.
Именно этот шаг поиска Paperlock убирает. Загрузьте в приложение те же двадцать документов, и оно прочитает каждый — что это, кто выдал, когда истекает срок действия — и сложит всё само за Face ID, размывая чувствительные страницы, как паспорта, пока вы не подтвердите, что это именно вы. Потом найти что-то — это просто спросить: «покажи мои полисы медицинского страхования» или «когда истекает паспорт Маши?» — и вы получите ответ с документами. Приложение даже находит документы, которые уже лежат в галерее и предлагает их добавить — люди часто удивляются, как много из этого списка уже есть в их фото. Скоро выйдет на iPhone.
Как держать папку актуальной
Папка, не обновлявшаяся три года, ненамного лучше, чем её отсутствие. Две простые привычки держат её в порядке:
- Обновляйте по событиям, а не по расписанию. Новый полис, новое лекарство, новый адрес, обновлённые права — в день события документ попадает в папку. Тридцать секунд.
- Проверяйте два раза в год. Когда переводят часы, потратьте десять минут на проверку сроков действия и двух однолистовок. (Если ваши документы в Paperlock, система автоматически напоминает вам за 30 и 7 дней до истечения паспортов, удостоверений и полисов — никакой настройки не требуется.)
Кто должен знать о папке
Это шаг, который люди пропускают, и это именно то, что делает папку полезной в ситуациях, когда речь о вас. Расскажите одному доверенному взрослому — супругу, взрослому ребёнку, брату или сестре — три вещи: что папка существует, где она находится и как её открыть. Если папка на вашем телефоне, это значит, что они должны знать ваш код доступа, или иметь свою копию самых важных документов.
И расскажите им ещё одно: где находятся оригиналы на бумаге. Цифровая папка быстро ответит на вопросы; но записка внутри — завещание здесь, свидетельства там, ключ от сейфовой ячейки в синей коробке — именно это превращает страшную неделю в просто трудную.