Hàng năm, một vụ cháy nhà hoặc một con đường bị lũ lụt xảy ra với ai đó mà bạn chắc chắn rằng nó không bao giờ xảy ra với mình. Những người trải qua nó thường nói lại một điều gây ngạc nhiên: các đồ đạc có thể thay thế được, các bức ảnh ở trên mây — nhưng giấy tờ lại trở thành thảm họa thứ hai. Chứng minh danh tính bạn, những gì bạn sở hữu, và những gì công ty bảo hiểm của bạn hứa với bạn rất khó làm khi bằng chứng nằm trong một tủ hồ sơ không còn tồn tại.
Tin tốt là chuẩn bị tài liệu chỉ là một dự án chiếm hết một buổi chiều. Dưới đây là những gì bạn cần thu thập và cách bảo vệ nó — hai lần.
Danh sách cần thiết: những tài liệu quan trọng trong khủng hoảng
Bạn không cần bảo vệ mọi tờ giấy trong nhà. Bạn cần danh sách ngắn gọn giúp bạn xây dựng lại mọi thứ còn lại:
| Loại | Bao gồm những gì | Tại sao nó quan trọng trước tiên |
|---|---|---|
| Danh tính | Hộ chiếu, giấy lái xe, thẻ bảo hiểm xã hội, giấy khai sinh | Mọi thứ khác — khai thác, trợ cấp, ngân hàng — bắt đầu bằng cách chứng minh danh tính |
| Bảo hiểm | Nhà cửa/thuê nhà, ô tô, sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ — ít nhất là các trang khai báo | Bạn sẽ khai thác trong vài ngày, và khai thác bắt đầu bằng số hiệu chính sách |
| Tài sản | Giấy chứng thực nhà cửa, hợp đồng vay thế chấp, giấy chứng thực xe, hợp đồng thuê | Chứng minh những gì bạn sở hữu và những gì bạn nợ trên nó |
| Y tế | Danh sách thuốc, bệnh tật và dị ứng, ghi chép tiêm chủng, thẻ bảo hiểm | Nạp lại thuốc tại một hiệu thuốc mới, nhanh chóng |
| Tiền bạc | Danh sách các tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng với số điện thoại dịch vụ khách hàng | Thẻ có thể nóng chảy; truy cập tài khoản không nên |
| Mọi người | Các liên lạc chủ chốt: gia đình, bác sĩ, đại lý bảo hiểm, chủ nhà hoặc công ty vay thế chấp | Ứng dụng liên lạc của bạn chỉ hữu ích nếu điện thoại của bạn tồn tại và được sạc |
Nếu một tài liệu không có trong bảng, nó thường có thể chờ. Hóa đơn thuế, bảo hành, hồ sơ học tập — đáng giữ, nhưng không đáng lo lắng khi nửa đêm.
Tại sao chính sách bảo hiểm lại xếp hạng đầu tiên
Dưới đây là sự thật không trang nhã về 48 giờ đầu tiên sau khi xảy ra cháy hoặc lũ lụt: phần lớn là những cuộc gọi điện thoại, và cuộc gọi đầu tiên là cho công ty bảo hiểm của bạn. Cuộc gọi đó sẽ diễn ra tốt hơn đáng kể nếu bạn có số hiệu chính sách trong tay. Nếu không có, bạn đang điều hướng các bước xác minh của trung tâm dịch vụ khách hàng trong khi đứng trên bãi đỗ xe — có thể, nhưng chậm, vào lúc chậm là tổn hại nhất.
Vì vậy, hãy coi trang khai báo của mỗi chính sách (trang tóm tắt với số hiệu chính sách của bạn, số tiền bảo hiểm, và số điện thoại khai thác) là một tài liệu khẩn cấp hạng nhất. Giữ nó ở nơi bạn có thể truy cập từ bất kỳ điện thoại nào, ở bất kỳ đâu — giữ tài liệu bảo hiểm của bạn trên điện thoại, được bảo vệ đúng cách, là phiên bản đơn giản nhất của điều đó.
Những người thuê nhà, điều này cũng áp dụng cho bạn. Khai thác bảo hiểm thuê nhà hoạt động theo cách tương tự, và nếu bạn chưa bao giờ xem chính sách của mình kể từ khi ký, bạn có đông đảo công ty — đó chính xác là lý do tại sao bản sao lại quan trọng.
Bảo vệ giấy tờ: két sắt chống cháy hay hộp tạm cư
Một số tài liệu gốc đáng bảo vệ về mặt vật lý, vì tái cấp cấp chúng chậm: giấy khai sinh, thẻ bảo hiểm xã hội, giấy chứng thực, giấy chứng thực xe, hộ chiếu.
- Một chiếc két sắt chống cháy và chống nước tại nhà là lựa chọn thuận tiện. Kiểm tra xếp hạng chống cháy (tối thiểu 30 phút, một giờ là tốt hơn) và đảm bảo rằng nó thực sự chống nước — lũ lụt và vòi cứu hỏa đều ẩm ướt.
- Một hộp tạm cư của ngân hàng bảo vệ hơn nhưng chỉ có thể truy cập trong giờ làm việc ngân hàng, điều này đáng suy nghĩ cho bất cứ thứ gì bạn có thể cần vào cuối tuần.
- Một số người chia sẻ sự khác biệt: tài liệu gốc không thể thay thế tại ngân hàng, bản sao làm việc và hộ chiếu tại nhà.
Một cảnh báo thành thật: một chiếc két sắt bảo vệ giấy tờ khỏi cháy, không phải bảo vệ bạn khỏi việc ở xa nhà khi tình huống khẩn cấp xảy ra. Nếu bạn sơ tán từ nơi làm việc, hoặc vùng lân cận bị phong tỏa trong một tuần, chiếc két sắt và nội dung của nó hoàn toàn không thể tiếp cận như tủ hồ sơ. Đó là lý do tại sao bảo vệ giấy tờ chỉ là một nửa của kế hoạch.
Tạo bản sao mà bạn có thể truy cập từ bất kỳ đâu
Nửa thứ hai: một bản sao kỹ thuật số của mọi thứ trên danh sách cần thiết, lưu trữ để mất nhà — hoặc mất điện thoại — không làm mất đi bản sao.
Phiên bản thói quen kích thước chỉ chiếm một buổi tối:
- Chụp ảnh hoặc quét mỗi tài liệu trên danh sách cần thiết. Ứng dụng Ghi chú trên iPhone của bạn có một bộ quét được xây dựng sẵn khá tốt nếu bạn không có gì khác.
- Lưu trữ chúng mã hóa và sao lưu, để tồn tại một bản sao ngoài điện thoại của bạn. Hướng dẫn của chúng tôi về sao lưu các tài liệu quan trọng hướng dẫn các tùy chọn.
- Thêm các trang không phải tài liệu: danh sách thuốc, các liên lạc chủ chốt, số tài khoản. Gõ chúng; một bức ảnh của danh sách viết tay cũng hoạt động.
- Đặt nhắc nhở trong lịch của bạn để làm mới nó một lần mỗi năm.
Làm tốt, điều này trở thành một binder khẩn cấp kỹ thuật số — một nơi dễ tìm giữ mọi thứ danh sách cần thiết bao gồm, có thể truy cập từ bất kỳ nơi nào bạn và Face ID của bạn đang đứng.
Có thể tìm thấy được tốt hơn là được lưu trữ
Có một chế độ lỗi im lặng trong chuẩn bị thảm họa: mọi người thực hiện quét, sau đó hai năm sau không thể nhớ những gì họ đặt tên cho các tệp hoặc ứng dụng nào chúng ở. Một bản sao bạn không thể tìm thấy dưới căng thẳng gần như không bản sao nào cả.
Đây là khoảng trống Paperlock được xây dựng cho. Nó là một kho chứa khóa bằng Face ID mà thực sự đọc những gì bạn lưu — vì vậy trang khai báo được lưu trữ như chính sách bảo hiểm nhà cửa của bạn mà không bạn cần đặt tên hoặc tạo thư mục, và khi tuần xấu xảy ra bạn chỉ cần hỏi: "số hiệu chính sách bảo hiểm nhà cửa của tôi là gì?" hoặc "tìm giấy chứng thực xe của tôi." Câu trả lời quay trở lại kèm theo tài liệu đính kèm. Các hộ chiếu và giấy tờ nhạy cảm khác ở mờ cho đến khi bạn xác nhận bằng Face ID, và với sao lưu iCloud kho chứa theo dõi bạn tới một chiếc điện thoại thay thế — hữu ích nếu chiếc cũ ở trên bàn bếp. Đó là toàn bộ ý tưởng của ứng dụng, và nó sắp ra mắt trên iPhone.
Thực hiện phiên bản buổi chiều này trong tháng
Bạn không cần một hầm. Bạn cần một buổi chiều: lôi các tài liệu danh sách cần thiết, bảo vệ các tài liệu gốc xứng đáng có một chiếc két sắt, tạo bản sao kỹ thuật số sống ở nơi nào đó mã hóa và dễ tìm, và viết danh sách liên lạc một trang và danh sách thuốc mà không ai nghĩ đến cho đến khi họ cần nó.
Sau đó quên về nó trong một năm, không cảm thấy tội lỗi. Đó là toàn bộ ý tưởng của chuẩn bị — làm phiên bản nhàm chán ngay bây giờ để phiên bản khủng hoảng không bao giờ xảy ra.