Záchranný pořadač zní jako projekt pro jiné, lépe organizované domácnosti – pro ty s popsanými kořenicemi. Není. Je to jeden večer sběru věcí a odpověď na otázku, kterou si nakonec položí každá rodina v nejhorším možném čase: kde jsou dokumenty?
Přijetí do nemocnice, požár domu, evakuace, smrt v rodině – každá taková událost přináší požadavek na papíry, obvykle do hodin. Cíl pořadače není předvídat, jaká pohotovost vás postihne. Je to zajistit, aby odpověď na otázku „Kde je pojistka?" nebyla nikdy „Někde v kartotéce, myslím si."
Tady se dozvíte, co do něj patří, a jak si ho vytvořit digitálně dnes večer.
Proč nejdřív digitální verze
Klasický záchranný pořadač je červený pořadač v regálu. Je to dobrý nápad s jednou chybou: je v regálu. Když se stěhujete, cestujete, nebo stojíte na pohotovosti v 2 ráno, pořadač je doma – a v požáru nebo při povodni je pořadač to, co hoří.
Digitální pořadač máte vždycky sebou, kam se vydáte s telefonem, a správně uložená kopie přežije cokoli, co se stane s originály. Máte-li chuť, uchovávejte si také tenkou papírovou verzi – některé originály opravdu jsou v papírové podobě důležité, a my si budeme říkat které – ale kopie, které bude vaše rodina skutečně potřebovat v nouzi, jsou ty v telefonu.
Dvacet dokumentů
Nesnažte se být úplní hned první noc. Těchto dvacet pokrývá téměř každou krizi, s kterou se rodina kdy setká.
Identita (4)
- Pasy – stránka s fotkou pro každého člena rodiny
- Řidičský průkaz nebo občanský průkaz
- Rodné listy
- Čísla pro identifikaci – číslo sociálního pojištění a rodné číslo (nebo ekvivalenty vaší země)
Pojištění (4)
- Pojistné karty (přední i zadní strana) pro všechny pojištěné
- Pojistka na domácnost nebo pojištění nájemníka – minimálně první strana
- Pojistka na auto a pojistné karty
- Pojistka na životní pojištění s telefonem pojišťovny pro hlášení pojistné události
Zdravotnictví (3)
- Aktuální seznam léků: názvy, dávky, lékař, který je předepsal
- Záznam o očkování, zvlášť u dětí
- Alergie a zdravotní stavy – jednu stránku, kterou si zdravotní sestra mohl/a rychle přečíst a pochopit
Peníze a účty (4)
- Přehled účtů: každý bankovní, investiční a penzijní účet s názvy institucí a posledními čtyřmi číslicemi (nikdy ne plné číslo a heslo pohromadě)
- Seznam kreditních karet s telefonními čísly institucí pro rychlé zablokování
- Poslední daňové přiznání – v jednom dokumentu prokazuje příjem a identitu
- Seznam pravidelných plateb a předplatných, které by někdo potřeboval pozastavit nebo zaplatit
Dům a majetek (3)
- Vlastnický list nebo nájemní smlouva
- Technické průkazy vozidel a registrační osvědčení
- Inventura domácnosti – i desetiminutové video projdoucí všemi místnostmi zásadně usnadní uplaćení pojistného plnění
Právní záležitosti a kontakty (2)
- Poznámka „kde je co": umístění originálů závěti, plnomocností a případně bezpečnostní schránky (a kdo má klíč). Kopie těchto dokumentů pomáhají, ale originály chce soud i banka, takže poznámka říkající kde je stejně důležitá jako samotná kopie.
- Seznam klíčových kontaktů: lékaři, pojistný agent, právník, personální oddělení zaměstnavatele, pronajímatel nebo hypoteční společnost a dva rodinné kontakty z jiného místa
Pokud se chcete připravit na opravdovou katastrofu, je tu podrobnější přehled dokumentů, které budete potřebovat, když se budete muset stěhovat v pospěchu – ale tato dvacet tvoří také jádro toho seznamu.
Vytvořte si ho za jeden večer
- Nejdřív sbírání, pak dokonalost. Vytáhněte vše ze zásuvek, složek a přihrádky v autě. Chybějící dokumenty si poznamenejte na seznam na později – neodkládejte celý projekt jen kvůli jednomu rodného listu.
- Vyfotografujte nebo naskenujte každý dokument. Aplikace Poznámky na iPhonu má vestavěný skener (klepněte na ikonu fotoaparátu v poznámce → Naskenovat dokumenty) a automaticky je ořeže a vypřimí.
- Uložte kopie na bezpečné a jasné místo – ne rozptýlené mezi dovolennými fotkami v Galerii. Vyhrazené, heslem chráněné místo, které vaše rodina pojmenuje, je právě ten smysl. Pojistné dokumenty zvlášť stojí za to uložit si na telefonu správně, protože to jsou dokumenty, které budete potřebovat stojící na parkovišti.
- Napište dvě jednoduché stránky – přehled účtů a poznámku „kde je co". Zabere to patnáct minut a jsou to stránky, které rodiny nejčastěji postrádají.
Ruční verze funguje. Její skutečnou slabinou je ale vyhledávání: za půl roku, v nouzové situaci, si musel někdo pamatovat, jak se který dokument jmenuje a kde se nachází.
Vyhledávání – právě to Paperlock řeší. Uložíte tam stejných dvacet dokumentů a Paperlock si každý přečte – co to je, od koho je, kdy skončí – a sám si je zorganizuje za Face ID, s citlivými stránkami jako pasem rozmazanými, dokud nepotvrdíte, že jste to vy. Pak je vyhledávání jednoduché: „Ukažte mi naše pojistky" nebo „Kdy vyprší Mayaův pas?" – a máte odpověď s dokumenty. Paperlock dokonce najde dokumenty, které už máte v Galerii a nabídne vám je přidat – mnoho lidí se překvapí, kolik z tohoto seznamu už tam mají. Brzy přijde na iPhone.
Udržujte ho aktuální
Pořadač, který není aktualizován tři roky, je jen o málo lepší než žádný. Dva postupy vám pomáhají ho udržovat aktuální:
- Aktualizujte ihned po změně, ne podle plánu. Nová pojistka, nový lék, nová adresa, obnovený řidičák – ten den, kdy se to stane, uložte kopii. Trvá to třicet sekund.
- Projděte si to dvakrát ročně. Když se změní čas, věnujte deset minut kontrole termínů vypršení a dvou jednolistů. (Pokud vaše dokumenty máte v Paperlock, kontrola vypršení funguje sama – aplikace vám upozorňuje 30 a 7 dní před vypršením pasu, ID a pojistek, bez nastavování.)
Kdo by měl vědět, jak to otevřít
Toto je krok, který lidé přeskakují, a přitom je to právě ten, který dělá pořadač užitečný v nouzích, kdy jde o vás. Řekněte jednomu důvěryhodnému dospělému – manželovi, manželce, dospělému dítěti nebo sourozenci – tři věci: že pořadač existuje, kde se nachází, a jak ho otevřít. Pokud je v telefonu, musí znát váš kód k odemknutí, nebo si musí připravit vlastní kopii podstatných věcí.
Pak jim řekněte ještě jednu věc: kde jsou papírové originály. Digitální pořadač odpovídá rychle; poznámka v něm – závěti tady, vlastnické listy tam, klíč od bezpečnostní schránky v modré krabici – je to, co změní strašný týden na pouhý těžký.