Teczka bezpieczeństwa brzmi jak projekt dla bardziej zorganizowanego gospodarstwa domowego — takiego z opisanymi słoikami na półkach. Nie jest. To jeden wieczór porządkowania, który odpowiada na pytanie, które każda rodzina słyszy w absolutnie najgorszym momencie: gdzie są dokumenty?
Przyjęcie do szpitala, pożar domu, ewakuacja, śmierć w rodzinie — każdy z tych scenariuszy przynosi ze sobą żądania papierów, zwykle w ciągu godzin. Celem teczki nie jest przewidywanie, jakie nieszczęście cię spotka. To upewnienie się, że odpowiedź na pytanie „gdzie jest polisa ubezpieczeniowa?" nigdy nie będzie „gdzieś w szafie, chyba".
Oto co się w niej zawiera i jak zbudować wersję cyfrową jeszcze dzisiaj wieczorem.
Dlaczego cyfrowo na początku
Klasyczna teczka bezpieczeństwa to czerwona segregatoria na półce. To niezły pomysł z jedną wadą: jest na półce. Jeśli uciekasz z domu, podróżujesz lub znajdujesz się na pogotowiu o drugiej w nocy, teczka jest w domu — a podczas pożaru lub powodzi teczka to rzecz, która się pali.
Teczka cyfrowa jest z tobą wszędzie, gdzie jest twój telefon, a właściwa kopia przeżyje cokolwiek, co stanie się z oryginałami. Trzymaj też szczupłą wersję papierową, jeśli chcesz — niektóre oryginały rzeczywiście liczą się na papierze, a my zaznaczymy które — ale kopie, które Twoja rodzina rzeczywiście użyje w pośpiechu, to te w telefonie.
20 dokumentów
Nie stresuuj się kompletnością w pierwszą noc. Te dwadzieścia dokumentów obejmuje większość sytuacji kryzysowych, z którymi zmaga się rodzina.
Tożsamość (4)
- Paszporty — stronę z fotografią dla każdego członka rodziny
- Prawo jazdy lub dowód osobisty
- Akty urodzenia
- Karty Social Security (USA) lub odpowiednik w twoim kraju
Ubezpieczenia (4)
- Karty ubezpieczenia zdrowotnego, obie strony, dla każdej objętej osoby
- Polisa ubezpieczenia właściciela lub najemcy — co najmniej strona oświadczeń
- Polisa ubezpieczenia samochodu i karty
- Polisa ubezpieczenia na życie z numerem telefonu ubezpieczyciela do zgłoszenia odszkodowania
Medyczne (3)
- Aktualną listę leków: nazwy, dawki, lekarz przepisujący
- Karty szczepień, szczególnie dla dzieci
- Alergie i schorzenia — jedna strona, którą obcy człowiek mógłby przeczytać pielęgniarce
Pieniądze i konta (4)
- Spis kont: każde konto bankowe, brokerskie i emerytalne, z nazwami instytucji i ostatnimi czterema cyframi (nigdy pełnymi numerami i hasłami razem)
- Listę kart kredytowych z numerami telefonów wydawcy, żeby szybko je zablokować
- Ostatnie zeznanie podatkowe — dowodzi dochodu i tożsamości w jednym dokumencie
- Rachunki cykliczne i subskrypcje, które ktoś musiałby wstrzymać lub opłacić
Dom i majątek (3)
- Akt własności lub umowę najmu
- Dowody rejestracyjne i karty pojazdu
- Spis mienia domu — nawet dziesięciominutowy spacer wideo po każdym pokoju znacznie ułatwia zgłoszenie ubezpieczeniowego
Prawne i kontakty (2)
- Notatkę „gdzie co jest": lokalizację oryginalnych testamentów, pełnomocnictw i skrytki depozytowej (plus kto ma klucz). Kopie tych dokumentów pomagają; oryginały to to, czego chcą sądy i banki, więc notatka mówiąca gdzie jest równie ważna co kopia.
- Arkusz kluczowych kontaktów: lekarze, agent ubezpieczeniowy, prawnik, dział HR pracodawcy, właściciel lub towarzystwo hipoteczne, i dwaj członkowie rodziny spoza okolicy
Jeśli planujesz się na wypadek rzeczywistej katastrofy, jest bardziej szczegółowy przewodnik, które dokumenty liczą się, gdy możesz musieć szybko opuścić dom — ale te dwadzieścia to jądro tej listy.
Budowanie w jeden wieczór
- Najpierw stos, ideał później. Wyciągnij wszystko z szuflady, folderu, schowka. Brakujące rzeczy idą na listę do zrobienia; nie zahamowuj całego projektu z powodu jednego aktu urodzenia.
- Skanuj lub fotografuj każdy dokument. Aplikacja Notatki na twoim iPhonie ma przyzwoity wbudowany skaner (dotknij ikony aparatu w notatce → Skanuj dokumenty), a on przycina i prostuje za ciebie.
- Umieść kopie gdzieś w zablokowanym, świadomym miejscu — nie rozproszone w galerii zdjęć między fotografiami z wakacji. Dedykowane, chronione kodem miejsce, które Twoja rodzina może nazwać, to cały punkt. Papiery ubezpieczeniowe szczególnie warte są prawidłowego przechowywania na telefonie, bo to dokumenty, których będziesz potrzebować stojąc na parkingu.
- Napisz dwie jednostronicówki — spis kont i notatkę „gdzie co jest". To zajmie piętnaście minut i to są strony, których rodziny najczęściej żałują, że nie mają ze sobą.
Wersja ręczna tego działa. Jej szczerą słabością jest wyszukiwanie: za sześć miesięcy, w stresie, ktoś musi pamiętać, jak nazwany był każdy plik i gdzie go położył.
To właśnie to, do czego zbudowany jest Paperlock — by je usunąć. Zapisz te same dwadzieścia dokumentów i on czyta każdy — co to jest, od kogo pochodzi, kiedy wygasa — i archiwizuje wszystko za Face ID, ze wrażliwymi stronami jak paszporty rozmyte, aż potwierdzisz, że to ty. Potem znalezienie czegoś to po prostu pytanie: „pokaż mi nasze karty ubezpieczenia zdrowotnego" lub „kiedy wygasa paszport Mayi?" i dostajesz odpowiedź z dołączonymi dokumentami. To nawet znajduje dokumenty już ukryte w twojej galerii zdjęć i oferuje je przenieść — większość ludzi jest zaskoczona, ile rzeczy z tej listy już siedzi w ich zdjęciach. Wkrótce będzie dostępne na iPhonie.
Aktualizowanie teczki
Teczka stara o trzy lata jest ledwie gorsza niż brak teczki. Dwie nawyki utrzymują ją aktualną:
- Aktualizuj przy okazji zdarzeń, nie harmonogramów. Nowa polisa, nowy lek, nowy adres, odnowione prawo jazdy — tego dnia, gdy się to dzieje, kopia idzie do środka. Trzydzieści sekund.
- Przeglądaj dwa razy w roku. Gdy zmienia się czas, poświęć dziesięć minut na sprawdzenie dat wygaśnięcia i dwóch jednostronicówek. (Jeśli twoje dokumenty mieszkają w Paperlock, strona wygaśnięcia zajmuje się tym sama — przypomina ci 30 i 7 dni przed wygaśnięciem paszportów, dowodów i ubezpieczeń, bez konfiguracji.)
Kto powinien wiedzieć o tej teczce
To jest krok, który ludzie pomijają, i to ten, który czyni teczkę użyteczną w sytuacjach, gdzie chodzi o ciebie. Powiedz jednej zaufanej dorosłej osobie — partnerowi, dorosłemu dziecku, rodzeństwu — trzy rzeczy: że teczka istnieje, gdzie się znajduje i jak się do niej dostać. Jeśli jest w twoim telefonie, oznacza to znanie twojego kodu dostępu do telefonu, lub posiadanie ich własnej kopii niezbędnych dokumentów.
Potem powiedz im jeszcze jedno: gdzie są papierowe oryginały. Teczka cyfrowa odpowiada szybko; notatka wewnątrz niej — testamenty tutaj, akty tam, klucz skrytki w niebieskim pudełku — to, co zmienia straszny tydzień w tylko trudny.