Um dossiê de emergência parece projeto de outra família, mais organizada — daquelas com frascos etiquetados na despensa. Não é. É uma noite a reunir papéis, e responde a uma pergunta que todas as famílias acabam por ouvir no pior momento possível: onde estão os documentos?

Uma admissão no hospital, um incêndio em casa, uma evacuação, uma morte na família — cada um destes momentos vem acompanhado de uma exigência de papelada, normalmente em poucas horas. O objetivo do dossiê não é adivinhar qual será a sua emergência. É garantir que a resposta a «onde está a apólice do seguro?» nunca é «algures no arquivo, acho eu».

Eis o que deve incluir, e como montá-lo em versão digital já esta noite.

Porquê começar pelo digital

O dossiê de emergência clássico é uma pasta vermelha de argolas numa estante. É uma boa ideia com um defeito: está na estante. Se estiver a evacuar a casa, a viajar, ou parado numa urgência às duas da manhã, o dossiê ficou em casa — e num incêndio ou numa inundação, o dossiê é exatamente o que arde.

Um dossiê digital está consigo onde quer que esteja o telemóvel, e uma cópia como deve ser sobrevive a tudo o que acontecer aos originais. Guarde também uma versão em papel, se quiser — alguns originais fazem mesmo falta em papel, e já dizemos quais — mas as cópias que a sua família vai realmente usar à pressa são as que estão num telemóvel.

Os 20 documentos

Não tente a perfeição na primeira noite. Estes vinte cobrem quase todas as emergências que uma família enfrenta.

Identificação (4)

  1. Passaportes — a página da fotografia de cada membro da família
  2. Cartas de condução ou cartões de cidadão
  3. Certidões de nascimento
  4. Cartões de Segurança Social (EUA), ou o equivalente do seu país

Seguros (4)

  1. Cartões de seguro de saúde, frente e verso, de todas as pessoas abrangidas
  2. Apólice do seguro da casa (proprietário ou inquilino) — no mínimo, a página com as condições particulares
  3. Apólice e cartões do seguro automóvel
  4. Apólice do seguro de vida, com o número de telefone da seguradora para participação de sinistros

Saúde (3)

  1. Uma lista atualizada de medicamentos: nomes, doses, médico que os receitou
  2. Registos de vacinação, sobretudo das crianças
  3. Alergias e doenças — uma página que um desconhecido consiga ler em voz alta a um enfermeiro

Dinheiro e contas (4)

  1. Um inventário de contas: todas as contas bancárias, de investimento e de reforma, com os nomes das instituições e os últimos quatro dígitos (nunca números completos e palavras-passe juntos)
  2. Uma lista de cartões de crédito com os números de telefone dos emissores, para cancelamento rápido
  3. A sua declaração de IRS mais recente — prova rendimentos e identidade num único documento
  4. Débitos diretos e subscrições que alguém teria de suspender ou pagar

Casa e propriedade (3)

  1. A escritura ou o contrato de arrendamento
  2. Documentos únicos e registos dos veículos
  3. Um inventário da casa — até um vídeo de dez minutos a percorrer cada divisão facilita imenso uma participação ao seguro

Assuntos legais e contactos (2)

  1. Uma nota de «onde estão as coisas»: a localização dos testamentos e procurações originais e de qualquer cofre bancário (e quem tem a chave). As cópias destes documentos ajudam; mas são os originais que os tribunais e os bancos exigem, por isso a nota a dizer onde vale tanto como a cópia.
  2. Uma folha de contactos essenciais: médicos, mediador de seguros, advogado, recursos humanos da empresa, senhorio ou banco do crédito à habitação, e dois familiares que vivam fora da zona

Se é mesmo um desastre o cenário para o qual está a planear, há um guia mais completo sobre que documentos importam quando pode ter de sair de casa à pressa — mas estes vinte também são o núcleo dessa lista.

Montar tudo numa noite

  1. Primeiro o monte, a perfeição depois. Tire tudo da gaveta, da pasta, do porta-luvas. O que faltar entra numa lista de pendências; não paralise o projeto inteiro por causa de uma certidão de nascimento.
  2. Fotografe ou digitalize cada documento. A aplicação Notas do iPhone tem um digitalizador incorporado bastante decente (toque no ícone da câmara dentro de uma nota → Digitalizar documentos), e recorta e endireita por si.
  3. Guarde as cópias num sítio protegido e deliberado — não espalhadas pelo rolo da câmara entre fotografias de férias. Um lugar dedicado, protegido por código, que a família saiba nomear é exatamente o objetivo. Os papéis do seguro, em particular, merecem ser guardados no telemóvel como deve ser, porque são os documentos de que vai precisar parado num parque de estacionamento.
  4. Escreva as duas páginas únicas — o inventário de contas e a nota de «onde estão as coisas». Demoram quinze minutos e são as páginas de que as famílias sentem mais falta.

A versão manual disto funciona. A sua fraqueza, admitamos, é a consulta: daqui a seis meses, sob stress, alguém tem de se lembrar de como se chamava cada ficheiro e de onde ficou.

É precisamente esse passo da consulta que o Paperlock foi construído para eliminar. Guarde lá os mesmos vinte documentos e ele lê cada um — o que é, de quem vem, quando caduca — e organiza tudo sozinho atrás do Face ID, com as páginas sensíveis como passaportes desfocadas até confirmar que é você. Depois, encontrar algo é só perguntar: «mostra-me os nossos cartões de seguro de saúde» ou «quando caduca o passaporte da Maya?» dá a resposta com os documentos anexos. Até deteta documentos que já estão escondidos no rolo da câmara e oferece-se para os trazer para dentro — a maioria das pessoas surpreende-se com a quantidade desta lista que já está nas suas fotografias. Chega em breve ao iPhone.

Mantê-lo atualizado

Um dossiê com três anos de atraso é só ligeiramente melhor do que dossiê nenhum. Dois hábitos mantêm-no honesto:

  • Atualize por acontecimentos, não por calendário. Apólice nova, medicamento novo, morada nova, carta renovada — no próprio dia, a cópia entra no dossiê. Trinta segundos.
  • Faça uma revisão duas vezes por ano. Quando mudar a hora, gaste dez minutos a verificar datas de validade e as duas páginas únicas. (Se os seus documentos vivem no Paperlock, a parte das validades trata-se sozinha — ele avisa 30 e 7 dias antes de passaportes, documentos de identificação e seguros caducarem, sem configurar nada.)

Quem deve saber como chegar a ele

Este é o passo que as pessoas saltam, e é o que torna o dossiê útil nas emergências em que você é a pessoa em causa. Diga a um adulto de confiança — cônjuge, filho adulto, irmão — três coisas: que o dossiê existe, onde está e como entrar. Se estiver no telemóvel, isso significa que essa pessoa conhece o código de acesso do aparelho, ou tem a sua própria cópia do essencial.

Depois diga mais uma coisa: onde estão os originais em papel. O dossiê digital responde a perguntas depressa; a nota lá dentro — testamentos aqui, títulos ali, a chave do cofre na caixa azul — é o que transforma uma semana terrível numa semana apenas difícil.