A vészhelyzeti iratgyűjtő olyan projektnek hangzik, amely egy másik, rendezettebb háztartásnak való, annak a fajtának, ahol minden kamrai üveg feliratozva van. Pedig nem az. Egyetlen este alatt összegyűjthető, és megválaszolja azt a kérdést, amelyet előbb-utóbb minden családnak a lehető legrosszabb pillanatban tesznek fel: hol vannak a dokumentumok?
Kórházi felvétel, lakástűz, evakuálás, haláleset a családban: mindegyikhez órákon belül papírmunka társul. Az iratgyűjtő célja nem annak megjóslása, milyen vészhelyzet következik. Azt biztosítja, hogy a „Hol van a biztosítási kötvény?” kérdésre soha ne az legyen a válasz, hogy „Talán valahol az iratszekrényben.”
Mutatjuk, mi kerüljön bele, és hogyan készítheti el a digitális változatot még ma este.
Miért a digitális változat legyen az első?
A klasszikus vészhelyzeti iratgyűjtő egy piros gyűrűs mappa a polcon. Jó ötlet, egyetlen hibával: a polcon van. Ha evakuál, utazik, vagy hajnali kettőkor a sürgősségin áll, a mappa otthon marad. Lakástűzben vagy árvízben pedig éppen ez ég el vagy ázik el.
A digitális iratgyűjtő mindenhová elkíséri, ahová a telefonja is, egy megfelelő másolat pedig túléli mindazt, ami az eredetikkel történik. Ha szeretne, tartson egy vékony papírváltozatot is. Egyes eredetik valóban papírként számítanak, és jelezzük is, melyek ezek. A családja azonban sürgős helyzetben leginkább a telefonon lévő másolatokat fogja használni.
A 20 dokumentum
Az első este ne törekedjen teljességre. Ez a húsz tétel szinte minden olyan vészhelyzetet lefed, amellyel egy család találkozhat.
Személyazonosság (4)
- Útlevelek: minden családtag fényképes adatoldala
- Vezetői engedélyek vagy állami személyazonosító igazolványok
- Születési anyakönyvi kivonatok
- Társadalombiztosítási kártyák az Egyesült Államokban, vagy az adott ország megfelelő okmánya
Biztosítás (4)
- Egészségbiztosítási kártyák mindkét oldala minden biztosított személytől
- Lakástulajdonosi vagy bérlői biztosítás, legalább a kötvényadatokat összegző oldal
- Gépjármű-biztosítási kötvény és kártyák
- Életbiztosítási kötvény a biztosító kárigényekhez megadott telefonszámával
Egészségügy (3)
- Aktuális gyógyszerlista: nevek, adagok, a gyógyszert felíró orvos
- Oltási dokumentumok, különösen a gyermekeké
- Allergiák és betegségek egyetlen oldalon, amelyet egy idegen is fel tud olvasni egy ápolónak
Pénz és számlák (4)
- Számlajegyzék minden bank-, befektetési és nyugdíjszámláról, az intézmény nevével és a számlaszám utolsó négy számjegyével. Teljes számlaszámokat és jelszavakat soha ne tartson együtt.
- Hitelkártyalista a kibocsátók telefonszámaival a gyors letiltáshoz
- A legutóbbi adóbevallás, amely egy dokumentumban igazolja a jövedelmet és a személyazonosságot
- Ismétlődő számlák és előfizetések, amelyeket valakinek szüneteltetnie vagy fizetnie kellene
Otthon és tulajdon (3)
- Ingatlanok okirata vagy bérleti szerződés
- Járművek tulajdoni iratai és forgalmi engedélyei
- Otthoni leltár. Már egy tízperces videó is sokkal könnyebbé teszi a biztosítási kárigényt, ha végigsétál minden helyiségen.
Jogi iratok és elérhetőségek (2)
- Egy „mi hol van” feljegyzés: az eredeti végrendeletek, meghatalmazások és bármely banki széfrekesz helye, valamint hogy kinél van a kulcs. Ezeknek az iratoknak a másolatai segítenek, a bíróságok és bankok azonban az eredetit kérik. Ezért a helyet rögzítő feljegyzés éppolyan fontos, mint a másolat.
- Fontos elérhetőségek lapja: orvosok, biztosítási ügynök, ügyvéd, a munkáltató személyzeti osztálya, főbérlő vagy jelzáloghitelező, valamint két távolabb élő családtag
Ha valódi katasztrófára készül, részletesebb útmutatónk is van arról, mely dokumentumok számítanak, ha gyorsan el kell hagynia az otthonát. Ez a húsz tétel annak a listának is az alapja.
Állítsa össze egy este alatt
- Előbb legyen kupac, később lehet tökéletes. Vegyen elő mindent a fiókból, a mappából és a kesztyűtartóból. A hiányzó tételek kerüljenek egy rövid későbbi listára. Egyetlen születési anyakönyvi kivonat miatt ne álljon le az egész projekt.
- Fotózzon le vagy szkenneljen be minden dokumentumot. Az iPhone Jegyzetek alkalmazásában megfelelő beépített szkenner van. Egy jegyzetben koppintson a kameraikonra → Dokumentumok szkennelése. A szkenner körbevágja és kiegyenesíti az oldalt.
- Tegye a másolatokat szándékosan választott, lezárt helyre, ne hagyja őket szétszórva a kameratekercsben a nyaralási fotók között. Az egésznek az a lényege, hogy legyen egy jelkóddal védett hely, amelyet a családja néven tud nevezni. Különösen a biztosítási iratokat érdemes megfelelően a telefonon tárolni, mert gyakran egy parkolóban állva lesz szüksége rájuk.
- Írja meg a két egyoldalas összefoglalót, a számlajegyzéket és a „mi hol van” feljegyzést. Tizenöt percet vesznek igénybe, és ez a két lap hiányzik a legtöbb családnál.
A kézi változat működik. Őszinte gyengesége a visszakeresés: hat hónappal később, feszültség alatt valakinek emlékeznie kell, milyen nevet kapott egy fájl, és hová került.
A Paperlock éppen ezt a visszakeresési lépést távolítja el. Mentse bele ugyanezt a húsz dokumentumot, az alkalmazás pedig elolvassa mindegyiket, felismeri, mi az, kitől származik és mikor jár le, majd mindent maga rendez el Face ID mögött. Az érzékeny oldalak, például az útlevelek elmosva maradnak, amíg nem igazolja, hogy Ön nézi őket. Ezután elég kérdeznie: „Mutassa az egészségbiztosítási kártyáinkat” vagy „Mikor jár le Maya útlevele?” A választ a dokumentumokkal együtt kapja meg. A Paperlock a kameratekercsben rejtőző dokumentumokat is észreveszi, és felajánlja az importálásukat. A legtöbben meglepődnek, hogy a lista mekkora része már ott van a fotóik között. Az alkalmazás hamarosan érkezik iPhone-ra.
Tartsa naprakészen
Egy három éve elavult iratgyűjtő csak valamivel jobb annál, ha nincs is. Két szokás tartja használhatónak:
- Események után frissítse, ne időpontok szerint. Új kötvény, új gyógyszer, új cím, megújított vezetői engedély: még aznap kerüljön be a másolat. Harminc másodperc.
- Évente kétszer nézze át. Óraátállításkor szánjon tíz percet a lejárati dátumokra és a két egyoldalas feljegyzésre. Ha a dokumentumok a Paperlockban vannak, a lejáratokkal nem kell foglalkoznia: külön beállítás nélkül 30 és 7 nappal az útlevelek, igazolványok és biztosítások lejárata előtt emlékezteti.
Ki tudjon hozzáférni?
Ezt a lépést hagyják ki a legtöbben, pedig ettől lesz hasznos az iratgyűjtő azokban a vészhelyzetekben, amelyek éppen Önről szólnak. Mondjon el három dolgot egy megbízható felnőttnek, például házastársának, felnőtt gyermekének vagy testvérének: hogy az iratgyűjtő létezik, hol van, és hogyan lehet kinyitni. Ha a telefonján tartja, az illetőnek ismernie kell a telefon jelkódjához kapcsolódó megoldást, vagy saját másolattal kell rendelkeznie a legfontosabb iratokról.
Ezután mondjon el még egy dolgot: hol vannak a papíralapú eredetik. A digitális iratgyűjtő gyorsan megválaszolja a kérdéseket. A benne lévő feljegyzés, amely szerint a végrendelet itt, a tulajdoni iratok ott, a széfrekesz kulcsa pedig a kék dobozban van, egy borzalmas hetet csupán nehéz hétté tud változtatni.