緊急書類フォルダというと、別のもっと整理上手な家庭のプロジェクトに聞こえるかもしれません。ラベル付きのパントリー瓶がある家庭のような。そうではありません。1晩の準備で、すべての家族が最悪のタイミングで聞かれる質問に答えることができます：書類はどこにあるの？
入院、火事、避難、家族の死別――どれもが書類作成の要求を伴い、通常は数時間以内に必要になります。書類フォルダの目的は、どんな緊急事態が起きるかを予測することではありません。「保険証券はどこ？」という質問に「ファイリングキャビネットのどこかにあると思う」という答えが返ってくることがないようにすることです。
どの書類を入れるのか、今夜デジタル版を作成する方法をご説明します。
デジタル版を優先する理由
古典的な緊急書類フォルダは、棚の上に置かれた赤いリング式フォルダです。良いアイデアですが、ひとつの欠陥があります：棚に置かれているということです。避難していたり、旅行していたり、深夜2時に病院の待合室にいたりする場合、書類フォルダは家に置かれたままです。火事や洪水では、焼けてしまいます。
デジタル書類フォルダはiPhoneがあればどこにでもあり、適切なコピーは元のものに何が起きても失われません。好みであれば薄い紙版も保管してもかまいません。元の書類は本当に紙として重要なものもあり、どれかを示していますが、緊急時に実際に家族が使うコピーはiPhoneに保存されているものです。
20の書類
初日から完璧さを目指す必要はありません。これら20の書類は、家族が遭遇するほぼすべての緊急事態をカバーしています。
身分確認書類（4件）
- パスポート――家族全員の顔写真ページ
- 運転免許証または州のIDカード
- 出生証明書
- 社会保障番号カード（米国）またはお住まいの国の同等のもの
保険（4件）
- 加入している全員の健康保険カード（両面）
- 住宅所有者または借家人保険 ――最低限、保険証券の最初のページ
- 自動車保険の証券とカード
- 生命保険の証券と保険会社の請求電話番号
医療（3件）
- 現在の薬の一覧：薬の名前、用量、処方医
- 予防接種記録（特にお子さんの場合）
- アレルギーと病状 ――見知らぬ人が看護師に読み上げることができる1ページ
お金と口座（4件）
- 口座一覧：すべての銀行、証券会社、退職金口座。機関名と最後の4桁を記載してください（決してフル番号とパスワードを一緒に記載しない）
- クレジットカード一覧と発行者の電話番号（すぐにキャンセルできるように）
- 最新の税務申告書 ――所得と身分を1つの書類で証明します
- 定期的な請求と購読 ――誰かが一時停止または支払う必要があるもの
住宅と不動産（3件）
- 不動産登記簿または賃貸契約書
- 車両の登録証と登録
- 住宅の備品一覧 ――すべての部屋の10分のビデオ記録でも、保険請求が劇的に簡単になります
法律と連絡先（2件）
- 「どこにあるか」という書き置き：元の遺言書、委任状、安全な預金ボックスの場所（および誰が鍵を持っているか）。これらの文書のコピーは役立ちます。元の書類は裁判所と銀行が望むものなので、どこにあるかを示す書き置きはコピーと同じくらい重要です。
- 重要な連絡先シート：医者、保険代理人、弁護士、雇用主HR、大家または住宅ローン会社、および遠方の2人の家族
実際の災害に備えたい場合は、急いで家を出る必要がある場合にどの書類が重要かについて、より詳しい説明があります――ただし、これら20の書類もそのリストのコアです。
1晩で作成する方法
まず集める、完璧さはあとで。 引き出し、フォルダ、グローブボックスからすべてを取り出します。不足しているアイテムはあとのためのショートリストに記載してください。1つの出生証明書でプロジェクト全体を遅延させないでください。
各書類を撮影またはスキャンしてください。 iPhoneのメモアプリには、まともな組み込みスキャナーがあります（メモのカメラアイコンをタップ→「ドキュメントをスキャン」）。自動的にトリミングして直します。
コピーをロックされた意図的な場所に保存してください ――休暇の写真の間にカメラロールにばらばらに保存しないでください。専用で、パスコードで保護された、家族が名前を付けられる場所が全体のポイントです。特に保険書類はiPhoneに適切に保存する価値があります。駐車場に立っているときに必要になる書類だからです。
2つの1ページ分の書類を作成してください ――口座一覧と「どこにあるか」という書き置き。これらは15分かかり、家族が最も見落とすページです。
この手作業版は機能しますが、本当の弱点は検索です：6ヶ月後、ストレスの下で、誰かが各ファイルの名前とどこに置かれたかを覚えなければなりません。
この検索ステップをなくすために作られたのがPaperlockです。20の書類をそこに保存すると、Paperlockが各書類を読み取り、何であるか、誰から発行されたか、いつ失効するかを認識して、すべてをFace IDの後ろに自動的に整理します。パスポートのような機密ページはあなたが本人であることを確認するまでぼやけています。その後、何かを探すのは簡単です。「健康保険カードを見せて」または「Mayaのパスポートはいつ失効する？」と聞けば、関連する書類とともに答えが返ってきます。さらにカメラロールにすでに隠れている書類を認識して、取り込むことを勧めてくれます。ほとんどの人は、このリストにあるもののかなりの部分がすでに写真に保存されていることに驚きます。iPhoneでまもなく利用可能になります。
最新の状態を保つ
3年前の書類フォルダは、書類フォルダがないことよりもわずかに良いだけです。2つの習慣が最新の状態を保ちます：
- スケジュールではなくイベント時に更新する。 新しい保険証券、新しい薬、新しい住所、更新されたライセンス――それが起こった日、コピーを入れます。30秒です。
- 年に2回チェックする。 時計が変わるときに、10分かけて失効日と2つの1ページ分の書類をチェックしてください。（書類がPaperlockに保存されている場合、失効側は自動的に処理されます。パスポート、ID、および保険が失効する30日前と7日前に通知が届きます。セットアップは必要ありません。）
アクセスできる人について
これは人々がスキップするステップですが、これが書類フォルダを本当に役立つものにしています――特にあなたが対象の人である場合。1人の信頼できる大人――配偶者、成人した子ども、兄弟――に3つのことを伝えてください：書類フォルダが存在すること、どこに保存されているか、そしてどのように開くか。iPhoneに保存されている場合、それはあなたのiPhoneパスコードを知ることを意味するか、彼らが重要な書類のコピーを持つことを意味します。
その後、もう1つを伝えてください：紙の元の書類がどこにあるか。デジタル書類フォルダは素早く質問に答えます。その中の書き置き――遺言書はここ、登記簿はそこ、安全な預金の鍵は青いボックスの中――が、ひどい週を単なるつらい週に変えます。