La risposta breve, prima della tabella: bollette di luce, gas e acqua due anni; telefono e internet cinque; 730 e documenti delle detrazioni fino al 31 dicembre del quinto anno successivo alla presentazione; scontrini 26 mesi; estratti conto dieci anni per prudenza. Atti notarili, certificati e diplomi non si buttano mai.
Nessuna di queste cifre è un capriccio. Un documento serve finché qualcuno può ancora chiederti qualcosa, o finché tu puoi ancora chiedere qualcosa a qualcuno. Quando entrambe le cose sono passate, quel foglio è solo peso nel cassetto.
I due orologi che decidono tutto
Il primo è la prescrizione: il tempo dopo il quale chi ti ha fornito un servizio non può più pretendere il pagamento, e tu non puoi più pretendere un rimborso. Per i pagamenti periodici — affitto, condominio, utenze, interessi — l'articolo 2948 del codice civile fissa cinque anni.
Il secondo è l'accertamento fiscale: il tempo entro cui l'Agenzia delle Entrate può controllare la tua dichiarazione. I termini restano cinque anni, sette per le dichiarazioni omesse. Il quadro normativo è stato riordinato nel 2026, quindi conviene guardare le istruzioni del modello dell'anno in corso invece di fidarsi di un numero di articolo letto su un forum.
Tutto il resto della tabella discende da questi due orologi, più un terzo caso a parte: la garanzia sugli acquisti.
La tabella dei tempi
| Documento | Quanto conservarlo | Perché / da quando decorre | Originale o copia |
|---|---|---|---|
| Bollette luce, gas, acqua e ricevute di pagamento | 2 anni | oltre i 2 anni l'importo è prescrivibile in ogni caso (dal 1° gennaio 2020); 5 anni se hai una contestazione aperta | copia |
| Bollette telefono e internet | 5 anni | prescrizione dei pagamenti periodici, art. 2948 c.c. | copia |
| 730 o modello Redditi presentato | fino al 31/12 del quinto anno successivo | termini di accertamento | copia |
| Scontrini farmacia, spese mediche, ricevute delle detrazioni, CU | stesso termine della dichiarazione in cui li hai usati | servono a giustificare la detrazione | copia |
| Fatture e bonifici per ristrutturazione o ecobonus | tutti i 10 anni della detrazione, più 5 anni dopo l'ultima rata | la detrazione è rateizzata su dieci anni | copia |
| Ricevute d'affitto e spese condominiali | 5 anni | art. 2948 c.c. | copia |
| Multe stradali e prova del pagamento | 5 anni dalla notifica | prescrizione della sanzione | copia |
| Bollo auto | 3 anni | dall'anno successivo a quello di pagamento | copia |
| Rate del mutuo e certificazione degli interessi | come i documenti fiscali; il contratto finché il mutuo è vivo | servono per la detrazione degli interessi | copia |
| Estratti conto bancari | 10 anni (minimo 5) | la banca li conserva 10 anni; utili per successioni e contestazioni | copia |
| Scontrini e fatture di acquisto | 26 mesi dalla consegna | termine per far valere la garanzia legale | copia (anche una foto) |
| Elettrodomestici, mobili, lavori in casa | finché li possiedi | prova del valore per l'assicurazione | copia |
| Polizze e quietanze assicurative | durata della polizza più 1 anno | denuncia di un sinistro | copia |
| Contratto di mutuo estinto con la liberatoria | per sempre | prova che il debito è chiuso | originale |
| Atti notarili, rogiti, visure di proprietà | per sempre | proprietà dell'immobile | originale |
| Certificati di nascita e matrimonio, diplomi | per sempre | stato civile e titoli di studio | originale |
| Libretto di lavoro ed estratto contributivo INPS | per sempre | ricostruzione della pensione | originale |
| Polizza vita | per sempre | l'incasso arriva anche decenni dopo | originale |
Sono tempi ragionevoli, non consulenza legale o fiscale. Se il caso è particolare — una successione, una partita IVA, una causa in corso, un immobile con lavori agevolati — nel dubbio controlla la fonte ufficiale o chiedi a un'associazione dei consumatori, a un CAF o al tuo Comune prima di buttare qualcosa.
Bollette: perché due anni, e la fregatura da conoscere
Dal 1° gennaio 2020 gli importi fatturati per consumi più vecchi di due anni sono prescrivibili in ogni caso, per luce, gas e acqua insieme (prima la regola valeva dal 1° marzo 2018 per l'elettricità e dal 1° gennaio 2019 per il gas). Vale a dire: la maxi-bolletta di conguaglio che risale a tre anni fa non la devi pagare.
C'è però un passaggio che manda a monte metà delle storie: la prescrizione va eccepita, per iscritto. Non scatta da sola e nessuno la applica al posto tuo. Venditori e gestori devono mettere a disposizione un modulo che renda facile comunicarla, sul sito, agli sportelli e ai recapiti indicati, e devono segnalarti in bolletta che quegli importi sono prescrivibili. Se paghi e basta, il pagamento è valido.
Motivo in più per tenere due anni di bollette e, soprattutto, le prove di pagamento: servono proprio a dimostrare quando hai pagato. Se hai una contestazione aperta, tieni tutto finché non si chiude, e comunque cinque anni. Su cosa contiene esattamente una fattura di fornitura e quali dati contano c'è la scheda sulla bolletta di luce, gas o acqua.
Il 730 e le detrazioni
I documenti che giustificano la dichiarazione si conservano fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione: il 730 presentato nel 2026 e i suoi allegati restano fino al 31 dicembre 2031. Dentro ci vanno gli scontrini parlanti della farmacia, le fatture del dentista, le ricevute dei bonifici per le detrazioni, i contributi versati, la CU.
Le ristrutturazioni sono il caso lungo. La detrazione si spalma su dieci anni, e ogni rata può essere controllata: fatture e bonifici parlanti vanno tenuti per tutto quel periodo e per i cinque anni successivi all'ultima rata. Sono quindici anni di carta, ed è la ragione più frequente per cui una famiglia si ritrova con un raccoglitore intero di un solo bagno rifatto.
Scontrini: 26 mesi, non due anni
La garanzia legale copre due anni dalla consegna, ma l'azione per farla valere si prescrive in 26 mesi dalla consegna: quei due mesi in più sono il margine che ti resta se il difetto salta fuori a ridosso della scadenza. Quindi lo scontrino sta nel cassetto 26 mesi, non 24.
Se il venditore offre una garanzia convenzionale più lunga, la prova d'acquisto vale per tutta la sua durata. E se lo scontrino termico è sbiadito — succede quasi sempre — puoi dimostrare l'acquisto anche con l'estratto conto della carta, la ricevuta del bancomat o la contabile del bonifico, purché si vedano la data e, possibilmente, che cosa hai comprato. Fotografare lo scontrino il giorno stesso è il modo più semplice per non trovarsi mai in quella situazione.
Quello che non si butta mai
Una piccola famiglia di documenti resta per sempre: atti notarili e rogiti, il mutuo estinto con la liberatoria, i certificati di nascita e matrimonio, i diplomi, il libretto di lavoro e l'estratto contributivo, le polizze vita. Li usi raramente, ma quando servono servono subito, e rifarli costa settimane e marche da bollo.
Gli originali vanno in un posto asciutto e uno solo, sempre quello. Accanto, una copia digitale: non sostituisce l'originale davanti a un notaio, ma se il documento sparisce ti fa risparmiare mesi, perché numeri, date e luogo di rilascio li hai già sottomano.
Come conservarlo
A mano funziona bene un sistema con tre cartelle, non venti. Una per sempre (certificati, casa, pensione), una in corso (contratti e polizze attive, mutuo, affitto), una a scadenza (anno fiscale, scontrini, bollette). Una volta l'anno, a gennaio, apri la terza e togli l'annata più vecchia. Un promemoria in calendario basta come sveglia. Per la parte di carta c'è la guida su come organizzare i documenti cartacei in casa; per farne l'elenco, il kit per l'inventario dei documenti di casa e lo strumento per l'inventario danno una struttura già pronta.
Paperlock toglie i passaggi noiosi: l'app legge i tuoi documenti, ne ricava la data e l'importo, li archivia al posto giusto e — se attivi i promemoria — ti avvisa 30 e 7 giorni prima di una scadenza, e sei mesi prima per passaporto e carta d'identità. Per la pulizia di gennaio significa soprattutto vedere a colpo d'occhio quale annata è chiusa.
La parte consolante è che l'errore grave non è buttare troppo presto. È tenere tutto e non trovare più niente.