Todos os anos, um incêndio numa casa ou uma rua inundada acontecem a alguém que tinha a certeza de que não seria consigo. Quem passa por isso costuma dizer depois a mesma coisa surpreendente: os móveis substituíam-se, as fotografias estavam na nuvem — mas a papelada tornou-se um segundo desastre. Provar quem é, o que tinha e o que a sua seguradora lhe prometeu é muito difícil quando a prova estava num arquivo que já não existe.

A boa notícia é que preparar documentos é um projeto de uma tarde. Eis o que juntar e como protegê-lo — duas vezes.

A lista essencial: documentos que contam numa crise

Não precisa de proteger todos os papéis da casa. Precisa da lista curta que lhe permite reconstruir todo o resto:

Categoria O que incluir Porque conta primeiro
Identidade Passaportes, cartas de condução, cartões da Segurança Social, certidões de nascimento Tudo o resto — sinistros, apoios, banco — começa por provar quem é
Seguros Habitação/inquilino, automóvel, saúde, vida — pelo menos as folhas de resumo Vai participar sinistros em poucos dias, e os sinistros começam com números de apólice
Propriedade Escritura da casa, extrato do empréstimo, títulos dos veículos, contrato de arrendamento Prova o que possui e o que ainda deve por isso
Saúde Lista de medicamentos, problemas e alergias, registos de vacinas, cartões de seguro Levantar medicamentos numa farmácia nova, depressa
Dinheiro Uma lista de contas bancárias e cartões de crédito com números de apoio ao cliente Os cartões derretem; o acesso às contas não deve derreter
Pessoas Contactos essenciais: família, médico, mediador de seguros, senhorio ou banco do empréstimo A sua lista de contactos só ajuda se o telemóvel tiver sobrevivido e tiver bateria

Se um documento não entrou na tabela, normalmente pode esperar. Declarações de impostos, garantias, papéis da escola — vale a pena guardar, não vale uma correria à meia-noite.

Porque é que as apólices de seguro vão ao topo da lista

Aqui está a verdade pouco glamorosa das primeiras 48 horas depois de um incêndio ou de uma cheia: são sobretudo telefonemas, e o primeiro é para a seguradora. Esse telefonema corre dramaticamente melhor com um número de apólice na mão. Sem ele, está a navegar pelas verificações de identidade de um call center enquanto está parado num estacionamento — possível, mas lento, no exato momento em que lento custa mais.

Por isso trate a folha de resumo de cada apólice (a página com o número da apólice, os valores de cobertura e o telefone de participação de sinistros) como um documento de emergência de primeira classe. Guarde-a onde consiga chegar a partir de qualquer telemóvel, em qualquer lugar — guardar os documentos do seguro no telemóvel, bem protegidos, é a versão mais simples disso.

Inquilinos, isto também é convosco. Os pedidos ao seguro de inquilino funcionam da mesma maneira, e se nunca olhou para a sua apólice desde que a subscreveu, está em boa companhia — que é exatamente a razão para a cópia importar.

Proteja o papel: cofre em casa ou cofre no banco

Alguns originais merecem proteção física, porque voltar a emiti-los é lento: certidões de nascimento, cartões da Segurança Social, a escritura, os títulos dos veículos, os passaportes.

  • Um cofre doméstico à prova de fogo e de água é a opção conveniente. Veja a classificação contra fogo (30 minutos no mínimo, uma hora é melhor) e confirme que é mesmo à prova de água — cheias e mangueiras dos bombeiros são ambas molhadas.
  • Um cofre num banco protege mais, mas só está acessível no horário bancário, o que vale a pena ponderar para tudo o que possa precisar ao fim de semana.
  • Algumas pessoas dividem a diferença: originais insubstituíveis no banco, cópias de trabalho e passaportes em casa.

Uma ressalva honesta: um cofre protege o papel do fogo, não da sua ausência de casa quando a emergência chega. Se tiver de evacuar a partir do trabalho, ou se o bairro ficar cortado durante uma semana, o cofre e o que lá está dentro ficam tão inalcançáveis como o arquivo. É por isso que proteger o papel é só metade do plano.

Faça cópias a que chega de qualquer lugar

A segunda metade: uma cópia digital de tudo o que está na lista essencial, guardada de modo a que perder a casa — ou o telemóvel — não leve as cópias atrás.

A versão pequena o suficiente para virar hábito faz-se numa noite:

  1. Fotografe ou digitalize cada documento da lista essencial. A aplicação Notas do iPhone tem um digitalizador incorporado razoável, se não tiver mais nada.
  2. Guarde-as cifradas e com cópia de segurança, para existir uma cópia fora do telemóvel. O nosso guia para fazer cópias de segurança de documentos importantes percorre as opções.
  3. Acrescente as páginas que não são documentos: a lista de medicamentos, os contactos essenciais, os números de conta. Escreva-as; uma fotografia de uma lista manuscrita também serve.
  4. Ponha um lembrete no calendário para atualizar isto uma vez por ano.

Bem feito, isto torna-se um dossier digital de emergência — um sítio fácil de encontrar com tudo o que a lista essencial cobre, ao alcance de onde quer que você e o seu Face ID estejam.

Encontrar ganha a guardar

Há uma falha silenciosa na preparação para desastres: as pessoas digitalizam tudo e, dois anos depois, já não se lembram dos nomes que deram aos ficheiros nem em que aplicação estão. Uma cópia que não encontra sob stress fica perto de não ser cópia nenhuma.

É para esta falha que o Paperlock foi feito. É um cofre trancado com Face ID que lê mesmo o que guarda — por isso a folha de resumo fica arrumada como a sua apólice do seguro da casa sem ter de nomear nem enfiar nada em pastas, e quando chegar a semana má basta perguntar: «qual é o número da minha apólice do seguro da casa?» ou «encontra o título do meu carro». A resposta volta com o documento anexo. A identificação e outros papéis sensíveis ficam desfocados até confirmar com Face ID e, com a sincronização iCloud, o cofre segue consigo para um telemóvel novo — útil se o antigo ficou em cima do balcão da cozinha. É a ideia toda da aplicação, e está a chegar ao iPhone.

Faça a versão de uma tarde este mês

Não precisa de um bunker. Precisa de uma tarde: juntar os documentos da lista essencial, proteger os originais que merecem um cofre, fazer cópias digitais que vivam num sítio cifrado e fácil de encontrar, e escrever a página única de contactos e medicamentos em que ninguém pensa até precisar dela.

Depois esqueça o assunto durante um ano, sem culpa. É esse todo o sentido da preparação — fazer agora a versão aborrecida para a versão de crise nunca chegar a acontecer.